檔案管理基礎(chǔ)(第4章-檔案的鑒定)

第四章檔案的鑒定“鑒”，古義為銅鏡，后又引申為查看、辨別的意思。章節(jié)概述

本章主要講述檔案價值鑒定工作的內(nèi)容、任務(wù)、意義以及鑒定的原則、方法與步驟。本章計劃分四個小節(jié)來逐步展開：第一節(jié)檔案鑒定工作的任務(wù)和意義第二節(jié)檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)第三節(jié)檔案鑒定工作制度和組織第四節(jié)檔案保管期限表鑒定工作的程序檔案價值鑒定工作通常分三個階段進(jìn)行，程序如下圖：文件歸檔鑒定劃定保管期限檔案價值復(fù)審銷毀無價值檔案到期復(fù)審移交復(fù)審第一節(jié)檔案鑒定工作的內(nèi)容、任務(wù)和意義

一、檔案鑒定工作的內(nèi)容和任務(wù)（一）檔案鑒定工作的內(nèi)容檔案的鑒定工作，就是鑒別和判斷檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理。它的具體內(nèi)容包括：

1.指定鑒定檔案價值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等；

2.具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限

3.揀出本無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)處理。

（一）文件歸檔鑒定對于處理完畢的文件所進(jìn)行的劃定歸檔范圍的工作。這項工作通常由單位的文書人員或秘書人員承擔(dān)。（二）劃定文件的保管期限同屬一個歸檔范圍的文件常具有不同的保管期限，為此，在確定歸檔范圍之后還需對文件劃定具體的保管期限。也是由文書人員或秘書人員來做。（三）檔案價值復(fù)審

1.到期復(fù)審

2.移交復(fù)審（四）銷毀無價值的檔案

（二）檔案鑒定工作的任務(wù)

1.通過鑒定檔案的保存價值，劃分保管期，確定庫藏成分，優(yōu)化庫藏檔案的質(zhì)量。

2.通過確定檔案的保存價值，為檔案館的收集與保管工作奠定基礎(chǔ)。二、檔案鑒定的意義（一）檔案鑒定是“去粗取精”，提高管理效益的科學(xué)措施（二）檔案鑒定是關(guān)系“檔案存亡”的一項非常嚴(yán)肅的工作鑒定工作與檔案管理中的其他業(yè)務(wù)工作相比，有其特殊性：1.預(yù)測性和主觀性。檔案鑒定工作，本質(zhì)上是人們在認(rèn)識檔案客觀屬性的基礎(chǔ)上，對檔案滿足未來社會利用需要的預(yù)測和評價，它是一種主觀性很強(qiáng)的認(rèn)識。鑒定人員雖然能夠在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，掌握檔案價值的評價標(biāo)準(zhǔn)，但總有某些隨意性，難以完全預(yù)測準(zhǔn)確。

2.決斷性和不可逆性。鑒定工作，是“決定檔案命運(yùn)”，關(guān)系檔案“生死存亡”的一項工作。如果錯誤地銷毀了有價值的檔案，就會造成無法挽回的損失；反之，保存大量無價值的檔案，也不利于檔案的科學(xué)管理和利用。因此，國際檔案界公認(rèn)，檔案鑒定工作可能是檔案工作中最為困難和最重要的一個環(huán)節(jié)。第二節(jié)鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)

一、決定檔案保存價值的因素檔案價值鑒定工作的主要著眼點，是挑選和確定哪些檔案需要保存和保存多長時間。檔案的保存價值，取決于兩方面的因素：（一）檔案自身的特點和狀況是決定檔案保存價值的基礎(chǔ)（二）社會利用需要是決定檔案保存價值的社會因素二、鑒定檔案的原則

原則：必須從黨和國家的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點，判定檔案的價值。（一）全面的觀點檔案鑒定工作原則中的全面觀點，包括以下三方面的含義:1.把檔案自身的特點和社會利用需求結(jié)合起來，全面評價檔案的價值。

2.全面聯(lián)系地分析相關(guān)文件和文件的各種因素。

3.全面地社會對檔案利用的需要。（二）歷史的觀點鑒定檔案的價值，尤其要把握檔案是歷史的記錄這一本質(zhì)屬性。因此，鑒定必須把檔案放在它所形成的歷史環(huán)境中，去具體分析檔案的內(nèi)容和形式以及檔案文件的相互關(guān)系，并結(jié)合現(xiàn)實需要判定檔案的價值。圖3：1966年全國通用伍市斤糧票圖1：1981年地方糧票圖2：1985年全國通用糧票（三）發(fā)展的觀點由于檔案的價值有時效性和擴(kuò)展性，現(xiàn)在有用的檔案，在未來可能沒有價值，現(xiàn)在尚未用上的檔案，將來可能有用。因此，判斷檔案的價值和作用，要有發(fā)展的眼光，既要看到當(dāng)前的作用，也要看到將來的需要。（四）效益的觀點就是檔案價值鑒定必須充分考慮檔案管理的成本，投入與檔案效益之間合理關(guān)系的思想。三、鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)檔案相對價值標(biāo)準(zhǔn)檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)檔案來源標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案來源標(biāo)準(zhǔn)檔案的來源，即檔案的形成者。鑒定檔案價值時，檔案來源特征的意義主要表現(xiàn)在三個方面：

1.它是作為國家各級檔案館確定檔案收集范圍的基本根據(jù)。

2.機(jī)關(guān)在鑒定檔案時，應(yīng)注意區(qū)分不同的作者。

3.在本機(jī)關(guān)制成的文件中，具體的撰寫者、制發(fā)機(jī)構(gòu)也對檔案價值產(chǎn)生影響。（二）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。對檔案內(nèi)容的分析，可著眼于以下四點：

1.檔案內(nèi)容的重要性。

2.檔案內(nèi)容的獨特性。

3.檔案內(nèi)容的時效性。

4.除上述三方面之外，對檔案內(nèi)容的真實性、完備性等也要加以考察，以準(zhǔn)確把握檔案內(nèi)容的價值。（三）檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)檔案的形式特征，是指文件的名稱、責(zé)任者、形成時間、載體形態(tài)、記錄方式等。

在某種情況下，檔案形式特征也可能對檔案價值產(chǎn)生影響：

1.文件的名稱。

2.文件形成時間。

3.文本形態(tài)。

4.文件的外形特點。（四）相對價值標(biāo)準(zhǔn)在一定的情況下，某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。適用檔案的相對價值標(biāo)準(zhǔn)的目的：為了有效控制檔案室（館）藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，達(dá)到優(yōu)質(zhì)精練。第三節(jié)檔案鑒定工作制度和組織一、檔案鑒定工作的制度根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容有如下三個方面：

（一）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)

1987年國家檔案局頒布《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》

（二）鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定，鑒定工作必須在機(jī)關(guān)辦公室主任的主持下，由檔案部門和業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行，結(jié)束后，應(yīng)提出鑒定報告。

（三）銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度二、檔案鑒定工作的組織方法（一）直接鑒定法它要求鑒定人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價值。一般以案卷為單位進(jìn)行的。（二）現(xiàn)行組織單位檔案價值的鑒定工作在現(xiàn)行組織單位內(nèi)，檔案價值的鑒定工作是由檔案室會同文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行的。一個單位的檔案鑒定工作通常分三個步驟：首先，在文件歸檔時，確定歸檔范圍，同時剔除

一部分沒有保存價值的文件，由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一二年后銷毀；二是對于歸檔的文件確定保管期限；三是到一定年限時進(jìn)行價值復(fù)審，永久保存檔案的復(fù)審?fù)ǔＴ谙驒n案館移交時進(jìn)行，長期或短期檔案的復(fù)審?fù)ǔＴ诒９芷跐M后進(jìn)行。三、檔案的銷毀（一）檔案銷毀清冊為了使領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)需要銷毀的檔案，必須編制“檔案銷毀清冊”，它是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。檔案銷毀清冊的項目包括：登記的順序號、案卷或文件的題名、起止日期、件號或案卷號、數(shù)量、原期限、銷毀原因、備注等。

還應(yīng)表明檔案館（室）名稱、全宗名稱及編制日期，并由檔案館或檔案室負(fù)責(zé)人簽名蓋章。檔案銷毀清冊應(yīng)按全宗分別編制，一式兩份，一份留存檔案館（室），一份送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)。（二）立檔單位和全宗簡要說明為了使審查人了解全宗情況，在送審清冊的同時，還要提供一份立檔單位和全宗的簡要說明。說明中應(yīng)指出立檔單位的成立、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、工作職能以及撤銷的簡要歷史。（三）檔案銷毀辦法送工廠作為原料；秘密檔案可自行焚毀或通過碎紙機(jī)粉碎。二人以上監(jiān)銷，在銷毀清冊上簽字。第四節(jié)檔案保管期限表

一、檔案保管期限表的定義和作用

1.定義：檔案保管期限表是用表冊的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件；它是檔案室（館）鑒定檔案價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

2.作用：（1）統(tǒng)一檔案鑒定人員的認(rèn)識，避免因個人認(rèn)識的局限性造成的誤判，保證鑒定工作的質(zhì)量和效率。（2）單位在文書立卷時可以依據(jù)檔案保管期限表，按照文件的不同價值組卷，并初步確定其保管期限。

（3）檔案室（館）可以依據(jù)檔案保管期限表對歸檔、移交和保管期滿的案卷進(jìn)行復(fù)審工作。二、檔案保管期限表的類型

1.通用檔案保管期限表：是由國家檔案行政管理機(jī)關(guān)編制的，供全國各類單位鑒定檔案時通用的保管期限表。其特點：一是通用性；二是依據(jù)性。

2.專門檔案保管期限表：是由國家檔案行政管理機(jī)關(guān)會同有關(guān)主管部門編制的，供各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位鑒定專門檔案時使用的檔案保管期限表。

3.同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表：是由主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)編制，供同一個系統(tǒng)內(nèi)各單位鑒定檔案價值使用的檔案保管期限表。4.同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表：是由檔案行政管理機(jī)關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)編制，供同類型機(jī)關(guān)如學(xué)校、醫(yī)院、政府機(jī)關(guān)等鑒定檔案價值時使用。

5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表：是由各機(jī)關(guān)自行編制，供本機(jī)關(guān)鑒定檔案價值時使用的檔案保管期限表。三、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表一般由順序號、條款、保管期限、附注以及說明等部分組成；其中條款和保管期限是最基本的項目。

1.順序號：固定條款位置，引用條款的代號。

2.條款：是一組類型相同的文件的名稱或標(biāo)題。3.