業(yè)務流程梳理培訓解讀

業(yè)務流程梳理方法培訓用友軟件湖南分公司吳廣2010年08月23日一個小故事描述

小學生早晨上學要準點到。每天早上，媽媽7點鐘叫著起床，在奶奶的照看下穿衣服，穿好衣服后，在媽媽的敦促下洗漱，然后吃媽媽準備好的早飯，吃完飯后，整理書包、課本、作業(yè)，坐爸爸的車去學校。

這是一個流程,起床穿衣服洗涑吃早餐整理坐車上學→→→→→→

而且是一個有問題的流程

這個流程走下來，往往卻遲到了，怎么保證準點到學校（“流程”的目標）呢？

設想一下這個流程存在的問題，并進行分析，看有沒有可以改進的環(huán)節(jié)？因為現(xiàn)在流程須要該小學生和多位家長來完成，而不是小學生自己忙就行了，所以，可以用跨職能的流程圖來分析。問題診斷：媽媽要叫他起床，還要一邊敦促洗漱，一邊準備早飯，結果，早飯準備時間就拖長了流程優(yōu)化：能不能改成奶奶叫他起床，同又照看起床，又敦促洗漱，讓媽媽安心做早飯？進一步優(yōu)化：該小學生能不能自己獨立起床、洗漱、甚至幫助媽媽做早飯？其他建議：生產(chǎn)管理，比如，媽媽做飯運用的“設備”更新?lián)Q代了；財務管理，比如，是坐爸爸的車經(jīng)濟？還是坐校車經(jīng)濟，就屬于財務分析了；人力資源管理，比如，爸爸的開車技能不是很超群，改成爸爸的司機開車了？……任何比方都是有缺陷的，但它至少說明一點：流程無處不在，不僅關系著我們的工作質(zhì)量，也影響著我們的生活業(yè)務流程梳理流程梳理的目的現(xiàn)狀：流程梳理是為了了解企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務流程、業(yè)務的處理方式和方法，是為分析企業(yè)業(yè)務并進一步作出優(yōu)化和調(diào)整做準備。目標：流程梳理也是為了了解企業(yè)對業(yè)務流程和管理手段有什么需求，也就是說企業(yè)希望在哪些業(yè)務環(huán)節(jié)和管理上得到改進以及想達到的目標。分析：詢問顧問與實施顧問只有在清晰的了解企業(yè)業(yè)務的處理流程后，才可能分析出企業(yè)的業(yè)務流程和管理方法哪些不合理，哪些須要作出優(yōu)化和調(diào)整，須要作出什么樣的調(diào)整流程梳理的方式流程梳理培訓－》實施顧問供應流程梳理模板－》用戶在流程梳理模板的基礎上準備流程梳理資料（有模板中未涉及的需求請補充）－》座談－》分析項目流程優(yōu)化關鍵步驟項目組召開核心流程評估大會，傳授評估方法將全部評分表錄入電腦系統(tǒng)，進行統(tǒng)計工作篩選出須要優(yōu)化的核心流程1234現(xiàn)有業(yè)務流程梳理流程評估流程體系優(yōu)化體系固化與實施輔導1a234管理和業(yè)務診斷1b

分別組織項目組關鍵人員對業(yè)務流程評估項目流程優(yōu)化關鍵步驟將核心的低階流程串成高階流程，從企業(yè)整體的高度看問題跨部門組成流程小組并培訓流程優(yōu)化的工具與方法組織頭腦風暴會議，對評估出來的核心流程的表象問題進行深度挖掘歸并挖掘出來的根源問題，回來到相應流程，對流程進行優(yōu)化1234管理和業(yè)務診斷流程評估流程體系優(yōu)化體系固化與實施輔導1b234現(xiàn)有業(yè)務流程梳理1a

項目流程優(yōu)化關鍵步驟提出核心流程的優(yōu)化建議；輔導修改流程圖、流程說明與相關部門溝通核心流程的優(yōu)化建議與實施方法形成最終的流程體系手冊，進一步輔導實施，固化優(yōu)化成果，移交給相應部門1234管理和業(yè)務診斷流程評估流程體系優(yōu)化體系固化與實施輔導1b234現(xiàn)有業(yè)務流程梳理1a

培訓流程說明撰寫方法和量化采集工具的運用流程編號一級流程二級流程三級流程流程類型備注DLC-CG采購管理DLC-CG-01供應商管理DLC-CG-01-01供應商月度評審DLC-CG-01-02供應商年度評定DLC-CG-02招投標管理DLC-CG-03采購訂單管理DLC-CG-03-01常規(guī)物料采購

DLC-CG-03-02特殊物料采購

DLC-CG-03-03成品外協(xié)采購

DLC-CG-04物料倉儲管理

DLC-CG-04-01物料入庫管理DLC-CG-04-02物料出庫管理DLC-CG-04-03物料盤庫管理

DLC-CG-05委托加工管理DLC-CG-05-01廢品的委托加工

DLC-CG-05-02工序委托加工

DLC-CG-05-03成品委托加工DLC-CG-06廢品管理DLC-CG-06-01廢品入庫管理DLC-CG-06-02廢品報廢管理重新設計的流程重點優(yōu)化的流程

局部調(diào)整的流程梳理規(guī)范的流程須要準備的流程梳理資料企業(yè)整體主線企業(yè)組織結構圖及各部門職責企業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展目標（次要）部門業(yè)務主線部門組織機構圖本部門的組織機構、崗位設置（崗位名稱、人數(shù)）;上下級部門部門崗位職責描述依據(jù)組織機構圖，具體描述本廠部各個崗位的名稱、職責（即所負責的業(yè)務）；人員姓名部門業(yè)務流程圖本部門業(yè)務流程，包括上游流程傳入和向下游流程的輸出；說明動作的名稱，產(chǎn)生的單據(jù)（數(shù)量）、傳遞方向部門業(yè)務流程描述依據(jù)以上繪制的部門業(yè)務流程圖，具體描述本廠部所負責的業(yè)務范圍，每個動作產(chǎn)生的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)，每一聯(lián)的傳遞方向和部門；上游流程傳入的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）、和向下游流程傳出的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）對于須要改進的業(yè)務流程可在其后添加對于目標流程的規(guī)劃單據(jù)名稱：單據(jù)聯(lián)數(shù)：按聯(lián)數(shù)每聯(lián)單獨說明:(1)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：

(2)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：

(3)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：

(4)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：須要準備的流程梳理資料單據(jù)流轉主線單據(jù)流轉圖－業(yè)務單據(jù)流轉關系圖，源自何部門、共幾聯(lián)、分別傳遞路途描述－據(jù)單據(jù)流轉圖，描述流轉過程及過程中信息加工狀況業(yè)務主線業(yè)務流程圖在部門業(yè)務流程圖及描述和單據(jù)流轉圖及描述的基礎上以業(yè)務為主線描繪其業(yè)務流程，包括上游流程傳入和向下游流程的輸出；說明動作的名稱，產(chǎn)生的單據(jù)（數(shù)量）、傳遞方向業(yè)務流程描述在部門業(yè)務流程圖及描述和單據(jù)流轉圖及描述的基礎上依據(jù)繪制的業(yè)務流程圖，具體描述其各環(huán)節(jié)所負責的業(yè)務處理，每個動作產(chǎn)生的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)，每一聯(lián)的傳遞方向和部門；上游流程傳入的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）、和向下游流程傳出的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）對于須要改進的業(yè)務流程可在其后添加對于目標流程的規(guī)劃特殊業(yè)務處理如有必要，具體說明本部門存在的特殊業(yè)務處理（很少發(fā)生及無相關規(guī)章制度可遵循的）須要準備的流程梳理資料單據(jù)收集：各個部門供應在業(yè)務流程圖和業(yè)務流程描述中涉及到的全部單據(jù)，特殊強調(diào)單據(jù)聯(lián)數(shù)完整、包含業(yè)務數(shù)據(jù)建議采集方式：供應完整空白原始單據(jù)，并附包含數(shù)據(jù)單據(jù)的復印件一張?zhí)峤环绞剑阂罁?jù)本部門業(yè)務流程動作的先后依次裝訂提交，并注明部門、提交人和提交時間，每份單據(jù)復印件在前，原始單據(jù)在后；原則上每份單據(jù)供應的份數(shù)應當覆蓋該業(yè)務可能出現(xiàn)的全部狀況。流程圖運用說明流程圖格式說明流程案例舉例組織結構圖企業(yè)Company崗位職責描述崗位描述備注處長負責質(zhì)計處工作的安排、處理、審核1人統(tǒng)計員負責質(zhì)計處報表的化驗單解密、統(tǒng)計、報送2人原料質(zhì)檢站負責原燃料的收料、取樣、送樣

取樣收樣工負責收料、取樣、送樣14人鏟車司機負責原料堆放5人化驗室負責原料、燒結、煉鐵、煉鋼取樣、化驗

原料制樣室負責原燃料的制樣4人原料化驗室負責原燃料的化驗

12人流程圖示例－－結算業(yè)務流程圖業(yè)務描述舉例

順序步驟描述備注1商務談判原料處業(yè)務員與供應商談判

2起草合同原料處統(tǒng)計員根據(jù)談判好的條款起草合同9份3供應商簽字蓋章供應商在合同上簽字蓋章

4合同送副處長審核副處長審核合同，如果同意，進行第5步，否則進行第1步

5處長審核處長審核合同，如果同意，進行第6步，否則進行第1步

6主管領導主管領導審核合同，如果同意，進行第7步，否則進行第1步

7財務處蓋章以上均審核通過后，財務處蓋章生效

8合同由各部門保存9份合同由供應商、原料處、處長、財務處、主管領導、企管處、質(zhì)計處（2份）、結算室保存

流程圖格式動作推斷連線一張單據(jù)多張單據(jù)流程圖字體：12號箭頭入：上、左出：下、右留意事項單據(jù)名稱確定要與實際單據(jù)相符。一個流程圖的起始一般為接收單據(jù)。流程圖中間只畫在本流程產(chǎn)生的單據(jù)。接收單據(jù)壓在左上角，產(chǎn)生的單據(jù)壓右