會(huì)議組織與服務(wù)教案會(huì)前組織工作會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作

會(huì)議組織與服務(wù)課程教案（第一章）授課題目第四節(jié)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作課時(shí)安排1教學(xué)目標(biāo).了解并熟悉會(huì)議準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容.熟悉會(huì)場(chǎng)座位的安排3掌握會(huì)場(chǎng)的布置教學(xué)重點(diǎn)熟悉會(huì)議準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容和會(huì)場(chǎng)座次的安排教學(xué)難點(diǎn)能夠布置會(huì)場(chǎng)、。授課類型理論、練習(xí)教學(xué)方式講授、案例教學(xué)資源多媒體教學(xué)基本內(nèi)容與教學(xué)設(shè)計(jì)一、會(huì)場(chǎng)的類型會(huì)場(chǎng)類型類型容納人數(shù)特點(diǎn)適合會(huì)議類型來源會(huì)議室10?50人一次投資，多次使用，平均成本較低空間封閉，避免打擾，保密性強(qiáng)調(diào)用靈活便捷各種內(nèi)部小型會(huì)議，如例會(huì)、部門會(huì)議、座談會(huì)、交流會(huì)、談判會(huì)議等單位內(nèi)部自備禮堂百人以上座位固定，容納人數(shù)固定功能分區(qū)明顯，有主席臺(tái)設(shè)備比較完善單次費(fèi)用較高各種中大型會(huì)議，例如表彰大會(huì)、慶典大會(huì)、全體大會(huì)、代表大會(huì)、報(bào)告會(huì)等單位內(nèi)部自備或租用大廳人數(shù)不固定空間可以根據(jù)會(huì)議需要靈活劃分會(huì)議時(shí)間之外可以有其他用途容納人數(shù)靈活，人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)比較自由大型會(huì)議的分會(huì)場(chǎng)；展覽展示會(huì)；臨時(shí)會(huì)議單位內(nèi)部自備或租用露天場(chǎng)地人數(shù)不固定空間可以根據(jù)需要擴(kuò)充容納人數(shù)靈活，人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)比較自由易受各種因素干擾群眾集會(huì)、慶典儀式租用二、會(huì)場(chǎng)的預(yù)定1.會(huì)場(chǎng)預(yù)定的原則

（1）根據(jù)會(huì)議類型預(yù)定會(huì)場(chǎng)。（2）根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施條件預(yù)定會(huì)場(chǎng)。（3）根據(jù)會(huì)議規(guī)模預(yù)定會(huì)場(chǎng)。2.會(huì)場(chǎng)預(yù)定的方式（1）預(yù)定內(nèi)部會(huì)議室：1）適當(dāng)提前。2）確認(rèn)預(yù)定。3）合理調(diào)配。（2）預(yù)定外部會(huì)場(chǎng)。1）應(yīng)有完善的設(shè)施、設(shè)備。2）盡量避開鬧市區(qū)。3）合理的場(chǎng)地租借費(fèi)用。4）預(yù)定外部會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)簽署正式的租賃協(xié)議。三、會(huì)場(chǎng)內(nèi)部環(huán)境布置1.會(huì)場(chǎng)布局形式的類型會(huì)場(chǎng)形式的類型會(huì)場(chǎng)格局常見會(huì)場(chǎng)形式適用會(huì)議優(yōu)點(diǎn)相對(duì)式大小方形、半圓形大中型的報(bào)告會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)、代表大會(huì)等會(huì)場(chǎng)恢宏壯觀，會(huì)場(chǎng)氣氛莊嚴(yán)肅穆，突出支持人和發(fā)言人全圍式圓形、橢圓形、多邊形、長方形、正方形、回字形小型會(huì)議及座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等類型的會(huì)議人員緊湊，容易彰顯和諧愉快的氣氛，便于與會(huì)代表溝通半圍式馬蹄形、方拱形、T字形中小型的工作會(huì)議，橋型布局適用于咨詢、述職、考評(píng)和聽證等會(huì)議等介于相對(duì)式與全圍式之間，既便于主持人與參會(huì)人員的溝通，又增強(qiáng)了會(huì)議效果分散式方桌形、V字形、圓桌形規(guī)模較大的聯(lián)歡會(huì)、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)等既強(qiáng)調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，又利于與會(huì)代表相互溝通和交流，會(huì)議氣氛更加自然暢快OOOOOOOOOOOOoooOQO圖2-4-1大小方形布局0000O00000OOOO圖2-4-3圓形布局圖2-4-4回字形布局OOOOOOOOOOOOOOOO圖2-4-5馬蹄形布局圖2-4-61字形布局.主席臺(tái)的布置一般要在主席臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)，天幕懸掛會(huì)徽或紅旗以及其他藝術(shù)造型，主席臺(tái)下和講臺(tái)上擺放鮮花，主席臺(tái)上放置座位臺(tái)簽。（1）會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般為紅底黃字，內(nèi)容為會(huì)議活動(dòng)的名稱，會(huì)標(biāo)應(yīng)懸掛在主席臺(tái)上方。（2）會(huì)徽?？捎媒M織的徽志作為會(huì)徽，如國徽、黨徽等，也可采用專為會(huì)議而設(shè)計(jì)的標(biāo)志。（3）講臺(tái)。.座次的安排

安排座次應(yīng)考慮參會(huì)人員的職務(wù)、身份和在會(huì)議中的職能等多種因素。（1）主席臺(tái)座次安排。國內(nèi)會(huì)議主席臺(tái)的座次安排。按照職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次，職務(wù)最高者居中，按先左后右（以主席臺(tái)的朝向?yàn)闇?zhǔn)）、前高后低的順序依次排列。如圖2-4-7所示。主席臺(tái)人數(shù)為單數(shù)主席臺(tái)人數(shù)為單數(shù)主席臺(tái)座次安排示意圖國際性會(huì)議主席臺(tái)的座次安排。主辦方身份最高者居中，其他來賓按照國際禮賓次序先右后左（以主席臺(tái)的朝向?yàn)闇?zhǔn)）向兩邊排列，這一點(diǎn)與國內(nèi)會(huì)議排法正好相反。主持人座次安排。主持人既可在前排邊座入座，也可按職位高低順序就坐。主席臺(tái)座次排好后，要把主席團(tuán)座次圖表貼休息室門口。（2）參會(huì)人員的座次安排。1）豎排法。。。。。。。。。。主席臺(tái)從左到右排列從左到右排列2）橫排法。0C0CCCCn從前到后排列部門30C0CCCCn從前到后排列部門3OO3）左右排法。以中間為基點(diǎn)先左后右向兩側(cè)排列|部門4| |部門2| |部門1| |部門3| 部門5OOOQOQOO|部門4| |部門2| |部門1| |部門3| 部門5OO OO OO CC|部門4| |部門2| |部門1| |部門3|部門5OO OO OO OO圖2-4-10左右排法座次示意圖無論采用何種排法，事先劃好座位區(qū)域，在會(huì)場(chǎng)大門貼指示牌、座位圖，或者在與會(huì)代表的出席證是注明座位號(hào)，以便與會(huì)代表順利入座。4.會(huì)場(chǎng)氛圍的設(shè)計(jì)會(huì)場(chǎng)的布置應(yīng)考慮會(huì)場(chǎng)色調(diào)對(duì)來賓心理、情緒的影響，一般以藍(lán)色和淺灰色為主。四、會(huì)場(chǎng)外部環(huán)境布置在會(huì)場(chǎng)四周和會(huì)場(chǎng)口，懸掛橫幅標(biāo)語、迎賓牌、花籃等，烘托會(huì)場(chǎng)熱烈隆重的氣氛。慶典性會(huì)議或活動(dòng)，可以在比較寬敞的入口位置擺放充氣模型，顏色、跨度、文字內(nèi)容可以根據(jù)需要確定。

五、會(huì)場(chǎng)設(shè)備的安裝與調(diào)試.專人負(fù)責(zé)設(shè)備安裝與調(diào)試.及時(shí)維修問題設(shè)備.進(jìn)行必要的演示與檢測(cè).電器設(shè)備的特殊要求小貼士一一會(huì)前檢查場(chǎng)地為保證會(huì)議的順利進(jìn)行，會(huì)前要對(duì)會(huì)場(chǎng)布置進(jìn)行檢查，俗稱“踩點(diǎn)”。會(huì)前檢查可以采用兩種形式進(jìn)行：一是領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)；二是現(xiàn)場(chǎng)檢查。為了確保萬無一失，會(huì)前檢查一般應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察。秘書要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。一般會(huì)議檢查的重點(diǎn)是：會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置是否與會(huì)議議題相適應(yīng)、會(huì)標(biāo)是否端正醒目、主席臺(tái)是否按照議定次序設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人臺(tái)簽是否妥當(dāng)、旗幟鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否得體、音箱等設(shè)備是否工作正常、安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會(huì)議的會(huì)前檢查還包括場(chǎng)地劃分是否合適、進(jìn)場(chǎng)退場(chǎng)路線安排、警衛(wèi)部署、票證檢驗(yàn)人員的定崗定位、交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位等。課內(nèi)練習(xí)在某企業(yè)召開的年度表彰大會(huì)上，頒獎(jiǎng)儀式正在進(jìn)行。由于頒獎(jiǎng)人次多，而且受獎(jiǎng)人沒有按照領(lǐng)獎(jiǎng)順序在前排就坐，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎(jiǎng)品獎(jiǎng)狀卻找不到領(lǐng)獎(jiǎng)的人，領(lǐng)獎(jiǎng)的人上臺(tái)后，不知道誰給自己頒獎(jiǎng)。一時(shí)間，主席臺(tái)上有人在交換位置，有人在交換獎(jiǎng)品，一片混亂中表彰會(huì)應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。請(qǐng)根據(jù)這一介紹思考：主席臺(tái)為什么會(huì)一片混亂？應(yīng)該怎樣解決這個(gè)問題？課后作業(yè)天地公司將于2011年12月18日召開第七屆職工代表大會(huì)，會(huì)場(chǎng)安排在公司大禮堂。開幕式后將分部門進(jìn)行小組