展開工作的基本方法

展開工作的基本方法主講人：

部門：辦公室

時間：二○一五年五月開展工作時應(yīng)具備的八種意識目標意識--順利開展工作的前提時間意識--工作效率的保證成本意識--防止工作中出現(xiàn)浪費的根本改善意識--不斷提升工作水平的途徑協(xié)調(diào)意識--順利開展團隊合作的基礎(chǔ)客戶意識--提升工作質(zhì)量的推動力品質(zhì)意識--工作效果和成果的保證人才培養(yǎng)意識--新生力量產(chǎn)生的原動力公司的期待有效開展、完成工作的前提個人能力提升的必備條件為什么要具備這些意識???ⅠⅡⅢ目標意識★理解工作目的★了解工作內(nèi)容★掌握工作流程★明確職責(zé)分擔¤為什么要做該項工作¤該項工作包括哪些具體任務(wù)¤完成該項工作需經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)或步驟，先后順序如何¤該項工作的分工情況如何順利開展工作的前提時間意識工作效率的保證★制定具體工作日程★確保工作按期完成★延期的預(yù)見和對應(yīng)¤提早制定合理具體的工作推進日程¤隨時確認工作開展進度（與日程進行核對）¤出現(xiàn)特殊情況（如接受臨時性工作）要立即與上司溝通，調(diào)整原定工作日程

成本意識防止工作中出現(xiàn)浪費的根本金錢、設(shè)備、耗材等有形成本的控制易

人力、動作、時間等無形成本的控制難無形成本的管理水平是衡量公司管理水平的重要標志之一，同時也制約著公司的生存與發(fā)展改善意識新課題水平時間軸確認改善改善確認新課題新課題改善確認持續(xù)上升改善是持續(xù)的、永無止境的！★在日常工作中培養(yǎng)問題意識，多問“為什么？”★發(fā)現(xiàn)問題后，勤于思考，

找出對策。課題設(shè)定不斷提升工作水平的途徑協(xié)調(diào)意識順利開展團隊合作的基礎(chǔ)內(nèi)部協(xié)調(diào)（組內(nèi)）外部協(xié)調(diào)（與其他部門）協(xié)調(diào)目標工作協(xié)調(diào)A組工作A組B組C組良好的協(xié)調(diào)共同的目標團隊合作更好地工作不斷提升的工作效果客戶意識提升工作質(zhì)量的推動力

牢記：后道工序是客戶目標:不給下一工序造成麻煩保證：本崗位工作的質(zhì)量提升：整體工作水平★所有我們提供服務(wù)的對象，都是我們的客戶！品質(zhì)意識工作效果和成果的保證

我們手中的

工作我們制造的

產(chǎn)品工作完成的質(zhì)量工作產(chǎn)生的效果決定工作品質(zhì)的提升需要我們堅持不懈的努力！人才培養(yǎng)意識新生力量產(chǎn)生的原動力有效的指導(dǎo)做給對方看讓其說說看讓其做做看讓其寫寫看說給對方聽寫給對方看將自己擁有的知識和經(jīng)驗傳授給別人的過程自身知識水平提升的過程高效工作方法

--PDCAP—Plan

D—Do

C—Check

A—Action1.根據(jù)部門的年度方針，設(shè)定工作課題2.根據(jù)工作目的、期限等5W2H信息，制定業(yè)務(wù)計劃3.針對上司委派的工作，考慮對策（根據(jù)情況可與上司商量),并在計劃中加以體現(xiàn)

明確工作的目的，優(yōu)先順序，整理實施項目P(Plan)★注：①合理的計劃可以使D,C,A有效率地進行

②日程要書面化、進程要可視化

D(Do)1.經(jīng)常有意識地回想工作目的，并且推進工作

2.隨時保持與相關(guān)部門的溝通

3.根據(jù)需要，中途向上司報告進展情況

4.如果情況有變，應(yīng)重新討論計劃

按照計劃確實執(zhí)行

C(Check)1.以最初制定的計劃為標準，進行效果評價

2.檢查實施過程是否完全按照日程進行對實施的效果進行評價及反省★注：如經(jīng)評價，發(fā)現(xiàn)未達到預(yù)期計劃，一定要找出真正的原因。

A(Action)1.報告給上司及相關(guān)人員

2.評價結(jié)果要反映到下次計劃中，以期改善，防止同樣錯誤

再次發(fā)生考慮更好的應(yīng)對策略，并使之貫徹執(zhí)行方針管理經(jīng)營環(huán)境年度方針部門年度方針分解組內(nèi)工作目標設(shè)定新課題分解公司部門各組向組員解釋和介紹公司、部門目標下屬自我設(shè)定目標與下屬進行目標商討確認、合成組內(nèi)日程如何制訂組內(nèi)工作日程制訂工作日程時應(yīng)注意什么制訂計劃日程時應(yīng)注意：

利用5W2H

工作的優(yōu)先順序

突發(fā)事件的處理程序

工作日程的制訂方法

如何通過匯報修訂工作計劃案例指導(dǎo)B組組長一天的工作：8:00－10:00

接待來訪客人10:00－10:10吸煙、休息10:30－11:30

參加會議11:40－11:50

私人電話12:00－13:00午餐和休息13:10－14:30

支援其他組員工作14:30－15:00與新員工談話15:00－15:10

吸煙、休息15:25－16:40

緊急工作對應(yīng)16:40－17:00制作一份明天就要提交

的方案突發(fā)事件的處理程序把握問題內(nèi)容討論臨時對應(yīng)、制訂對策、指示下屬開展對應(yīng)及時向上司匯報突發(fā)事件的內(nèi)容及對應(yīng)情況制訂改善計劃監(jiān)督實施改善確認日程管理中需考慮的問題★對曾經(jīng)出現(xiàn)的問題，要分析原因，明確解決對策，并使之反映到日程中★發(fā)現(xiàn)組員間的工作日程遵守差距，并給予適當提醒★實施項目有無增減★實施期間有無延長或縮短★是否需要增加或減少與上司、老員工進行協(xié)商的機會如何通過匯報修訂工作日程將組內(nèi)工作日程向上級匯報、確認根據(jù)上級委派任務(wù)的重要度、緊急度，適當調(diào)整組內(nèi)工作日程避免工作日程中出現(xiàn)任務(wù)過于集中或過于空閑的情況根據(jù)工作任務(wù)、育成計劃、組員的工作日程，選取合適的人選、調(diào)整組內(nèi)工作日程調(diào)整后的工作日程及時與上級商量、確認為什么要進行預(yù)算管理重點項目成本支出資源支持評估未來效益工作中節(jié)約成本改善經(jīng)營狀況降低風(fēng)險提高成功率企業(yè)發(fā)展全年的工作計劃預(yù)算管理的要點預(yù)算制作考慮要點：全年工作計劃公司預(yù)算承受能力預(yù)算準確性工作完成效果優(yōu)劣預(yù)算控制的考慮要點：按計劃及預(yù)算開展工作節(jié)約開支1.對部下的職責(zé)、能力、特性把握2.領(lǐng)會上司的育成計劃→根據(jù)上司的育成計劃安排OJT工作任務(wù)、推進個人培養(yǎng)計劃。育成計劃OJT是什么？OJT－OntheJobTraining

通過工作來鍛煉、提高能力工作分析參考人材培養(yǎng)計劃合適的人選委派工作選擇時間目的緊急度難度工作目的、內(nèi)容交給他的原因何時完成、匯報工作評價標準下屬制訂工作日程日程確認現(xiàn)狀把握、尋找差異下屬人才育成的流程廣義和狹義的團隊意識狹義：自己負責(zé)的組內(nèi)，班內(nèi)的團隊意識；廣義：前后工序及相關(guān)部門的團隊意識。積極培養(yǎng)廣義的團隊意識在開展工作中是必不可少的。組內(nèi)、班內(nèi)的團隊意識怎樣使1+1≥2團隊合作意識表率的作用交流·溝通相互依賴培養(yǎng)下屬團隊合作意識影響組員的思想、行為形成共同的目標一致的想法，避免沖突積極配合2如何找出差距與不足達成目標過程有問題過程沒有問題未達成目標工作確認

①客戶是否滿意②是否按日程完成③工作方向的正確性④成本⑤OJT學(xué)習(xí)情況

工作目標工作日程工作效果上司指令進行工作確認確認內(nèi)容確認依據(jù)日程未完成的對策

①努力程度不足→育成方向引導(dǎo)、督促②個人能力差距→OJT育成③工作量大、時間緊→組內(nèi)協(xié)力④工作難度大→指導(dǎo)⑤資源不足→緊急對應(yīng)、聯(lián)絡(luò)⑥其他部門→聯(lián)絡(luò)、協(xié)商是否按日程完成調(diào)查延誤的原因→對策工作方向不正確的對策

①理解部門方針②現(xiàn)狀把握③確認差異④調(diào)整工作目標理想基準目標現(xiàn)狀差異＝問題現(xiàn)實、現(xiàn)物把握現(xiàn)狀、確認差異確認日程遵守情況難度大、最優(yōu)先的工作重點檢查經(jīng)驗少、有困難的下屬兩倍的檢查一般性工作定期檢查工作開展的確認方法要求組員匯報：①做了什么②怎樣做的③以前與現(xiàn)在的對比④差異⑤改善計劃指導(dǎo)內(nèi)容：①必須完成工作的期限②達到要求的行動方案③工作中的優(yōu)點、不足④鼓勵下屬繼續(xù)努力工作怎樣激勵下屬怎樣激勵追查原因個人因素小組因素個人因素小組因素③安排適當措施或工作調(diào)整②溝通交流，消除心理障礙①指出工作上的問題及后果③拒絕遵從指令②不愿主動解決問