信息系統(tǒng)監(jiān)理項(xiàng)目文檔管理規(guī)范

項(xiàng)目文檔管理規(guī)范文件狀態(tài)：[]草稿[√]正式[]正在修修改文件標(biāo)識(shí)：YNJZ-WDGGF-0811222當(dāng)前版本：2.1作者：完成日期：2008年12月月22日2008年12月22日目錄HYPERLINK\l"_Toc217890730"1、目的3HYPERLINK\l"_Toc217890731"2、監(jiān)理文檔管理基本概念3HYPERLINK\l"_Toc217890732"2、1、監(jiān)理文檔管理的意義3HYPERLINK\l"_Toc217890733"2、2、監(jiān)理文檔管理職責(zé)4HYPERLINK\l"_Toc217890734"2、3、監(jiān)理文檔的傳遞流程4HYPERLINK\l"_Toc217890735"3、監(jiān)理文檔管理6HYPERLINK\l"_Toc217890736"3、1、監(jiān)理文件和檔案收、發(fā)、傳閱與登記管理6HYPERLINK\l"_Toc217890737"3、1、1、監(jiān)理文件和檔案收文登記6HYPERLINK\l"_Toc217890738"3、1、2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記7HYPERLINK\l"_Toc217890739"3、1、3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記7HYPERLINK\l"_Toc217890740"3、1、4、監(jiān)理文件資料文檔簽署登記8HYPERLINK\l"_Toc217890741"3、2、監(jiān)理文件檔案資料分類存放8HYPERLINK\l"_Toc217890742"3、3、監(jiān)理文件檔案資料歸檔11HYPERLINK\l"_Toc217890743"3、4、監(jiān)理文件檔案貴料借閱、更改與作廢12HYPERLINK\l"_Toc217890744"4、監(jiān)理文檔的編制及修訂13HYPERLINK\l"_Toc217890745"4.1文檔編制過(guò)程要求13HYPERLINK\l"_Toc217890746"4.2文檔編制內(nèi)容要求13HYPERLINK\l"_Toc217890747"4.3文檔批準(zhǔn)審批要求14HYPERLINK\l"_Toc217890748"4.4文檔編制的約定14HYPERLINK\l"_Toc217890749"5、文檔格式規(guī)范15HYPERLINK\l"_Toc217890750"6、文檔編碼規(guī)則15HYPERLINK\l"_Toc217890751"6.1、文檔編號(hào)15HYPERLINK\l"_Toc217890752"6.2、文檔卷內(nèi)序號(hào)15HYPERLINK\l"_Toc217890753"7、文檔版本控制16HYPERLINK\l"_Toc217890754"8、電子文檔存儲(chǔ)161、目的監(jiān)理文件檔案資料管理，是建設(shè)工程信息管理的一項(xiàng)重要工作。它是監(jiān)理工程師實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理，進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。在監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)中必須配備專門的人員負(fù)責(zé)監(jiān)理文件和檔案的收發(fā)、管理、保存工作。本規(guī)范是云南金質(zhì)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理有限公司為了規(guī)范項(xiàng)目的文檔管理工作，對(duì)文檔的管理、格式、命名、分類、編碼、編制等制定的規(guī)范。2、監(jiān)理文檔管理基本概念所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進(jìn)行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對(duì)建設(shè)工程實(shí)施過(guò)程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對(duì)象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。2、1、監(jiān)理文檔管理的意義對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。建設(shè)工程監(jiān)理的主要任務(wù)是進(jìn)行工程項(xiàng)目的目標(biāo)控制，而控制的基礎(chǔ)是信息。如果沒(méi)有信息，監(jiān)理工程師就無(wú)法實(shí)施有效的控制。在建設(shè)工程實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過(guò)收集、加工和傳遞，以監(jiān)理文件檔案資料的形式進(jìn)行管理和保存，會(huì)成為有價(jià)值的監(jiān)理信息資源，它是監(jiān)理工程師進(jìn)行建設(shè)工程目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。監(jiān)理文件檔案資料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類，形成監(jiān)理文件檔案資料庫(kù)，當(dāng)監(jiān)理工程師需要時(shí)，就能及時(shí)有針對(duì)性地提供完整的資料，從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問(wèn)題。反之，如果文件檔案資料分散管理，就會(huì)導(dǎo)致混亂，甚至散失，最終影響監(jiān)理工程師的正確決策。對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。監(jiān)理文件檔案資料的管理，是把監(jiān)理過(guò)程中各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。一方面，在項(xiàng)目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位，作為建設(shè)項(xiàng)目的工程監(jiān)理檔案;另一方面，完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料，監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)，有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。2、2、監(jiān)理文檔管理職責(zé)按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319-2000)中的要求進(jìn)行工程文件的管理，但由于對(duì)設(shè)計(jì)監(jiān)理沒(méi)有相關(guān)的文件規(guī)范工程資料管理工作，可參照各地相關(guān)規(guī)定、規(guī)范執(zhí)行。應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項(xiàng)目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查;在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查?？梢园凑瘴斜O(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時(shí)間，應(yīng)按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時(shí)移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319-2000)的要求，及時(shí)由項(xiàng)目監(jiān)理部提供。監(jiān)理項(xiàng)目組的監(jiān)理工程師應(yīng)按要求及時(shí)將審定過(guò)的文檔交付給項(xiàng)目文檔管理員，項(xiàng)目文檔管理員應(yīng)及時(shí)對(duì)文檔編碼并歸檔、及時(shí)更新項(xiàng)目文檔目錄、每周對(duì)歸檔或變更的文檔出一份簡(jiǎn)報(bào)呈交總監(jiān)理工程師查看。2、3、監(jiān)理文檔的傳遞流程項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程項(xiàng)目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。因此在工程全過(guò)程中形成的所有資料，都應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進(jìn)行集中加工、收發(fā)和管理，如圖所示。信息管理部門是監(jiān)理文件檔案資料傳遞渠道的中樞。圖中明確了監(jiān)理文件檔案資料的傳遞流程。首先。在監(jiān)理組織內(nèi)部，所有文件檔案資料都必須先送交信息管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)監(jiān)理工程師的指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件檔案資料傳遞給有關(guān)的監(jiān)理工程師。當(dāng)然任何監(jiān)理人員都可以隨時(shí)自行查閱經(jīng)整理分類后的文件和檔案。其次，在監(jiān)理組織外部，在發(fā)送或接收建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件檔案資料時(shí)，也應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，這樣使所有的文件檔案資料只有一個(gè)進(jìn)出口通道，從而在組織上保證監(jiān)理文件檔案資料的有效管理。文件檔案資料的管理和保存，主要由信息管理部門中的資料管理人員負(fù)責(zé)。作為資料管理人員，必須熟悉各項(xiàng)監(jiān)理業(yè)務(wù)，通過(guò)分析研究監(jiān)理文件檔案資料的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理，使其在建設(shè)工程監(jiān)理工作中得到充分利用。除此之外，監(jiān)理資料管理人員還應(yīng)全面了解和掌握工程建設(shè)進(jìn)展和監(jiān)理工作開展的實(shí)際情況，結(jié)合對(duì)文件檔案資料的整理分析，編寫有關(guān)專題材料，對(duì)重要文件資料進(jìn)行摘要綜述，包括編寫監(jiān)理工作月報(bào)、工程建設(shè)周報(bào)等。3、監(jiān)理文檔管理建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是:監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。3、1、監(jiān)理文件和檔案收、發(fā)、傳閱與登記管理3、1、1、監(jiān)理文件和檔案收文登記所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，收文人員簽字。如下圖所示：項(xiàng)目收文登記表收文單位：編號(hào)：文件編號(hào)文件名稱發(fā)文單位發(fā)文日期收文日期數(shù)量簽名摘要收文登記要點(diǎn)：監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。如材料報(bào)審表中是否明確注明該材料所使用的具體部位，以及該材料質(zhì)保證明的原件保存處等。如不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對(duì)照或追溯關(guān)系時(shí)(如:監(jiān)理工程師通知單和監(jiān)理工程師通知回復(fù)單)，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)信息的編號(hào)和存放處。資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項(xiàng)內(nèi)容填寫和記錄真實(shí)完整，簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認(rèn)。文件檔案資料以及存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量應(yīng)符合要求，所有文件檔案必須使用符合檔案歸檔要求的碳素墨水填寫或打印生成，以適應(yīng)長(zhǎng)時(shí)問(wèn)保存的要求。有關(guān)工程建設(shè)照片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。部分收文如涉及到建設(shè)單位的工程建設(shè)指令或設(shè)計(jì)單位的技術(shù)核定單以及其他重要文件，應(yīng)將復(fù)印件在項(xiàng)目監(jiān)理部專欄內(nèi)予以公布。3、1、2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙(圖3-2)上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。也可按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件空白處，代替文件傳閱紙。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過(guò)該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。3、1、3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章，對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。如為緊急處理的文件，應(yīng)在文件首頁(yè)標(biāo)注“急件”字樣。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記（如下圖）。登記內(nèi)容包括;文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位(部門)名稱、發(fā)文日期(強(qiáng)調(diào)時(shí)效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時(shí)間)收件人收到文件后應(yīng)簽名。項(xiàng)目發(fā)文登記表發(fā)文單位：

收文文單位：編號(hào)：文件編號(hào)文件名稱發(fā)文摘要發(fā)文日期數(shù)量簽名收文日期發(fā)文登記要點(diǎn)：發(fā)文應(yīng)留有底稿，重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜(夾)中，并在目錄清單中予以記錄。要按照發(fā)文單位進(jìn)行分類登記3、1、4、監(jiān)理文件資料文檔簽署登記有些文檔發(fā)文涉及到需要建設(shè)單位或者承建單位簽字確認(rèn)后才可以存檔，有時(shí)候因?yàn)楹芏嘣虿荒芗皶r(shí)批復(fù)的文件，需要對(duì)方審批完成后才可以返回存檔和發(fā)文，這時(shí)候需要文檔簽署登記。所有需要簽署的意見(jiàn)的文檔應(yīng)在文檔簽署登記表上進(jìn)行登記。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件編號(hào)、簽署單位、簽收人、收文日期、返還日期、數(shù)量。如下圖所示：文檔編號(hào)文檔名稱數(shù)量簽收單位簽收人簽收日期歸還日期摘要文件簽署登記要點(diǎn)：涉及到需要簽署的文件都是比較重要的文件，涉及到質(zhì)量控制、變更控制，成本控制等，需要資料管理人員及時(shí)的上報(bào)。文件簽署登記表內(nèi)的文件內(nèi)容主要包括一些審批性文件，監(jiān)理工作聯(lián)系單等，資料管理人員要實(shí)時(shí)跟蹤文檔簽署的返回情況3、2、監(jiān)理文件檔案資料分類存放監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進(jìn)行存放，這樣既可滿足項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程查閱、求證的需要，又方便項(xiàng)目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項(xiàng)目中應(yīng)采用計(jì)算機(jī)對(duì)監(jiān)理信息進(jìn)行輔助管理。輔助管理軟件：實(shí)施計(jì)劃用MSPROJECT制作拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)用MSVISIO制作文檔表格用MSOFFICE制作信息管理人員則應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模規(guī)劃各資料柜和資料夾內(nèi)容。具體實(shí)施可參考下例，但不一定機(jī)械地按順序?qū)⒚總€(gè)文件夾與各類文件一一對(duì)應(yīng)。例如，合同類文件(A類)和勘察設(shè)計(jì)文件(B類)數(shù)量比較少可合并存放在一個(gè)文件夾內(nèi);工程質(zhì)量控制申報(bào)審批文件(H類)中建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審文件的數(shù)量較多，可單獨(dú)存放在一個(gè)文件夾內(nèi)，在某些大項(xiàng)目中，甚至可以考慮按材料、設(shè)備分類存放在多個(gè)文件夾內(nèi)。某些文件內(nèi)容比較多(如監(jiān)理規(guī)劃、施工組織設(shè)計(jì))不宜存放在文件夾，可在文件夾內(nèi)附目錄說(shuō)明文件編號(hào)和存放地點(diǎn)，然后將有關(guān)文件保存在指定位置。文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過(guò)程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中文件和檔案的具體分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)制定，監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)的特色?？偙?略)檔案分類存放的要點(diǎn)：文件檔案資料按類保存，每類文件保存在一個(gè)文件夾(柜)中，文件夾(柜)中設(shè)分頁(yè)紙(分隔器)以保存各分類文件。監(jiān)理信息的分類可按照本部分內(nèi)容定出框架，同時(shí)應(yīng)考慮所監(jiān)理工程項(xiàng)目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及質(zhì)量驗(yàn)收工作程序并結(jié)合自身監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的開展情況進(jìn)行分類的編排，原則上可考慮按承包單位、按專業(yè)施工部位、按單位工程等進(jìn)行劃分，以保證監(jiān)理信息檢索和歸檔工作的順利進(jìn)行。一般對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)理資料管理，一般采用按承包單位、按單位工程等結(jié)合的方式進(jìn)行有效分類存放管理，待工程結(jié)束后，將所有整理好的資料上報(bào)公司，按照分類要求，統(tǒng)一存檔保存和管理。以本公司的實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)工程資料管理存放為例，說(shuō)明監(jiān)理信息資料文檔的分類存放管理。資料分類分項(xiàng)檔案盒備注合同文件委托監(jiān)理合同因?yàn)檎型稑?biāo)文件都都比較厚，不不適合放在檔檔案盒中，這這些文件要統(tǒng)統(tǒng)一集中放在在一個(gè)地方，方方便取閱監(jiān)理單位招投標(biāo)文文件各承建單位施工合合同各承建單位招投標(biāo)標(biāo)文件監(jiān)理文件監(jiān)理大綱一卷監(jiān)理規(guī)劃各項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)施細(xì)細(xì)則技術(shù)性文件法規(guī)性文件管理性文件監(jiān)理周報(bào)一卷要按照時(shí)間順序整整理監(jiān)理周工作計(jì)劃一卷要按照時(shí)間順序整整理監(jiān)理月報(bào)一卷要按照時(shí)間順序整整理往來(lái)函件建設(shè)單位函件一卷設(shè)計(jì)單位函件政府部門函件其他部門函件照片及聲項(xiàng)資料按照各項(xiàng)目分類備備份在電腦上上一光盤會(huì)議紀(jì)要各項(xiàng)目工程例會(huì)會(huì)會(huì)議紀(jì)要一卷按項(xiàng)目分類放在一一個(gè)檔案盒中中各項(xiàng)目專題會(huì)議紀(jì)紀(jì)要圖紙會(huì)審與設(shè)計(jì)交交底會(huì)議紀(jì)要要其他會(huì)議紀(jì)要綜合布線系統(tǒng)一卷所有相關(guān)資料一卷監(jiān)理竣工驗(yàn)收文檔檔第一卷隱蔽驗(yàn)收及安裝報(bào)報(bào)驗(yàn)第二卷材料報(bào)審第三卷施工組織、各批復(fù)復(fù)單

變更單、移移交單等第四卷監(jiān)理聯(lián)系、監(jiān)理通通知

進(jìn)度計(jì)劃劃等第五卷第三方檢測(cè)報(bào)告一卡通系統(tǒng)門禁管理一卷所有相關(guān)資料停車場(chǎng)管理消費(fèi)管理安防系統(tǒng)第一卷材料報(bào)審及安裝報(bào)報(bào)驗(yàn)第二卷其他相關(guān)資料智能化系統(tǒng)樓宇自動(dòng)控制系統(tǒng)統(tǒng)一卷所有相關(guān)資料后勤管理系統(tǒng)智能化系統(tǒng)和安防防系統(tǒng)是一個(gè)個(gè)承建單位

并并且同時(shí)驗(yàn)收收，監(jiān)理竣工工驗(yàn)收文檔放放在一起一卷監(jiān)理竣工驗(yàn)收文檔檔機(jī)房工程中心機(jī)房A包

（綜綜合布線與機(jī)機(jī)房裝修）第一卷隱蔽及安裝報(bào)驗(yàn)第二卷裝修材料報(bào)審第三卷弱電材料報(bào)審第四卷其他相關(guān)資料一卷監(jiān)理竣工驗(yàn)收文檔檔中心機(jī)房B包（屏屏蔽）一卷所有相關(guān)資料一卷監(jiān)理竣工驗(yàn)收文檔檔中心機(jī)房C包（空空調(diào)）一卷所有相關(guān)資料中心機(jī)房D包（UUPS）一卷所有相關(guān)資料中心機(jī)房E包（機(jī)機(jī)柜）一卷所有相關(guān)資料會(huì)議系統(tǒng)工程會(huì)議中心會(huì)堂一卷所有相關(guān)資料各多功能報(bào)告廳及及會(huì)議室一卷所有相關(guān)資料系統(tǒng)集成總系統(tǒng)集成一卷所有相關(guān)資料骨干網(wǎng)基礎(chǔ)平臺(tái)建建設(shè)一卷所有相關(guān)資料信息管理部門應(yīng)注意建立適宜的文件檔案資料存放地點(diǎn)，防止文件檔案資料受潮霉變或蟲害侵蝕。資料夾裝滿或工程項(xiàng)目某一分部或單位工程結(jié)束時(shí)，資料應(yīng)轉(zhuǎn)存至檔案袋，袋面應(yīng)以相同編號(hào)標(biāo)識(shí)。如資料缺項(xiàng)時(shí)，類號(hào)、分類號(hào)不變，資料可空缺。3、3、監(jiān)理文件檔案資料歸檔監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項(xiàng)目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)一些需連續(xù)產(chǎn)生的監(jiān)理信息，如對(duì)其有統(tǒng)計(jì)要求，在歸檔過(guò)程中應(yīng)對(duì)該類信息建立相關(guān)的統(tǒng)計(jì)匯總表格以便進(jìn)行核查和統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏之處，從而保證該類監(jiān)理信息的完整性。監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。如在監(jiān)理實(shí)踐中出現(xiàn)作廢和遺失等情況，應(yīng)明確地記錄作廢和遺失原因、處理的過(guò)程。如采用計(jì)算機(jī)對(duì)監(jiān)理信息進(jìn)行輔助管理的，當(dāng)相關(guān)的文件和記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人員簽字確定、正式生效并已存人項(xiàng)目部相關(guān)資料夾中時(shí)，計(jì)算機(jī)管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相關(guān)文件和記錄改變其文件屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進(jìn)行查閱。在項(xiàng)目文件檔案資料歸檔前不得將計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄刪除。按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)，監(jiān)理文件有10大類27個(gè)，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下:建設(shè)單位監(jiān)理單位城建檔案管監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期永久監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期短期永久監(jiān)理部總控制計(jì)劃劃長(zhǎng)期短期監(jiān)理月報(bào)監(jiān)理月報(bào)長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久會(huì)議紀(jì)要監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久進(jìn)度控制開工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久開工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久質(zhì)量控制不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久質(zhì)量事故報(bào)告及處處理意見(jiàn)長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久成本控制預(yù)付款報(bào)審與支付付短期月付款報(bào)審與支付付短期設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)費(fèi)用報(bào)審長(zhǎng)期工程竣工決算審核核意見(jiàn)長(zhǎng)期永久分包資質(zhì)分包單位資質(zhì)材料料長(zhǎng)期供貨單位資質(zhì)材料料長(zhǎng)期試驗(yàn)等單位資質(zhì)材材料長(zhǎng)期監(jiān)理通知有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期合同及其他

事項(xiàng)管管理工程延期報(bào)告及審審批永久長(zhǎng)期永久費(fèi)用索賠報(bào)告及審審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期合同爭(zhēng)議、違約報(bào)報(bào)告及處理意意見(jiàn)永久長(zhǎng)期永久合同變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久監(jiān)理工作總結(jié)專題總結(jié)長(zhǎng)期短期月報(bào)總結(jié)長(zhǎng)期短期工程竣工總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久3、4、監(jiān)理文件檔案貴料借閱、更改與作廢項(xiàng)目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設(shè)單位或施工單位確有需要，應(yīng)經(jīng)過(guò)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門辦理借閱手續(xù)。監(jiān)理人員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要借閱文件和檔案時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱單，并明確歸還時(shí)間。信息管理人員辦理有關(guān)借閱手續(xù)后，應(yīng)在文件夾的內(nèi)附目錄作特殊標(biāo)記，避免其他監(jiān)理人員查閱該文件時(shí)，因找不到文件引起工作混亂。監(jiān)理文件檔案的更改應(yīng)由原制定部門相應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責(zé)任人執(zhí)行。若指定其他責(zé)任人進(jìn)行更改和審批時(shí)，新責(zé)任人必須獲得所依據(jù)的背景資料。監(jiān)理文件檔案更改后，由信息管理填寫監(jiān)理文件檔案更改通知單，并負(fù)責(zé)發(fā)放新版本文件。發(fā)放過(guò)程中必須保證項(xiàng)目參建單位中所有相關(guān)部門都得到相應(yīng)文件的有效版本。文件檔案換發(fā)新版時(shí)，應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)將原版本收回作廢?？紤]到日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息管理部門可以保存作廢文件的樣本以備查閱。4、監(jiān)理文檔的編制及修訂監(jiān)理項(xiàng)目部組織業(yè)主單位、承建單位分別建立自身的文檔編制、管理辦法，并對(duì)各種功能的文檔包含的關(guān)鍵信息做出要求，明確文檔編制、審核、簽批、遞交等流程。促使文檔符合工程項(xiàng)目的要求。推動(dòng)業(yè)主單位、承建單位及建立單位共同建立有效的配置管理過(guò)程，確保工程項(xiàng)目中信息管理的實(shí)時(shí)、有效。保證項(xiàng)目過(guò)程和產(chǎn)品在工程生存周期內(nèi)符合規(guī)定和要求，并遵守已制定的計(jì)劃。監(jiān)督建設(shè)單位的變更控制和管理的過(guò)程，使工程變更得到控制和管理，確保工程實(shí)施達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。4.1文檔編制過(guò)程要求文檔按照計(jì)劃編制和提供。文檔的編制和發(fā)行可以使用紙張、電子或其他媒體。主要資料按照有關(guān)記錄保存、保密安全、維護(hù)和備份要求妥善存儲(chǔ)。按照配置管理過(guò)程進(jìn)行控制建立項(xiàng)目部要與業(yè)主單位、承建單位共同對(duì)工程所產(chǎn)生文檔維護(hù)做出要求。對(duì)文檔的修改按照業(yè)主單位、監(jiān)理單位、承建單位共同確定的流程執(zhí)行，對(duì)于配置管理下的文檔，修改工作按照配置管理過(guò)程管理。4.2文檔編制內(nèi)容要求每一種指明的文檔更具適合的文檔編寫標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，這些標(biāo)準(zhǔn)包括格式、內(nèi)容敘述、頁(yè)碼編寫、插圖/表格安排、保密安全標(biāo)志、封裝以及其他敘述項(xiàng)目。編制的文檔按照其文檔編制標(biāo)準(zhǔn)加以評(píng)審和編輯，以便符合格式、技術(shù)內(nèi)容和表達(dá)方式要求，文檔在發(fā)布前由授權(quán)人員確認(rèn)和批準(zhǔn)。本規(guī)范內(nèi)監(jiān)理文檔由項(xiàng)目實(shí)施小組負(fù)責(zé)編制及修訂。4.3文檔批準(zhǔn)審批要求文檔是項(xiàng)目重要的組成部分，是項(xiàng)目生存周期各個(gè)不同階段的產(chǎn)品描述。評(píng)審文檔質(zhì)量的度量準(zhǔn)則有以下幾點(diǎn)：完備性：監(jiān)理單位必須按照規(guī)定及建設(shè)單位要求編制相應(yīng)文檔，以保證各階段結(jié)束時(shí)其文檔的齊全。正確性：在項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)階段所編寫的文檔內(nèi)容，必須真實(shí)的反映該階段的工作且與該階段的需求相一致。簡(jiǎn)明性：在項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)階段所編寫的各種文檔的語(yǔ)言表達(dá)清晰、準(zhǔn)確簡(jiǎn)練，適合各種文檔的特定讀者?？勺粉櫺裕涸陧?xiàng)目實(shí)施各個(gè)階段所編寫的各種文檔該具有良好的可追蹤性。規(guī)范性：在項(xiàng)目實(shí)施各階段所編寫的各種文檔該具有良好的規(guī)范性，文檔的規(guī)范性是指文檔的封面、大綱、術(shù)語(yǔ)的含義以及圖標(biāo)符號(hào)等符合有關(guān)規(guī)范的規(guī)定。4.4文檔編制的約定在項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過(guò)程的各個(gè)階段中，按照規(guī)定及時(shí)的完成各種產(chǎn)品文檔的編寫工作；把每個(gè)監(jiān)理步驟中做出的決定和取得的結(jié)果及時(shí)的寫入文件，并及時(shí)的對(duì)這些文檔進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)審；文檔的形成是各個(gè)階段工作正式完成的標(biāo)志。文檔上有編寫者、評(píng)審者和批準(zhǔn)者的簽字，有編寫、評(píng)審?fù)瓿傻娜掌诤团鷾?zhǔn)的日期；每個(gè)文檔都具備表示其內(nèi)容特點(diǎn)的由系統(tǒng)、文件種類、版本等組成的標(biāo)識(shí)。根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)劃定個(gè)子的保密級(jí)別，確定發(fā)行范圍。5、文檔格式規(guī)范詳細(xì)內(nèi)容參見(jiàn)本公司的《監(jiān)理管理用表》《施工單位管理用表》《表格用法說(shuō)明書》6、文檔編碼規(guī)則6.1、文檔編號(hào)文檔編號(hào)是對(duì)文檔和項(xiàng)目表格類型的唯一的標(biāo)識(shí)號(hào)，用于唯一區(qū)別項(xiàng)目文檔、表格類型的編號(hào)。例：KMXZ-JFZX/A-01編號(hào)規(guī)則：<項(xiàng)目代碼>－<子項(xiàng)目代碼>/<備注說(shuō)明>－<表格標(biāo)識(shí)編號(hào)>項(xiàng)目代碼：該項(xiàng)目的名稱縮寫，具有唯一性.子項(xiàng)目代碼：是子項(xiàng)目的名稱縮寫，比如YQZNH表示園區(qū)智能化工程，比如JFZX表示機(jī)房裝修工程備注說(shuō)明：一般針對(duì)子項(xiàng)目的不同標(biāo)段進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如果有就填寫，沒(méi)有就不標(biāo)識(shí)。表格標(biāo)識(shí)編號(hào)：具有唯一性，是監(jiān)理公司發(fā)出的所有表格的定義編號(hào)，編號(hào)和各表格具有唯一對(duì)應(yīng)性。注：詳細(xì)內(nèi)容參見(jiàn)本公司的《監(jiān)理管理用表》《施工單位管理用表》《表格用法說(shuō)明書》6.2、文檔卷內(nèi)序號(hào)文檔序號(hào)是項(xiàng)目文檔和表格的順序號(hào)，用于唯一識(shí)別項(xiàng)目的文檔、表格記錄。填寫規(guī)則：<記錄發(fā)起類型代號(hào)>-<發(fā)生時(shí)間>-<當(dāng)日發(fā)生頻次>。記錄發(fā)起類型代號(hào)（由兩部分組成）:一個(gè)是記錄發(fā)起單位代碼（監(jiān)理JL/承建CJ/業(yè)主YZ）；一個(gè)是記錄發(fā)起類型；例如CJJH為承建方提交的計(jì)劃報(bào)審表。發(fā)生時(shí)間：是該記錄發(fā)起的年月日當(dāng)日發(fā)生頻次：記錄發(fā)生頻次，因?yàn)橥惶炜赡馨l(fā)生多次。例：2008年6月15日上午提交一份《方案/計(jì)劃報(bào)