GMP文件系統(tǒng)及文件的管理

文件系統(tǒng)及管理中國藥科大學(xué)GMP實訓(xùn)中心2023/2/11學(xué)習(xí)要點GMP文件管理的概念及目的如何制定企業(yè)的文件體系制藥企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類文件的編寫制藥企業(yè)記錄(憑證)類文件文件的示例

2023/2/12何小榮第一章概述

第一節(jié)概論文件的定義：《辭?！穼ξ募慕忉屖牵孩俟摹⑿偶?。如：保管好文件。②計算機的一個專業(yè)用名詞。A.若干相關(guān)的記錄構(gòu)成的集合。B.指磁盤、磁帶或卡片存貯的內(nèi)容。GMP的文件（document）又稱為軟件，制藥企業(yè)的文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理的書面標(biāo)準(zhǔn)和實施中記錄結(jié)果。貫穿藥品生產(chǎn)管理過程，連貫有序的系統(tǒng)文件稱為文件系統(tǒng)（documentsystim）。2023/2/13何小榮有關(guān)文件的幾個術(shù)語定義：規(guī)范（specification）:闡明要求的文件。規(guī)范可能與活動或產(chǎn)品有關(guān)（如產(chǎn)品規(guī)范，性能規(guī)范等）。指南（guideline）:闡明推薦或建議的文件。如：藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范實施指南質(zhì)量手冊（qualitymanual）：規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件。2023/2/14何小榮質(zhì)量計劃（qualityplan）:規(guī)定用于某一具體情況的質(zhì)量管理體系要素和資源的文件。注：要與質(zhì)量策劃相區(qū)分。記錄（record）：闡明所有取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)文件。注：質(zhì)量記錄一定要有可追溯性，并提供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。文件管理（documentmanagement）:指包括文件的設(shè)計、制定、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、執(zhí)行、歸檔以及文件變更等一系列過程的管理活動。2023/2/15何小榮執(zhí)行文件管理的目的：專家也是用幾個英文單詞來闡述的：Who誰來做？What做什么？When什么時間做？Where什么地方做？Why為什么要做？Whynot為什么不能做？How怎樣做？也是質(zhì)量管理的經(jīng)常用的管理方法2023/2/16何小榮總結(jié)出來的就是：文件系統(tǒng)從不同的側(cè)面規(guī)定了企業(yè)每個員工的崗位責(zé)任，規(guī)定了操作人員的操作程序；規(guī)定了物料從采購到成品形成及售后服務(wù)整個過程的要求：

企業(yè)的每位員（Who）工必須知道自己應(yīng)該做什么（What），怎樣去做（How），什么時候做（When），在什么地方做（Where），這樣做的依據(jù)是什么（WhyorWhynot），能達(dá)到什么樣的結(jié)果。2023/2/17何小榮2023/2/18何小榮2023/2/19何小榮我國GMP（2010年修訂）第八章文件共有34條本章的修訂目的建立完善文件管理系統(tǒng)，保證文件的權(quán)威性、系統(tǒng)性建立有效文件的管理流程，維護文件的有效性文件編制要保證文件內(nèi)容的適宜性、一致性設(shè)計相關(guān)配套的記錄文件，保證文件的執(zhí)行“有據(jù)可查”2023/2/110何小榮文件的具體要求：●質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)●處方與工藝規(guī)程●批生產(chǎn)記錄●包裝記錄●電子記錄●文件控制要求●記錄管理要求2023/2/111何小榮2023/2/112何小榮1、生產(chǎn)工藝規(guī)程、崗位操作法或標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程

生產(chǎn)工藝規(guī)程的內(nèi)容包括：品名，劑型，處方，生產(chǎn)工藝的操作要求，物料、中間產(chǎn)品、成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)參數(shù)及儲存注意事項，物料平衡的計算方法，成品容器、包裝材料的要求等。崗位操作法的內(nèi)容包括：生產(chǎn)操作方法和要點，重點操作的復(fù)核、復(fù)查，中間產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及控制，安全和勞動保護，設(shè)維修、清洗，異常情況處理和報告，工藝衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生等。2023/2/113何小榮標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程的內(nèi)容包括：題目、編號、制定人及制定日期、批準(zhǔn)人及批準(zhǔn)日期、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門，標(biāo)題及正文。2、批生產(chǎn)記錄

批生產(chǎn)記錄內(nèi)容包括：產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、操作者、復(fù)核者的簽名，有關(guān)操作與設(shè)備、相關(guān)生產(chǎn)階段的產(chǎn)品數(shù)量、物料平衡的計算、生產(chǎn)過程的控制記錄及特殊問題記錄。

2023/2/114何小榮1、藥品的申請和審批文件；2、物料、中間產(chǎn)品和成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其檢驗操作規(guī)程。3、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性考察；4、批檢驗記錄。2023/2/115何小榮制訂生產(chǎn)管理文件和質(zhì)量管理文件的要求：1、文件的標(biāo)題應(yīng)能清楚地說明文件的性質(zhì)。2、各類文件應(yīng)有便于識別其文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期。3、文件使用的語言應(yīng)確切、易懂。4、填寫數(shù)據(jù)時應(yīng)有足夠的空格。5、文件制定、審核和批準(zhǔn)的責(zé)任應(yīng)明確，并有負(fù)責(zé)人簽名。2023/2/116何小榮企業(yè)為什么要建立一個完整的文件系統(tǒng)？1、從企業(yè)管理的角度看，各類文件建立的目的是取代傳統(tǒng)的、以口授靠回憶形式來進(jìn)行管理的模式；2、是一種從人治到法治的變革。一切行為以文件為準(zhǔn)，所有文件按照GMP標(biāo)準(zhǔn)建立，從無到有，從不完善到完善；3、建立良好的文件系統(tǒng)有助于對企業(yè)員工進(jìn)行GMP培訓(xùn)，保持企業(yè)內(nèi)部良好的聯(lián)系，有助于GMP認(rèn)證工作的進(jìn)行；4、文件系統(tǒng)的建立和完善，促使企業(yè)實施規(guī)范化、科學(xué)化、法制化管理，促進(jìn)了企業(yè)的效益。2023/2/117何小榮建立一套完備的文件系統(tǒng)，它的好處在于：①行動可否進(jìn)行以文字為準(zhǔn)；②一個行動怎樣進(jìn)行只有一個標(biāo)準(zhǔn)；（唯一性）③可以避免語言上的差錯與誤解而造成的事故；④任何行動后均有文字記錄可查，為追究責(zé)任、改進(jìn)工作提供了依據(jù)。

（法制性）做你所寫的，寫你所做的，記錄你所做的2023/2/118何小榮建立文件體系的意義：1、藥品生產(chǎn)涉及的范圍很廣，但最主要的是要管好人和物。2、文件系統(tǒng)從不同的側(cè)面規(guī)定了每個人的崗位責(zé)任，規(guī)定了操作人員的操作程序，規(guī)定了物料從采購到成品形成后及售后服務(wù)整個過程的詳盡要求3、使企業(yè)上到負(fù)責(zé)人，下到每一操作工，知道自己應(yīng)該做什么，怎樣去做，什么時候在什么地方去做，這樣做的依據(jù)是什么，能達(dá)到什么結(jié)果。2023/2/119何小榮文件系統(tǒng)還制定了一旦產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題的補救措施，可追蹤責(zé)任者查清事故原因，有利于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。制藥企業(yè)建立完備的文件系統(tǒng)，不但可以避免因口頭傳達(dá)引起的失誤，而且能使管理走上程序化、規(guī)范化，使產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量有了切實保證。一切行為有法律，一切行為有記錄一切行為有監(jiān)控，一切行為有符合2023/2/120何小榮第二節(jié)文件的分類標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)工作標(biāo)準(zhǔn)記錄記錄憑證各種報告對重復(fù)性事實或概念作出的統(tǒng)一規(guī)定。沒有規(guī)矩，不成方圓是反映實際生產(chǎn)活動中執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)情況的實施結(jié)果。2023/2/121何小榮管理標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)機構(gòu)和人員職責(zé)1、生產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)，含如下項目。物料管理（原輔料、半成品、中間體、包裝材料、成品等）生產(chǎn)工序管理（包括無菌、特殊藥品生產(chǎn)工序等）；設(shè)備、器具管理；人員操作管理（包括人員培訓(xùn)等）。2023/2/122何小榮2、衛(wèi)生管理，含如下項目。廠房、設(shè)備、設(shè)施衛(wèi)生管理；操作人員衛(wèi)生管理。3、質(zhì)量管理，含下列項目。取樣管理（原輔料、半成品、中間體、包裝材料，成品等）；質(zhì)量檢驗結(jié)果評論方法。4、驗證管理，含下列項目。驗證工作基本程序；再驗證管理。2023/2/123何小榮技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是指在藥品生產(chǎn)技術(shù)活動中，由國家有關(guān)部門及企業(yè)頒布和指定的技術(shù)規(guī)范、準(zhǔn)則、規(guī)定、辦法、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和程序等書面要求。例如：產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品生產(chǎn)工藝規(guī)程和質(zhì)量檢驗規(guī)程等。產(chǎn)品工藝規(guī)程。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（原輔料、工藝用水、半成品、中間體、包裝材料、成品等）。其他（檢驗操作規(guī)程等）。2023/2/124何小榮工作標(biāo)準(zhǔn)是指企業(yè)內(nèi)部對每一項獨立的生產(chǎn)或管理活動所指定的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)程序等書面要求，或以人或人群的工作為對象，對其工作范圍、職責(zé)權(quán)限以及工作內(nèi)容考核所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、程序等書面要求。例如：各種崗位操作規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（SOP）等等。崗位責(zé)任制。崗位操作法（包括崗位SOP）。其他SOP，如設(shè)備校驗、清潔，人員更衣、環(huán)境監(jiān)測等。2023/2/125何小榮記錄類文件

主要是闡明結(jié)果或證據(jù)的文件。例如：崗位操作記錄、批生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品留樣檢驗記錄；表示物料、設(shè)備狀態(tài)的單、證、卡、牌等證明文件；藥品申請報告、各種工作報告、產(chǎn)品質(zhì)量分析報告等等。憑證是表示物料、物件、設(shè)備、房間等狀態(tài)的單、證、卡、牌等，如產(chǎn)品合格證、半成品交接單等。2023/2/126何小榮1、生產(chǎn)管理記錄物料管理記錄。批生產(chǎn)記錄（包括崗位操作記錄）。批包裝記錄。2、質(zhì)量管理記錄批質(zhì)量檢驗記錄（包括留樣觀察等）。其他記錄（包括質(zhì)量申訴、用戶訪問、退貨記錄、穩(wěn)定性試驗記錄、自檢記錄等）。3、監(jiān)測、維修、校驗使用記錄廠房。設(shè)備（包括儀器、儀表等）。設(shè)施。4、銷售記錄5、驗證記錄2023/2/127何小榮2023/2/128何小榮第三節(jié)文件的格式1、文件必須是經(jīng)正式打印的正式文件，不得使用手抄。2、文件應(yīng)有統(tǒng)一的格式，并制定成制度文件。今后新起草和修訂文件時必須服從。①表頭、基本格式；②版面設(shè)計、頁眉、頁腳；③標(biāo)題、正文的字體、字號、字行間距等全部要求。2023/2/129何小榮文件名稱

編號

編制者

審核者

批準(zhǔn)者

編制日期

審核日期

批準(zhǔn)日期

編制依據(jù)《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》98年版版本號

頒發(fā)部門

制作備份

分發(fā)部門

實施日期

目的：

范圍：

責(zé)任：

內(nèi)容：示例2023/2/130何小榮第四節(jié)文件的編碼1、編碼的原則1）系統(tǒng)性：統(tǒng)一分類和編碼，最好是按照文件系統(tǒng)來建立編碼系統(tǒng)。2）準(zhǔn)確性：文件與編碼一一對應(yīng)，做到一文一碼，一但文件撤銷，此文件編碼也隨之作廢，不得再次使用。3）可追蹤性：制訂編碼系統(tǒng)規(guī)定時，必須考慮到可隨時查詢文件的演變歷史。2023/2/131何小榮4）識別性：制定編碼系統(tǒng)規(guī)定時，必須考慮到其編碼能便于識別文件的文本和類別。5）穩(wěn)定性：文件編碼系統(tǒng)一但確定，不可輕易變動。6）相關(guān)一致性：文件一但經(jīng)過修訂，必須給予修訂號，使修訂文件有新的編碼，同時對其相關(guān)文件中出現(xiàn)的該文件編碼進(jìn)行修訂。

7）發(fā)展性：制訂編碼系統(tǒng)規(guī)定時，要考慮企業(yè)將來的發(fā)展及管理手段的改進(jìn)。2023/2/132何小榮2．文件編碼系統(tǒng)文件編碼由四個部分組成：文件類別------部門-------流水號-------版本號。

xxxxxxxxx

部門┄┄文件類別┄┄流水號┄┄版本號。

xxxxxxxxx2）每一部分由各自相應(yīng)的字母或數(shù)字代替。3）字母、數(shù)字的位數(shù)根據(jù)企業(yè)自身情況而定。2023/2/133何小榮文件起草部門代碼表舉例部門代碼部門代碼生產(chǎn)部01銷售部05質(zhì)量保證部02人力資源部06設(shè)備部03行政部07供應(yīng)部04辦公室082023/2/134何小榮文件類別代碼表舉例文件類別代碼文件類別代碼文件WJ驗證YZ機構(gòu)人員JG生產(chǎn)管理SC廠房與設(shè)施CF質(zhì)量管理ZL設(shè)備SB銷售XS物料WL投訴不良反應(yīng)TS衛(wèi)生WS自檢ZJ2023/2/135何小榮例如、TS-QS-1-06-00TS表示技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類型QS表示質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)類別1表示原料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分類06表示順序號00表示新文件（未修訂過的）2023/2/136何小榮文件編碼風(fēng)格一文件編碼風(fēng)格二2023/2/137何小榮第二章文件的制訂2023/2/1382023/2/139何小榮2023/2/140何小榮第一百五十三條文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、替換或撤銷、復(fù)制、保管和銷毀等應(yīng)當(dāng)按照操作規(guī)程管理，并有相應(yīng)的文件分發(fā)、撤銷、復(fù)制、銷毀記錄。第一百五十四條文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)均應(yīng)當(dāng)由適當(dāng)?shù)娜藛T簽名并注明日期。第一百五十五條文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明題目、種類、目的以及文件編號和版本號。文字應(yīng)當(dāng)確切、清晰、易懂，不能模棱兩可。2023/2/141何小榮一、制定機構(gòu)

在正常情況下，一般由文件頒發(fā)部門制訂文件，必要時，可由質(zhì)量管理部門協(xié)助制定。如果需要按照GMP要求制定或修訂較大量的文件時，可組建一個文件制定小組，該小組由總工程師或主管質(zhì)量的企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，某一部門牽頭，各有關(guān)部門組成。2023/2/142何小榮二、參與文件制定人員的要求1、起草人員（1）要經(jīng)GMP學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，了解、掌握GMP的要求。（2）要能熟悉本專業(yè)的技術(shù)和管理，實踐經(jīng)驗豐富。（3）要掌握文件撰寫基本要求。2023/2/143何小榮2、審核人員（1）經(jīng)GMP學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，掌握、熟悉GMP的要求。（2）熟悉本專業(yè)的技術(shù)要求和管理要求，敢于管理、善于協(xié)調(diào)。（3）掌握文件制定的要求。（4）有能力對文件的內(nèi)容和形式審查結(jié)果負(fù)責(zé)2023/2/144何小榮3、批準(zhǔn)人（1）經(jīng)GMP學(xué)習(xí)、培訓(xùn)及其他相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，熟悉GMP要求。（2）懂技術(shù)、懂管理、敢管理，勇于承擔(dān)責(zé)任。（3）具權(quán)威性，有平衡、協(xié)調(diào)能力。（4）具有產(chǎn)品質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)及持續(xù)改進(jìn)的觀念。（5）具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的概念和不斷提高管理水平的觀念。（6）有能力對批準(zhǔn)的文件負(fù)責(zé)。2023/2/145何小榮三、制定程序（起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、印制發(fā)放、保存、回收、銷毀）

1、文件的起草①由使用部門負(fù)責(zé)起草文件，文件的起草人可為主管、工段長或工藝員。起草時可與下屬員工進(jìn)行討論，聽取意見，總結(jié)后編寫。檢驗操作文件可由檢驗員起草。②編寫時應(yīng)明確最終那個崗位使用此文件。2023/2/146何小榮③文件的要求：標(biāo)題明確，能確切標(biāo)明文件的性質(zhì)。語言詳盡，數(shù)據(jù)可靠，保證技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件可以被正確理解和使用。內(nèi)容應(yīng)簡潔、易于理解。不得與藥事管理的相關(guān)法規(guī)相抵觸，與法定標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品批文有關(guān)的部分一致，不得修改和偏移。企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)原則上要高于國家法定標(biāo)準(zhǔn)。原輔料、中藥材、成品的名稱應(yīng)采用國家法定的通用名。文件中涉及到的單位應(yīng)采用國際標(biāo)準(zhǔn)計量單位。2023/2/147何小榮文件標(biāo)題、類型、目的、原則應(yīng)有清楚的陳述。文件內(nèi)容準(zhǔn)確，不可模棱兩可，可操作性要強。條理清楚，易理解，便于使用。文件如需記錄，應(yīng)有足夠空間。提倡實事求是，可借鑒別人先進(jìn)經(jīng)驗，但絕不能生搬硬套，一時難形成的文件，如某些SOP（標(biāo)準(zhǔn)操作程序）可待時機成熟后再定期完成，切記編文件是為了使用文件，不是形式主義，更不是擺花架子。2023/2/148何小榮美國cGMP材料中對制定文件時的要求能為公司的六大重要職能服務(wù)：（1）業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：確保員工始終如一地進(jìn)行同樣的工作。（2）工作指南：新學(xué)員的培訓(xùn)，指導(dǎo)企業(yè)全體怎樣去工作。（3）參考資料：能提供了所需要、節(jié)省時間的清單，以便每一步驟都能認(rèn)真遵循。（4）評審依據(jù)：采取什么樣的行動才能改善我們的業(yè)務(wù)工作。（5）監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)在審計、檢查員工的工作時，有相應(yīng)的書面規(guī)程提供標(biāo)準(zhǔn)來評價員工遵循的程度。（6）文件記錄：記錄員工業(yè)務(wù)工作的文件，對我們的成敗起關(guān)鍵作用。2023/2/149何小榮美國cGMP在文件編寫時的要求：（1）將所做的工作列成提綱（2）寫規(guī)程時要為讀者著想（3）應(yīng)用圖解來加強標(biāo)點符號（4）把書面規(guī)程放在一定的“包裝”內(nèi)工作列成提綱：即在工作前要知道自己應(yīng)該做什么事，將工作計劃羅列出來。2023/2/150何小榮標(biāo)點符號是寫作的一個重要部分必須應(yīng)用它來幫助讀者把詞匯組織成明確的概念沒有標(biāo)點符號讀者很難理解作者試圖交流的信息對標(biāo)點符號是否正確的真正考驗是讀者是否理解如果讀者得到一些圖像那么可以說我們已正確地做了標(biāo)點符號標(biāo)點符號的作用就是闡述信息“一幅圖解可以抵得上一千個詞匯”2023/2/151何小榮文件的“包裝”60磅土豆每袋10磅土豆的價格是89美分一袋，價格比市場價還低10美分標(biāo)志“土豆每袋89美分”每袋5磅，每袋59美分標(biāo)志“特價銷售——5磅一袋，每袋59美分，每位顧客限購兩袋”2023/2/152何小榮同樣，文件在包裝時也要注意以下幾點“包裝”：（1）書面設(shè)計：從標(biāo)題、出版日期、批準(zhǔn)情況等等（2）使用須知：說明您的規(guī)程組織情況（3）內(nèi)容目錄（4）索引（5）分線間隔（6）直觀的版面編排（7）材料的裝訂線2023/2/153何小榮2、文件的修訂①修訂的條件：法定標(biāo)準(zhǔn)或其他依據(jù)的文件更新版本導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)有所改變。新設(shè)備、新工藝、新工房的實施物料供應(yīng)商變更，認(rèn)為有必要修訂標(biāo)準(zhǔn)文件。產(chǎn)品用戶意見或回顧性驗證的結(jié)果說明應(yīng)修訂文件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件根據(jù)經(jīng)濟和技術(shù)水平的發(fā)展需要，每隔2～3年修訂一次。2023/2/154何小榮②修訂的程序修訂部門填寫文件修訂申請，寫明修訂文件名稱、編碼、修訂原因。經(jīng)質(zhì)量管理部門批準(zhǔn)。文件由起草人修訂，并文件修訂說明。及原文件的第幾項修為………；增加………等等。2023/2/155何小榮文件的修正和廢除的區(qū)別？修正為議價文件的題目不變，不論內(nèi)容改變多少均稱修正。廢除為文件的題目改變，內(nèi)容不論變中不變，原文件即稱廢除。改題后的文件應(yīng)按新文件程序進(jìn)行審批。部門申請人及職務(wù)部門經(jīng)理文件名稱：內(nèi)容：現(xiàn)修改為：理由：批準(zhǔn)人及意見：生效日期：技術(shù)文件修改申請表2023/2/156何小榮3、文件的審核①起草的文件和經(jīng)修訂的文件都需進(jìn)行審核。②審核人可為科長或車間主任。4、文件的批準(zhǔn)①文件只有經(jīng)過批準(zhǔn)方可生效。

②批準(zhǔn)人：質(zhì)量管理文件可由總經(jīng)理批準(zhǔn)，其他文件可由分管相應(yīng)部門的副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

③質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、批記錄（空白）、驗證文件等由質(zhì)量管理部門經(jīng)理批準(zhǔn)。2023/2/157何小榮①文件的印制應(yīng)由專人（檔案室人員）負(fù)責(zé)，其他人員不得隨意復(fù)印。②文件按分發(fā)部門復(fù)印相應(yīng)的份數(shù)，并使用專用復(fù)印紙或在復(fù)印好的文件上做標(biāo)記，以便能與私自復(fù)印的文件區(qū)分開。③發(fā)放時按要求發(fā)放，并應(yīng)履行簽發(fā)手續(xù)有文件發(fā)放記錄，發(fā)放人、接到人均需簽字。5、文件的印制發(fā)放2023/2/158何小榮6、文件的保存①不論是工作現(xiàn)場的文件還是存檔的文件都應(yīng)有專人妥善管理。借閱時需登記。

②存檔的文件應(yīng)有檔案室人員保存在符合檔案保存要求的房間內(nèi)。

③檔案室內(nèi)所有文件、資料、記錄應(yīng)分類存放。并有記錄。

④各部門每年將各自的新版文件、資料、記錄等收集整理后，送檔案室存檔。

⑤有有效期的產(chǎn)品的檢驗記錄、批記錄、銷售記錄等保存至有效期后一年即可銷毀，沒有有效期的產(chǎn)品的檢驗記錄、批記錄、銷售記錄等應(yīng)保存至少三年。2023/2/159何小榮7、文件的回收①新版文件發(fā)放同時，舊版文件及過時失效，應(yīng)立即回收。不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。②回收文件時，應(yīng)按文件發(fā)放記錄回收，一份也不能少。③回收文件時，應(yīng)履行簽發(fā)手續(xù)有文件回收記錄，回收人、交接人均需簽字。2023/2/160何小榮8、文件的銷毀①文件銷毀由專人負(fù)責(zé)。②除留一份備查外，舊版文件收集全后統(tǒng)一銷毀。③檢驗記錄、批記錄、銷售記錄等每年一次統(tǒng)一銷毀。④銷毀文件、記錄時應(yīng)有監(jiān)消人及銷毀記錄。2023/2/161何小榮四、制定時所須注意的幾個方面1、編制標(biāo)準(zhǔn)類文件的基本要求1）合法性：符合醫(yī)藥行業(yè)有關(guān)法律，法規(guī)、法令及GMP的要求，這是最基本的要求。2）可操作性：適合企業(yè)的實際情況，企業(yè)經(jīng)過努力可以達(dá)到的。3）規(guī)范性：文字用語要規(guī)范、簡明、確切、易懂，避免用含糊的詞，編寫順序有邏輯性。文件標(biāo)題應(yīng)能清楚地說明文件的性質(zhì)。2023/2/162何小榮4、統(tǒng)一性：表頭、術(shù)語、符號、代號、尺寸、打印字體，格式統(tǒng)一，文件與文件之間相關(guān)內(nèi)容統(tǒng)一。5、追蹤性：可反映文件變更的各個過程。6、改進(jìn)性：不斷完善、健全文件系統(tǒng)，定期對文件進(jìn)行復(fù)審、修訂。7、不牽連性：盡量避免文件互相牽連。2023/2/163何小榮2、設(shè)計記錄的注意點1、一致性：記錄的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)相一致，關(guān)鍵數(shù)據(jù)一定要在記錄中反映出來。2、合理性：根據(jù)填寫數(shù)據(jù)的字符數(shù)預(yù)留足夠位置；根據(jù)操作程序的先后，安排填寫數(shù)據(jù)。3、負(fù)責(zé)性：每項操作均需有操作者簽名，關(guān)鍵操作還應(yīng)有核對人簽名。4、明示性：管理標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)與記錄相結(jié)合。2023/2/164何小榮3、記錄的填寫要求記錄必須及時填寫，不能提前寫當(dāng)成備忘錄，也不能過后寫當(dāng)成回憶錄，更不能造假記錄。字跡整潔，不得使用鉛筆填寫。按內(nèi)容逐一填寫，不得空格、漏填。如無內(nèi)容時，用“/”表示。與前項相同的空格不得使用“同上、同前或、、”代替。不得撕毀。2023/2/165何小榮不得任意涂改。不得使用刀片、橡皮及涂改液進(jìn)行涂改，如確需更改時，在錯誤地方畫橫道，保持原字跡清晰可辨，并寫上正確的內(nèi)容及簽名。品名應(yīng)寫全稱，不得簡寫、或使用英文字頭等代替。人員簽名應(yīng)寫明全名，填寫日期應(yīng)注明年、月、日不得點點代替。數(shù)據(jù)的修約應(yīng)采用舍進(jìn)機會相同的修約原則，即“4”舍“6”入，“5”留雙。2023/2/166何小榮四舍六入五留雙四舍六入：所擬修約的數(shù)字中，其右面第一個數(shù)字小于或等于4時舍去；其其右面第一個數(shù)字大于或等于6時則進(jìn)1；所擬修約的數(shù)字中，其右面第一個數(shù)字等于5時：（1）5后（右邊）非0時應(yīng)進(jìn)1；（2）5后皆為0看奇偶：5前偶數(shù)應(yīng)舍去；5前奇數(shù)則進(jìn)1

例：下列數(shù)保留三位有效數(shù)字

2.235→2.242.225→2.222.205→2.202.2251→2.232.2349→2.232023/2/167何小榮生產(chǎn)管理文件2023/2/168第一百六十八條每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應(yīng)當(dāng)有經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)的工藝規(guī)程，不同藥品規(guī)格的每種包裝形式均應(yīng)當(dāng)有各自的包裝操作要求。工藝規(guī)程的制定應(yīng)當(dāng)以注冊批準(zhǔn)的工藝為依據(jù)。第一百六十九條工藝規(guī)程不得任意更改。如需更改，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的操作規(guī)程修訂、審核、批準(zhǔn)。第一百七十條制劑的工藝規(guī)程的內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)包括：（一）生產(chǎn)處方：1.產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品代碼；2.產(chǎn)品劑型、規(guī)格和批量；3.所用原輔料清單（包括生產(chǎn)過程中使用，但不在成品中出現(xiàn)的物料），闡明每一物料的指定名稱、代碼和用量；如原輔料的用量需要折算時，還應(yīng)當(dāng)說明計算方法。2023/2/169何小榮（二）生產(chǎn)操作要求：1.對生產(chǎn)場所和所用設(shè)備的說明（如操作間的位置和編號、潔凈度級別、必要的溫濕度要求、設(shè)備型號和編號等）；2.關(guān)鍵設(shè)備的準(zhǔn)備（如清洗、組裝、校準(zhǔn)、滅菌等）所采用的方法或相應(yīng)操作規(guī)程編號；3.詳細(xì)的生產(chǎn)步驟和工藝參數(shù)說明（如物料的核對、預(yù)處理、加入物料的順序、混合時間、溫度等）；4.所有中間控制方法及標(biāo)準(zhǔn)；5.預(yù)期的最終產(chǎn)量限度，必要時，還應(yīng)當(dāng)說明中間產(chǎn)品的產(chǎn)量限度，以及物料平衡的計算方法和限度；6.待包裝產(chǎn)品的貯存要求，包括容器、標(biāo)簽及特殊貯存條件；7.需要說明的注意事項。2023/2/170何小榮（三）包裝操作要求：1.以最終包裝容器中產(chǎn)品的數(shù)量、重量或體積表示的包裝形式；2.所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、類型以及與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的每一包裝材料的代碼；3.印刷包裝材料的實樣或復(fù)制品，并標(biāo)明產(chǎn)品批號、有效期打印位置；4.需要說明的注意事項，包括對生產(chǎn)區(qū)和設(shè)備進(jìn)行的檢查，在包裝操作開始前，確認(rèn)包裝生產(chǎn)線的清場已經(jīng)完成等；5.包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設(shè)備的注意事項、包裝材料使用前的核對；6.中間控制的詳細(xì)操作，包括取樣方法及標(biāo)準(zhǔn)；7.待包裝產(chǎn)品、印刷包裝材料的物料平衡計算方法和限度。2023/2/171何小榮一、生產(chǎn)工藝規(guī)程

內(nèi)涵：是指為生產(chǎn)一定數(shù)量成品所需起始原料和包裝材料的數(shù)量，以及工藝加工說明、注意事項，包括生產(chǎn)過程中控制的一個或一套文件，是下達(dá)生產(chǎn)指令的主要依據(jù)，具有產(chǎn)品專屬性。

制訂：由企業(yè)技術(shù)管理部門組織專業(yè)人員編寫，經(jīng)總工程師(或企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人)審核，企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后頒布執(zhí)行

修訂時間：一般不超過5年

編制的基本方法：原料藥：按每個產(chǎn)品制劑：按產(chǎn)品、劑型2023/2/172何小榮工藝規(guī)程制定程序2023/2/173何小榮制劑工藝規(guī)程①產(chǎn)品名稱、劑型、規(guī)格；②處方和依據(jù)；③生產(chǎn)工藝流程；④操作過程及工藝條件；⑤工藝衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生(包括對凈化級別要求)；⑥本產(chǎn)品工藝過程中所需的S0P名稱及要求；⑦原輔材料、中間產(chǎn)品和成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)參數(shù)及貯存注意事項；2023/2/174何小榮⑧中間產(chǎn)品的檢查方法及控制；⑨需要進(jìn)行驗證的關(guān)鍵工序及其工藝驗證的具體要求；⑩包裝要求、標(biāo)簽、說明書(附樣本)與產(chǎn)品貯存方法及有效期；⑩原輔材料的消耗定額、技術(shù)經(jīng)濟指標(biāo)、物料平衡以及各項指標(biāo)的計算方法；⑩設(shè)備一覽表、主要設(shè)備生產(chǎn)能力；⑩技術(shù)安全及勞動保護；⑩勞動組織與崗位定員；⑩附錄(常用理化常數(shù)、曲線、圖表、計算公式及換算表等)；⑩附頁(供修改時登記批準(zhǔn)日期、文號和內(nèi)容用)。2023/2/175何小榮片劑工藝程舉例注射劑工藝流程舉例2023/2/176何小榮二、崗位操作法是指經(jīng)批準(zhǔn)用以指示生產(chǎn)崗位的所有操作，包括設(shè)備、儀器、物料、產(chǎn)品等工作而制定的書面規(guī)定。

原料藥崗位操作法的內(nèi)容應(yīng)包括：①崗位操作法名稱；②編號、頒發(fā)部門、生效日期；③所屬產(chǎn)品名稱、崗位名稱；④本崗位化學(xué)反應(yīng)及副反應(yīng)；⑤原材料、上工段中間體名稱、規(guī)格、每批投入量及性能；⑥生產(chǎn)操作方法與要點(包括停、開車注意事項)；⑦重點操作的復(fù)核制度，以及防止混藥、差錯的注意事項；⑧工藝衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生，以及防止污染的注意事項；⑨主要設(shè)備或器具的名稱、規(guī)格要求以及其維護、使用與清洗；2023/2/177何小榮安全防火和勞動保護；異?，F(xiàn)象的報告及處理；中間體(本崗位制成品)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；度量衡器的檢查與校正；綜合利用與“三廢”治理；本崗位物料平衡及收率的指標(biāo)與計算；附錄(有關(guān)理化常數(shù)、計算公式、換算表等)；附頁(供修改時登記批準(zhǔn)日期、文號和內(nèi)容用)。2023/2/178何小榮壓片崗位操作法舉例注射劑崗位操作法舉例2023/2/179何小榮三、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程(SOP)：經(jīng)批準(zhǔn)用以指示操作的通用性文件或管理辦法。SOP包括生產(chǎn)操作、輔助操作以及管理操作規(guī)程(SMP)。2023/2/180何小榮

SOP主要內(nèi)容①操作名稱：②編號、頒發(fā)部門、生效日期；③所屬生產(chǎn)(或管理)部門、產(chǎn)品、崗位、適用范圍；④操作方法(或工作方法)及程序；⑤采用原輔材料(中間產(chǎn)品、包裝材料)的名稱、規(guī)格；⑥采用工器具的名稱、規(guī)格及用量；⑦操作人員；2023/2/181何小榮標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程制定程序2023/2/182何小榮壓片崗位標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程舉例注射劑崗位標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程舉例2023/2/183何小榮一、批生產(chǎn)記錄定義：是指每批藥品生產(chǎn)各工序全過程(包括質(zhì)量檢驗)的完整記錄作用：可全面反映產(chǎn)品工藝規(guī)程的執(zhí)行情況，且具有生產(chǎn)數(shù)量及質(zhì)量的可追溯性。批生產(chǎn)記錄的整理、審核與保管：①生產(chǎn)過程的各項記