公文寫作基礎(chǔ)知識

公文寫作基礎(chǔ)知識

大綱

一、行政公文概述1.行政公文的含義和特點2.公文的作用、分類和結(jié)構(gòu)3.公文的語言運用二、幾種主要公文的寫作要點三、案例分析四、提問環(huán)節(jié)（一）報告

（二）請示

（三）通知

（四）通報

（五）函

（六）總結(jié)

（七）會議記錄

（八）會議紀要

幾種主要的公文

一、行政公文概述行政公文的含義

公文是公務(wù)文書的簡稱。廣義的公文：是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位以及個人在公務(wù)活動中所形成的有一定格式、內(nèi)容完備、具有現(xiàn)行效用的應(yīng)用文。如機關(guān)日常工作中收發(fā)的來往文件、電報、會議記錄、領(lǐng)導者的發(fā)言、工作簡報等，可統(tǒng)稱公文。狹義的公文特指行政公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。公文的特點

公文的內(nèi)容具有鮮明的政治性和高度的思想性；公文具有法定的作者；公文具有法定的權(quán)威性和行政約束力；公文寫作具有特定的格式；公文的廣泛使用性；公文的作用領(lǐng)導和指導作用；依據(jù)和憑證作用；聯(lián)系和知照作用；宣傳和教育作用；規(guī)范和制約作用；公文的分類按公文的作用性質(zhì)分：黨內(nèi)公文、行政公文、社會團體公文、各企事業(yè)單位公文按公文的不同來源分：收文、發(fā)文按公文的行文方向分：上行文、下行文和平行文上行文：下級機關(guān)向它所屬的上級領(lǐng)導機關(guān)發(fā)送的文件，如請示、報告等；下行文：領(lǐng)導機關(guān)對下屬機關(guān)的發(fā)文，如指示、決定、決議、通報等；平行文：同級機關(guān)或不相類屬的機關(guān)（即沒有領(lǐng)導或業(yè)務(wù)指導關(guān)系的機關(guān)）之間的來往文件，如公函。按公文發(fā)送與處理的時間要求分：特急件、急件、平件；按公文內(nèi)容的機密程度分：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；公文的結(jié)構(gòu)（一）文頭部分文件名稱發(fā)文字號秘密等級緊急程度文件份號文件簽發(fā)（二）正文部分標題主送機關(guān)正文附件發(fā)文機關(guān)發(fā)文日期印章發(fā)文范圍（三）文尾部分主題詞抄報、抄送機關(guān)“抄報”用于對上級機關(guān)，“抄送”用于對下級、平級或不相隸屬的機關(guān)。印發(fā)機關(guān)、日期印刷份數(shù)公文的語言運用（一）、運用語言的要求莊重嚴肅

規(guī)范化的書面語言，嚴格遵循語法規(guī)則和事理邏輯。遣詞造句、敘事說理要嚴密周全，語言表達要持重端莊，不能虛飾浮夸，不能嬉笑怒罵，不用方言、俗語、口語，不用感情色彩濃烈的語言，要呈現(xiàn)出平實、莊重的風格。簡潔明快含義要明確，表達要明確，語言要精練，句子要短促，語流要連貫。

語言運用上必須準確無誤、十分明確、言簡意賅、直截了當，不求弦外之音、言外之意，要保證語言的表達句穩(wěn)詞妥，文體通暢。（二）運用語言的形態(tài)1、普遍使用敘述性、說明性語言

公文是以事實為基礎(chǔ)的，它要陳述事實，交代情況，從而說明制發(fā)的理由、原因和根據(jù)，并且在此基礎(chǔ)上作出論斷，提出意見、主張，因此它普遍使用敘述性、說明性語言方式。2、廣泛使用能愿動詞能愿動詞：“要”、“可以”、“應(yīng)當”、“必須”等；帶動詞性賓語的動詞：“予以”“加以”“嚴加”“嚴禁”等3、大量使用習慣用語（1）開端用語。多用“茲因”、“茲定于”、“鑒于”、“根據(jù)”、“按照”、“遵照”、“現(xiàn)將”等。（2）稱謂用語。第一人稱“我（我們）”、“本”，第二人稱“你（你們）”、“貴”，第三人稱“他（他們）”、“該”等。（3）經(jīng)辦用語。表明此項工作已經(jīng)處理過，如“經(jīng)”、“業(yè)經(jīng)”、“茲經(jīng)”等；表明此項工作正在處理或準備處理，“現(xiàn)經(jīng)”、“擬”、“責成”等。（4）引述用語?！埃ㄇ?、現(xiàn)、近）接”、“（近、敬、驚）悉”（5）期請用語。表達期望、請求時所使用的詞語，如“請（即請、擬請、懇請）”、“希（務(wù)希、尚希、希即、希望）”、“望”、“盼（切盼）”（6）表態(tài)用語?！罢辙k”、“同意”、“可行”、“不同意”、“不可”、“準予”、“不予”、“不準”、“迅即辦理”、“現(xiàn)予（轉(zhuǎn)發(fā)）”等。（7）征詢用語?！爱敚ㄍ?、可）否”、“是否可行”等，常與期請用語“請批示”、“請回復”等連用。（8）承啟用語。“為（對、據(jù)）此”、“有鑒于此”、“如下”等。（9）結(jié)尾用語?！盀榕巍薄盀楹伞薄疤卮送ㄖㄍ▓?、通告、公告、函復、函達）”、“此致敬禮”等。二、幾種主要公文的寫作要點（一）報告報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復上級機關(guān)的詢問時所使用的一種公文。報告行文的目的是讓上級機關(guān)了解本單位的工作情況，為上級機關(guān)制定政策、指導工作提供依據(jù)。報告的種類工作報告：下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作作出的報告。情況報告：反映突發(fā)事件或重大問題作出的報告。答復報告：下級部門針對上級部門提出的問題或詢問的事情而作出回答的報告。建議報告：下級機關(guān)主動向上級機關(guān)提出建議、要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文。報告的寫作技巧1、標題一是由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部門構(gòu)成；

二是由事由和文種兩部門構(gòu)成。2、主送機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。主送機關(guān)只能有一個，其他機關(guān)以抄送形式處理。3、正文開頭應(yīng)簡明扼要地說明發(fā)文的依據(jù)、緣由，交代為什么要制發(fā)報告，這部分末尾習慣用“報告如下”等詞語提領(lǐng)下文。

敘述有關(guān)情況要突出重點，認真做好綜合分析工作。

結(jié)尾要用簡明的文字概況全文或者使用習慣用語結(jié)束全文，如“以上報告請審閱”、“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等。

報告不要求上級答復，所以結(jié)束語不宜寫“以上報告請批示”。4、落款寫明發(fā)文機關(guān)和發(fā)文時間。報告模板（二）請示請示是適用于上級機關(guān)請求指示、批準的公文。請示必須“一文一事”。請示與報告的區(qū)別不同點請示報告寫作內(nèi)容向上級機關(guān)請求指示、批準的公文，具有請求的性質(zhì)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，答復上級機關(guān)的詢問時使用的公文，具有陳述性質(zhì)。寫作時機事前行文事后行文寫作目的請求上級批準、幫助解決某項具體問題，要求作出批復。向上級匯報某方面的情況，并不需要答復。請示的種類1、請求指示的請示下級機關(guān)對有關(guān)方針、政策、規(guī)定不明確、不理解，或在執(zhí)行中需作變通處理時，請求上級機關(guān)給予明確解答的請示。2、請求批準的請示下級機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍的規(guī)定，在辦理自己無權(quán)決定的事項之前，請求上級機關(guān)審核、批準、批轉(zhuǎn)的請示。多用于機構(gòu)設(shè)置、審定編制、人事安排、重大決策以及請求批轉(zhuǎn)等事項。3、請求支持、幫助的請示下級機關(guān)在工作中遇到難以克服的困難時，請求上級機關(guān)在人力、物力、財力等方面給予支持、幫助的請示。請示的寫作技巧（1）標題。一般用完全式，有時可省略發(fā)文機關(guān)。要注意不能寫成“請示報告”，也不能在事由部分使用“申請”、“請求”之類的詞語。（2）主送機關(guān)。主送機關(guān)只能是一個，受雙重領(lǐng)導的機關(guān)，另一個上級機關(guān)可抄送。不要越級請示。（3）正文。包括請示緣由、請示事項、結(jié)語三部分。請示緣由即請求的理由和根據(jù)，請示事項即請求上級批準、解答、幫助解決的具體事項。（4）落款。發(fā)文機關(guān)印章和成文時間。請示模板（三）通知通知，是發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項，任免人員所使用的公文。通知的主要目的是需要傳達和告知的事項，讓有關(guān)機關(guān)和人員知道，并遵守和執(zhí)行。寫作技巧的寫作技巧（一）在格式寫作方面1、標題一是寫明發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由和文種，即寫出完整的、標準式的公文標題。二是寫明發(fā)文事由和文種三是只寫明文種“通知”，省去發(fā)文機關(guān)和發(fā)文事由。這是在通知的事項比較簡單，不作為正式文件發(fā)布，在機關(guān)單位內(nèi)部使用的標題。使用第二、第三種標題都必須在落款處寫明發(fā)文機關(guān)的名稱。2、正文首先，寫明制發(fā)通知的原因、依據(jù)、理由和目的，即寫明為什么要制發(fā)這個通知；其次，寫明通知的事項，如有關(guān)政策、規(guī)定，需要周知、辦理、執(zhí)行的事項，等等。結(jié)尾一般寫明“特此通知”。3、落款正文之后的右下角寫明制發(fā)通知機關(guān)的名稱。如果在標題中已經(jīng)寫明制發(fā)通知機關(guān)名稱，可以省去不寫。4、日期（二）在內(nèi)容寫作方面1、發(fā)布性通知此類通知正文很簡短，一般寫明發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章的名稱和執(zhí)行要求即可，對所發(fā)布的公文作為附件同時發(fā)出。2、批轉(zhuǎn)性通知即由上級機關(guān)采用通知的方式，對下級機關(guān)發(fā)來的報告、意見、工作要點、請示等公文予以批示之后轉(zhuǎn)發(fā)到所屬單位，要求遵照執(zhí)行。此類通知正文的寫法，一般是首先寫明對所批轉(zhuǎn)的下級公文的立場、態(tài)度和評價，其次寫明有關(guān)的意義和作用，最后寫明貫徹執(zhí)行的希望或要求。篇幅一般都短小。3、轉(zhuǎn)發(fā)性通知以通知的方式，把同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文轉(zhuǎn)發(fā)到所屬單位，要求貫徹落實或參照執(zhí)行。

正文的寫法一般是：首先寫明轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱，然后寫明對轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度，或貫徹落實的要求。印發(fā)性通知與此類同。4、辦理性通知即以通知的方式要求下級機關(guān)按照具體的規(guī)定辦理有關(guān)事情，以便于工作、生產(chǎn)等方面的通知。寫法：首先，寫明制發(fā)本通知的根據(jù)、理由；其次，寫明辦理（處理）的有關(guān)事項是什么、怎樣辦，要寫得具體、明確、易懂；最后，寫明貫徹執(zhí)行本通知的希望或要求。5、執(zhí)行性通知上級機關(guān)以通知方式向下級機關(guān)知名政策、部署工作任務(wù)、交代辦法、闡述原則等，要求貫徹執(zhí)行。正文寫法：首先寫明制發(fā)本通知的原因、根據(jù)；其次寫明本通知的有關(guān)事項，通常是逐點開列出來，應(yīng)具體、明確；最后寫明對貫徹執(zhí)行本通知的希望或要求。但是，有的并不寫結(jié)尾，有關(guān)事項寫完了就算完了。通知模板（四）通報通報是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、學校、部隊用來向所屬單位或群眾傳達重要情況、表揚好人好事、批評錯誤的一種公文形式。它是從事工作指導、思想教育時常用的一種公文。通報寫作技巧1、標題由發(fā)文單位、事由及文種（通報）組成。其中，事由的性質(zhì)如果屬于褒獎性的，常常用“表揚”、“表彰”、“獎勵”之類的詞語表明傾向性，以示醒目。另外，通報的標題有直述式和轉(zhuǎn)述式兩種。由發(fā)文機關(guān)直接發(fā)出的內(nèi)容比較單一的通報，采用直述式寫法，即直接敘述情況，如《××工廠關(guān)于給××以開除廠籍處分的通報》。另一種是發(fā)文機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)已有的成文或內(nèi)容較多的成文，這種通報多采用轉(zhuǎn)述式寫法。2、正文正文的寫作方式有兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。通報的內(nèi)容來源于第一手材料，則采用直述式。內(nèi)容層次一般包括基本事實、對基本事實的認識或評價意見、對受文單位的希望和要求。批評性通報的正文大概由介紹情況（錯誤事實）、作出處理的結(jié)果、分析原因和提出要求（應(yīng)吸取的教訓）四部分組成，特別是最后一般分——提出要求，即為了教育有關(guān)人員和進一步改進工作而有針對性地提出一些應(yīng)吸取的教訓的具體要求。通報的內(nèi)容來源于間接材料，就用轉(zhuǎn)述式，內(nèi)容一般包括被通報材料的名稱和通報目的，但有時也加寫對通報材料的簡要說明和評價，對受文單位的具體要求等內(nèi)容。3、署名與時間批評性通報的落款及成文時間有兩種寫法：

一種是既有發(fā)文單位又有時間；

另一種是在標題中已寫明發(fā)文單位，落款就只寫成文日期，不再寫發(fā)文單位。通報模板通報模板（五）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批轉(zhuǎn)和答復審批事項。函的分類1、公函與便函公函是正式的公文，有文件頭、有發(fā)文字號、有標題、有公章，嚴格按照公文格式撰寫制作。便函不屬于正式公文，格式可以比較隨意，沒有文件頭，沒有發(fā)文字號，甚至可以沒有標題。但正文之后，要有機關(guān)署名、日期和公章。2、發(fā)函和復函主動制發(fā)的函為發(fā)函，回復對方來函的函稱為復函。3、商洽函、詢問函和請批函函的寫作技巧（一）函的組成1、標題標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。2、主送機關(guān)接受該函的單位。3、正文函的開頭應(yīng)說明去函的緣由。如果是復函，要引述來函的發(fā)文字號、發(fā)文日期或來函的標題，并說明函已收悉。函的結(jié)尾部分通常使用習慣用語做結(jié)尾。去函常用“特此函達”、“即請復函”、“敬請回復”、“務(wù)希見復”等，復函常用“特此函告”、“特此函復”、“此復”等。4、落款注明發(fā)文機關(guān)和發(fā)文日期，并加蓋公章。（二）函寫作應(yīng)注意的事項1、函的內(nèi)容要及集中一函一事，不旁及其他，以便受文單位理解和處理。2、行文簡潔、明快函的語言無論是敘述、說明、議論，都要達到言簡意賅的目的。3、語氣要謙和得體語氣要謙和委婉、禮貌得體，忌用命令性的語氣。函的模板（六）總結(jié)機關(guān)、團體、單位或個人，把過去一定階段內(nèi)的工作、學習或思想情況加以回顧，進行分析，作出判斷，以便肯定成績和經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)缺點和問題，明確前進方向，更好地指導今后的實踐，這個認識過程叫總結(jié)。反映這個認識過程的文書也叫“總結(jié)”，又稱“總結(jié)報告”、“小結(jié)”、“回顧”等?？偨Y(jié)的種類按性質(zhì)分，有全面總結(jié)、專題總結(jié)和小結(jié)。按時間分，有月份總結(jié)、季度總結(jié)、階段總結(jié)、年度總結(jié)、多年總結(jié)等。按內(nèi)容分，有工作總結(jié)、學習總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、會議總結(jié)、事故總結(jié)等。按范圍分，有個人總結(jié)、單位總結(jié)、部門總結(jié)、地區(qū)總結(jié)、系統(tǒng)總結(jié)等。按形式分，有文件式總結(jié)和條文式總結(jié)。一般常見的寫作基本類型有綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)，以及小結(jié)。若對本單位、本部門在一定時期內(nèi)的整個工作狀況進行綜合概括和全面反映，常使用綜合性總結(jié)，又叫做全面總結(jié)。這類總結(jié)一般具有定期性，如年度總結(jié)、季度總結(jié)等。若是對某一方面的工作或工作中的某一問題作單項總結(jié)，則用專題性總結(jié)。它側(cè)重于總結(jié)經(jīng)驗，具體闡述工作做法、工作效果以及認識體會，所以又稱經(jīng)驗總結(jié)。小結(jié)，又稱簡潔。這類總結(jié)較為簡單、短小，適用于那些內(nèi)容比較單純、情況比較簡單、時間較為短促、范圍比較狹小的事情。如一個單位某項工作的簡要小結(jié)、班組工作小結(jié)、個人學習小結(jié)，等等?？偨Y(jié)的寫作技巧（一）總結(jié)的結(jié)構(gòu)1、標題（1）單標題：有公文式標題和文章式標題。公文式標題：構(gòu)成形式是“單位名稱+時限+總結(jié)內(nèi)容+文種”文章式標題：一般直接標明總結(jié)的基本觀點，常用于專題總結(jié)，特別是專題經(jīng)驗總結(jié)，可以用設(shè)問、敘述或點題的形式把中心思想(主要經(jīng)驗、主要觀點、基本教訓)鮮明地揭示出來，以利于讀者抓住中心。（2）雙標題：同時使用文章式標題和公文式標題。一般正題用文章式標題，點明總結(jié)的基本觀點或基本經(jīng)驗；副題采用公文式標題，補充說明單位、時限、內(nèi)容、文種。2、正文（1）前言正文的開頭。一般簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績，為主題內(nèi)容的展開作必要的鋪墊。（2）主體總結(jié)的核心部分，內(nèi)容包括做法和體會、成績和問題、經(jīng)驗和教訓等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎(chǔ)上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法，以及存在問題的根源和教訓，揭示工作中帶有規(guī)律性的東西。總結(jié)主體的結(jié)構(gòu)，主要采用邏輯結(jié)構(gòu)形式。全面性總結(jié)根據(jù)過去一段時間工作中的成績與缺點或者經(jīng)驗與教訓的內(nèi)在聯(lián)系去組織材料；專題性總結(jié)總是以經(jīng)驗為軸心，從幾條經(jīng)驗或一條經(jīng)驗的幾個方面出發(fā)去組織材料。（3）結(jié)尾：可以概述全文，可以說明好經(jīng)驗帶來的效果，可以提出今后的努力方向或改進意見，也可以不要結(jié)尾段，主體收尾，全文結(jié)束?？傊灰每斩吹奶自捜ナ帐?。3、落款署名和時間兩項。（二）總結(jié)的寫作注意事項1、實事求是，切忌“假、大、空”2、突出重點，切忌“流水賬”首先要明確總結(jié)的目的，目的明確了，就可以縮小范圍，有的放矢。同時，要圍繞中心，把各類問題和材料按照一定的邏輯順序安排結(jié)構(gòu)，并聯(lián)系社會實際予以比較，通過比較，突出中心問題，總結(jié)的重點也就突出了。3、探索新經(jīng)驗，解決新問題，切忌“新壺盛舊酒”4、語言精確，切忌含糊、籠統(tǒng)、浮泛

不能使用溢美之詞，夸張、粉飾事實，也不能過多地使用“一般情況下”、“一定的”、“大體上”、“比較”、“大概”、“基本上”、“較為”等籠統(tǒng)的詞語。總結(jié)模板（七）會議記錄為使會議的決議能在會后得到很好的貫徹和執(zhí)行，并作為日后檢查執(zhí)行情況的根據(jù)，就有必要把會議的內(nèi)容具體記錄下來。這些記錄的材料，就叫“會議記錄”。會議記錄的寫作技巧（一）會議記錄的構(gòu)成1.標題包括舉行會議的單位、會議名稱。2.會議組織情況包括舉行會議的時間、地點、會議主持人、出席人、列席人、缺席人、記錄人。3.會議進行情況（1）會議主持人的啟示性講話或大會的宗旨報告。這部分要著重記錄。（2）與會者的各種發(fā)言，這部分根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)、目的，采取詳記或略記的方法。有爭議的問題要詳記。（3）會議的決定、決議和會議主持人的總結(jié)。這部分內(nèi)容要力求詳盡、準確地記錄。（二）寫作要求1.真實、準確無論是發(fā)言還是決議，凡是記下的都必須符合原意，不得任意增減或改變，不許夾雜記錄者的個人意見。2.內(nèi)容要完整3.細心了解會議的內(nèi)容和其他情況，提前做好記錄準備。4.要盡量保持講話人的語言風格。會議記錄模板