辦公類基礎(chǔ)設(shè)施管理規(guī)定

杰智科技W■DIELEC辦公類基礎(chǔ)設(shè)施管理規(guī)定文件編號(hào)版本生效日期編制：審核：審批：頁碼1目的在《基礎(chǔ)設(shè)施控制程序》的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公類的基礎(chǔ)設(shè)施管理方法進(jìn)行進(jìn)一步明確。2范圍2.1適用于辦公產(chǎn)類基礎(chǔ)設(shè)施的管控工作。2.2涉及部門：總經(jīng)辦、人事行政部、市場(chǎng)部、外貿(mào)部、技術(shù)部、資材部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部、售后服務(wù)部、財(cái)務(wù)部。3術(shù)語和定義本程序采用ISO9000:2005《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》標(biāo)準(zhǔn)和《質(zhì)量手冊(cè)》中的有關(guān)術(shù)語和定義。4職責(zé)4.1人事行政部，作為基礎(chǔ)設(shè)施的主管部門對(duì)辦公類基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行統(tǒng)計(jì)審核、登記發(fā)放和監(jiān)督。4.2市場(chǎng)部、外貿(mào)部、技術(shù)部、資材部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部、售后服務(wù)部、財(cái)務(wù)部，負(fù)責(zé)本部門的辦公類基礎(chǔ)設(shè)施的申請(qǐng)、保管和報(bào)廢。4.3總經(jīng)辦，辦公類基礎(chǔ)設(shè)施的采購、報(bào)廢審批。4.4資材部，采購辦公類基礎(chǔ)設(shè)施；執(zhí)行報(bào)廢，資材部應(yīng)當(dāng)于每月1日-5日完成公司辦公用品請(qǐng)購。4.5質(zhì)量部，在人事行政部有要求的情況下配合人事行政部做好辦公類基礎(chǔ)設(shè)施的驗(yàn)收工作。5規(guī)定5.1辦公用品的分類按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值保管品二類。5.1.1辦公易耗品信封、信紙、筆、稿紙、便簽、筆記本、電池、資料冊(cè)、取訂書器、裝訂針、回形針、圖釘、大頭針、卷筆刀、橡皮擦、印泥、印油、長(zhǎng)尾票夾、票夾、掛鉤、文具盒、尺、膠帶、筆筒、白板筆、固體膠、一次性水杯、水筆（芯）、墨水、膠水、涂改液、標(biāo)簽、賬冊(cè)、復(fù)寫紙、打印紙、拖把、水桶、洗拖把、清潔桶、灰斗、掃把、煙灰缸、抹布、殺蟲水、垃圾袋等。5.1.2辦公管制品辦公樓、電腦、打印機(jī)、文件柜、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅、墨盒、硒鼓、碳粉、磁盤、U盤、軟盤、刻錄盤、裝訂機(jī)、計(jì)算器、剪刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、光驅(qū)、內(nèi)存條、硬盤、色帶、插座、UPS電源、報(bào)架、鼠標(biāo)、油墨、鼠標(biāo)墊、打印線、電話機(jī)、掃描儀、電風(fēng)扇、碎紙機(jī)、文件夾、檔案盒等。5.2辦公用品的申請(qǐng)5.2.1每月28日至31日（遇節(jié)假日提前一天）需由各部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公用品申請(qǐng)單》各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要，及時(shí)地提出采買申請(qǐng)。5.2.2對(duì)于“辦公管制品”的申請(qǐng)，要進(jìn)行特別說明，緊急辦公管制品的申請(qǐng)，可根據(jù)實(shí)際需要情況通過正常審批程序購置。5.3辦公用品的審批5.3.1對(duì)于辦公易耗品，部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理、副經(jīng)理）擁有審批權(quán)；5.3.2對(duì)于辦公管制品，各部門負(fù)責(zé)人將申請(qǐng)單交給主管副總以上領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。對(duì)于所涉金額過大的（單品價(jià)值達(dá)到和超過2000元的），由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)向公司總經(jīng)理申請(qǐng)審批。5.4辦公用品的采購5.4.1填寫的《辦公用品申請(qǐng)單》在得到批準(zhǔn)后，應(yīng)當(dāng)交到人事行政部統(tǒng)計(jì)審核，由資材部購買。5.4.2資材部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甑選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。5.4.3人事行政部將根據(jù)公司日常辦公需要，對(duì)一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購買，在辦公室保持一定庫存，以保證正常辦公需要的及時(shí)滿足，提高供給效率。5.5.1在供應(yīng)商送來所購的辦公用品后，應(yīng)由人事行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放，填寫《基礎(chǔ)設(shè)施管理臺(tái)賬》。5.5.2財(cái)務(wù)部在接相應(yīng)付款單據(jù)時(shí)應(yīng)當(dāng)再次核對(duì)相應(yīng)品種的單價(jià)和總金額及簽收人的簽字，確認(rèn)無誤的準(zhǔn)予付款。5.6辦公用品的保管5.6.1備用的辦公用品由人事行政部統(tǒng)一保管。公司為人事行政部劃定相應(yīng)的存放區(qū)域，實(shí)行封閉保存。由各部門申請(qǐng)的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)放。5.6.2發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當(dāng)由人事行政部做好相應(yīng)的《基礎(chǔ)設(shè)施管理臺(tái)賬》，明確領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人，領(lǐng)用日期。5.6.3對(duì)于大件管理品實(shí)行保管責(zé)任制，實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法，對(duì)保管責(zé)任進(jìn)行歸屬，建立完善的《基礎(chǔ)設(shè)施管理臺(tái)賬》。5.6.4對(duì)因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。具體根據(jù)公司員工手冊(cè)行政管理規(guī)定進(jìn)行處理。5.6.5實(shí)行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事行政部將于每月的25號(hào)至31號(hào)內(nèi)抽取時(shí)間進(jìn)行辦公管制品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確定，以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。5.7辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放各部門憑《辦公用品申請(qǐng)單》可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在人事行政部的《基礎(chǔ)設(shè)施管理臺(tái)賬》上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是《辦公用品申請(qǐng)單》申請(qǐng)人，也可以是申請(qǐng)人指定的辦公用品使用人。但涉及辦公管制品的，必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確保管責(zé)任。在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí)，人事行政部應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)取人做好登記記錄。5.8辦公用品的報(bào)廢公司對(duì)辦公管制品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各單位、部門如有管制品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理：對(duì)簡(jiǎn)單問題的可以自行維修處理。但對(duì)有保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理?？删S修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《基礎(chǔ)設(shè)施請(qǐng)修單》至資材部統(tǒng)一進(jìn)行處理。對(duì)維修不成的高值管制品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對(duì)可能維修的，在提交過維修申請(qǐng)，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對(duì)無條件維修的，經(jīng)過了資材部的故障認(rèn)定，方可由該管制品的保管人填寫《報(bào)廢申請(qǐng)單》，經(jīng)副總經(jīng)理(技術(shù))簽字確認(rèn)后報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。辦公管制廢品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由資材部進(jìn)行回收處理，以求極可能的開源節(jié)流。管制品在完成報(bào)廢程序后，應(yīng)當(dāng)從《基礎(chǔ)設(shè)施管理臺(tái)賬》上核銷，核銷時(shí)應(yīng)做紅筆登記，并附上《報(bào)廢申請(qǐng)單》。5.9辭職清退情況處理對(duì)于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續(xù)時(shí)，必須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項(xiàng)。5.10辦公類基礎(chǔ)設(shè)施的編號(hào)、標(biāo)識(shí)方法——?阿拉伯?dāng)?shù)字“001~999”，代表生產(chǎn)類基礎(chǔ)設(shè)施序號(hào) 大寫英文字母，代表使用或保管車間縮寫 ?兩位字母，代表“生產(chǎn)類基礎(chǔ)設(shè)施”5.10.2標(biāo)識(shí)方法：在編號(hào)前加上公司LOG，并貼于設(shè)施的醒目處。6參考程序文件《采購控制程序》《基礎(chǔ)設(shè)施控制