《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第十五章 檔案信息化概論

第十五章檔案信息化概論第十五章檔案信息化概論內(nèi)容提要本章重點(diǎn)講三個(gè)方面的內(nèi)容:一、檔案信息化的概念和內(nèi)容。二、我國(guó)檔案信息化的發(fā)展階段。三、檔案信息化的意義與發(fā)展原則。第一節(jié)

檔案信息化的概念和內(nèi)容一、檔案信息化的概念二、檔案信息化的內(nèi)容一、檔案信息化的概念(一)檔案信息化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念檔案信息化隨著社會(huì)整體信息化的推進(jìn)而不斷發(fā)展,每一個(gè)新的進(jìn)展都是前一階段的結(jié)果,同時(shí)又是下一發(fā)展階段的新起點(diǎn)。(二)檔案信息化以信息技術(shù)的應(yīng)用為前提信息技術(shù)應(yīng)用是檔案信息化的起點(diǎn),也是其最基本的特征。(三)檔案信息化是一個(gè)多要素綜合作用的過程信息技術(shù)只是檔案信息化的一個(gè)要素,在應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程中,還有其他多個(gè)非技術(shù)因素在共同起作用二、檔案信息化的內(nèi)容(一)環(huán)境構(gòu)建1.管理體制和機(jī)制的理順2.法規(guī)政策的健全3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定4.社會(huì)服務(wù)體系的完善5.人才的培養(yǎng)二、檔案信息化的內(nèi)容(二)資源建設(shè)1.資源創(chuàng)建

2.資源管理

3.資源服務(wù)

4.系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理第二節(jié)我國(guó)檔案信息化的發(fā)展階段一、起步階段二、成長(zhǎng)階段三、提升階段一、起步階段我國(guó)檔案信息化的起步階段的時(shí)間跨度大約從20世紀(jì)70年代末到20世紀(jì)90年代初。這個(gè)階段具有如下幾個(gè)方面的特色:(一)檔案信息化推進(jìn)方式為自發(fā)式我國(guó)檔案信息化起步于個(gè)別單位自發(fā)性的研究和實(shí)驗(yàn)。1979年起,中央檔案館、中國(guó)人民解放軍檔案館、國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所等個(gè)別機(jī)構(gòu)陸續(xù)購置計(jì)算機(jī)設(shè)備,開展了計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用的調(diào)研和可行性論證工作,并著手開發(fā)檔案管理實(shí)驗(yàn)性的應(yīng)用系統(tǒng),拉開了我國(guó)檔案信息化的序幕。一、起步階段(二)以單機(jī)系統(tǒng)為主要的技術(shù)工具20世紀(jì)80年代應(yīng)用在檔案管理中的信息技術(shù)裝備主要是單機(jī)系統(tǒng),當(dāng)時(shí)研發(fā)的管理軟件主要也是單機(jī)版,可能也正是由于這個(gè)原因,當(dāng)時(shí)的檔案信息化被叫做“檔案計(jì)算機(jī)管理”。一、起步階段(三)以基于機(jī)讀目錄的檔案輔助管理系統(tǒng)為建設(shè)重點(diǎn)此階段中,計(jì)算機(jī)處于檔案管理輔助工具的地位,且只能覆蓋檔案管理的部分環(huán)節(jié),代表性應(yīng)用是建立機(jī)讀目錄和在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的檔案編目和目錄檢索。自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)是這個(gè)階段研發(fā)的關(guān)鍵技術(shù),同時(shí)在檢索處理技術(shù)上也有所創(chuàng)新,如中央檔案館的基于模糊運(yùn)算的智能性檢索系統(tǒng)和國(guó)防科工委檔案館的人工智能關(guān)鍵詞處理技術(shù)等?！稒n案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類法》、《中國(guó)檔案主題詞表》等相關(guān)的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)也于20世紀(jì)80年代出臺(tái)。檔案輔助管理系統(tǒng)的建設(shè)需求帶動(dòng)了國(guó)內(nèi)檔案管理軟件市場(chǎng)的發(fā)展,通用性軟件開始出現(xiàn)。20世紀(jì)80年代末,文檔一體化計(jì)算機(jī)輔助管理軟件產(chǎn)生,如1989年上海市政府辦公廳完成文檔一體化計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng),把收發(fā)文、辦文、立卷、編目、標(biāo)引、歸檔、保管、鑒定等文件處理和檔案管理活動(dòng)有效整合,并在文書立卷改革上作了嘗試。一、起步階段(四)檔案信息化建設(shè)的規(guī)模較小,相對(duì)封閉這個(gè)階段擁有計(jì)算機(jī)裝備的機(jī)構(gòu)很少,數(shù)據(jù)量也不足。盡管中央檔案館、河北省檔案館等幾家檔案館的數(shù)據(jù)記錄總量分別超過100萬條,但是就平均水平來看,受設(shè)備和人員不足的限制,每個(gè)單位每年的平均建庫量不足5萬條記錄。同時(shí)檔案管理系統(tǒng)主要應(yīng)用于檔案部門內(nèi)部,未與其他系統(tǒng)相連,而且操作和使用計(jì)算機(jī)的也只是少數(shù)專業(yè)人員,所以應(yīng)用效果受到局限。一、起步階段我國(guó)檔案信息化的起步階段的時(shí)間跨度大約從20世紀(jì)70年代末到20世紀(jì)90年代初。這個(gè)階段具有如下幾個(gè)方面的特色:(一)檔案信息化推進(jìn)方式為自發(fā)式(二)以單機(jī)系統(tǒng)為主要的技術(shù)工具(三)以基于機(jī)讀目錄的檔案輔助管理系統(tǒng)為建設(shè)重點(diǎn)(四)檔案信息化建設(shè)的規(guī)模較小,相對(duì)封閉二、成長(zhǎng)階段20世紀(jì)90年代,在信息技術(shù)快速普及、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用高速推進(jìn)的時(shí)代背景下,我國(guó)檔案信息化也進(jìn)入了快速成長(zhǎng)階段。這個(gè)階段的主要特色如下:(一)檔案信息化推進(jìn)方式由自發(fā)向自覺過渡這個(gè)階段檔案信息化建設(shè)的主要推進(jìn)方式仍以機(jī)構(gòu)自發(fā)開展、分頭探索為主。不過這種自發(fā)行為的規(guī)模迅速增加,據(jù)統(tǒng)計(jì),到20世紀(jì)90年代末,檔案工作中使用的計(jì)算機(jī)數(shù)量已超過1萬臺(tái)。同時(shí),在國(guó)家層面也逐漸采取了一些舉措促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。比如,1996年國(guó)家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組,集合有關(guān)力量開展相關(guān)研究。再如,1996年國(guó)家檔案局開始對(duì)國(guó)內(nèi)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件進(jìn)行測(cè)評(píng)和篩選工作,1997年推薦了首批軟件。不過,對(duì)于檔案信息化建設(shè),無論是國(guó)家還是地方尚無統(tǒng)一的規(guī)劃。二、成長(zhǎng)階段(二)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)展較快,但相應(yīng)的社會(huì)化服務(wù)水平不高·此時(shí)購置計(jì)算機(jī)的檔案部門迅速增加,有些檔案部門開始部署內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),并和其他系統(tǒng)相連。到21世紀(jì)初,全國(guó)檔案部門擁有微機(jī)26000多臺(tái),服務(wù)器1500多臺(tái)。檔案管理軟件的應(yīng)用較為普遍,據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),軟件種類達(dá)到1000多?！さ强傮w上檔案信息化得到的外部支持仍然較少,面向檔案信息化工作的社會(huì)化服務(wù)水平不高。鮮有機(jī)構(gòu)在運(yùn)作檔案信息化項(xiàng)目時(shí)向外部咨詢;外包業(yè)務(wù)主要在數(shù)字化操作、數(shù)據(jù)錄入等手工勞動(dòng)領(lǐng)域;通用性的檔案管理商業(yè)軟件市場(chǎng)有所發(fā)展,但欠成熟,表現(xiàn)在每種軟件的用戶數(shù)量過少,至20世紀(jì)90年代末大約有70%以上的軟件只是在本單位應(yīng)用,另有20%的軟件用戶數(shù)量只有幾個(gè)至十幾個(gè),能推廣到上百個(gè)用戶的很少。這種現(xiàn)象既造成了重復(fù)投資,也不利于檔案信息化質(zhì)量的提升。二、成長(zhǎng)階段(三)檔案輔助管理軟件的功能得以拓展,傳統(tǒng)檔案的管理方法改進(jìn)明顯(1)網(wǎng)絡(luò)功能的增加,從最初的單機(jī)版發(fā)展到客戶機(jī)/服務(wù)器(C/S)模式、瀏覽器/服務(wù)器(B/S)模式的網(wǎng)絡(luò)版,并開始與辦公自動(dòng)化等其他應(yīng)用系統(tǒng)互聯(lián)互通。(2)覆蓋管理環(huán)節(jié)的增加,從編目、檢索發(fā)展到歸檔、立卷、庫房管理等多個(gè)環(huán)節(jié)。(3)檢索功能的增加,從基于機(jī)讀目錄的自動(dòng)編目、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展到檔案全文信息存儲(chǔ)與檢索。(4)處理信息媒體類型的增加,從一般的文本、數(shù)據(jù)管理發(fā)展到文本、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等多種媒體檔案信息的綜合處理。二、成長(zhǎng)階段(四)電子文件管理成為檔案信息化建設(shè)的新熱點(diǎn)·20世紀(jì)90年代中期,電子文件開始大量產(chǎn)生,采用傳統(tǒng)的管理方法難以保護(hù)其作為檔案必須具備的原始性、可靠性,甚至連最起碼的可以識(shí)讀的要求有時(shí)也無法滿足,這給檔案界帶來了巨大挑戰(zhàn)。鑒于電子文件將是信息社會(huì)檔案管理的主要對(duì)象,電子文件的歸檔與管理因而迅速成為人們的關(guān)注焦點(diǎn)。·電子文件管理的第一個(gè)科研項(xiàng)目、第一篇博士論文、第一本教材、第一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都是在這個(gè)階段開展或出臺(tái)的。當(dāng)然,這個(gè)階段被管理的電子文件,往往并不具備獨(dú)立的文件屬性,在處理過程之中或處理完畢之后需要打印出紙質(zhì)文本。·電子、紙質(zhì)文件雙軌運(yùn)行,雙套保存,這在一定程度上折損了電子文件管理方法的科學(xué)性。不過,有關(guān)機(jī)構(gòu)就電子文件全過程管理進(jìn)行探索,深化了文檔一體化的發(fā)展,兼顧電子和紙質(zhì)文件的一體化管理軟件面世并受到歡迎。三、提升階段(一)檔案信息化開始整體推進(jìn)2002年11月《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》發(fā)布,明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù),標(biāo)志著國(guó)家層面開始了檔案信息化建設(shè)的整體規(guī)劃,檔案信息化開始整體推進(jìn)。2005年年底,“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”(簡(jiǎn)稱“金檔”工程)提出,國(guó)家層面的宏觀組織進(jìn)一步得以加強(qiáng)。各地檔案行政機(jī)關(guān)也效仿國(guó)家做法,為當(dāng)?shù)氐臋n案信息化建設(shè)制訂專項(xiàng)規(guī)劃,有些地方還將檔案信息化納入政府信息化、國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展信息化的規(guī)劃之中。三、提升階段(二)信息化投入增加,信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步完善隨著對(duì)檔案信息化的重視,投入也開始增加。各地各行業(yè)都有多項(xiàng)投資不菲的館藏?cái)?shù)字化、電子文件管理、數(shù)字檔案館項(xiàng)目立項(xiàng),有些項(xiàng)目投入金額達(dá)到數(shù)百、數(shù)千萬,可以說檔案信息化建設(shè)的外部條件得到了較大改善。信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步完善,僅國(guó)家綜合檔案館擁有計(jì)算機(jī)的數(shù)量就從2002年的9590臺(tái)增加到2006年的23189臺(tái),5年時(shí)間增長(zhǎng)了142%;服務(wù)器的擁有量從2002年的374個(gè)增加到2006年的1381個(gè),增幅達(dá)269%。三、提升階段(三)電子文件管理、館藏?cái)?shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成為三大發(fā)展主線隨著國(guó)家整體信息化的快步推進(jìn),越來越多的單位已經(jīng)采用了以電子方式為主的工作方式,電子文件管理無可爭(zhēng)辯地成為檔案信息化建設(shè)中最引人關(guān)注的部分。館藏?cái)?shù)字化為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息服務(wù)提供資源基礎(chǔ),該領(lǐng)域投入顯著增加,其規(guī)模迅速擴(kuò)大。進(jìn)入21世紀(jì)之后,在機(jī)構(gòu)內(nèi)部通過局域網(wǎng)傳遞檔案信息服務(wù)已經(jīng)非常普遍。三、提升階段(四)數(shù)字檔案館成為新的發(fā)展焦點(diǎn)·在電子文件管理、館藏?cái)?shù)字化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的合力之下,將這三項(xiàng)任務(wù)集于一身的數(shù)字檔案館建設(shè)工作應(yīng)運(yùn)而生,且發(fā)展迅猛?！?shù)字檔案館代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式。從管理對(duì)象來看,數(shù)字檔案館涵蓋了所有種類的數(shù)字檔案信息資源,從數(shù)字化檔案、電子文件到各種加工信息;從技術(shù)角度來看,數(shù)字檔案館系統(tǒng)是檔案輔助管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站的集大成者;從建設(shè)目標(biāo)來看,數(shù)字檔案館建設(shè)旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)久保存、整合、共享與社會(huì)服務(wù);從建設(shè)內(nèi)容來看,數(shù)字檔案館是一個(gè)系統(tǒng)工程,涉及規(guī)范制定、機(jī)制設(shè)計(jì)、信息基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字資源建設(shè)與服務(wù)、人才隊(duì)伍培養(yǎng)等多方面內(nèi)容。我國(guó)綜合檔案館建設(shè)的數(shù)字檔案館普遍以館藏?cái)?shù)字化為主,項(xiàng)目周期短,基礎(chǔ)研究和整體規(guī)劃不足,館間數(shù)據(jù)共享程度低,尚存在較大的提升空間。三、提升階段(五)面向信息化的檔案人才培養(yǎng)方案初步確定,社會(huì)服務(wù)能力提升21世紀(jì)初,《檔案計(jì)算機(jī)管理》、《電子文件管理教程》等一批檔案信息化教材面世,各高等學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)課程方案增加了計(jì)算機(jī)原理、網(wǎng)絡(luò)、軟件設(shè)計(jì)、檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件管理等課程,以培養(yǎng)適應(yīng)信息化需要的高素質(zhì)、綜合性人才。基層單位、檔案行政主管部門在推進(jìn)信息化過程中,開始向咨詢公司、高等院校、研究機(jī)構(gòu)尋求方案設(shè)計(jì)、整體規(guī)劃等智力支持,檔案管理系統(tǒng)行業(yè)擴(kuò)大,除了應(yīng)用軟件廠商外,存儲(chǔ)廠商、數(shù)據(jù)庫提供商、監(jiān)理公司也開始進(jìn)入檔案領(lǐng)域,社會(huì)服務(wù)體系正在形成。第三節(jié)檔案信息化的意義與發(fā)展原則一、檔案信息化的意義二、檔案信息化的發(fā)展原則一、檔案信息化的意義(一)催生新理論1.新來源觀來源原則或稱全宗原則是最重要的檔案管理原則。來源指的是檔案形成者,包括組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。來源原則要求在檔案整理和分類時(shí),同一來源的檔案不可分散,不同來源的檔案不可混淆。一、檔案信息化的意義(一)催生新理論2.后保管模式后保管模式與新來源觀一脈相承,也是檔案記錄革命的產(chǎn)物?！昂蟆弊鳛榍熬Y,是對(duì)某個(gè)事物的否定。保管模式將檔案管理的重心放在檔案的實(shí)體保管上,放在檔案的內(nèi)容上;后保管模式則將重點(diǎn)從檔案的實(shí)體保管轉(zhuǎn)移到信息利用上,從檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到其形成過程、文件反映的職能、文件之間的聯(lián)系(即背景或概念來源)上。檔案管理者的角色也由被動(dòng)的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)于業(yè)務(wù)職能、文件聯(lián)系的知識(shí)的主動(dòng)提供者。一、檔案信息化的意義(一)催生新理論3.文件連續(xù)體·該理論認(rèn)為文件管理是往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程,區(qū)別于文件生命周期線性分割文件生命階段和管理活動(dòng)的思路?！て湟饬x在于提醒文件、檔案工作者以整體的、聯(lián)系的觀念管理文件和檔案,提倡檔案工作者早期參與或介入文件管理,在文件生成的同時(shí)或之前就開始。在文件連續(xù)體理論的啟發(fā)下,以美國(guó)為代表的應(yīng)用文件生命周期理論的國(guó)家,對(duì)文件生命周期理論加以完善,提倡“文件全生命周期”的管理,打破文件價(jià)值形態(tài)與其保管場(chǎng)所的對(duì)應(yīng)關(guān)系,對(duì)文件實(shí)施全程的、連續(xù)的管理。一、檔案信息化的意義(二)促進(jìn)管理效率的提高1.檔案管理的自動(dòng)化和檔案實(shí)體管理的簡(jiǎn)化2.歷史檔案原件得到保護(hù)(三)促進(jìn)服務(wù)水平的提高1.多元化利用需求的滿足2.查詢效率的提高3.服務(wù)內(nèi)容和手段的豐富一、檔案信息化的意義(四)促進(jìn)交流與合作近年來檔案界在中外交流以及產(chǎn)、學(xué)、研合作方面得到了加強(qiáng),與信息技術(shù)、圖書情報(bào)、法律、公共管理等領(lǐng)域的交流與合作也有深化趨勢(shì)。(五)促進(jìn)人員素質(zhì)的提高檔案信息化對(duì)檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求,相關(guān)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)和綜合素養(yǎng)得到了提升,視野、能力、觀念得到改善。(六)有助于公眾信息生活品質(zhì)的提升這項(xiàng)工作面向千萬普通大眾,滿足其追根溯源的心理需求,提高其對(duì)民族文化的認(rèn)同感,提升其信息生活的品質(zhì),而高品質(zhì)的信息生活是信息社會(huì)的重要標(biāo)志。一、檔案信息化的意義