如何做好人事檔案管理工作-檔案管理論文

3/3如何做好人事檔案管理工作-檔案管理論文

引言

人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的、以個(gè)人為單位組合起來(lái)的、以備考察的文件材料。[1]人事檔案涉及到的領(lǐng)域很廣，包含了一個(gè)人從就學(xué)到退休的各個(gè)人生重大事項(xiàng)，并且包括一些特殊事件也會(huì)記錄在內(nèi)，因此，人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。目前，隨著時(shí)代與新體制的改革，檔案管理工作也面臨著新的調(diào)整與規(guī)劃。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。由于人事檔案涉及的范圍較廣，牽扯的人事也較復(fù)雜，因此對(duì)于人事檔案的管理工作也具有很重要的意義。

二、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

雖然有新科技的幫助，但是這其中仍是困難重重，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)令人措手不及的事件，同時(shí)也由于管理人員的復(fù)雜性，一時(shí)難以找到其負(fù)責(zé)人解決問(wèn)題，這就更增加了其中的困難。

（一）、人事檔案的復(fù)雜性

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高，材料內(nèi)容前后不符。比如：時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫時(shí)也往往不一致等等。這些問(wèn)題都給材料的歸檔造成了很大的麻煩。然而，相關(guān)部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。

（二）管理制度不完善，整理不規(guī)范

由于時(shí)代的變革，出現(xiàn)很多新型的檔案，這其中還包含著很多的“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”等，這就給管理上造成了很大的困難。個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是干部人事檔案管理規(guī)范化的基本前提。在現(xiàn)實(shí)中許多單位的人事檔案管理工作做得非常欠缺，材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊(cè)，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，由于管理制度的不完善，整理上的不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案的管理工作就更加的混亂。

（三）技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低

在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，在查、借、閱檔案過(guò)程中靠手工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

三、解決人事檔案管理的幾點(diǎn)措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報(bào)，切實(shí)解決人事檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題；要對(duì)人事檔案管理工作定期研究、部署，制定人事檔案管理工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計(jì)劃，有部署，有檢查，有落實(shí)等，這些都可以促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提高。

（二）要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。為切實(shí)做好人事檔案管理工作，順利實(shí)現(xiàn)人事檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好、配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案管理工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；在現(xiàn)代社會(huì)，人事檔案管理工作的重要性越來(lái)越凸顯，認(rèn)真做好人事檔案管理工作，直接關(guān)系到員工的切身利益，關(guān)系到社會(huì)的和諧穩(wěn)定。[2]其次要提高檔案管理人員的思想素質(zhì)，要讓管理人員有危機(jī)意識(shí)，因此可以經(jīng)常組織進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等等。由于檔案管理的工作具有特殊性，需要嚴(yán)格的保密工作，這就要求檔案管理工作人員具有良好的紀(jì)律性，可以通過(guò)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行，這樣才能使檔案管理工作更好的實(shí)施。

（三）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

現(xiàn)在是一個(gè)信息發(fā)達(dá)的社會(huì)，同樣檔案管理的工作也離不開現(xiàn)代科技，使用現(xiàn)代科技對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以省去人力資源同時(shí)也可以避免人員復(fù)雜造成的檔案管理上的混亂現(xiàn)象。同時(shí)可以加快辦事效率，節(jié)省工作時(shí)間。充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，使檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作實(shí)行信息化操作。[3]

四、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理，又不能墨守成規(guī)。隨著形勢(shì)的發(fā)展變化和人事制度改革的繼續(xù)深入，探索和研究干部人事檔案新的管理模式勢(shì)在必