外貿(mào)出口單證操作流程詳解

文檔大全文檔大全外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)流程跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。一．接單接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。下單方式：客戶下單的方式有：通過，F(xiàn)ax,Email或書面合同等方式。接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：合同〔CONTRAC〕合同有銷貨合同SALES和購貨合同PURCHASE CONTRAC。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。確認(rèn)書〔CONFIRMATIO〕它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不行抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書〔SALES CONFIRMATION〕和購貨確認(rèn)書〔PURCHASE CONFIRMATIO。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和托付訂單等。節(jié)?！睮NQUIR〕又叫詢價(jià)?！睴FFE〕條件，并情愿依據(jù)這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的?！睠OUNTER-OFFE〕又叫還價(jià)。項(xiàng)交易條件，并情愿按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二．審單：即審核合同審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。審單方法：產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)展審單的首要條件。數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以準(zhǔn)時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一10%的增減幅度。單價(jià)，總額的審查：客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要比照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對？總額有沒有加錯(cuò)？客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要留意的是〔英鎊，港幣，歐元〕價(jià)格條款的審查：出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：FOB船上交貨價(jià)〔指裝運(yùn)港的價(jià)格條件〕C&F〔FreightorCarriagePaidto…..〕運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨CIF本錢+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)〔指目的港〕價(jià)格常用的FOBCFRCIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR=FOB+運(yùn)費(fèi)FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)CIF價(jià)= 1-保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CFRCFR價(jià)CIF價(jià)= 1–保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CIF價(jià)X〔1–投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率〕-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)=CIF價(jià)X〔1–投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率〕付款方式審查：付款方式是否能承受？LC，付定金，等等。支付的貨幣能否承受？包裝要求的審查：工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展現(xiàn)給客戶能否承受？客戶供給的包裝〔彩印，尺寸〕我們能否做？客戶供給的包裝資料是否齊全？〔內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書〕內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。交貨期的審查〔1〕跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能準(zhǔn)時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長有短。2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長。交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶打算交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)〔趕銷售出局部的費(fèi)用。關(guān)于樣品：要獵取訂單，備好樣品是很重要的一步。寄名目，樣本：預(yù)備樣品。工廠現(xiàn)有的款式款客戶來樣。特別是品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員肯定要保存好最終確實(shí)認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)展宣傳。品的本錢，價(jià)格要進(jìn)展核算。品的制作要留有實(shí)樣?？蛻舻膩順右４婧迷瓨?。三．形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)分于正式發(fā)票，它必需明顯說明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息〔收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期。產(chǎn)品信息〔品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期。合同條款〔價(jià)格條款，付款方法。此外，供給我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。留意幾點(diǎn)：.〔FOB,CFR,CIF〕.交期要明確.〔L/C,T/T〕四．出貨跟單的根本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中我們將這些程序概括為：籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。L/C銀行信用。L/C為支付方式的合同進(jìn)展催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時(shí)，要催證。審證:主要問題：受益人名稱地址、金額、裝運(yùn)港、裝期、特別條款等。改證：審證后覺察問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯(cuò)誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。貨柜選擇〔訂艙時(shí)就必需確定所需的柜型：依據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’29–30立方/17.5噸 40’58–61立方/22.5噸 40’H68–71立方/27.5噸制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝狀況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。幫助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最終一個(gè)環(huán)節(jié)。L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。結(jié)匯:L/C收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，準(zhǔn)時(shí)，簡明，干凈前期預(yù)備工作：〔只是站在船務(wù)的角度〕：1、確認(rèn)客戶具體資料：CONSIGNEE，DESTINATION，EXPORT FORWARDER2、確認(rèn)客戶的要求：客戶的最晚交期，是否要求驗(yàn)貨，是否分批出運(yùn)，客戶需要的單證，特別留意是否需要供給熏蒸證書，單證是否需要認(rèn)證〔產(chǎn)地證，發(fā)票有些國家需要大使館認(rèn)證〕3、需要預(yù)備的其他文件資料：SALESCONFIRMATIONORPROFORMAINVOICE，合同上應(yīng)注明結(jié)匯方式：L/C或D/P、D/A或T/T或其他。L/C1L/CL/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)馬上請客人改證。D/P與D/A：D/P〔Documentsagainstpayment)是跟單托收方式下的一種交付單據(jù)的方法，指出口方的交單是以進(jìn)口方的付款為條件，即進(jìn)口方付款后才能向代收銀行領(lǐng)取單據(jù)。分為即期交單〔D/PSight〕指出口方開具即期匯票，由代收行向進(jìn)口方提示，進(jìn)〔D/Paftersightorafterdate),指出口方開具遠(yuǎn)期匯票，由代收行向進(jìn)口方提示，經(jīng)進(jìn)口方承兌后，于匯票到期日或匯票到期日以前，進(jìn)口方付款贖單。D/A承兌交單(DocumentsagainstAcceptance)〔或代收銀行〕“承兌”就是匯票付款人〔進(jìn)口方〕在代收銀行提示遠(yuǎn)期匯票時(shí)，對匯票的認(rèn)可行為。承兌的手續(xù)是付款人在匯票上簽署，批注“承兌”字樣及日期，并將匯票退交持有人。不管匯票經(jīng)過幾度轉(zhuǎn)讓，付款人于匯票到期日都應(yīng)憑票付款。〔D/PSight〕〔相對L/C而言但也存在客戶因市場價(jià)格等問題而不付款贖單，假設(shè)要做，只能做信譽(yù)較好、長期交往的老客戶。T/T：要確認(rèn)定金比例和到賬時(shí)間。②產(chǎn)品資料：包括產(chǎn)品的包裝方式，包裝尺寸，毛凈重，外包裝嘜頭，整個(gè)訂單的柜型、柜量。4、跟進(jìn)訂單的整個(gè)生產(chǎn)進(jìn)程，貨物備好前7個(gè)工作日制作訂艙通知書，確保預(yù)訂符合生產(chǎn)進(jìn)程及客戶要求的船期，并依據(jù)實(shí)際狀況安排商檢〔出境貨物換證憑單21天〕、安排驗(yàn)貨。5、木質(zhì)或木質(zhì)包裝的產(chǎn)品需要做商檢，需要預(yù)備出境竹木草制品廠檢記錄單〔本廠供給〕，出入境貨物包裝性能檢驗(yàn)結(jié)果單〔包裝材料供給商供給〕6、要了解的一些概念：結(jié)關(guān)日期，截港日期、報(bào)關(guān)日期結(jié)關(guān)日期：一般來說，結(jié)關(guān)這個(gè)詞出自船公司的結(jié)關(guān)期”〔又叫截關(guān)期公司截止收取放行條的時(shí)間，由于船公司沒可能等到臨開船前才截止收取文件資料，需要肯定時(shí)間來整理、配載、通知下港、聯(lián)系泊位等等手續(xù)，因此要在船開〔靠〕以前的肯定時(shí)間內(nèi)截止收取文件資料。也就是說貨物必需在此日期前進(jìn)港并已完成報(bào)關(guān)，報(bào)關(guān)行已將報(bào)好關(guān)的放行證明交至船公司，否則貨物無法上船。結(jié)關(guān)是指進(jìn)口貨物、出口貨物和轉(zhuǎn)運(yùn)貨物進(jìn)入一國海關(guān)關(guān)境或國境必需向海關(guān)申報(bào)，辦理海關(guān)規(guī)定的各項(xiàng)手續(xù)，履行各項(xiàng)法規(guī)規(guī)定的義務(wù)；只有在履行各項(xiàng)義務(wù)，辦理海關(guān)申報(bào)、查驗(yàn)、征稅、放行等手續(xù)后，貨物才能放行，貨主或申報(bào)人才能提貨。同樣，載運(yùn)進(jìn)出口貨物的各種運(yùn)輸工具進(jìn)出鏡或轉(zhuǎn)運(yùn)，也均需向海關(guān)申報(bào)，辦理海關(guān)手續(xù)，得到海關(guān)的許可。貨物在結(jié)關(guān)期間，不管是進(jìn)口、出口或轉(zhuǎn)運(yùn)，都是處在海關(guān)監(jiān)管之下，不準(zhǔn)自由流通。截港日期：是指截止貨柜進(jìn)港的日期，貨柜必需在此日期前進(jìn)港，也就是我們安排裝柜的時(shí)候，必需在截港日期的前一天。報(bào)關(guān)日期：貨物向海關(guān)申報(bào)的日期，在結(jié)關(guān)日期之前申報(bào)。船務(wù)主體工作：1、 租船訂倉。10個(gè)工作日向船公司下達(dá)訂艙通知書。訂艙通知書上包括的內(nèi)容有：發(fā)貨人，收貨人，出運(yùn)港，目的港，貨物描述，貨物數(shù)量，貨物材積，貨物重量，嘜頭，柜型，柜量，需訂船期等。2、確認(rèn)艙位。通常下達(dá)訂艙通知書后，即可以向客戶指定貨代詢問估量的船期信息，確定是否符合客戶的要求，是否符合工廠的生產(chǎn)進(jìn)程。不符合客戶要求的，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向客戶確認(rèn)。趕不上客戶工廠生產(chǎn)進(jìn)程的，則要求工廠調(diào)整生產(chǎn)安排，假設(shè)生產(chǎn)安排實(shí)在有問題，則只能懇求客戶同意預(yù)定的船期。3、商檢。供給銷售合同、發(fā)票、裝箱單、出境竹木草制品廠檢記錄單、出入境貨物包裝性能檢驗(yàn)結(jié)果單。辦理商檢需要三個(gè)工作日。商檢必需在貨物出口報(bào)關(guān)前一個(gè)工作日辦出。4、安排拖柜。通知生產(chǎn)部門具體裝柜時(shí)間。通知生產(chǎn)部門裝柜要求：裝箱單填寫要求，貨柜最晚裝完時(shí)間等?！步Y(jié)關(guān)時(shí)間緊迫的狀況下〕生產(chǎn)部派人監(jiān)裝，確保所裝貨物型號、數(shù)量與合同全都，所裝貨物包裝完好無損。裝柜時(shí)，避開飛蛾蠅蟲飛進(jìn)集裝箱。裝柜完畢，上封條。不能破壞封條，一方面，封條破壞不能確保貨物安全到達(dá)港口，另一方面，另買封條會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用。短裝或多裝狀況準(zhǔn)時(shí)了解，確保結(jié)匯單證的單貨全都。做裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，估量抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭等。5、制作出口報(bào)關(guān)單證?！睵ACKINGLIST)、發(fā)票(INVOICE)、出口報(bào)關(guān)單、出口收匯核銷單、報(bào)關(guān)手冊〔假設(shè)涉及進(jìn)口材料〕6、托付報(bào)關(guān)。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間〔船截關(guān)前〕。7、提單確認(rèn)。8、費(fèi)用確認(rèn)。9、預(yù)備結(jié)匯文件。商業(yè)發(fā)票、裝箱單、FORMA原產(chǎn)地證書：FORMAL/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需供給報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)展再加工。一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會(huì)