檔案管理流程

武漢愛(ài)思開(kāi)匯能賽洛燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司檔案管理流程公司的基本框架武漢總公司

人事中心財(cái)務(wù)中心企劃中心資金部會(huì)計(jì)部運(yùn)營(yíng)中心人事部總務(wù)部審計(jì)部企劃部法務(wù)部工程部設(shè)計(jì)部安全生產(chǎn)部市場(chǎng)部IT部運(yùn)營(yíng)中心武漢愛(ài)思開(kāi)匯能賽洛燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司檔案管理規(guī)則

（試行）1、總則

1.1、目的

為了加強(qiáng)我公司檔案工作的管理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求，擺脫檔案分散在各部門(mén)無(wú)序管理的狀態(tài)，充分發(fā)揮檔案在我公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)我公司實(shí)際情況和我國(guó)現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)的基本要求，并依據(jù)公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定本制度。

1.2、釋義及分類我公司的檔案主要是自公司成立以來(lái)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以各種載體形式真實(shí)記錄的總和。其中包括文書(shū)、工程、市場(chǎng)、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)、法律、設(shè)備、聲像、實(shí)物等門(mén)類的檔案。對(duì)各類檔案都要堅(jiān)持以集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、真實(shí)、安全、有效利用。

1.3、管理情況根據(jù)我公司的基本情況，現(xiàn)在公司全部檔案由公司人事中心總務(wù)部管理，檔案室設(shè)專職檔案員一人，主要負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。另外各個(gè)部門(mén)設(shè)立兼職檔案員一人，負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案收集和立卷工作。公司檔案室在總務(wù)部指導(dǎo)下獨(dú)立開(kāi)展工作，宣傳、貫徹檔案工作的法律法規(guī)，制定合理的檔案工作規(guī)章制度，并及時(shí)有效的提供檔案利用服務(wù)，并負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各子公司的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、檔案工作人員的崗位職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；印刷卷皮，建立必要的檢索工具。

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量；確定保管期限，做好檔案的鑒定工作，銷(xiāo)毀已經(jīng)過(guò)保存期的檔案。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，修復(fù)破損檔案，按規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行組卷。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格保守檔案機(jī)密每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)工作，維護(hù)檔案的完整與安全，做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等八防措施。

6、每年進(jìn)行一次檔案清理，做好文件索引，以便查找。

7、切實(shí)搞好對(duì)檔案保護(hù)的各項(xiàng)措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，按規(guī)定銷(xiāo)毀已過(guò)期無(wú)保存價(jià)值的檔案。

8、熱情接待檔案利用者的查詢、借閱工作，認(rèn)真做好檔案利用登記、利用效果的調(diào)查和統(tǒng)計(jì)，開(kāi)發(fā)檔案信息，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。

9、檔案工作之余可從事其他上級(jí)所交辦事務(wù)。3、檔案管理工作的流程

3.1、檔案接收工作流程給各部門(mén)下發(fā)檔案接收通知→移交準(zhǔn)備→審核驗(yàn)收→規(guī)范整理→移交→接收→辦理移交手續(xù)

1.下發(fā)接收檔案通知：明確檔案接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求后下發(fā)接收檔案通知。

2.移交準(zhǔn)備：各部門(mén)和各分（子）公司對(duì)應(yīng)移交檔案對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整改移交準(zhǔn)備

3.審核驗(yàn)收：總務(wù)部檔案工作人員到移交部門(mén)和各分（子）公司審核驗(yàn)收。

4.規(guī)范整理：移交部門(mén)和各分（子）公司按檔案室要求整理。

5.移交：移交部門(mén)和各分（子）公司將應(yīng)移交檔案及文件、案卷目錄、歸檔文件目錄移交檔案室。

6.接收：檔案室工作人員按案卷目錄、歸檔文件目錄清點(diǎn)移交檔案。

7.辦理移交手續(xù)：檔案室工作人員填制接收文件，雙方簽字蓋章辦理移交手續(xù)。

3.2、檔案接收工作制度

凡是集團(tuán)公司在工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各部門(mén)各子公司統(tǒng)一交到總務(wù)部檔案室進(jìn)行歸檔。多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，若各部門(mén)和各分子公司無(wú)條件裝訂，可做記號(hào)統(tǒng)一交總務(wù)部統(tǒng)一裝訂。永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。永久性檔案不允許有金屬釘子。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。移交的檔案可不裝入檔案盒，由總務(wù)部檔案室提供統(tǒng)一的檔案盒進(jìn)行裝盒。給個(gè)部門(mén)和各子公司擬定永久編號(hào)，按編號(hào)期限對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，一種保管期限排一個(gè)流水號(hào)。文件材料的排序要規(guī)范合理，便于日后查找利用。

采用統(tǒng)一分類法進(jìn)行分類，組卷后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、保管期限。歸檔文件目錄內(nèi)容要填寫(xiě)清楚完整，不得漏項(xiàng)，填寫(xiě)歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。每年年初，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向總務(wù)部檔案室移交。公司各部門(mén)以及各子公司各類檔案的歸檔范圍具體如下：

一、文書(shū)檔案

1、歸檔范圍（1）、行政管理類

a、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料

b、公司召開(kāi)會(huì)議的文件材料公司年度會(huì)議、重要的專業(yè)會(huì)議的通知、名單、議程、報(bào)告講話、決議、決定、記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等材料。半年工作會(huì)、一般專業(yè)會(huì)議的通知、報(bào)告、講話等材料。c、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定等材料。d、公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。年度、年度以上的半年的、重要專題的及部門(mén)年度總結(jié)部門(mén)半年總結(jié)e、公司年度（含年度以上的）發(fā)展規(guī)劃f、公司制定的規(guī)章制度公司章程、總經(jīng)理工作條例等一般的制度、辦法、規(guī)定等g、公司制發(fā)的文件材料方針、政策性、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的事務(wù)性、有參考價(jià)值的h、公司的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、分（子）公司的請(qǐng)示與批復(fù)政策性、重要問(wèn)題的一般事務(wù)性的i、公司簽訂的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等材料重要的或設(shè)計(jì)較大資金額度的有效期不超過(guò)三年的委托代理、服務(wù)合同等j、干部任免的文件材料公司副總級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)公司所屬部門(mén)和分（子）公司負(fù)責(zé)人k、機(jī)構(gòu)成立、撤并、名稱更改、人員編制、啟用印信、年鑒、變更等文件材料公司一級(jí)的公司所屬部門(mén)和分（子）公司的l、質(zhì)量管理體系文件材料體系認(rèn)證、審核認(rèn)證證書(shū)等質(zhì)量體系內(nèi)部文件m、年度計(jì)劃任務(wù)責(zé)任書(shū)n、公司在調(diào)查研究工作中所形成的文件重要的綜合成果、專題報(bào)告、方案、總結(jié)原始記錄及一般性調(diào)查報(bào)告O、公司財(cái)產(chǎn)、物資交接憑證P、經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟材料等涉及數(shù)額較大的或者是案情比較復(fù)雜的案情比較簡(jiǎn)單的q、獎(jiǎng)勵(lì)表彰、違紀(jì)處分、等級(jí)認(rèn)證等文件材料r、公司組織機(jī)構(gòu)沿革、年鑒、大事記等s、公司編輯的能反映主要職能活動(dòng)出版物、光盤(pán)等t、反映公司各項(xiàng)工作的各類信息、稿件u、同級(jí)單位與本公司之間協(xié)商工作產(chǎn)生的文件材料v、本部門(mén)制定行政、后勤等規(guī)章制度及崗位職責(zé)（2）經(jīng)營(yíng)管理類A、公司對(duì)外投資的文件材料協(xié)議、決議、出資證明等被投資企業(yè)的重要文件材料被投資企業(yè)的一般文件材料B、公司對(duì)外投資業(yè)務(wù)的方案、請(qǐng)示、批復(fù)等C、公司對(duì)外投資業(yè)務(wù)的規(guī)定、辦法D、公司對(duì)外投資廣告合同等E、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案等F、房屋大修的報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)G、經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟材料等涉及資金數(shù)額較大的或者是案情比較復(fù)雜的涉及資金數(shù)額較小的或者是案情比較簡(jiǎn)單的H、成立、注銷(xiāo)、撤并分（子）公司的文件材料（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類A、有關(guān)財(cái)務(wù)審計(jì)類的請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)B、年度各項(xiàng)審計(jì)報(bào)告C、年度財(cái)務(wù)工作報(bào)告（經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析）D、有關(guān)財(cái)務(wù)工作的報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等（不含財(cái)務(wù)年報(bào)）綜合或?qū)ｍ?xiàng)的、重要的一般的E、財(cái)務(wù)工作規(guī)章制度及崗位職責(zé)（4）人力資源類A、有關(guān)人力資源業(yè)務(wù)工作的請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)B、公司職工名冊(cè)C、公司職工轉(zhuǎn)調(diào)工作的行政，工資介紹信D、公司部門(mén)經(jīng)理、員工主管職務(wù)聘任的文件材料E、干部、職工年度考核的文件材料F、干部、勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表年度、年度以上、專項(xiàng)、匯總的半年、季度、月度的G、社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表年度、決算、匯總的半年、季度、月度的H、人事勞動(dòng)工資等規(guī)章制度及崗位職責(zé)（5）項(xiàng)目開(kāi)發(fā)A、集團(tuán)公司有關(guān)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的會(huì)議紀(jì)要、規(guī)定等B、市場(chǎng)項(xiàng)目管理部和各分（子）公司有關(guān)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)C、集團(tuán)公司的建設(shè)計(jì)劃文件D、市場(chǎng)項(xiàng)目管理部和分（子）公司工程例會(huì)會(huì)議紀(jì)要2、保管期限根據(jù)公司實(shí)際情況，文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。3、歸檔時(shí)間集團(tuán)公司各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)將本部門(mén)已辦理完畢的文件材料按年度分類、整理、立卷，于第二年3月底以前交總務(wù)部檔案室統(tǒng)一保管。4、歸檔要求A、各部門(mén)文件材料歸檔率應(yīng)達(dá)到95%以上，完整率應(yīng)達(dá)到100%B、各部門(mén)歸檔文件材料的種類、份數(shù)、及每份文件的頁(yè)數(shù)應(yīng)齊全、完整（包括附件、圖表、指標(biāo)說(shuō)明、統(tǒng)計(jì)分析及有領(lǐng)導(dǎo)批示的底稿等），保持原文件的有機(jī)聯(lián)系。C、公司制發(fā)的文件應(yīng)歸檔原件或正本D、字跡、印鑒清晰。E、檔案室與移交部門(mén)應(yīng)依據(jù)移交目錄清單核對(duì)歸檔文件，履行簽字手續(xù)。F、凡是原來(lái)文件上有金屬物的，歸檔時(shí)必須去掉，用不銹鋼書(shū)釘或細(xì)線將文件裝訂。

G、凡是文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按照A4紙的規(guī)格進(jìn)行裁剪或者折疊，小于16k規(guī)格或是破損的，要進(jìn)行托裱。

H、歸檔文件材料中，各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊等，一冊(cè)（本）為一件，正本與定稿，正件與附件，兩件作為一件。文件處理單（表）與被處理文件合為一本。

I、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的請(qǐng)示與批復(fù)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。

J、不同年度的文件不得放在一起歸檔，跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年度歸檔，沒(méi)有批復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度歸檔。跨年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)年度歸檔，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年;多年的總結(jié)報(bào)告，應(yīng)放在文件針對(duì)的后一年。

K、對(duì)不歸檔的文件也要加強(qiáng)管理，有的文件也可以作為資料保存，對(duì)實(shí)在沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字進(jìn)行銷(xiāo)毀。二、人事檔案

1、歸檔范圍人事檔案主要包括公司員工的個(gè)人履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料公司對(duì)員工工作的鑒定、考核、考察材料員工學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料政審材料，參加及退出中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料在表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各類先進(jìn)人物登記表，先進(jìn)模范事跡，嘉獎(jiǎng)通報(bào)材料在紀(jì)律檢查,監(jiān)督和行政管理等工作中形成的處分決定(免于處分的意見(jiàn)),查證核實(shí)報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)處分決定的意見(jiàn)和檢查,交代材料,通報(bào)批評(píng)材料.

員工錄用、任免、聘用（含勞動(dòng)合同書(shū)）等材料復(fù)員退伍，轉(zhuǎn)業(yè)工資，保險(xiǎn)福利待遇等材料員工出國(guó)材料員工退休、退職材料各種代表會(huì)代表登記表等材料2、保管期限依據(jù)公司實(shí)際情況做合理期限。3、歸檔時(shí)間日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免異動(dòng)表、續(xù)簽合同等材料。各子公司人事檔案管理員必須在每次招聘結(jié)束后的三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集整理進(jìn)行歸檔。日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。每年的1月份收集員工的晉升聘任審批材料、年度目標(biāo)責(zé)任書(shū)等；每月月初收集月度相關(guān)的目標(biāo)責(zé)任書(shū)；其他人事檔案要按時(shí)的收集、整理和歸檔。4、歸檔要求必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達(dá)到每卷檔案完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排序，并在每份材料的右上角編寫(xiě)類別號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫(xiě)頁(yè)碼（只要有自己均算為一頁(yè)）。檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆，鉛筆，純藍(lán)或紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自扣留、保存人事檔案材料、不得隨意涂改、偽造人事檔案材料，統(tǒng)一由總務(wù)部檔案室保管。

5、檔案的轉(zhuǎn)遞員工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或者是被開(kāi)除辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無(wú)特殊情況，檔案室應(yīng)將其人事檔案封存好，待其持調(diào)檔函后轉(zhuǎn)入新單位。檔案的轉(zhuǎn)遞要遵循以下幾個(gè)規(guī)定：對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須填寫(xiě)人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封包裝。對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案材料，應(yīng)齊全，不得扣留或者分批轉(zhuǎn)出。接收單位接到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回，逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催回，以防檔案丟失。三、會(huì)計(jì)檔案

1、歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括年（季）度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)報(bào)表等實(shí)行電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案2、不歸檔的范圍公司財(cái)務(wù)部經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等文件材料，不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍。應(yīng)該按照文書(shū)檔案管理辦法管理。3、歸檔時(shí)間當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可在財(cái)務(wù)審計(jì)部暫存一年；但應(yīng)該先向檔案室移交當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案案卷目錄一份，待暫存期滿后向檔案室移交。案卷按類別—年度排列。4、立卷要求會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案的立卷工作應(yīng)該由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)單獨(dú)立卷。四、基建檔案1、歸檔范圍（1）、基建類現(xiàn)狀調(diào)查資料：現(xiàn)狀圖，施工場(chǎng)地情況，地上物，地下管線情況等決策立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、關(guān)于立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)批示、項(xiàng)目評(píng)估資料等建設(shè)用地、征地、拆遷文件：城鎮(zhèn)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證（附件、附圖）、國(guó)有土地使用證、拆遷許可證等勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件：工程（水文）地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)圖及說(shuō)明、施工圖設(shè)計(jì)及說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、施工圖審查通知書(shū)等等工程招投標(biāo)及承包合同文件：勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理招投標(biāo)文件（工程招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)文件、標(biāo)底、評(píng)議結(jié)果、中標(biāo)協(xié)議）、合同等工程開(kāi)工文件：年度施工任務(wù)批準(zhǔn)文件、修改工程施工圖通知書(shū)、建設(shè)工程規(guī)劃許可證（附件、附圖）、建筑工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等商務(wù)文件：工程投資估算文件、工程設(shè)計(jì)概算、施工圖預(yù)算、施工預(yù)算、工程結(jié)算、交付使用固定資產(chǎn)清單等工程竣工驗(yàn)收文件及備案文件：建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、由規(guī)劃、環(huán)保等部門(mén)出具的認(rèn)可文件或準(zhǔn)許使用的文件、建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格文件等其他文件：合同約定由建設(shè)單位采購(gòu)的材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件及進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)文件、工程竣工總結(jié)、工程開(kāi)工前原貌、竣工新貌照片、工程開(kāi)工、施工、竣工的錄像資料等（2）、監(jiān)理資料監(jiān)理管理資料監(jiān)理工作記錄竣工驗(yàn)收資料其他資料（3）施工資料工程管理與驗(yàn)收資料施工管理資料施工技術(shù)資料施工測(cè)量資料施工物資資料施工記錄施工試驗(yàn)記錄施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄（4）竣工圖2、歸檔責(zé)任人集團(tuán)公司基建工程技術(shù)檔案是由多部門(mén)、分階段形成的。根據(jù)基建工程技術(shù)檔案形成的特點(diǎn)，歸檔工作由相關(guān)單位或部門(mén)分別負(fù)責(zé)3、保管期限

4、歸檔要求歸檔的基建工程技術(shù)文件必須符合國(guó)家關(guān)于建筑工程資料的規(guī)定。做到收集齊全，資料真實(shí)、完整、有效、核對(duì)準(zhǔn)確，簽署完備并按規(guī)范整理立卷，使用標(biāo)準(zhǔn)裝具。工程技術(shù)文件應(yīng)該歸檔原文件，因各種原因不能歸檔原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋原件存放單位公章，注名原件存放處，并有經(jīng)辦人簽字及日期時(shí)間。計(jì)算機(jī)形成的工程技術(shù)文件應(yīng)采用內(nèi)容打印，手工簽名的方式。凡是采用施工藍(lán)圖改繪竣工圖的，應(yīng)使用反差明顯的藍(lán)圖，竣工圖圖面應(yīng)整潔清晰；工程技術(shù)文件的書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存；歸檔份數(shù):凡是需要?dú)w檔的工程技術(shù)文件，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的文件材料可歸檔兩份。5、歸檔時(shí)間工程技術(shù)文件材料應(yīng)在各階段工作完成后三個(gè)月內(nèi)整理立卷完畢，向集團(tuán)公司檔案室移交。6、立卷方法基建文件（分為工程準(zhǔn)備文件和竣工驗(yàn)收文件）按開(kāi)發(fā)建設(shè)項(xiàng)目立卷，監(jiān)理資料、施工資料及竣工圖等文件材料按該開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的施工項(xiàng)目立卷。檔號(hào)按集團(tuán)公司開(kāi)發(fā)建設(shè)項(xiàng)目統(tǒng)一名稱代號(hào)編制。采用分階段（小份）裝訂方法立卷五、聲像檔案1、歸檔范圍黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及國(guó)際友人視察參觀等集團(tuán)公司的重要會(huì)議、大型活動(dòng)、外事活動(dòng)及主要職能活動(dòng)反映集團(tuán)公司先進(jìn)人物（部門(mén)）事跡、活動(dòng)及集團(tuán)公司榮獲的獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)品等集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)的工作照、標(biāo)準(zhǔn)照集團(tuán)公司的重要事件、事故等集團(tuán)公司職工日常文體娛樂(lè)活動(dòng)等基建工程建設(shè)前期準(zhǔn)備階段：建設(shè)前的原貌（包括原建筑物、構(gòu)筑物及周?chē)h(huán)境）；重要的拆遷、搬遷、場(chǎng)地平整等情況；建設(shè)工程奠基、開(kāi)工儀式、工程項(xiàng)目的招投標(biāo)活動(dòng)以及重要合同的簽字儀式；工程設(shè)計(jì)模型等工程建設(shè)施工階段：建（構(gòu)）筑物沉降、位移、傾斜、變形及防水、防腐處理；整體工程施工現(xiàn)場(chǎng)情況；隱蔽工程的施工安裝及處理；結(jié)構(gòu)、電氣、消防、防雷及其它保證安全使用的工程設(shè)施；各種管線及設(shè)備安裝工程；施工過(guò)程中新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用；主要的質(zhì)量檢查、安全檢查、環(huán)境檢查、驗(yàn)收活動(dòng)（基礎(chǔ)、地下、地上、主體工程）內(nèi)容；工程建設(shè)竣工階段：工程竣工、驗(yàn)收儀式；竣工后建筑物內(nèi)、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程獲質(zhì)量評(píng)審等級(jí)、頒獎(jiǎng)活動(dòng)及授予的獎(jiǎng)杯、證書(shū)等內(nèi)容。2、歸檔時(shí)間和方法由于聲像載體的特殊性，聲像檔案資料應(yīng)由形成部門(mén)在拍攝后由兼職檔案員及時(shí)整理并于一周內(nèi)向檔案室歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間；工程建設(shè)聲像資料由市場(chǎng)項(xiàng)目管理部隨時(shí)收集，按工程建設(shè)的前期準(zhǔn)備、施工、竣工階段向檔案室移交。檔案室應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料3、歸檔要求錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、照片和文字說(shuō)明要齊全、完整。歸檔的聲像資料必須是原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，原件與復(fù)制品要相符。光盤(pán)不得有劃痕、裂痕和變形，不得帶有病毒，不得有打不開(kāi)的文件或者是不完整的文件，應(yīng)使用質(zhì)地良好的a級(jí)盤(pán)片。

（1）、照片檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、色彩純正，未加修飾剪裁使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不得進(jìn)行后期加工。原始圖像文件存儲(chǔ)格式為無(wú)壓縮的tiff格式，光學(xué)分辨率不得小于300萬(wàn)像素，影像尺寸不得小于3mb數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)為DVD文件盤(pán)。照片應(yīng)以內(nèi)容為單位，分別建立文件夾刻錄制作。（2）、錄像檔案主題要明確、內(nèi)容連貫完整、圖像清晰、鏡頭平穩(wěn)。工程項(xiàng)目的錄像資料應(yīng)遵循施工順序，保存畫(huà)面、圖像的有機(jī)聯(lián)系。要使用質(zhì)地良好的錄像帶，帶基不得有發(fā)霉、變形、掉磁及折損現(xiàn)象；應(yīng)歸檔第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(pán)（DVD或以上素質(zhì)的格式）；錄像素材的記錄格式為batecam或DVcam，素材帶的存儲(chǔ)載體可以是錄像帶，也可以是DVD視頻盤(pán)錄像的DVD視頻盤(pán)，應(yīng)采用ibp禎，mpeg－2的文件格式，碼流小于9.8mb，圖像信號(hào)分辨率為720×576。（3）、錄音檔案錄音帶應(yīng)聲音清楚；錄音檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)為cd金盤(pán)，文件格式為wav，也可以是盒式錄音磁帶；錄音磁帶的帶基不得有發(fā)霉、變形、掉磁及折損現(xiàn)象。聲像檔案的整理由攝錄人員按本辦法執(zhí)行，檔案室監(jiān)督、指導(dǎo)

4、分類編號(hào)（1）、照片檔案的編號(hào)方法照片檔案案卷號(hào)：照片檔案目錄號(hào)——案卷順序號(hào)卷內(nèi)照片張?zhí)枺喊妇硖?hào)——本卷流水號(hào)（2）錄音檔案編號(hào)方法錄音檔案案卷目錄號(hào)——錄音帶順序號(hào)（3）錄像檔案編號(hào)方法錄像檔案案卷目錄號(hào)——錄像帶順序號(hào)5、文字說(shuō)明的編寫(xiě)（1）、文字說(shuō)明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、背景、作者（攝制者）等（2）、編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求準(zhǔn)確揭示聲像材料的內(nèi)容，概括其反應(yīng)的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全照片按自然張數(shù)（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶按盒編寫(xiě)文字說(shuō)明文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2012.08.23.6、案卷要求將內(nèi)容具有相關(guān)聯(lián)系的照片、錄音、錄像分別組成案卷照片以自然張為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄錄音、錄像帶以盒為單位填寫(xiě)案卷目錄卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理變動(dòng)情況六、實(shí)物檔案1、歸檔范圍

一般包括有關(guān)部門(mén)給予表彰并頒發(fā)的各種錦旗、獎(jiǎng)杯（牌）獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)品；印信實(shí)物；在工作交往過(guò)程中對(duì)方饋贈(zèng)的紀(jì)念品、一般實(shí)物資料等2、保管期限一般情況下全部為永久保存3、歸檔要求實(shí)物檔案按件歸檔，按頒發(fā)的年度、類型和保管期限編號(hào)登記，填寫(xiě)實(shí)物檔案目錄各部門(mén)在獲得實(shí)物后，應(yīng)保存附隨實(shí)物的文字材料、包裝材料，準(zhǔn)確記載所獲得實(shí)物的時(shí)間、事由、贈(zèng)與人、被贈(zèng)與人等信息，保持事物的整潔并妥善保管實(shí)物檔案材料的收集整理移交工作由各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)4、歸檔時(shí)間各部門(mén)于第二年3月底向集團(tuán)檔案室移交七、電子文件1、歸檔范圍集團(tuán)公司形成的、與應(yīng)歸檔紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的、永久保存的電子文件。2、歸檔時(shí)間與歸檔紙質(zhì)檔案同時(shí)進(jìn)行3、歸檔要求記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程中只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠被脫機(jī)保存的載體上。對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門(mén)負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。按紙質(zhì)文件保管期限表對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行分類、整理，確保電子文件的分類、立卷與相應(yīng)的紙質(zhì)歸檔文件保持一致。3.3、檔案的保管制度全部檔案必須按門(mén)類分別存放。各類檔案及案卷的存放，按分類方案的規(guī)定和案卷目錄的順序自左向右、自上而下依次排列檔案裝具符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，檔案柜堅(jiān)固耐用、擺放整齊、統(tǒng)一編號(hào)，便于管理與查找；歸害的檔案應(yīng)及時(shí)放回原位，防止出現(xiàn)混亂和丟失。每年對(duì)檔案案卷進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容主要包括：庫(kù)藏量、借閱量、移出量、銷(xiāo)毀量以及檔案保管狀況等。認(rèn)真做好檢查記錄。班前檢查門(mén)窗，班后切斷電源，鎖好門(mén)窗，確認(rèn)安全可靠后方可離開(kāi)工作崗位。室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，配置符合規(guī)定的滅火器材。3.4、檔案的利用制度

借閱檔案，一般以借閱本部門(mén)工作形成的檔案為主。借閱非本部門(mén)的檔案，須經(jīng)過(guò)該部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)或者是公司檔案主管批準(zhǔn)查閱檔案原件一般限在檔案室內(nèi)。如需要借出則要登記《檔案借閱登記表》，期限一般不超過(guò)七天。到期不能及時(shí)歸還者及時(shí)說(shuō)明原因，經(jīng)過(guò)允許后方可延期歸還如需提供檔案復(fù)?。ㄖ疲┘?，必須由申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理簽字后，并由辦公室負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理。重要檔案的復(fù)?。ㄖ疲┬杞?jīng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人員必須負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拆散、污損、涂改和加注標(biāo)記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。外單位查閱檔案時(shí)，須持單位介紹信，并由集團(tuán)公司辦公室或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各類（載體）檔案不辦理對(duì)外借閱。對(duì)借閱中違反本規(guī)定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并追查責(zé)任，按集團(tuán)公司規(guī)定進(jìn)行處罰，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或者擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案的2、擅自向外界提供、摘抄企業(yè)檔案的

3、涂改、偽造檔案的

4、為及時(shí)上報(bào)歸檔或者是管理不善的檔案管理者

5、未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）3.5、檔案的保密制度認(rèn)真貫徹《檔案法》和《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司的保密政策、制度、維護(hù)公司機(jī)密，確保檔案信息的絕對(duì)的安全檔案管理人員應(yīng)忠于職守，嚴(yán)格遵循保密制度，保持高度的保密意識(shí)和良好的職業(yè)道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容檔案利用者在利用檔案機(jī)密的同時(shí)，同樣具有對(duì)其機(jī)密內(nèi)容保密的法定責(zé)任，未經(jīng)同意，不得在檔案室隨意翻閱和查閱檔案材料、或擅自抄錄保密文件，嚴(yán)禁無(wú)故把檔案材