Excel2010培訓(xùn)教程及案例技巧

Excel操作指南一、界面介紹快速存取工具列功能頁次功能區(qū)工作表頁次標(biāo)簽工作表顯示比例工具Excel操作指南

隱藏與顯示“功能區(qū)”：如果覺得功能區(qū)占用太大的版面位置，可以將“功能區(qū)”隱藏起來。隱藏“功能區(qū)”的方法如下：目前“功能區(qū)”是完整顯示按下此鈕將“功能區(qū)”隱藏起來再按一下此鈕即可顯示功能區(qū)Excel操作指南

單元格與單元格位址

工作表內(nèi)的方格稱為“單元格”，我們所輸入的資料便是排放在一個(gè)個(gè)的單元格中。在工作表的上面有每一欄的“列標(biāo)題”A、B、C、…,左邊則有各列的行標(biāo)題1、2、3、…，將列標(biāo)題和行標(biāo)題組合起來，就是單元格的“位址”。例如工作表最左上角的單元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E欄的第3行單元格，其位址是E3。A1單元格E3單元格這是1行這是1列列標(biāo)題行標(biāo)題Excel操作指南切換至“視圖”頁次，再按下“窗口”區(qū)的“切換窗口”，即可從中選取工作簿。檔名前顯示打鉤符號(hào)，表示是目前所在的工作簿顯示Excel中所有已開啟的工作簿按一下即可切換至此工作簿二、創(chuàng)建工作簿及錄入資料Excel操作指南建立新文件及工作簿視窗的操作在單元格中輸入多行資料若想在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多行資料，可在換行時(shí)按下Alt+Enter鍵，將插入點(diǎn)移到下一行，便能在同一單元格中繼續(xù)輸入下一行資料。

在A2單元格中輸入“訂單”，然后按下Alt+Enter鍵，將插入點(diǎn)移到下一行。插入點(diǎn)移到第二行了其它單元格內(nèi)容請(qǐng)自行練習(xí)輸入單元格的行高會(huì)自動(dòng)調(diào)整如果要清除單元格的內(nèi)容，先選取欲清除的單元格，然后按下Delete鍵或者按下鼠標(biāo)右鍵，在彈出的對(duì)話框中選擇“清除內(nèi)容”。Excel操作指南

Excel會(huì)自動(dòng)判斷使用者輸入的資料型態(tài)，來決定資料的預(yù)設(shè)顯示方式，例如數(shù)字資料將會(huì)靠右對(duì)齊；文字資料則會(huì)考左對(duì)齊。若輸入的資料超過單元格寬度時(shí)，Excel將會(huì)改變資料的顯示方式。

當(dāng)單元格寬度不足顯示內(nèi)容時(shí)，數(shù)字資料會(huì)顯示成“###”,而文字資料則會(huì)由右邊相鄰的儲(chǔ)存格決定如何顯示。當(dāng)右鄰單元格有內(nèi)容時(shí)，文字資料會(huì)被截?cái)喈?dāng)右鄰單元格是空白時(shí)，文字資料會(huì)跨越到右邊單元格太窄，數(shù)字會(huì)顯示成#字資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度Excel操作指南單元格的選取方法選取多個(gè)單元格

在單元格內(nèi)按一個(gè)鼠標(biāo)左鍵，可選取該單元格；若要一次選取多個(gè)相鄰的單元格，將鼠標(biāo)指在欲選取范圍的的第一個(gè)單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵拉曳到欲選取范圍的最后一個(gè)單元格，最后再放開左鍵。

假設(shè)我們選取A2到D5這個(gè)范圍，選取的單元格范圍我們會(huì)以范圍做左上角及右下角的單元格位址來表示，如下圖選取的范圍即表示A2：D5。若要取消選取范圍，只要在工作表內(nèi)按下任一個(gè)單元格即可。先點(diǎn)選A2單元格按住鼠標(biāo)左鍵不放，拉曳至D5單元格Excel操作指南如果要選取多個(gè)不連續(xù)的單元格范圍，如B2：D2、A3:A5,先選取B2：D2范圍，然后按住Ctrl鍵，再選取第2個(gè)范圍A3：A5，選好后再放開Ctrl鍵，就可以同時(shí)選取多個(gè)單元格范圍了。

先選取B2：D2范圍按住Ctrl鍵后，再接著選取A3：A5Excel操作指南要選取整行或整列，在行編號(hào)或列編號(hào)上按一下：在此按一下，選取整個(gè)B列在此按一下，選取整個(gè)第4列

若要選取整張工作表，按下左上角的“全選按鈕”即可一次選取所有的單元格。按下“全選按鈕”可選取整張工作表Excel操作指南快速填滿相同的資料

當(dāng)你要將相同的內(nèi)容連續(xù)填入數(shù)個(gè)單元格，除了可復(fù)制／貼上單元格內(nèi)容外，更有效率的方法是利用自勤填滿功能來達(dá)成，此功能亦可建立日期、數(shù)列等具規(guī)則性的內(nèi)容，這部份我們將在下一節(jié)說明。

假設(shè)我們想建立以下的數(shù)據(jù)內(nèi)容，先來看看哪些可利用自動(dòng)填滿功能來快速輸入：可建立具規(guī)律變化的資料，詳細(xì)請(qǐng)參考下一節(jié)可為連續(xù)的儲(chǔ)存格填入相同的數(shù)據(jù)Excel操作指南

請(qǐng)開一份新的工作簿，首先練習(xí)操作步驟較單純的填滿功能，看看如何在B2：B6范圍內(nèi)填滿”業(yè)務(wù)部”。

先如圖輸入內(nèi)容，然后在B2單元格輸入”業(yè)務(wù)部”3個(gè)字，并維持單元格的選取狀態(tài)，然后將指標(biāo)移至粗框線的右下角，此時(shí)指標(biāo)會(huì)呈

+

狀：選取某個(gè)單元格或范圍時(shí)，其周圍會(huì)被粗框線圍住，右下角的小方塊稻為填滿控點(diǎn)

將指標(biāo)移到填滿控點(diǎn)上，按住左鈕不放向下拉至單元格B6，”業(yè)務(wù)部”2個(gè)字就會(huì)填滿B2：B6范圍了：指標(biāo)旁出現(xiàn)工具提示，顯示單元格將填入的資料自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕Excel操作指南

在剛才的操作中，數(shù)據(jù)自動(dòng)填滿B2：B6單元格后，B6單元格旁出現(xiàn)了一個(gè)自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕，按下此鈕可顯示下拉選單，讓你變更自動(dòng)填滿的方式：預(yù)設(shè)的填滿方式，即填入單元格的內(nèi)容與格式（如字型、顏色設(shè)定）若改選此項(xiàng)，只會(huì)填入單元格格式選此項(xiàng)表示只填入單元格內(nèi)容，但不要填入格式自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕的作用，可讓我們選擇是否要一并套用單元格的格式設(shè)定。不過，我們尚未設(shè)定格式，所以不用變更設(shè)定，當(dāng)你選取了其他單元格，并進(jìn)行編輯動(dòng)作后，自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕就會(huì)自動(dòng)消失。學(xué)會(huì)單元格的格式設(shè)定后，您就會(huì)感受到此鈕的便利之處了。Excel操作指南自動(dòng)建立等差、日期及等比數(shù)列首先要說明數(shù)列的類型，以便清楚知道哪些數(shù)列可由Excel的功能來自動(dòng)建立。Exccl可建立的數(shù)列類型有4種：等差級(jí)數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的差相等，例如：1、3、5、7…等比級(jí)數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的比值相等，例如：2、4、8、16…日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7…自動(dòng)填入：自動(dòng)填入數(shù)列是屬于不可計(jì)算的文字?jǐn)?shù)據(jù)，例如：一月、二月、三月…，星期一、星期二、星期三…等都是。Excel已將這類型文字?jǐn)?shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫，讓我們使用自動(dòng)填入數(shù)列時(shí)，就像使用一般數(shù)列一樣。以下就分別說明如何建立以上這4種數(shù)列。建立等差數(shù)列請(qǐng)接續(xù)上一節(jié)的練習(xí)，我們要在A2：A6單元格中，建立1、2、3、4、5的等差數(shù)列，請(qǐng)如下操作：在A2、A3單元格分別輸入1、2，并選取A2：A3范圍做為來源單元格，也就是要有兩個(gè)初始值（如1、2），這樣Excel才能判斷等差數(shù)列的間距值是多少。來源儲(chǔ)存格Excel操作指南將指針移到填滿控點(diǎn)上，按住鼠標(biāo)左鈕不放，向下拉曳至A6單元格：指針旁的數(shù)字表示目前到達(dá)的儲(chǔ)存格將填入的值參考指針旁的數(shù)字，當(dāng)建立到你要的數(shù)字后請(qǐng)放開滑鼠，等差數(shù)列就建立好了：建立數(shù)列后，自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕又再度出現(xiàn)了，而且下拉選單中的第1個(gè)項(xiàng)目略有不同：以復(fù)制數(shù)據(jù)的方式來填滿。就上例而言，A2：A6范圍會(huì)變成1、2、1、2、1此外，利用填滿控點(diǎn)還可以建立“項(xiàng)目1、專案3、專案5、專案7…”的文數(shù)字組合數(shù)列，只要在來源單元格輸入“項(xiàng)目1”、“專案3”，再拉曳填滿控點(diǎn)即可完成，你可以自行試試看。Excel操作指南建立日期數(shù)列再來試試建立日期的功能。請(qǐng)開啟一份新工作簿，假設(shè)我們要在Al：El建立一個(gè)日期數(shù)列，就可以在來源Al單元格中輸入起始日期，然后拉曳填滿控點(diǎn)至El單元格：1、輸入起始日期2、拉曳填滿控點(diǎn)至El儲(chǔ)存格即可建立由于我們建立的是日期數(shù)列，所以當(dāng)你按下自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕熙時(shí)，會(huì)看到多出幾個(gè)與日期有關(guān)的選項(xiàng)若改選此項(xiàng)，建立的日期數(shù)列會(huì)跳過星期六、日此為預(yù)設(shè)選項(xiàng)選此項(xiàng)，A1：El會(huì)填入，2012/1/1、2012/2/1…2012/5/1Excel操作指南建立文字?jǐn)?shù)列Excel還內(nèi)建許多常用的自動(dòng)填人數(shù)列，例如”甲、乙、丙、丁…”、”一月、二月、三月…”等，方便我們使用填滿控點(diǎn)快速完成輸入。如右圖操作，我們來練習(xí)在A3：Al0建立”甲、乙…辛”：拉曳至A10建立不同的自動(dòng)填入數(shù)列，自動(dòng)填滿選項(xiàng)鈕下拉選單中的項(xiàng)目也會(huì)隨數(shù)列的特性而有所不同。在A3輸入“甲”Excel操作指南建立等比數(shù)列不用按計(jì)算器，就能輕松建立等比數(shù)列等比數(shù)列無法像等差數(shù)列以拉曳填滿控點(diǎn)的方式來建立，我們實(shí)際來操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25、125…．的等比數(shù)列。在B3單元格中輸入5，按下圈圖鍵，接著選取B3：Bl0的范圍：切換到開始頁次，按下編輯區(qū)的填滿鈕，由下拉選單中選擇『數(shù)列』命令開啟數(shù)列交談窗：1、選擇此項(xiàng)，因?yàn)楦鶕?jù)步驟1選取的范圍，數(shù)列會(huì)產(chǎn)生在列2、選擇要建立的數(shù)列類型此欄可設(shè)定數(shù)列最后結(jié)束的數(shù)字，若未設(shè)定將延伸到選取范圍為止，此例為Bl0單元格3、輸入等比的數(shù)值按下確定鈕，等比數(shù)列就建立完成了：Excel操作指南工作表的操作插入與切換工作表目前使用中的工作表，頁次卷標(biāo)會(huì)呈白色，如果想要編輯其他工作表，只要按下該工作表的頁次標(biāo)簽，即可將它切換成作用工作表。一本工作簿預(yù)設(shè)有3張工作表，若不夠用時(shí)可以自行插入新的工作表。請(qǐng)開殷一份新工作簿，如下練習(xí)插入一張新的工作表：按下此鈕插入工作表插入的新工作表Excel操作指南為工作表重新命名雙按工作表1頁次卷標(biāo)，使其呈選取狀態(tài)：

Exccl會(huì)以工作表1、工作表2、工作表3…．為工作表命名，但這類名稱沒有意義，當(dāng)工作表數(shù)量多時(shí)，應(yīng)更改為有意義的名稱，以利辨識(shí)。假設(shè)我們要在工作表1輸入各項(xiàng)商品的銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)量，所以可以將它重新命名為”銷售數(shù)量”。輸入”銷售數(shù)量”再按下鍵，工作表就重新命名了。Excel操作指南設(shè)定頁次標(biāo)簽顏色除了可以更改工作表的名稱，頁次卷標(biāo)的顏色也可以個(gè)別設(shè)定，這樣看起來就更容易辨識(shí)了。例如我們要將”銷售數(shù)量”這個(gè)頁次卷標(biāo)改為紅色：在頁次卷標(biāo)上按下鼠標(biāo)右鈕選擇此命令選擇頁次卷標(biāo)的顏色設(shè)定好之后，”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標(biāo)會(huì)顯示紅色底線，那是因?yàn)椤变N售數(shù)量”是目前的作用工作表，若選取其他的工作表，就會(huì)看到”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標(biāo)正是剛才設(shè)定的紅色了：選擇此項(xiàng)，可回復(fù)頁次標(biāo)簽的默認(rèn)色彩Excel操作指南刪除工作表對(duì)于不再需要的工作表，可在工作表的頁次卷標(biāo)上按鼠標(biāo)右鈕執(zhí)行『刪除』命令將它刪除。若工作表中含有內(nèi)容，還出現(xiàn)提示交談窗請(qǐng)你確認(rèn)是否要?jiǎng)h除，避免誤刪了重要的工作表。Excel操作指南保存文件要儲(chǔ)存文件，請(qǐng)按下快速存取工具欄的保存文件鈕，如果是第一次存盤，會(huì)開啟另存新檔交談窗，讓你配置文件案儲(chǔ)存的相關(guān)信息。切換至保存文件的文件夾輸入文件名按下保存鈕當(dāng)你修改了工作簿的內(nèi)容，而再次按下保存文件鈕時(shí)，就會(huì)將修改后的工作簿直接儲(chǔ)存。若想要保留原來的文件，又要儲(chǔ)存新的修改內(nèi)容，請(qǐng)切換至文件頁次，按下另存新檔鈕，以另一個(gè)檔名來保存。Excel操作指南這里要特別提醒您，在儲(chǔ)存時(shí)預(yù)設(shè)會(huì)將存檔類型設(shè)定為Excel工作簿，擴(kuò)展名是*.xlsx的格式，不過此格式的文件無法在Exccl2000/XP/2003等版本開敔，若是需要在這些Exccl版本開殷工作簿，那么建議你將存檔類型設(shè)定為Excel97-2003工作簿：不過，將文件存成Excel97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在儲(chǔ)存時(shí)會(huì)顯示如右的交談窗，告知您將如何儲(chǔ)存這些部份：此交談窗的內(nèi)容，會(huì)隨您使用的新功能而顯示不同的處理方式。此例說明了儲(chǔ)存后圖形將無法編輯若按下繼續(xù)鈕儲(chǔ)存，日后開敔時(shí)可能發(fā)生圖表無法編輯，或內(nèi)容不完整的等問題，所以建議您一定要為文件先儲(chǔ)存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。Excel操作指南開啟舊文檔要重新開敔之前儲(chǔ)存的文件，請(qǐng)切換至文件頁次再按闊殿舊文件鈕，就會(huì)顯示開啟舊文件交談窗讓你選擇要開殷的文件了。若要想開啟最近編輯過的工作簿文件，則可按下文件頁次的最近鈕，其中會(huì)列出最近編輯過的文件，若有想要開啟的文件，按下文件名就會(huì)開啟了。下次忘記文件名、儲(chǔ)存位置時(shí)，可以到這里看看，或許需要的文件就列在其中Excel操作指南在單元格建立公式Excel的公式和一般數(shù)學(xué)公式差不多，數(shù)學(xué)公式的表示法為：若將這個(gè)公式改用Excel表示，則變成要在A3單元格中輸入：意思是Excel會(huì)將Al單元格的值十A2單元格的值，然后把結(jié)果顯示在A3單元格中。Excel操作指南三、公式與函數(shù)輸入公式輸入公式必須以等號(hào)“=”起首，例如=Al+A2，這樣Excel才知道我們輸入的是公式，而不是一般的文字?jǐn)?shù)據(jù)?，F(xiàn)在我們就來練習(xí)建立公式，請(qǐng)開殷范例文件Ch03-01，我們已在其中輸入了兩個(gè)學(xué)生的成績：

我們打算在E2單元格存放“王書桓的各科總分”，也就是要將“王書桓”的英文、生物、理化分?jǐn)?shù)加總起來，放到E2單元格中，因此將E2單元格的公式設(shè)計(jì)為“=B2十C2+D2”。請(qǐng)選定要輸入公式的E2單元格，并將指針移到數(shù)據(jù)編輯列中輸入等號(hào)”=”：函數(shù)方塊在此輸入“＝”Excel操作指南三、公式與函數(shù)接著輸入“=”之后的公式，請(qǐng)?jiān)趩卧馚2上單擊，Excel便會(huì)將B2輸入到數(shù)據(jù)編輯列中：此時(shí)B2被虛線框包圍住B2自動(dòng)輸入到公式中再輸入，"+"，然后選取C2單元格，繼續(xù)輸入，"+"，選取D2單元格，如此公式的內(nèi)容便輸入完成了：Excel操作指南最后按下數(shù)據(jù)編輯列上的翰入鈕或按下鍵，公式計(jì)算的結(jié)果馬上顯示在E2單元格中：數(shù)據(jù)編輯列會(huì)顯示公式單元格顯示公式計(jì)算的結(jié)果Tip:若想直接在單元格中查看公式，可按下+鍵鍵在

鍵的上方，在公式和計(jì)算結(jié)果間做切換。你也可以直接在E2儲(chǔ)存格中，以鍵盤直接輸入“=82十C2十D2”、再按下Enter鍵來輸入公式Excel操作指南相對(duì)參照位址與絕對(duì)參照位址相對(duì)與絕對(duì)參照的差異公式中會(huì)運(yùn)用到的地址有相對(duì)引用地址與絕對(duì)參照地址2種類型。相對(duì)引用地址的表示法例如：Bl、C4；而絕對(duì)參照地址的表示法，則須在單元格地址前面加上”$”符號(hào)，例如：$B$l、$C$4。假設(shè)你要前往某地，但不知道該怎么走，于是就向路人打聽。結(jié)果得知你現(xiàn)在的位置往前走，碰到第一個(gè)紅綠燈后右轉(zhuǎn)，再直走約100公尺就到了，這就是相對(duì)引用地址的概念。另外有人干脆將實(shí)際地址告訴你，假設(shè)為”中正路二段60號(hào)”，這就是絕對(duì)參照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不論你在什么地方，根據(jù)這個(gè)絕對(duì)參照地址，所找到的永遠(yuǎn)是同一個(gè)地點(diǎn)。將這兩者的特性套用在公式上，代表相對(duì)引用地址會(huì)隨著公式的位置而改變，而絕對(duì)參照位址則不管公式在什么地方，它永遠(yuǎn)指向同一個(gè)單元格。Excel操作指南實(shí)例說明底下我們以實(shí)例為你說明相對(duì)引用地址與絕對(duì)參照地址的使用方式。先選取D2單元格，在其中輸入公式”=B2十C2”并計(jì)算出結(jié)果，根據(jù)前面的說明，這是相對(duì)引用地址。以下我們要在D3單元格輸入絕對(duì)參照地址的公式=$B$3+$C$2。選取D3單元格，然后在數(shù)據(jù)編輯列中輸入”=B3”。按下鍵，B3會(huì)切換成$B$3的絕對(duì)參照地址：你也可以直接在資料編輯列中輸入"=$B$3"。Excel操作指南切換相對(duì)引用與絕對(duì)參照地址的快速鍵鍵可循序切換單元格地址的參照類型，每按一次

鍵，參照地址的類型就會(huì)改變，其切換結(jié)果如右：接著輸入“+C3”，再按下F4鍵將C3變成$C$3，最后按下鍵，公式就建立完成了：D3的公式內(nèi)容D2及D3的公式分別是由相對(duì)地址與絕對(duì)地址組成，但兩者的計(jì)算結(jié)果卻一樣。到底它們差別在哪里呢？選定D2：D3單元格，拉曳填滿控點(diǎn)到下一欄，將公式復(fù)制到E2：E3儲(chǔ)存格：計(jì)算結(jié)果不同了Excel操作指南相對(duì)地址公式D2的公式=B2+C2，使用了相對(duì)位址，表示要計(jì)算D2往左找兩個(gè)儲(chǔ)存格(B2、C2)的總和，因此當(dāng)公式復(fù)制到E2單元格后，便改成從E2往左找兩個(gè)儲(chǔ)存格相加，結(jié)果就變成C2和D2相加的結(jié)果：絕對(duì)地址公式D3的公式=$B$3十$C$3，使用了絕對(duì)位址，因此不管公式復(fù)制到哪里，Excel都是找出B3和C3的值來相加，所以D3和E3的結(jié)果都是一樣的：Excel操作指南混合參照如果在公式中同時(shí)使用相對(duì)引用與絕對(duì)參照，這種情形稱為混合參照，例如：這種公式在復(fù)制后，絕對(duì)參照的部份(如$Bl的$B)不會(huì)變動(dòng)，而相對(duì)引用的部份則會(huì)隨情況做調(diào)整。絕對(duì)參照相對(duì)參照絕對(duì)參照相對(duì)參照我們繼續(xù)做練習(xí)，請(qǐng)依照下列步驟將E3單元格中的公式改成混合參照公式=$B3+C3：雙按E3單元格，將插入點(diǎn)移至”=”之后，接著按兩次F4鍵，讓$B$3變成$B3。Excel操作指南將插入點(diǎn)移至“+”之后，按3次F4鍵將$C$3變成C3，最后按下enter鍵，公式便輸入完成。接著選定F3，分別拉曳填滿控點(diǎn)至F3及E4：E4單元格F3單元格B4單元格為0，C4單元格也為0B3維持1215，D3為2180Excel操作指南使用函數(shù)方塊輸入函數(shù)函數(shù)也是公式的一種，所以輸入函數(shù)時(shí)，也必須以等號(hào)“=”起首，假設(shè)我們要在B8單元格運(yùn)用SUM函數(shù)來計(jì)算班費(fèi)的總支出。首先選取存放計(jì)算結(jié)果的B8儲(chǔ)存格，并在數(shù)據(jù)編輯列中數(shù)入等號(hào)”=”接著按下函數(shù)方塊右側(cè)的下拉鈕，在列示窗中選取SUM，此時(shí)會(huì)開啟函數(shù)引數(shù)交談窗來協(xié)助我們輸入函數(shù)：選取SUM函數(shù)Excel操作指南函數(shù)的使用方法若按下此處，可取得函數(shù)的進(jìn)階說明TIP：函數(shù)方塊列示窗只會(huì)顯示最近用過的10個(gè)函數(shù)，若在函數(shù)方塊列示窗中找不到想要的函數(shù)，可選取其他函數(shù)項(xiàng)目開啟插入函數(shù)交談窗來尋找欲使用的函數(shù)（稍后說明）。這里會(huì)描述此函數(shù)的功能Excel操作指南再來就是要設(shè)定函數(shù)的自變量。先按下第一個(gè)自變量欄Number1右側(cè)的折迭鈕，將函數(shù)自變量交談窗收起來，再從工作表中選取B4：B6當(dāng)作自變量：按—下自變量欄右側(cè)的展開鈕，再度將函數(shù)自變量交談窗展開：選取B4：B6當(dāng)作自變量TIP：除了從工作表中選取單元格來設(shè)定自變量，你也可以直接在自變量欄中輸入自變量，省下折迭、展開函數(shù)引，數(shù)交談窗的痲煩。選取的范圍會(huì)被虛線框圍住函數(shù)自變量交談窗目前被折迭起來這里會(huì)顯示計(jì)算的結(jié)果Excel操作指南按下確定鈕，函數(shù)的計(jì)算結(jié)果就會(huì)顯示在B8單元格內(nèi)：剛才輸入的函數(shù)及公式計(jì)算結(jié)果Excel操作指南用自動(dòng)顯示的函數(shù)列表輸入函數(shù)若已經(jīng)知道要使用哪一個(gè)函數(shù)，或是函數(shù)的名稱很長，我們還有更方便的輸入方法。請(qǐng)直接在單元格內(nèi)輸入”=”．再輸入函數(shù)的第1個(gè)字母，例如”S”，單元格下方就會(huì)列出S開頭的函數(shù)，如果還沒出現(xiàn)要用的函數(shù)，再繼續(xù)輸入第2個(gè)字母，例如”U”，出現(xiàn)要用的函數(shù)后，用鼠標(biāo)雙按函數(shù)就會(huì)自動(dòng)輸入單元格了：

移動(dòng)箭頭鍵到函數(shù)上，會(huì)顯示函數(shù)的說明雙按函數(shù)可自動(dòng)輸入單元格TIP:若一直沒有出現(xiàn)函數(shù)列表，請(qǐng)切換到文件頁次再按下選項(xiàng)鈕，然后切換到公式頁次，確認(rèn)已勾選公式自動(dòng)完成選項(xiàng)。Excel操作指南利用“自動(dòng)求和”鈕快速輸入函數(shù)

在開始頁次編輯區(qū)有一個(gè)自動(dòng)加按鈕

，可讓我們快速輸入函數(shù)。例如當(dāng)我們選取B8單元格，并按下

鈕時(shí)，便會(huì)自動(dòng)插入SUM函數(shù)，且連自變量都自動(dòng)幫我們?cè)O(shè)定好了：只要按下enter鍵，就可以算出班費(fèi)的總支出了會(huì)自勤選取好函數(shù)引數(shù)，你也可以自行重新選取其他范圍這里會(huì)有函數(shù)的輸入格式提示除了加總功能之外，還提供數(shù)種常用的函數(shù)供我們選擇使用，只要按下

鈕旁邊的下拉鈕

，即可選擇要進(jìn)行的計(jì)算：可用來做這些運(yùn)算若選此項(xiàng)，會(huì)開啟插入函敷交談窗Excel操作指南開啟“插入函數(shù)”交談窗輸入需要的函數(shù)插入函數(shù)交談窗是Excel函數(shù)的大本營，當(dāng)你在函數(shù)方塊列示窗中找不到需要的函數(shù)時(shí)，就可從這里來輸入函數(shù)。現(xiàn)在我們要練習(xí)透過插入函數(shù)交談窗來輸入函數(shù)，列出面包店各家門市的營業(yè)額排名。請(qǐng)選取C4單元格，然后按下數(shù)據(jù)編輯列上的插入函數(shù)鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)編輯列自動(dòng)輸入等號(hào)”=”，并且開殷插入函數(shù)交談窗：可從這里選擇函數(shù)的類別，如財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、文字、日期及時(shí)間…等列出Excel所提供的函數(shù)按下此處可顯示目前所選取函數(shù)的使用說明函數(shù)的功能敘述Excel操作指南接著從插入函數(shù)交談窗中選取RANK.EQ函數(shù)，進(jìn)行門市營業(yè)額的排名：1、選擇統(tǒng)計(jì)類別若不知道Excel是否提供你所要的函數(shù)，也可在此欄輸入中、英文關(guān)鍵詞，再按下右側(cè)的開始鈕進(jìn)行搜尋2、選取此類別下的RANK.EO函數(shù)3按下確定鈕，開啟

函數(shù)引數(shù)交談窗開啟函數(shù)自變量交談窗后，如下圖輸入各自變量的內(nèi)容：在此輸入B42輸入要進(jìn)行排名的單元格范圍（在此我們要排名的范圍

是固定在B4：813之間，所以使用絕對(duì)參照地址）Excel操作指南按下確定鈕即可得到計(jì)算結(jié)果。計(jì)算出，惠城精城門市的營業(yè)額是所有門市的第3名請(qǐng)選取C4單元格，并拉曳其填滿控點(diǎn)到C13儲(chǔ)存格。計(jì)算出所有門市的營業(yè)額排名若想變更自變量設(shè)定，請(qǐng)選取函數(shù)所在的單元格，然后按下插入函數(shù)鈕

展開函數(shù)自變量交談窗來重新設(shè)定Excel操作指南函數(shù)綜合練習(xí)-獎(jiǎng)金發(fā)放作業(yè)學(xué)會(huì)插入函數(shù)之后，我們來做個(gè)綜合練習(xí)，讓你對(duì)函數(shù)有更進(jìn)一步的了解。假設(shè)我們要依年資來計(jì)算中秋節(jié)發(fā)放的獎(jiǎng)金，年資未滿1年的員工沒有獎(jiǎng)金，滿1年以上未滿3年則發(fā)放5，000元獎(jiǎng)金，滿3年以上則發(fā)給8，000元獎(jiǎng)金。如下圖所示：Excel操作指南首先要進(jìn)行年資的計(jì)算，請(qǐng)先選取D2儲(chǔ)存格，在此要使用DATEDIF這函數(shù)來計(jì)算兩個(gè)日期之間的年數(shù)、月數(shù)或天數(shù)，其格式如下：DATEDIF(開始日期，結(jié)束日期，差距參數(shù)單位）到職日獎(jiǎng)金基數(shù)基準(zhǔn)日（我們以這個(gè)日期為基準(zhǔn)，所以使用絕對(duì)參照位址）求算兩日期差距的整年數(shù)要使用“Y”參數(shù)在D2單元格中輸入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”，然后按EnterDATEIF的差距單位參數(shù)參數(shù)傳回的值"Y"兩日期差距的整年數(shù)，亦即‘滿幾年’"M"兩日期差距的整月敷，亦即’滿畿倜月”"D"兩日期差距的整日數(shù)，亦即‘滿畿天’"YM"兩日期之間的月數(shù)差距，忽略日期中的年和日"YD"兩日期之間的天數(shù)差距，忽略日期中的年"MD"兩日期之間的天數(shù)差距，忽略日期中的年和月Excel操作指南計(jì)算出”蔣文文”的年資后，請(qǐng)選取D2儲(chǔ)存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲(chǔ)存格，即可算出所有員工的年資。年資為0表示未滿一年計(jì)算出”蔣文文”的年資后，請(qǐng)選取D2儲(chǔ)存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲(chǔ)存格，即可算出所有員工的年資。計(jì)算出年資後，就可以依年資來計(jì)算獎(jiǎng)金，我們要用IF函數(shù)來判斷應(yīng)發(fā)放的獎(jiǎng)金。IF函數(shù)可判斷條件是否成立，如果所傳回的值為TRUE時(shí)，就執(zhí)行條件成立時(shí)的作業(yè)，反之則執(zhí)行條件不成立時(shí)的作業(yè)。Excel操作指南IF(判斷條件，條件成立時(shí)的作業(yè)，條件不成立時(shí)的作業(yè)）當(dāng)年資小于1年的條件成立，沒有獎(jiǎng)金當(dāng)年資小于3年的條件成立，獎(jiǎng)金為5000；若條件不成立，就是滿3年以上，獎(jiǎng)金為8000在E2單元格中輸入”=IF(D2<1,0,IF(D2<3,5000,8000))”Excel操作指南就是好蔣文文的獎(jiǎng)金后，請(qǐng)將E2單元格的填滿控點(diǎn)拉曳到E11單元格，即可算出所有人的獎(jiǎng)金。Excel操作指南不需輸入公式也能得知計(jì)算結(jié)果這一節(jié)要介紹一個(gè)超實(shí)用的自動(dòng)計(jì)算功能，讓你不需輸入任何公式或函數(shù)的情況下，也能快速得到運(yùn)算結(jié)果，其可計(jì)算的項(xiàng)目包括求和、平均值、最大值、最小值…等常用的類別。如右圖所示，只要選取E2：E11單元格，馬上就會(huì)在狀態(tài)欄看到計(jì)算結(jié)果：選取E2：E11范圍狀態(tài)列會(huì)自動(dòng)算出此次獎(jiǎng)金發(fā)放的總金額、平均值等計(jì)算結(jié)果Excel操作指南自動(dòng)計(jì)算功能不僅會(huì)計(jì)算總和、平均值、項(xiàng)目個(gè)敷，還可以計(jì)算最大值、最小值、數(shù)字計(jì)數(shù)等。若要燮更目前計(jì)算的項(xiàng)目，可如下操作：在狀態(tài)欄按右鍵選擇所要的計(jì)算功能，功能前顯示打勾符虢，表示含列在狀態(tài)列，此例請(qǐng)加選最大值、最小值2項(xiàng)可看出此次獎(jiǎng)金發(fā)放最少是0元，最都是8000元Excel操作指南復(fù)制單元格資料4-1-1利用工具鈕復(fù)制資料先來說明用工具鈕復(fù)制單元格數(shù)據(jù)的操作。如下所示范例，在這個(gè)范例中，一月份的總計(jì)已在G5單元格建立好了，公式為”=SUM(C5：F5)”。由于各月份總計(jì)欄的計(jì)算方法都是一樣的，因此我們要用復(fù)制、貼上的方法，將G5的公式復(fù)制到G9：Gll單元格，計(jì)算出四到六月的總計(jì)。Excel操作指南四、表格編輯接著選取要貼上的區(qū)域G9：GII．然后按下開始頁次剪貼簿區(qū)的貼上鈕將源數(shù)據(jù)貼上：來源資料被虛線框包圍按下此鈕計(jì)算出四到六月份的總計(jì)粘貼選項(xiàng)鈕，后面會(huì)介紹Excel操作指南

由于G5單元格的公式使用相對(duì)引用地址，因此復(fù)制到G9：Gll后，公式參照的位址會(huì)隨著位置調(diào)整，所以G9、Gl0及Gll的公式分別如下：數(shù)據(jù)復(fù)制到貼上區(qū)域后，源數(shù)據(jù)的虛線框仍然存在，所以可再選取其它要貼上的區(qū)域繼續(xù)復(fù)制。若復(fù)制工作已完成，請(qǐng)按下鍵或執(zhí)行其它命令來取消虛線框。利用鼠標(biāo)拉曳復(fù)制資料

我們也可以改用鼠標(biāo)拉曳的方式來復(fù)制單元格數(shù)據(jù)。在執(zhí)行移動(dòng)單元格的過程中，按住Ctrl鍵，在箭頭的右上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“+”號(hào)，這就可以完成對(duì)單元格的復(fù)制操作。Excel操作指南插入復(fù)制的資料選取源數(shù)據(jù)單元格A4，然后按下Ctrl+C鍵復(fù)制來源資料。選定目的單元格B4，切換到開始頁次再如圖操作：選擇此鈕選擇此項(xiàng)Excel操作指南原有的資料富益投信會(huì)往下移一格，而A4單元格的數(shù)據(jù)永勝科技會(huì)復(fù)制到B4單元格。按Esc鍵即可取消虛線框A4單元格的資料復(fù)制到B4原來B4資料往下移利用工具鈕搬移資料首先選取欲搬移的源數(shù)據(jù)A3：D3，然后切換到開始頁次，按下剪貼簿區(qū)的剪下鈕，剪下來源資料：被剪下的資料會(huì)出現(xiàn)虛線框選取貼上區(qū)域A5，然后按下剪貼簿區(qū)的貼上鈕，將源數(shù)據(jù)搬到選取的區(qū)域：資料被搬下來了Excel操作指南利用鼠標(biāo)拉曳搬移資料

用鼠標(biāo)拉曳的方式同樣也可以搬移數(shù)據(jù)。接續(xù)上例，我們要將單元格A2：D2的資料搬到第6列：選取單元格A2：D2，并將指標(biāo)移到粗框上（不要放在填滿控點(diǎn)上）拉曳至A6單元格后放開鼠標(biāo)Excel操作指南插入搬移資料若粘貼區(qū)域已存有數(shù)據(jù)，為了避免原有的數(shù)據(jù)被覆蓋掉，可改用插入的方式來貼上。請(qǐng)接續(xù)上例，假設(shè)”梁秀云”和”沈心慈”這兩組數(shù)據(jù)的位置要對(duì)調(diào)，我們就用插入搬移數(shù)據(jù)的方式來修正：選取欲搬移的范圍A6:D6，然后按下Ctrl+Shift鍵剪下資料。接著選取貼上區(qū)域A5，然后由儲(chǔ)存格區(qū)的插入鈕選擇貼上的方式：

資料已經(jīng)插入A5:D5,而原來的資料、往下移。Excel操作指南復(fù)制與搬移對(duì)公式的影響復(fù)制公式的注意事項(xiàng)

將公式復(fù)制到貼上區(qū)域后，Excel會(huì)自動(dòng)將貼上區(qū)域的公式調(diào)整為該區(qū)域相關(guān)的相對(duì)地址，因此如果復(fù)制的公式仍然要參照到原來的單元格地址，該公式應(yīng)該使用絕對(duì)地址。以下以范例進(jìn)行說明：B5單元格含有公式，用來計(jì)算上面3個(gè)單元格的總和將85復(fù)制到B6時(shí)，公式變成從B6往上找3個(gè)儲(chǔ)存格來做加總Excel操作指南

若搬移的單元格資料跟公式有關(guān)，請(qǐng)?zhí)貏e注意下列幾點(diǎn)：

假如搬移的是公式，則公式中的位址不會(huì)隨著粘貼區(qū)域的位址調(diào)整，所以公式仍然會(huì)參照到原來的單元格位址。搬移前公式搬移后公式按下Ctrl+X鍵剪下資料，再到B6單元格Excel操作指南若公式參照到單元格范圍，則僅搬移其中一儲(chǔ)存格的話，其公式參照的儲(chǔ)存格范圍不變：參照到B2：B4參照的范圍不變，而值改變了將B3單元格搬到E3單元格Excel操作指南若將參照的范圍整個(gè)搬移到別處，公式的參照會(huì)跟著調(diào)整到新地址：公式變了，但值沒變將B2:B4移到E2:E4如果公式參照到的單元格數(shù)據(jù)被移到其它單元格中，則公式會(huì)自動(dòng)跟著調(diào)整到新地址：搬移前公式內(nèi)容搬移后公式變了將C3單元格搬移到E3單元格Excel操作指南儲(chǔ)存格袒含有多種資料，例如用來建立公式的單元格，其內(nèi)就含有公式和計(jì)算的結(jié)果；而單元格也可以只包含單純的文字或數(shù)字資料…，逭些我們通稱為儲(chǔ)存格的屬性。選擇性粘貼上一復(fù)制單元格屬性復(fù)制單元格屬性

下面我們用實(shí)例來進(jìn)行練習(xí)。假設(shè)要將D2單元格的公式及值屬性，分別復(fù)制到E2及E3單元格：先選取來源資料儲(chǔ)存格D2，并切換到開始頁次，按下剪貼簿區(qū)的復(fù)制按鈕，這個(gè)動(dòng)作會(huì)復(fù)制D2的所有屬性。這個(gè)單元格具有公式與值兩個(gè)屬性Excel操作指南選取E2儲(chǔ)存格，然后按下粘貼鈕，即可看到數(shù)種儲(chǔ)存格屬性供你選擇：這些都是粘貼鈕可以選擇的單元格屬性從粘貼的下拉選單中選取公式，表示要粘貼公式屬性：公式復(fù)制過來了值會(huì)重新計(jì)算Excel操作指南接著選取E3儲(chǔ)存格，再次按下粘貼鈕，從選單中改選值，這次要貼上的是值這個(gè)屬性：只將值復(fù)制過來Excel操作指南由粘貼選項(xiàng)設(shè)定要帖上的單元格屬性將儲(chǔ)存格的屬性貼到目的儲(chǔ)存格之后，目的儲(chǔ)存格旁邊舍出現(xiàn)粘貼選項(xiàng)鈕

，若按下此鈕，可顯示選單來改邊所要粘貼的儲(chǔ)存格屬性：點(diǎn)擊此按鈕粘貼屬性Excel操作指南單元格的新增與刪除有時(shí)候舍在輸入資料的遇程中愛發(fā)現(xiàn)資料漏打，需要在現(xiàn)有的資料周穿插放入這些資料時(shí)，就需要先在工作表中插入空白列、行或儲(chǔ)存格，再到其中輸入資料：若有空白的儲(chǔ)存格，或用不到的內(nèi)容，則可將之刪除。新增與刪除整行、整列

新增列單擊要插入位置后面的列標(biāo)，選擇一列單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，或者選擇“開始”菜單里的插入按鈕。Excel操作指南新增行單擊要插入位置后面的行標(biāo)，選擇一行單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，或者選擇“開始”菜單里的插入按鈕。Excel操作指南刪除行、列在要?jiǎng)h除的行或列上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令即可。或者選擇“開始”菜單里的刪除按鈕。Excel操作指南新增與刪除空白單元格

新增空白單元格假設(shè)要在B2：D2插入3個(gè)空白單元格，則先選取要插入空白單元格的B2:D2切換至“開始”菜單的單元格區(qū)域下的插入按鈕，執(zhí)行插入單元格命令。Excel操作指南

刪除空白單元格

選取要?jiǎng)h除的單元格，比如B2：D2Excel操作指南切換至“開始”菜單的單元格區(qū)域下的刪除按鈕，執(zhí)行刪除單元格命令。Excel操作指南單元格的文字格式設(shè)定如果設(shè)定的封象是整個(gè)儲(chǔ)存格的文字，只要選取儲(chǔ)存格，或是選取儲(chǔ)存格范圍、整行、整列，再切換到開始頁次，按下字體區(qū)的工具鈕進(jìn)行設(shè)定，文字就會(huì)套用設(shè)定的格式了。此區(qū)域用來設(shè)定文字格式Excel操作指南數(shù)字資料的格式化工作表的數(shù)字資料，也許是一筆金額、一個(gè)數(shù)量或是銀行利率…等等，若能為數(shù)字加上貨幣符號(hào)”$”、百分比符號(hào)”%?！?，想必更能表達(dá)出它們的特性。直接輸入數(shù)字格式儲(chǔ)存格預(yù)設(shè)的數(shù)字格式通用格式，表示用哪一種格式輸入數(shù)字，數(shù)字就以該種格式顯示。如在Al儲(chǔ)存格中輸入”$123”：以后就算在Al儲(chǔ)存格中重新輸入其他敷字，Excel也會(huì)以貨幣格式來顯示。再次選取Al儲(chǔ)存格，然后輸入”4567”（不要輸入$符虢）：Excel操作指南以數(shù)值格式列示窗設(shè)定格式

例如想把“$4567”改成“$4567.00”，選擇“開始”菜單里數(shù)字區(qū)域，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)格式，選擇適合的數(shù)值格式。選擇此項(xiàng)Excel操作指南設(shè)定單元格的樣式如果覺得預(yù)設(shè)的一般樣式太單調(diào)，可先選取要變換樣式的單元格或范圍，再切換到開始頁次，在樣式去中按下單元格樣式鈕，從中選揮喜歡的樣式，節(jié)省自己設(shè)定各種格式的時(shí)間。選擇此按鈕也可以在此設(shè)定數(shù)字格式選擇喜歡的樣式Excel操作指南日期和時(shí)間的格式設(shè)定輸入日期與時(shí)間當(dāng)你在儲(chǔ)存格中輸入日期或時(shí)間資料時(shí)，必須以Excel能接受的格式輸入，才會(huì)被當(dāng)成是日期或時(shí)間，否則會(huì)被當(dāng)成文字資料。以下列舉Excel所能接受的日期與時(shí)間格式：Excel操作指南輸入單元格中的日期Excel判定的日期2010年12月1日2010/12/12010年12月1日2010/12/12010/12/12010/12/11-Dec-102010/12/112/12010/12/1(不輸入年份將視為當(dāng)年）1-DEC2010/12/1(不輸入年份將視為當(dāng)年）輸入單元格中的時(shí)間Excel判定的時(shí)間11:2011:20:00AM12:03AM12:02:00AM12時(shí)10分12:10:00PM12時(shí)10分30秒12:10:30PM上午8時(shí)50分08:50:00AM更改日期與時(shí)間的顯示方式

選中要更改日期格式的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，進(jìn)入數(shù)字選項(xiàng)。

如下圖所示，選擇要設(shè)定的日期格式。

更改時(shí)間的顯示方式和更改日期的方法類似。Excel操作指南日期格式Excel操作指南計(jì)算兩個(gè)日期間的天數(shù)如果想知道兩日期間的間隔天敷，或是兩時(shí)間所間隔的時(shí)數(shù)，可以建立公式來計(jì)算。間隔天數(shù)計(jì)算數(shù)天后的日期45天后的日期Excel操作指南設(shè)定資料對(duì)齊方式、方向與自動(dòng)換列功能設(shè)定單元格資料的水平及垂直對(duì)齊方式

要調(diào)整儲(chǔ)存格資料的對(duì)齊方式，最快的方法是選取儲(chǔ)存格，然後切換到開始頁次，按下對(duì)齊方式區(qū)的工具鈕來設(shè)定。設(shè)定垂直的對(duì)齊方式設(shè)定水平的對(duì)齊方式Excel操作指南設(shè)定文字的方向儲(chǔ)存格內(nèi)的資料預(yù)設(shè)是橫式走向，若字敷較多，儲(chǔ)存格寬度較窄，還可以設(shè)為直式文字，更特別的是可以將文字旋轉(zhuǎn)角度，將文字斜著放。

要改變字體的方向，先選中單元格，切換到開始菜單，在對(duì)齊方式區(qū)下選擇鈕。

也可以通過設(shè)置單元格格式里的對(duì)齊方式進(jìn)行設(shè)定。設(shè)定文字方向Excel操作指南讓單元格的文字能自動(dòng)換列先選中單元格，切換到開始菜單，在對(duì)齊方式區(qū)下選擇自動(dòng)換列鈕。選擇此按鈕Excel操作指南凍結(jié)拆分窗口當(dāng)凍結(jié)窗格時(shí)，可以選擇在工作表中滾動(dòng)時(shí)仍可見的特定行或列。其方法如下：要鎖定行，請(qǐng)選擇其下方要出現(xiàn)拆分的行。要鎖定列，請(qǐng)選擇其右側(cè)要出現(xiàn)拆分的列。要同時(shí)鎖定行和列，請(qǐng)單擊其下方和右側(cè)要出現(xiàn)拆分的單元格。點(diǎn)擊菜單欄“視圖”-“凍結(jié)拆分窗口”當(dāng)凍結(jié)窗格時(shí)，“凍結(jié)窗格”選項(xiàng)更改為“取消凍結(jié)窗格”，可以取消對(duì)行或列的鎖定。Excel操作指南拆分窗格以鎖定單獨(dú)工作表區(qū)域中的行或列：

指向垂直滾動(dòng)條頂端或水平滾動(dòng)條右端的拆分框。當(dāng)指針變?yōu)椴鸱种羔樆驎r(shí)，將拆分框向下或向左拖至所需的位置。要取消拆分，請(qǐng)雙擊分割窗格的拆分條的任何部分。垂直滾動(dòng)條拆分框水平滾動(dòng)條拆分框Excel操作指南數(shù)據(jù)有效性利用數(shù)據(jù)菜單中的有效性功能可以控制一個(gè)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)類型、范圍等，還可以快速、準(zhǔn)確地輸入一些數(shù)據(jù)。比如錄入身份證號(hào)碼、手機(jī)號(hào)這些數(shù)據(jù)長，數(shù)量多的數(shù)據(jù)，操作過程中容易出錯(cuò)，數(shù)據(jù)有效性可以幫助防止、避免錯(cuò)誤的發(fā)生。數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置方法如下：選定要輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域，如F列。Excel操作指南選擇菜單欄里的“數(shù)據(jù)”->“有效性“，打開數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，設(shè)置有效性條件為“文本長度”，選擇“數(shù)據(jù)”為“等于”，長度欄根據(jù)需要填寫，如身份證為“18”，手機(jī)號(hào)碼就填“11”，這樣在單元格填寫的號(hào)碼會(huì)以科學(xué)記數(shù)法的形式出現(xiàn)，要點(diǎn)擊“設(shè)置單元格式”->選擇“數(shù)據(jù)”中的文本。Excel操作指南通過數(shù)據(jù)有效性還可以設(shè)置下拉菜單選定要設(shè)定下拉菜單的列。選擇菜單欄里的“數(shù)據(jù)”->“有效性“，打開數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，設(shè)置有效性條件為“序列”，在“來源”里輸入要限制輸入的值，逗號(hào)輸入時(shí)要切換到英文輸入模式。Excel操作指南數(shù)據(jù)有效性還可以應(yīng)用于時(shí)間、日期、整數(shù)、小數(shù)等的檢查控制。數(shù)據(jù)有效性的出錯(cuò)信息數(shù)據(jù)有效性的出錯(cuò)信息包括“停止”，“警告”，“信息”。Excel操作指南圖表類型介紹

工作表中的數(shù)據(jù)若用圖表來表達(dá)，可讓數(shù)據(jù)更具體、更易于了解。Excel內(nèi)建了多達(dá)70余種的圖表樣式，你只要選擇適合的樣式，馬上就能制作出一張具專業(yè)水平的圖表。

請(qǐng)切換到插入頁次，在圖表區(qū)中即可看到內(nèi)建的圖表類型。按下各個(gè)圖表類型鈕，可開啟Excel內(nèi)建的圖表類型進(jìn)一步選擇副圖表類型，你可以參考5-5節(jié)的說明來更換Excel操作指南四、圖表編輯

以下我們就簡單為你說明幾種常見的圖表類型，當(dāng)你要建立圖表前，可以依自己的需求來選擇適當(dāng)?shù)膱D表。直條圖：柱形圖是最普遍使用的圖表類型，它很適合用來表現(xiàn)一段期間內(nèi)數(shù)量上的變化，或是比較不同項(xiàng)目之間的差異，各種項(xiàng)目放置于水平坐標(biāo)軸上，而其值則以垂直的長條顯示。例如各項(xiàng)產(chǎn)品在第一季每個(gè)月的銷售量：Excel操作指南折線圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)的連續(xù)數(shù)據(jù)，適合用來顯示相等間隔（每月、每季、每年…．）的資料趨勢。例如某公司想查看各分公司每一季的銷售狀況，就可以利用折線圖來顯示：Excel操作指南圓形圖：餅圖只能有一組數(shù)列數(shù)據(jù)，每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)都有唯一的色彩或是圖樣，餅圖適合用來表現(xiàn)各個(gè)項(xiàng)目在全體數(shù)據(jù)中所占的比率。例如底下我們要查看流行時(shí)尚雜志中賣得最好的是哪一本，就可以使用餅圖來表示：Excel操作指南橫條圖：可以顯示每個(gè)項(xiàng)目之間的比較情形，Y軸表示類別項(xiàng)目，X軸表示值，條形圖主要是強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)目之間的比較，不強(qiáng)調(diào)時(shí)間。例如你可以查看各地區(qū)的銷售額，或是像底下列出各項(xiàng)商品的人氣指數(shù)。Excel操作指南區(qū)域圖：強(qiáng)調(diào)一段時(shí)間的變動(dòng)程度，可由值看出不同時(shí)間或類別的趨勢。例如可用分區(qū)圖強(qiáng)調(diào)某個(gè)時(shí)間的利潤數(shù)據(jù)，或是某個(gè)地區(qū)的銷售成長狀況。底下以惠州近年來各縣市新生兒人口數(shù)為例來繪制分區(qū)圖。Excel操作指南散布圖：顯示2組或是多組資料數(shù)值之間的關(guān)聯(lián)。散布圖若包含2組坐標(biāo)軸，會(huì)在水平軸顯示一組數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，在垂直軸顯示另一組數(shù)據(jù)，圖表會(huì)將這些值合并成單一的數(shù)據(jù)點(diǎn)，并以不均勻間隔顯示這些值。散布圖通常用于科學(xué)、統(tǒng)計(jì)及工程數(shù)據(jù)，你也可以拿來做產(chǎn)品的比較，例如底下的冰熱兩種飲料會(huì)隨著氣溫變化而影響銷售量，氣溫愈高，冷飲的銷量愈好。Excel操作指南股票圖：股票圖顧名思義就是用在說明股價(jià)的波動(dòng)，例如你可以依序輸入成交量、開盤價(jià)、最高價(jià)、最低價(jià)、收盤價(jià)的數(shù)據(jù)，來當(dāng)做投資的趨勢分析圖。Excel操作指南環(huán)圈圖：與餅圖類似，不過環(huán)圈圖可以包含多個(gè)資料數(shù)列，而餅圖只能包含一組數(shù)列。例如右圖的例子，可以看出電器產(chǎn)品近三年的銷售狀況。Excel操作指南泡泡圖：泡泡圖和散布圖類似，不過泡泡圖是比較3組數(shù)值，其數(shù)據(jù)在工作表中是以欄進(jìn)行排列，水平軸的數(shù)值(X軸)在第一欄中，而對(duì)應(yīng)的垂直軸數(shù)值(Y軸)及泡泡大小值則列在相鄰的欄中。例如底下的例子，X軸代表產(chǎn)品的銷售量，Y軸代表產(chǎn)品的銷售額，而泡泡的大小則是廣告費(fèi)。Excel操作指南雷達(dá)圖：可以用來做多個(gè)資料數(shù)列的比較。例如右圖的例子，我們可以雷達(dá)圖來了解每位學(xué)生最擅長及最不擅長的科目。Excel操作指南建立圖表對(duì)象認(rèn)識(shí)Excel的圖表類型后，現(xiàn)在我們就以實(shí)際的例子來學(xué)學(xué)如何在工作表中建立圖表對(duì)象，將令人眼花的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成美觀、易于辨別高低趨勢變化的圖表，看起來也更為專業(yè)、有說服力！建立銷售圖

下面以房產(chǎn)銷售量為例子說明建立銷售圖。

如下圖，選取A3：E7范圍，切換到插入頁次，在圖表區(qū)中如下操作：Excel操作指南按下柱形圖按鈕選擇三維柱形圖下的三維簇狀柱形圖隨即在工作表中建立好圖表物件Excel操作指南若是修改了圖表的來源資料，圖表會(huì)自動(dòng)重新修正內(nèi)容，不需重新繪制圖表TIP：你也可以在選取源數(shù)據(jù)后，直接按下ALT十F1鍵，快速在工作表中建立圖表，不過所建立的圖表類型則是預(yù)設(shè)的柱形圖，如果你有自行修改過默認(rèn)的圖表類型，那么將以你設(shè)定的為主。Excel操作指南認(rèn)識(shí)"圖表工具"頁次

在建立圖表物件后，圖表會(huì)呈選取狀態(tài)，功能區(qū)還會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)圖表工具頁次，你可以在此頁次中進(jìn)行圖表的各項(xiàng)美化、編輯工作。圖表工具頁次圖表的周圍出現(xiàn)框線，表示圖表目前為選取狀態(tài)Excel操作指南將圖表建立在新工作表中

剛才建立的圖表對(duì)象和數(shù)據(jù)源放在同一個(gè)工作表中，最大的好處是可以對(duì)照數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，但若是圖表太大，反而容易遮住數(shù)據(jù)源，此時(shí)你可以將圖表單獨(dú)放在一份新的工作表中：請(qǐng)?jiān)谶x取圖表對(duì)象后（在圖表上單擊即可選?。袚Q到圖表工具頁次下的設(shè)計(jì)頁次，并按下移動(dòng)圖表鈕。選擇此鈕接著會(huì)開啟移動(dòng)圖表交談窗，讓你選擇圖表要建立在新工作表或是移動(dòng)到其他工作表中。選擇新工作表若拉下此列示窗，可選擇將圖表搬移到其他工作表中Excel操作指南

設(shè)定完成后，即可在Chart1工作表中看到圖表物件。TIP：要將圖表建立在獨(dú)立的工作表中，除了剛才所述的方法外，還有一個(gè)更簡單的方法，那就是在選取數(shù)據(jù)來源后，直接按下F11鍵，即可自動(dòng)將圖表建立在Chartl工作表中。

Excel操作指南調(diào)整圖表對(duì)象的位置及大小

移動(dòng)圖表的位置建立在工作表中的圖表對(duì)象，也許位置和大小都不是很理想，沒關(guān)系，只要稍加調(diào)整即可。直接拉曳圖表對(duì)象的外框，即可移動(dòng)圖表黑色框線代表圖表物件移動(dòng)后的新位置Excel操作指南調(diào)整圖表的大小如果圖表的內(nèi)容沒辦法完整顯示，或是覺得圖表太小看不清楚，你可以拉曳圖表對(duì)象周圍的控點(diǎn)來調(diào)整：拉曳圖表外框的控點(diǎn)可調(diào)整圖表的寬度或高度拉曳對(duì)角控點(diǎn)可同步調(diào)整寬、高Excel操作指南調(diào)整字型的大小如果調(diào)整過圖表的大小后，圖表中的文字變得太小或太大，那么你可以先選取要調(diào)整的文字，并切換到開始頁次，在字型區(qū)拉下字號(hào)列示窗來調(diào)整：在文字上按一下即可選定文字拉下字號(hào)列示窗，調(diào)整文字大小文字變大了Excel操作指南TIP：在字型區(qū)中除了可調(diào)整圖表中的文字大小，你還可以利用此區(qū)的工具鈕來修改文字的格式，例如加粗、斜體、更改字型顏色…等。調(diào)整文字大小，圖表也會(huì)自動(dòng)縮放大小，如果調(diào)整文字后，圖表反而變的不清楚，你可以利用剛才所教的方法，拉曳圖表對(duì)象的邊框，來調(diào)整圖表對(duì)象的大小。認(rèn)識(shí)圖表的組成項(xiàng)目從上面所建立的圖表中，我們可以發(fā)現(xiàn)圖表是由許多項(xiàng)目所組成，這一節(jié)我們就來認(rèn)識(shí)這些圖表的組成項(xiàng)目。不同的圖表類型其組成項(xiàng)目多少會(huì)有些差異，但大部份是相同的，底下我們以圖表來說明圖表的組成項(xiàng)目。Excel操作指南圖表標(biāo)題繪圖區(qū)格線圖例圖表區(qū)坐標(biāo)軸Excel操作指南

圖表區(qū)：指整個(gè)圖表及所涵蓋的所有項(xiàng)目。繪圖區(qū)：指圖表顯示的區(qū)域，包含圖形本身、類別名稱、坐標(biāo)軸等區(qū)域。繪圖區(qū)Excel操作指南圖例：辨識(shí)圖表中各組數(shù)據(jù)系列的說明。圖例內(nèi)還包括圖例項(xiàng)標(biāo)示、圖例項(xiàng)目。圖例項(xiàng)目是指與圖例符號(hào)對(duì)應(yīng)的資料數(shù)列名稱圖例項(xiàng)標(biāo)示代表數(shù)據(jù)系列的圖樣Excel操作指南座標(biāo)軸與網(wǎng)格線：平面圖表通常有兩個(gè)坐標(biāo)軸：X軸和Y軸；立體圖表上則有2個(gè)坐標(biāo)軸：X-Y和Z軸。但并不是每種圖表都有坐標(biāo)軸，例如餅圖就沒有坐標(biāo)軸。而由坐標(biāo)軸的刻度記號(hào)向上或向右延伸到整個(gè)繪圖區(qū)的直線便是所謂的網(wǎng)格線。顯示網(wǎng)格線比較容易察看圖表上數(shù)據(jù)點(diǎn)的實(shí)際數(shù)值。格線X軸通常為水平軸，包含類別Y軸通常是垂直軸，包含數(shù)值資料刻度符號(hào)Excel操作指南

圖表墻和圖表底板：圖表墻和圖表底板則是立體圖表所特有的。圖表底板（為了方便辨讖，我們替圖表底板填上色彩）圖表墻（為了方便辨識(shí)，我們替圖表墻填上色彩）Excel操作指南5-5變更圖表類型本章一開始我們就提過，不同的圖表類型，所表達(dá)的意義也不同。若是你覺得當(dāng)初建立圖表時(shí)所選擇的圖表類型不適合，該怎么辦呢？這一節(jié)我們先帶你了解一下選擇數(shù)據(jù)源范圍與圖表類型的關(guān)系，再告訴你如何替建立好的圖表更換圖表類型。每一種圖表類型都有自己的特色，而且繪制的方法也不盡相同，千萬別以為只要任意選取了一個(gè)數(shù)據(jù)范圍，就可以畫出各種圖表。例如，圓形圖只能表達(dá)一組數(shù)據(jù)系列，所以數(shù)據(jù)范圍應(yīng)該只包含一組數(shù)列。選取數(shù)據(jù)源范圍與圖表類型的關(guān)系Excel操作指南若要畫散布圖，由于此種圖表類型的X-Y軸都要是數(shù)值坐標(biāo)軸（沒有類別坐標(biāo)軸），所以選取的范圍至少包含兩組有互相影響關(guān)系的數(shù)值坐標(biāo)軸。畫雷達(dá)圖時(shí)，每個(gè)類別都會(huì)有自己的數(shù)值坐標(biāo)軸，所以數(shù)據(jù)范圍最好要包含多組類別，而且至少要超過3個(gè)。Excel操作指南因此在選取數(shù)據(jù)范圍時(shí)，你應(yīng)該先考慮到這個(gè)數(shù)據(jù)范圍要以什么樣的圖表類型來表達(dá)；或是先決定好要繪制哪一種類型的圖表，再來考慮數(shù)據(jù)的選取范圍。5-5-2更換成其他圖表類型當(dāng)圖表建立好以后，若覺得原先設(shè)定的圖表類型不恰當(dāng)，可在選取圖表后，切換到圖表工具／設(shè)計(jì)頁次，按下類型區(qū)的變更圖表類型鈕來更換。選取圖表切換到圈表工具／設(shè)計(jì)頁次，按下變更圖表類型鈕Excel操作指南由此區(qū)選擇要更換的圖表類型由此區(qū)選擇圖表的樣式按下確定鈕Excel操作指南5-6變更資料范圍在建立好圖表之后，才發(fā)現(xiàn)當(dāng)初選取的數(shù)據(jù)范圍錯(cuò)了，想改變圖表的數(shù)據(jù)源范圍，你可以如下操作，不必重新建立圖表。房產(chǎn)銷售量為范例而言，我們只需要一到三月的銷售量，而不需將第一季的總銷售量也繪制成圖表，所以要重新選取數(shù)據(jù)范圍。多選了第一季總銷量的數(shù)據(jù)Excel操作指南

請(qǐng)選取圖表對(duì)象后，切換到圖表工具／設(shè)計(jì)頁次，然后按下數(shù)據(jù)區(qū)的選取數(shù)據(jù)鈕，開啟選取數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)來源對(duì)話框來操作：選取第一季總量按下刪除鈕按下此鈕，可將交談窗縮小，到工作表中重新選取資料按下確定鈕后，圖表即會(huì)自動(dòng)依選取范圍重新繪圖。Excel操作指南只繪制一到三月的銷售量Excel操作指南改變圖表欄列方向：數(shù)據(jù)系列取得的方向有循欄及循列兩種，接下來我們要告訴你如何改變數(shù)據(jù)系列的取得方向。

接續(xù)剛才的范例，圖表的數(shù)據(jù)系列是來自列，如果我們想將數(shù)據(jù)系列改成從行取得，請(qǐng)選取圖表對(duì)象，然后切換到圖表工具／設(shè)計(jì)頁次，按下切換列／欄鈕即可。數(shù)據(jù)系列來自列數(shù)據(jù)系列來自行按下此鈕Excel操作指南利用“格式化條件”分析數(shù)據(jù)

當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)量一多，實(shí)在很難一眼辨識(shí)出數(shù)據(jù)高低或找出所需的項(xiàng)目，若我們想強(qiáng)調(diào)工作表中的某些資料，如：會(huì)計(jì)成績達(dá)到90分以上者、銷售額未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)者…，便可利用設(shè)定格式化的條件功能，自動(dòng)將數(shù)據(jù)套上特別的格式以利辨識(shí)。在設(shè)定格式化的條件功能中，具有許多種數(shù)據(jù)設(shè)定規(guī)則與視覺效果，請(qǐng)?jiān)陂_始頁次中按下定格式化的條件鈕：設(shè)定格式化的條件功能的各種資料規(guī)則每種規(guī)則中尚可選擇更細(xì)的設(shè)定條件Excel操作指南六、圖形數(shù)據(jù)化分析設(shè)定格式化的條件應(yīng)用之一：分析全班考試成績，標(biāo)示為黃色的是90分以上，標(biāo)示為紅色的則是不及格的成績，一眼就可以分辨出來以下我們將一一利用不同的范例，來練習(xí)套用設(shè)定格式化的條件功能的各種規(guī)則。Excel操作指南

實(shí)例1：分析考試成績用“大于”規(guī)則標(biāo)示90分以上的考試成績假設(shè)我們要找出90分以上的成績，看看考到高分的學(xué)生大約有多少，便可利用大于規(guī)則幫我們標(biāo)示出90分以上的成績。請(qǐng)選取B3：G15，然后切換到開始頁次，在樣式區(qū)按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『突出提示單元格規(guī)則／大于』命令：Excel操作指南執(zhí)行此命令Excel操作指南輸入89按下確定鈕選擇符合規(guī)則的儲(chǔ)存格要標(biāo)示的格式設(shè)定時(shí)工作表會(huì)實(shí)時(shí)預(yù)覽標(biāo)示的結(jié)果，將90分以上的成績都標(biāo)示出來Excel操作指南當(dāng)您在數(shù)據(jù)表中加入格式化條件后，若在選取的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)，又修改了數(shù)值，標(biāo)示的結(jié)果也會(huì)立即變更。原本的成續(xù)"88"未符合標(biāo)示條件修改成績?yōu)?90"之后按下Enter鍵，一符合條件便立即顯示標(biāo)示接著，可以利用相同的方法，執(zhí)行『突出提示單元格規(guī)則／小于』命令，練習(xí)將分?jǐn)?shù)小于60分的標(biāo)示為紅色；執(zhí)行『突出提示單元格規(guī)則／介于』命令，將介于75-89分的標(biāo)示為綠色，就可在工作表中一眼看出各成績的區(qū)間了：Excel操作指南標(biāo)示為黃色的是90分以上、紅色是不及格，綠色則是介于75-89分之間TIP:按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『突出提示單元格規(guī)則／等于』命令，則可標(biāo)示特定的數(shù)值。當(dāng)數(shù)據(jù)范圍內(nèi)設(shè)定了不同的條件規(guī)則后，就能以個(gè)別設(shè)定的標(biāo)記樣式來讓我們分辨特定的數(shù)據(jù)資料了。Excel操作指南

自定義條件規(guī)則的標(biāo)示格式當(dāng)我們按下設(shè)定格式化的條件鈕，選擇要執(zhí)行的命令后，您可以從默認(rèn)的格式項(xiàng)目中挑選要顯示的格式。除了使用默認(rèn)的項(xiàng)目外，您也可以選擇自定義格式項(xiàng)目，即可開歐單元格格式交談窗來自定義要使用的標(biāo)示格式：預(yù)設(shè)的標(biāo)示項(xiàng)目自定義標(biāo)示格式Excel操作指南

刪除格式化條件在工作表中加入格式化條件后，可視實(shí)際狀況取消不需要的格式化條件。首先選取含有格式化條件的單元格范圍（如上例中的B3：G15），按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『管理規(guī)則』命令，在開啟的交談窗中會(huì)列出該范圍已設(shè)定的所有條件規(guī)則，可讓我們進(jìn)行刪除：選取要?jiǎng)h除的條件按下此鈕刪除完成后選擇確定Excel操作指南若想一次刪除所有的條件，可在選取范圍后，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『清除規(guī)則』命令：此項(xiàng)可刪除選取范圍內(nèi)，所有已設(shè)定的條件若選擇此項(xiàng)則會(huì)刪除目前工作表中所有已設(shè)定的條件規(guī)則，不需事先選取范圍Excel操作指南實(shí)例2：分析書籍排行榜資料

以下再來練習(xí)不同的設(shè)定格式化的條件項(xiàng)目：Excel操作指南用"包含下列的文字"規(guī)則標(biāo)示相同出版社的項(xiàng)目包含下列的文字規(guī)則可幫我們找出某單元格范圍中，符合特定字符串或數(shù)值的數(shù)據(jù)。假設(shè)我們想查詢書籍排行榜中，某作者的書大約有多少本位于榜上。我們先選取要查詢的范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『突出提示單元格規(guī)則／包含下列的文字』命令：輸入作者名稱，在此輸入“三采”設(shè)定要標(biāo)示的格式按確定鈕Excel操作指南從標(biāo)示的結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)作者三采有不少書籍名列榜中Excel操作指南用發(fā)生日期查詢出版時(shí)間發(fā)生的日期規(guī)則，會(huì)幫我們標(biāo)示出符合某時(shí)間條件的單元格數(shù)據(jù)，例如我們想找出本月出版的書籍，便可選取書籍排行榜工作表范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『突出提示單元格規(guī)則／發(fā)生的日期』命令來做查詢：選擇要查詢的時(shí)間范圍，此處選擇這個(gè)月設(shè)定標(biāo)示的格式按確定Excel操作指南標(biāo)示出版日期在本月份的項(xiàng)目Excel操作指南利用重復(fù)的值標(biāo)示出暢銷作者重復(fù)的值規(guī)則可標(biāo)示出數(shù)據(jù)范圍內(nèi)，單元格數(shù)據(jù)有重復(fù)的項(xiàng)目。倘若我們想知道有哪些作者是排行榜的常客，就可以利用此規(guī)則來查詢，選取查詢的范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『突出提示單元格規(guī)則／重復(fù)的值』命令：若在此選擇唯一，則可標(biāo)示只出現(xiàn)過一次的名字選擇重復(fù)設(shè)定標(biāo)示的格式按確定標(biāo)示出重復(fù)出現(xiàn)在榜上的暢銷作家Excel操作指南實(shí)例3：查詢業(yè)務(wù)員業(yè)績以上示范的是格式化條件中，屬于突出提示儲(chǔ)存格規(guī)則分類的項(xiàng)目，我們接著再來進(jìn)行項(xiàng)目選取規(guī)則分類的示范。以銷售業(yè)績數(shù)據(jù)為例，我們要從一堆數(shù)據(jù)中找出業(yè)績優(yōu)秀與不佳的資料：用“值最大的10項(xiàng)"標(biāo)示名列前茅的業(yè)務(wù)成績項(xiàng)目選取規(guī)則可標(biāo)示出數(shù)據(jù)范圍內(nèi)，排行在最前面或最后面幾項(xiàng)的數(shù)據(jù)。倘若我們想了解每一季的業(yè)績中，業(yè)績位于前3名或是業(yè)績位于倒數(shù)3名的業(yè)務(wù)員，就可以利用此規(guī)則來查詢。請(qǐng)選取要查詢的范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『項(xiàng)目選取規(guī)則／值最大的10項(xiàng)』命令，先查詢第1季的前3名：Excel操作指南在此輸入3，表示要查詢前3名的數(shù)字選擇要標(biāo)示的格式列出第1季的前3名了按確定Excel操作指南可以用同樣的方法查出～4季的前3名Excel操作指南用“值最小的10項(xiàng)"標(biāo)示名列前茅的業(yè)務(wù)成績接續(xù)上列，請(qǐng)選取要查詢的范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『項(xiàng)目選取規(guī)則／值最小的10項(xiàng)』命令，來查詢倒數(shù)3名的業(yè)務(wù)成績：在此輸入3，表示要查詢前3名的數(shù)字選擇要標(biāo)示的格式列出第1季的倒數(shù)3名按確定Excel操作指南用"前100%“及"最后10%"規(guī)則標(biāo)示前30%或最后30%的業(yè)績也可以不以名次查詢業(yè)績，而是以業(yè)績高低百分比率標(biāo)示出業(yè)績好與業(yè)績壞的項(xiàng)目。我們使用相同的范例來操作，選取B3：B16范圍，清除此范圍先前設(shè)定的規(guī)則后，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行“項(xiàng)目選取規(guī)則／值最大的10%"，分別查出每一季位居前30%的業(yè)績：選擇要標(biāo)示的格式在此輸入30，表示要查詢列于前30%的項(xiàng)目Excel操作指南要再列出業(yè)績落在最后30%的項(xiàng)目，則按下設(shè)定格式化的條件鈕。執(zhí)行『項(xiàng)目選取規(guī)則／值最小的10%』命令進(jìn)行設(shè)定：將前面30%標(biāo)示為紅色，倒數(shù)30%標(biāo)示為綠色Excel操作指南用高于平均及低于平均規(guī)則找出高于或低于平均的業(yè)績選取查詢的范圍，清除格式化條件后，再按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『項(xiàng)目選取規(guī)則／高于平均值命令．選擇要標(biāo)示的格式Excel操作指南再執(zhí)行『項(xiàng)目選取規(guī)則／低于平均值』命令，使用不同的格式來標(biāo)示低于平均值的項(xiàng)目，就可以清楚分辨出每一季大家的業(yè)績好壞了：分別列出每一季業(yè)績高于平均（標(biāo)示為淺紅色填滿與深紅色文字）與低于平均（標(biāo)示為黃色填滿與深黃色文字），馬上就一目了然Excel操作指南實(shí)例4：用“數(shù)據(jù)橫條”規(guī)則標(biāo)示業(yè)績數(shù)據(jù)高低資料橫條會(huì)使用不同長度的色條，來顯示數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)，數(shù)字愈大色條愈長，反之，數(shù)字愈小則色條愈短。繼續(xù)以銷售業(yè)績工作表作為示例。請(qǐng)選取要查詢的范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『數(shù)據(jù)條』命令：從默認(rèn)的項(xiàng)目中，選擇要使用的顏色Excel操作指南實(shí)例5：用"色階"規(guī)則標(biāo)示DVD租借次數(shù)

色階規(guī)則會(huì)使用不同深淺或不同色系的色彩，來顯示數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)，例如數(shù)字較大的用深色表示，數(shù)字較小的用淺色表示。下面以DVD租借統(tǒng)計(jì)工作表作為示例，假設(shè)我們想知道哪些片子借出的次數(shù)最多，選取數(shù)據(jù)范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『色階』命令：點(diǎn)選要使用的色階項(xiàng)目Excel操作指南實(shí)例6：用"圖標(biāo)集"規(guī)則標(biāo)示學(xué)生成績圖標(biāo)集規(guī)則有17種圖標(biāo)類型，可在各數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)旁邊附注旗幟、燈號(hào)或箭頭等圖示。假設(shè)以三旗幟圖示

為例：綠色旗幟表示較高值，黃色旗幟表示中間值，紅色旗幟表示較低值。

下面以學(xué)生成績工作表進(jìn)行示例：選取數(shù)據(jù)范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行『圖標(biāo)集』命令點(diǎn)選要使用的圖示類型，此例選擇五箭號(hào)（彩色）項(xiàng)目Excel操作指南幫助快速了解數(shù)據(jù)的趨勢圖

迷你圖是Excel2010的新功能，可藉由放置在單元格中的微小圖表，以可視化的方式輔助了解數(shù)據(jù)的變化狀態(tài)，例如業(yè)績的起伏、價(jià)格的漲跌等。使用迷你圖的最大好處是可以放置于其數(shù)據(jù)附近，就近清楚了解數(shù)據(jù)的走勢與變化。

切換到插入頁次，在圖表區(qū)旁，我們可以看到Exccl新增的迷你圖鈕，按下此按鈕，可以選擇要繪制的迷你圖類型：可以建立折線圖、柱形圖以及盈虧三種迷你圖Excel操作指南例如我們將每月的收支記錄繪制成如下的折線圖：從走勢圖可看出飲食費(fèi)近來有逐漸攀升的趨勢用"折線圖"了解每一個(gè)業(yè)務(wù)的業(yè)績狀況下面繼續(xù)以銷售業(yè)績工作表，選取數(shù)據(jù)范圍，我們想要使用折線圖來了解一下趙一銘在本年度的業(yè)績走勢變化：Excel操作指南切換到插入頁次選擇折線圖按下此鈕，設(shè)定折線圈要放在哪個(gè)單元格這里顯示的是我們之前選取的單元格范圍Excel操作指南這里即會(huì)顯示出F3單元格的絕對(duì)位置按下此鈕完整顯示建立走勢圖對(duì)話框在工作表中點(diǎn)選F3單元格按下確定Excel操作指南F3單元格中便出現(xiàn)了此業(yè)務(wù)員一年來的銷售業(yè)績變化.

調(diào)整走勢圖的格式現(xiàn)在的折線圖不太方便辨識(shí)，所以需要再加入一些標(biāo)記，點(diǎn)選折線圖所在的儲(chǔ)存格，便會(huì)自動(dòng)切換到迷你圖工具的設(shè)計(jì)頁次，在功能區(qū)中看到折線圖相關(guān)的格式設(shè)定：Excel操作指南CDEFGABA:選取此項(xiàng)可以顯示所有數(shù)據(jù)標(biāo)記

B：選取此項(xiàng)可以顯示負(fù)值；

C：選取此項(xiàng)可以顯示最高值或最低值

D：選取首點(diǎn)或尾點(diǎn)項(xiàng)目，可以顯示第一個(gè)值或最后一個(gè)值

E:這里提供了許多折線的樣式圖供選取F：設(shè)定折線圖的色彩G：設(shè)定標(biāo)記的色彩Excel操作指南折線圖中便加入代表各季的標(biāo)記了

另外，由于走勢圖是內(nèi)嵌于單元格中的小圖表，所以我們還可以在單元格中輸入文字，然后使用走勢圖做為背景?？芍苯釉趦?chǔ)存格中加入文字Excel操作指南如果想要快速建立出其他業(yè)務(wù)員的業(yè)績迷你圖，可以直接拉曳迷你圖單元格的填滿控點(diǎn)到相鄰的單元格，快速為后來加入的數(shù)據(jù)列建立迷你圖。拉曳填滿控點(diǎn)到F16快速建立出其他業(yè)務(wù)員的折線走勢圖了Excel操作指南建立數(shù)據(jù)透視表

下面以籃球員的得分示例建立數(shù)據(jù)透視表姓名得分籃板助攻搶斷蓋帽喬丹35.56.56.52.11伯德28.78.73.21.51.5巴克利25.313.53.41.52.5約翰遜22.38.812.52.51馬龍28.112.32.11.72.6斯托克頓17.73.413.420.5

選擇“插入”里的數(shù)據(jù)透視表，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)透視表”，得到如下所示：Excel操作指南七、數(shù)據(jù)透視表

選取要顯示的字段Excel操作指南

得到如下圖所示的數(shù)據(jù)透視表Excel操作指南7-2插入切片器

選擇數(shù)據(jù)透視表工具下的選項(xiàng)，點(diǎn)擊插入切片器在彈出的“插入切片器”對(duì)話框中勾選“姓名”、“得分”和“助攻”三個(gè)選項(xiàng)。單擊“確定”按鈕。Excel操作指南Excel將創(chuàng)建3個(gè)切片器，如圖所示。通過切片器可以很直觀的篩選要查詢的數(shù)據(jù)。Excel操作指南7-3關(guān)閉切片器

單擊清楚篩選器按鈕或使用Alt+C鍵即可關(guān)閉切片器。如果要?jiǎng)h除切片器，選擇某個(gè)切片器，按Delete鍵即可。Excel操作指南預(yù)覽打印結(jié)果在打印作業(yè)表或固表之前，最好可以先在熒幕上檢查打印的結(jié)果，若發(fā)現(xiàn)有跨頁資料不完整、圓表被截?cái)嗟炔焕硐氲牡胤?，都可以立即修正，以?jié)省紙張及打印時(shí)間。

開啟“文件->打印”，可以在右邊窗口預(yù)覽打印的結(jié)果。由此設(shè)定打印選項(xiàng)此份工作比會(huì)打印的