工程檔案整理與數(shù)字化課件

工程檔案整理與數(shù)字化主要內(nèi)容工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求工程檔案數(shù)字化加工的具體要求紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作方法介紹工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求公路工程相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)〔2010〕382號(hào)）《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》（浙交〔2002〕138號(hào)）*如與《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》不一致的，以交辦發(fā)〔2010〕382號(hào)要求為準(zhǔn)。*保管期限改變：由原來(lái)的“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”，改為“永久”、“30年”、“10年”

1指揮部歸檔條目項(xiàng)目總體立項(xiàng)審批文件各段立項(xiàng)審批文件勘察設(shè)計(jì)初步設(shè)計(jì)施工圖變更設(shè)計(jì)各類合同各類會(huì)議紀(jì)要指揮部歸檔條目（續(xù)）工程通知單工程索賠土地征用許可土地勘測(cè)房屋拆遷調(diào)查拆遷補(bǔ)償協(xié)議書“三改工程”相關(guān)文件（改路、改河、改線）指揮部歸檔條目（續(xù)）招投標(biāo)（可分資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)會(huì)議、投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等）（可按分項(xiàng)、合同段設(shè)置條目）工程管理文件（按年設(shè)置計(jì)劃進(jìn)度、質(zhì)量管理、資金控制等條目）各單項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收*投標(biāo)文件中通過(guò)資格預(yù)審入圍單位或推薦中標(biāo)候選人但未中標(biāo)單位的標(biāo)書也要?dú)w檔，保管期限為短期（10年）。施工單位歸檔條目（續(xù)）試驗(yàn)報(bào)告（按分項(xiàng)設(shè)置）中間交驗(yàn)審批（按分項(xiàng)設(shè)置）施工記錄沉降觀測(cè)竣工圖照片、錄音錄像監(jiān)理單位歸檔條目監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則項(xiàng)目部人員審核、變更施工質(zhì)量檢查、通報(bào)等工程監(jiān)理報(bào)告單、通知單工地會(huì)議紀(jì)要索賠審批單、申請(qǐng)單水泥砼、砂漿抗壓強(qiáng)度監(jiān)理試驗(yàn)鋼筋試驗(yàn)監(jiān)理歸檔條目（續(xù)）粗集料試驗(yàn)、鑒定細(xì)集料試驗(yàn)、鑒定土工布、塑料排水板試驗(yàn)樁基檢測(cè)匯總合同段及其分項(xiàng)工程監(jiān)理質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定匯總監(jiān)理工作報(bào)告照片、錄音錄像工程變更一覽表

項(xiàng)目名稱

施工單位名稱

序號(hào)變更令號(hào)變更內(nèi)容變更金額(元)本變更文件檔號(hào)相關(guān)竣工圖檔號(hào)增加金額減少金額電子表與紙質(zhì)表同時(shí)移交檔號(hào)確定1.檔號(hào)示例：J048－2.2.11－1.0001桐鄉(xiāng)市交通局全宗號(hào)工程代碼工程檔案分類號(hào)合同號(hào)案卷順序號(hào)（用四位數(shù)字）檔號(hào)確定2.東宗線二期檔號(hào)：

GL9.1111.Ja1-案卷號(hào)科技大類（航運(yùn)）東宗線嘉興段案卷順序號(hào)（示例：1.0001）目錄統(tǒng)一使用excel電子表。卷內(nèi)目錄填寫：目錄標(biāo)題欄采用加粗的3號(hào)宋體，責(zé)任者等字段名稱用加粗的小3號(hào)仿宋體，其他用4號(hào)仿宋體。（excel打印的分別用16、15、14號(hào)）序號(hào)：以1件自然件或一組文件為一順序號(hào)。文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。日期：標(biāo)準(zhǔn)格式為20010101，同一條目?jī)?nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間；時(shí)間不明確的一般考證到年，無(wú)法考證月日的，用0代替，補(bǔ)足8位數(shù)。頁(yè)號(hào)：最后一條頁(yè)號(hào)要標(biāo)明起止頁(yè)檔案案卷裝訂和編目使用原件：如果沒(méi)有原件的要在備考表中注明原件位置。案卷裝訂：裝訂整齊，按三孔一線標(biāo)準(zhǔn)裝訂，孔距統(tǒng)一不偏斜。編制頁(yè)號(hào)：將頁(yè)號(hào)編在文件正面的右下角，背面的左下角；成冊(cè)的文件不必另編頁(yè)碼。不得跳號(hào)，保持清晰無(wú)誤。如有遺漏，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)敲頁(yè)碼；如張頁(yè)號(hào)已連續(xù)，那么以.1表示。卷內(nèi)備考表中立卷人、檢查人要填寫齊全，如實(shí)填寫。案卷封面打印1.案卷號(hào)：檔號(hào)位置統(tǒng)一蓋檔號(hào)章（移交時(shí)不用蓋）2.工程名稱打在封面正中空白處居中打印3.案卷題名：由三部份組成：?jiǎn)挝还こ蹋ǚ植糠猪?xiàng)工程）+結(jié)構(gòu)（樁號(hào)）+文件名稱，概括簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒選用工程檔案專用檔案盒，根據(jù)案卷厚度購(gòu)買合適尺寸的盒子。盒面無(wú)破損、折皺、污跡。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒用鉛筆在盒子統(tǒng)一位置標(biāo)注案卷號(hào)檔案盒正面不用任何文字標(biāo)識(shí)。照片的整理與編目收集：1、反映工程進(jìn)度和工作成果的照片檔案；2、反映工程質(zhì)量的照片檔案；3、與工程有關(guān)的重要活動(dòng)；4、記錄工程重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片檔案；5、反映工程建設(shè)之前地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片檔案；6、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案；7、其他具有保存價(jià)值的照片檔案照片的整理與編目文字說(shuō)明:事由：照片影像所反映事件，事物的情由時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)人物：照片影像上主要人物的姓名、身份背景：對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求

1.掃描與不掃描范圍需要掃描的保管期限為：永久、長(zhǎng)期（30年）的全部材料（包括圖紙）。不需要掃描的保管期限為：短期（10年）。特種載體檔案⑴照片檔案：無(wú)數(shù)碼的紙質(zhì)照片掃描。⑵實(shí)物（錦旗、獎(jiǎng)狀、證書等）拍成照片后歸入照片檔案內(nèi)2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求2.掃描色彩模式一般應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。3.掃描格式

采用多頁(yè)TIFF格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮模式的選擇，應(yīng)以保證畫面清晰的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則，黑白圖像建議采用CCITT組4壓縮模式，灰度和彩色圖像建議選擇JPEG壓縮模式。單頁(yè)文件可用jpeg格式存儲(chǔ)*pdf格式不能作為標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求7.掃描文件的命名：全宗號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)-起頁(yè)號(hào)例：J048-2.2.11-1.0001-001“-”為半角字符或在英文輸入方式下錄入2檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注掃描黑白掃描圖像TIFF建議掃描分辨率在100dpi以上（需OCR識(shí)別的建議200dpi以上）代替原件保存的推薦采用無(wú)損壓縮的TIFF格式。彩色掃描圖像TIFFJPEG建議150dpi以上（需OCR識(shí)別的建議200dpi以上）圖紙TIFFJPEG建議200dpi以上照片描圖像TIFFJPEG5英寸檔案照片建議600dpi，其他規(guī)格按如下公式換算：掃描分辨率=600dpi/N(其中N=待掃描照片的長(zhǎng)度值/5英寸照片的長(zhǎng)度值)成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注縮微膠片TIFFJPEG建議200dpi以上音頻WAVMP3音頻采集最低要求：采樣頻率:44.1kHz，量化級(jí):16bit，單/雙聲道。WAV轉(zhuǎn)MP3時(shí)建議位速率在128Kbit/s以上。視頻AVIMPEG-2MPEG-4視頻采集最低要求：分辨率(像素):720*576，幀數(shù):25幀/秒，視頻數(shù)據(jù)速率:4Mbps，音頻位速率:224Kbps，音頻設(shè)定:立體聲，音頻采樣頻率:44.1kHz。AVI轉(zhuǎn)MPEG-2、MPEG-4格式時(shí)，推薦數(shù)據(jù)傳輸率>=4Mb/s，分辨率在352x288以上，幀速率>=24。檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求檔案移交數(shù)據(jù)移交檔案數(shù)字化成果移交一般采用VCD、DVD光盤作為數(shù)據(jù)載體。光盤應(yīng)同時(shí)刻錄兩套，一套本單位保存，一套移交局檔案室。光盤組織結(jié)構(gòu)

在光盤根目錄下分別存放目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)文件夾和說(shuō)明文件三項(xiàng)內(nèi)容。案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以AJML.xls命名，文件目錄以WJML.xls命名，全文數(shù)據(jù)文件夾以DATA命名，說(shuō)明文件以SM.txt命名。說(shuō)明文件為txt文本文件

填寫《桐鄉(xiāng)市備份數(shù)據(jù)移交、接收檢驗(yàn)表》

一式兩份，分別由移交、接收人員簽字。擋描件保存方式J048-2.2.11-1.0001-1J048-2.2.11-1.0001-4J048-2.2.11-1.0002-1J048-2.2.11-1.0002-3J048-2.2.11-1.0003-1電子文件原文J048-2.2.11-1.0002-1AJML.xlsWJML.xlsDATESM.txt全文數(shù)據(jù)文件夾檔案數(shù)字化實(shí)體數(shù)據(jù)光盤檔案移交說(shuō)明文件內(nèi)容及格式如下：項(xiàng)目名稱項(xiàng)目標(biāo)號(hào)：起止目錄號(hào)：起止年度：案卷目錄數(shù)量：（）條文件目錄數(shù)量：（）條全文數(shù)量：（）件，（）頁(yè)文件類型：光盤號(hào)：光盤類型：刻錄時(shí)間：刻錄人：審核人：檔案移交光盤標(biāo)注格式

檔案存儲(chǔ)移交光盤封面格式數(shù)字化生產(chǎn)加工的相關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)1.桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）（桐檔〔2011〕12號(hào)）2.桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）（桐檔〔2011〕13號(hào)）3.桐鄉(xiāng)市檔案登記備份工作簡(jiǎn)要說(shuō)明紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作方法介紹1.Word和Excel電子文檔通過(guò)雪瑩轉(zhuǎn)換Tiff格式的操作方法2.通過(guò)ACDSee相片管理器掃描的操作方法3.通過(guò)ACDSee相片管理器對(duì)圖像文件進(jìn)行壓縮、合并、拆分等操作方法4.拖把更名器在檔號(hào)修改中的操作方法3電子文件格式的轉(zhuǎn)化

對(duì)于原有電子文件，如word、excel文件要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)tiff格式保存，以確保檔案的原始性。推薦使用“雪瑩轉(zhuǎn)換器”通過(guò)虛擬打印實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換

注：1.對(duì)于有多個(gè)電子表格的excel文件，不能一次完成轉(zhuǎn)換，必須逐個(gè)工作表轉(zhuǎn)換。2.如果文件頁(yè)數(shù)過(guò)多，或排版為橫豎交替，雪瑩轉(zhuǎn)換器也無(wú)法正常識(shí)別。首先對(duì)雪瑩換器進(jìn)行屬性設(shè)置

選中文件，右鍵[雪瑩]——[屬性設(shè)置]在[保存選項(xiàng)]欄選擇保存方式，“自動(dòng)保存”，保存格式為“TIFFfile”,選擇保存目錄后確定。為了防止出錯(cuò)，原始文件不要自動(dòng)覆蓋。最后選中要轉(zhuǎn)換文件后，右鍵[雪瑩]進(jìn)行轉(zhuǎn)化?？赏瑫r(shí)批量進(jìn)行轉(zhuǎn)化，一次轉(zhuǎn)化數(shù)量視電腦配置而定。掃描操作

（通過(guò)ACDSee相片處理器“獲取”操作方法）ACDSee9選擇【獲取】【從掃描儀】

進(jìn)入【獲取向?qū)А吭凇疚臋n掃描】：【掃描多個(gè)文檔】——【建立包含全部掃描文檔的單一的，多頁(yè)圖像文件】；在【輸出文件格式】：選擇【TIFF（TAG圖像文件格式）】，點(diǎn)【設(shè)置】進(jìn)入【TIFF選項(xiàng)】，在【壓縮】工具欄下面：灰度和彩色掃描件請(qǐng)選擇“JPEG”壓縮工具。如文件為黑白