高效會議管理

高效會議管理

20120831張曉彤

講師簡介：張曉彤

（跟本課程相關(guān)的三個思考）教育背景：

英語 心理學(xué)工作背景：2年中學(xué)班主任10年外企1年民企現(xiàn)在：培訓(xùn)師咨詢顧問“客串”心理咨詢師琢磨新話題：1，80后90后員工的“管”和“理”2，心理解壓中的“壓”和“力”管理在“心”救火與火源精細(xì)化管理個性化管理

引子：關(guān)于會議管理的小科普自我檢查及行動計(jì)劃會議前會議面面觀-會議種類，成本等會議效率不高的原因及解決方案開會前的準(zhǔn)備

會議中會議管理“硬”技巧如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進(jìn)度如何處理會議中的“問題”員工如何處理與會者間的沖突如何避免團(tuán)體會議中的誤區(qū)如何達(dá)成決議—決策方式如何圓滿結(jié)束會議會議管理“軟”技巧-同理心，傾聽會議后會后跟進(jìn)會議評估管理者的10個角色人際關(guān)系類角色傀儡領(lǐng)導(dǎo)者聯(lián)絡(luò)員

信息類角色監(jiān)聽員傳播者發(fā)言人

決策類角色創(chuàng)業(yè)者對付麻煩者資源分配者談判者正式的權(quán)力和地位引子：關(guān)于會議管理的小科普會議管理時間管理項(xiàng)目管理壓力管理引子：關(guān)于會議管理的小科普緊急不緊急重要不重要重要緊急重要不緊急不重要不緊急不重要緊急

輕重緩急矩陣IMPORTANCEURGENCYAB1B2C時間管理在會議管理中的應(yīng)用舉例說明緊急不緊急重要不重要

干擾、電話某些信件、報(bào)告某些會議迫在眉睫的事符合別人期望的事

做計(jì)劃，長遠(yuǎn)規(guī)劃人際關(guān)系的建立準(zhǔn)備工作預(yù)防措施提升自己的能力抓住新機(jī)會

忙碌瑣碎的事廣告函件，郵件某些電話閑聊天找東西等人

緊急狀況迫切的問題限期完成的工作計(jì)劃好的會議AB1CB2每一個象限的結(jié)果？緊急不緊急重要不重要

短期行為重點(diǎn)可能出現(xiàn)危機(jī)看不到長遠(yuǎn)目標(biāo)覺得是犧牲者，失控人際關(guān)系淡漠或崩潰

遠(yuǎn)景，長遠(yuǎn)規(guī)劃生活工作平衡自律控制性強(qiáng)很少出現(xiàn)危機(jī)

完全無責(zé)任心失去工作事事依賴別人事事需要指示

壓力自我爆炸危機(jī)救火AB1B2C時間性壓力源工作過多缺乏控制遭遇性壓力源角色沖突問題沖突行為沖突情境性壓力源令人不適的工作 環(huán)境快速的變革預(yù)期性壓力源令人不快的預(yù)期擔(dān)憂壓力管理在會議管理中的應(yīng)用應(yīng)對壓力的3種基本技巧變革策略（enactivestrategy）

-消除或減弱壓力源主動策略（proactivestrategy）

-增強(qiáng)個人自身的彈力被動策略（reactivestrategy）

-學(xué)習(xí)暫時性的應(yīng)對方法會議前會議面面觀-會議種類，成本等會議效率不高的原因及解決方案開會前的準(zhǔn)備會議的意義會議的目的會議的種類會議成本計(jì)算會議面面觀

引子：關(guān)于會議管理的小科普會議的意義會議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)工作能力.

一夫當(dāng)關(guān)的英雄時代已過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.會議正是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式是一個集思廣益的渠道電子方式無法完全替代會議的目的-

為什么而開會？開展有效溝通咨詢傳達(dá)監(jiān)督員工工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)工作矛盾達(dá)成決議與解決工作問題決策與資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵團(tuán)隊(duì)士氣鞏固主管地位？-激勵某員工？按開會目的分固定的團(tuán)隊(duì)會議臨時處理突發(fā)事件的會議宣布人事安排,講解政策的會議當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議集思廣益的會議按人數(shù)分團(tuán)體會議1對1會議按開會方式分面對面會議 電話會議視頻會議會議的種類

什么樣的會議最難開？你的時間值多少？時間成本：參加會議的人數(shù)X（與會者的準(zhǔn)備時間+與會者的旅行時間）+會議秘書工作時間+會議服務(wù)人員工作時間如果時間成本不太直觀，則轉(zhuǎn)換成金錢成本：開會的時間成本X與會人員平均每小時的薪水直接的會議費(fèi)用=會議設(shè)施租用費(fèi)+會議場地費(fèi)+旅費(fèi)+食宿費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)效率損失：開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這可能造成公司整體管理效率的損失因不及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)會議成本計(jì)算我們公司的主管都不知道何時是開會的最好時機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開，或硬要安排在事務(wù)特多的周一開。許多主管對何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得我們疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)跟重要客戶或政府官員約好見面，根本不能出席，這使得討論很難進(jìn)行。而到場的人往往有不是跟議題最有直接關(guān)系的人，所以準(zhǔn)備也不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。因此會議就常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低。

現(xiàn)在這家公司是我任職過的第四家公司，我的工資一家一家增加，職位一點(diǎn)一點(diǎn)上升，可是開會的情況卻是家家相同，沒有因換公司而有所改善。所以我敢說，

大多數(shù)的公司會議都是有問題的，甚至是錯誤的。會議效率不高的原因及解決方案茫盲忙會議百態(tài)開會比較煩，比較煩：列出8-10點(diǎn)你認(rèn)為會議效率不高的原因挑出這些原因的輕重緩急，選出前3個你認(rèn)為最重要的原因會議效率不高的原因

離題？一言堂？主持人不會主持？時間拖太久？會議沒目標(biāo)？閑聊的太多？過多或者雜亂的開會資料？外部干擾太多？不茫然—事先建立會議規(guī)范時間，地點(diǎn)，開會對象，主持人技能，參會者技能，準(zhǔn)備工作，開會的原因，目的，結(jié)果不盲目—會議中講究科學(xué)方法主持人的科學(xué)方法與會者的科學(xué)方法不瞎忙—會后核查并進(jìn)行預(yù)防性管理找出會議效率不高前三個原因

逐個改善

高效會議的八大特征只在必要時才召集的好好籌劃過的擬訂和分發(fā)了議程表的遵守時間的一切按部就班的請了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席的作出評論和歸納的記錄所有決定，建議和負(fù)責(zé)人的建立會議規(guī)范開始?xì)g迎會議目的議程具體時間 安排規(guī)章制度議程1分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意

/做決定確認(rèn)行動總結(jié)23結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃固定的會議流程規(guī)范會議準(zhǔn)備一共多少正方形4個障礙影響了結(jié)果時間緊任務(wù)重沒準(zhǔn)備有壓力開會前的準(zhǔn)備工作高效率的會議在你宣布開始開會之前就開始了！Failuretoprepare,isthepreparationforFailure！準(zhǔn)備工作失敗了，就是準(zhǔn)備著失敗！Why:會議的目的What:討論的話題Who:參加者確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)備When:日期及開始/結(jié)束時間Where:地點(diǎn)及設(shè)備How:GroundRules規(guī)章制度：手機(jī)，準(zhǔn)時等其它：交通，住宿等

開會前的準(zhǔn)備工作--1H5W開會前的準(zhǔn)備工作 1．決定開會是否是一個最理想的辦法

2．決定你希望從會議中得到的成果

3．制定數(shù)量化的目標(biāo)

4．選擇參加會議的人

5．制定議程及選擇日期時間和地點(diǎn)

6．要求參加者準(zhǔn)備的資料

7．自己要準(zhǔn)備什么資料

8．決定策略

9．預(yù)計(jì)由誰去跟進(jìn)

10．委任秘書

開會前的準(zhǔn)備工作高效率的會議在你宣布開始開會之前就開始了！Failuretoprepare,isthepreparationforFailure！準(zhǔn)備工作失敗了，就是準(zhǔn)備著失??！李嘉誠：當(dāng)你提出困難時，你也應(yīng)該提出解決的方法

李嘉誠開會很快，要求45分鐘結(jié)束，這是因?yàn)樗蟠蠹冶仨毾茸龉φn。李嘉誠說：“我不喜歡人說些無聊的話。開會之前，我會預(yù)先幾天通知各人準(zhǔn)備有關(guān)資料。到開會時，他們已預(yù)備了所有的問題，而我自己也準(zhǔn)備妥當(dāng)了。”因?yàn)橛辛藴?zhǔn)備，才不會在開會時只說問題有這么棘手，而不去找應(yīng)付之道。需要開會嗎?不需要,如果:已經(jīng)按慣例每周聚會一次沒什么特別的事情要討論還有比開會更好的方法會議成本太大你是唯一做決策的人并且知道該怎么做的人(開會讓他人參與只能把問題搞亂)一定要開會,如果:必須把信息同時傳達(dá)給很多人要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評你給小組委派任務(wù)作為主持人，開會前需要思考

會議中會議管理“硬”技巧如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進(jìn)度如何處理會議中的“問題”員工如何處理與會者間的沖突如何避免團(tuán)體會議中的誤區(qū)如何達(dá)成決議—決策方式如何圓滿結(jié)束會議會議管理“軟”技巧-同理心；傾聽如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進(jìn)度如何處理會議中的“問題”員工如何處理與會者間的沖突如何避免團(tuán)體會議中的誤區(qū)如何達(dá)成決議—決策方式如何圓滿結(jié)束會議會議管理“硬”技巧定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡潔及有明確宗旨內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等程序：概觀會議進(jìn)行程序；提供跟討論有關(guān)的資訓(xùn)；規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計(jì)的意見如何做開場白介紹中說些什麼？KISS:KeepitShort&SimpleSTART開始: 問好SELF關(guān)于自己:

自我介紹SUBJECT主題:

“各位能從今天的會上聽到什麼？”O(jiān)BJECTIVE目標(biāo): 今天的會議目標(biāo)是---STRUCTURE結(jié)構(gòu):

我們將按照如下的結(jié)構(gòu)進(jìn)行---開場給與會者一個聽你說話的理由WIIFTWIIFTWhat'sInItForThem?100分鐘的會議誰往往是發(fā)言最多的人對議題較熟；地位高，聲音大；負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任100分鐘應(yīng)該怎樣分配？80%真正開會；15%同時沉默；5%搶著發(fā)言；如果100分鐘分給10個人，每人只講10分鐘；如果主持人滔滔不絕，其他人無機(jī)會盡量保證發(fā)言均等如何分配發(fā)言時間—20/80！語言你講得非常好，那你對XX問題怎么看？你講得非常好，旁邊這位怎么看？請用5分鐘時間說一下（一般會用幾分鐘？）非語言手勢姿勢眼神面部表情如何掌握議事進(jìn)度推諉責(zé)任！極好爭辯跑題頑固份子過分健談詢問你的觀點(diǎn)沉默不語發(fā)牢騷完全錯誤表達(dá)不清私下談話漫無邊際我愿意聊天我比你懂!如何處理會議中“問題”員工沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競爭(暴力)*回避*妥協(xié)*協(xié)作*遷就(適應(yīng))決斷---滿足自己的要求合作---滿足對方的要求如何處理與會者間的沖突處理沖突的大忌建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題（如要求幫助解決你自己的問題）當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達(dá)不愉快的情緒聽完陳述后就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題如何避免團(tuán)體會議討論中的誤區(qū)集一思考（團(tuán)體思維）是指在團(tuán)體內(nèi)部，人們在決策及思考問題時由于過分追求團(tuán)體的一致，從而導(dǎo)致團(tuán)體對問題的解決方案不能做出客觀及實(shí)際的評價(jià)的一種思維模式。產(chǎn)生的原因：1，達(dá)成一致時沒有考慮所有的信息；2，團(tuán)體有較高的凝聚力和強(qiáng)硬的領(lǐng)導(dǎo)者，成員的觀點(diǎn)難以有效地表達(dá)，觀點(diǎn)受到污染；3，來自規(guī)范性影響的從眾壓力使得成員同意最終的決策，而不是從內(nèi)心同意。團(tuán)體極化指通過團(tuán)體討論使得成員的決策傾向更趨極端的現(xiàn)象用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益率評估有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位如何達(dá)成決議摘自彼得得魯克“管理任務(wù)，職責(zé)及實(shí)踐1974做做看感覺與事實(shí)感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價(jià)值判斷,因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異。事實(shí)——即有具體，明確的訊息陳述,與實(shí)際所發(fā)生的事件相符。感覺與事實(shí)演練昨日九點(diǎn)過后,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)并要求鑒賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警玲大響，保安人員迅速趕至現(xiàn)場。判斷問題以下問題你認(rèn)為是事實(shí)者請打，為感覺者請打1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現(xiàn)。2.那個男人是強(qiáng)盜。3.此事件發(fā)生於昨晚九點(diǎn)過后。4.打開櫥窗的男人是店主。5.強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。6.有人打開櫥窗。7.要求鑒賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。8.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。9.強(qiáng)盜威脅店主并進(jìn)行搶劫。10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員三個角色。問題答案1.客人未指明是男女2.沒有明確的線索顯示是強(qiáng)盜。3.未指明是白天九點(diǎn)還是晚上九點(diǎn)4.沒有明確提出店主的性別5.沒有指明是強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)的物品6.7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的物品迅速逃走8.只說有寶石,沒有指明是金飾9.均沒有在文中提到過10.沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù)頭腦風(fēng)暴法德爾菲法易地思考法思路轉(zhuǎn)換法團(tuán)隊(duì)決策方法頭腦風(fēng)暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea分類IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea無拘無束提意見，追求數(shù)量將點(diǎn)子記在大家看得見的地方供大家參考/受啟發(fā)鼓勵結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想與會者不分職位高低，平等議事不允許在點(diǎn)子匯集階段評價(jià)或反駁別人的意見。在無拘無束、相互激蕩的情況下匯集的點(diǎn)子比一般方法多70%頭腦風(fēng)暴法（BRAINSTORMING）特點(diǎn)：讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專門的工作小組進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過信函進(jìn)行交流，避免面對面的討論帶來的消極影響1，由工作小組明確問題內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢解決問題的調(diào)查表2，將調(diào)查表寄給事先選定的專家，請他們提供解決問題的意見和思路，專家之間不溝通，相互保密3，處理這一輪征詢的意見，找出共同點(diǎn)和各種意見的統(tǒng)計(jì)分析情況4，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果反饋給專家，專家結(jié)合其他人的意見對自己的意見進(jìn)行修改，說明理由5，將修改過的意見進(jìn)行綜合處理后，再寄給專家，如此反復(fù)幾次，直到獲得較為滿意的答案德爾菲法—專家群體決策法特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事物的干擾，到另一個地方去專門研究一些問題參與決策的人員離開辦公室，到一個新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級界限及各類瑣事的干擾，利于暢所欲言，活躍思想，提出高水平的構(gòu)想，作出高水平的決策易地思考法就是有意識的變換常規(guī)的思維方法，從不同的角度、觀點(diǎn)甚至完全相反的方向來探索新的方案，通常人們總是覺得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個新的角度進(jìn)行審視，就會有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)這是突破舊的思維模式進(jìn)行變革的決策方法思路轉(zhuǎn)換法

權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策四種群體決策（見輔助資料）預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)時結(jié)束會議如何圓滿結(jié)束會議會議記錄會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會議記錄者的勝任素質(zhì)反應(yīng)敏捷？寫字快？記憶力強(qiáng)？組織能力強(qiáng)？傾聽能力強(qiáng)？總結(jié)能力強(qiáng)？對會議記錄的十大建議重要的會議應(yīng)錄音下來從而使整理會議記錄時有依據(jù)除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費(fèi)時間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。大多數(shù)會議都能指定一會議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外會議記錄者最好由與會者輪流擔(dān)任會議記錄者的筆記最好要流暢易于了解，同時不失真會議記錄者的責(zé)任還包括：要及時指出令人困惑的發(fā)言，請?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。適時做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤6，會議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達(dá)成的各種共識（要不厭其煩地向與會者確認(rèn)每個結(jié)論都無誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期7，會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。8，會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處使用列點(diǎn)或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點(diǎn)工作分派情形及完成日期記錄無誤通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）9，會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤部分10，將此份會議記錄發(fā)送給與會者拿到會議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己工作相關(guān)的信息做出標(biāo)記會議一下會議的過程，分析一下各個不同與會者對同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)考慮會議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案會議可能是新任務(wù)的開始，要考慮是否召開自己部門會議進(jìn)行動員和安排，并將會議精神貫徹進(jìn)下一步的工作中去。會議后會后跟進(jìn)會議評估會后跟進(jìn)--做為參會者請大家填寫會議評估表針對評估意見做出改進(jìn)措施聯(lián)絡(luò)缺席的同事詢問缺席的原因--如有需要，討論有關(guān)項(xiàng)目跟進(jìn)計(jì)劃，如有需要立刻召集另一次會議如有需要，找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行十分順利，取消下次會議，而用公文報(bào)告進(jìn)度，讓有關(guān)的人知道會議之后檢討得失會后跟進(jìn)--做為會議主持人會后跟進(jìn)備忘錄見樣本會議任務(wù)分派表單會議質(zhì)量評估表單如何取得效果任何技能只有不斷實(shí)踐，反復(fù)練習(xí)，成為習(xí)慣性的行為后才能產(chǎn)生應(yīng)有的效果?！拔抑罆h管理的技巧都非常好，我只是沒有時間去實(shí)踐這些技巧！我在開會！”習(xí)慣：逐漸養(yǎng)成的，一時不容易改變的行為，傾向。是對思維和性格的寫照。

引子：自我檢查及行動計(jì)劃會議前

會議中會議后祝你成功！你自己對自己負(fù)責(zé)！Wefirstmakeourhabits,thenourhabitsmakeus.先改變習(xí)慣，習(xí)慣改變行為！小游戲：預(yù)測好丈夫

哪個行為能告訴你：

這個男人有可能會是一個好丈夫英雄救美人，打走流氓一次一次送給心愛的女人999朵玫瑰抵抗美女誘惑三次女友生病6個月他還在照顧學(xué)法律的，能夠幫助將來的事業(yè)發(fā)展說話唱歌聲音動人善于給女同胞解壓