公文基本知識(shí)

公文基本知識(shí)公務(wù)文書(shū)，又叫公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱(chēng)公文，是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面文字材料〔包括電報(bào)〕，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)歷的重要工具。一、公文的概念、特點(diǎn)〔一〕公文的概念（二）公文的特點(diǎn)法定的制發(fā)者法定的權(quán)威和效用特定的體式和處理程序所謂法定的制發(fā)者，指的是依法成立并能以自己的名義行使法定的職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的組織或個(gè)人。具有很強(qiáng)的針對(duì)性和時(shí)效性（二）公文的特點(diǎn)法定的制發(fā)者法定的權(quán)威性特定的體式和處理程序公文的法定權(quán)威，來(lái)自公文制發(fā)機(jī)關(guān)的法定職能與權(quán)力。也就是說(shuō)在公文制發(fā)機(jī)關(guān)的職權(quán)管轄范圍內(nèi)，必須一體遵行，令行禁止。具有很強(qiáng)的針對(duì)性和時(shí)效性〔二〕公文的特點(diǎn)法定的制發(fā)者法定的權(quán)威和效用特定的體式和處理程序公文的體式，指公文的文體和格式。公文文體是以實(shí)用為目的的一種應(yīng)用文體。公文的格式，包括公文的基本構(gòu)成與樣式，在《公文處理辦法》中有明確的規(guī)定。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等部分組成。公文體式的規(guī)范主要包括：文種的規(guī)范、格式的規(guī)范、行文規(guī)則的規(guī)范、公文辦理的規(guī)范四個(gè)方面內(nèi)容。

具有很強(qiáng)的針對(duì)性和時(shí)效性簽收、登記、擬辦、批辦、分送、承辦、催辦等。收文程序包括：擬稿、審核、簽發(fā)、印制、校對(duì)、用印、分發(fā)等。發(fā)文程序包括：（三）公文辦理的主要內(nèi)容二、公文的種類(lèi)〔一〕常用公文種類(lèi)的劃分：?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?，詳細(xì)規(guī)定我國(guó)通用公文的文種為十三種：1、命令（令）2、議案3、決定4、指示5、公告6、通知7、通報(bào)8、報(bào)告9、請(qǐng)示10、批復(fù)11、函12、會(huì)議紀(jì)要13、通告?國(guó)家電網(wǎng)公司公文處理方法?規(guī)定本系統(tǒng)常用公文種類(lèi)：十一種1、決定2、規(guī)定3、報(bào)告4、請(qǐng)示5、意見(jiàn)6、通知7、通報(bào)8、函9、批復(fù)10、會(huì)議紀(jì)要11、辦法〔二〕常用公文的適用范圍1、決定2、規(guī)定、方法適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)?！耙?guī)定〞適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)作出安排，提出詳細(xì)管理措施?！胺椒è曔m用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)制定詳細(xì)作法，提出要求。3、通知4、通報(bào)適用于批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文;傳達(dá)要求下屬單位辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。5、報(bào)告6、請(qǐng)示

適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢(xún)問(wèn)。適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。7、批復(fù)8、函適用于答復(fù)下屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)。適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向其他業(yè)務(wù)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。9、會(huì)議紀(jì)要10、意見(jiàn)適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法，對(duì)重要事項(xiàng)提出解決辦法〔一〕、公文格式各要素劃分及構(gòu)成眉首主體版記三、公文的格式基本要素

發(fā)文機(jī)關(guān)

標(biāo)題

正文

印章或簽署

成文日期

〔二〕公文必須具備的根本要素（三）可供選擇的要素

發(fā)文字號(hào)

簽發(fā)人標(biāo)志

主送機(jī)關(guān)

附件說(shuō)明

主題詞

抄送機(jī)關(guān)

版記

份號(hào)

密級(jí)

緊急程度

無(wú)正文說(shuō)明

題注

由發(fā)文單位代字、年份、序號(hào)三局部組成。發(fā)文字號(hào)的編寫(xiě)順序是：先寫(xiě)發(fā)文單位代字，接著寫(xiě)年號(hào)，最后寫(xiě)明序號(hào)。如：晉電臨校[]52號(hào)。學(xué)校公文發(fā)文字號(hào)有以下四種：中共臨汾電力高級(jí)技工學(xué)校委員會(huì)晉電臨校發(fā)[]號(hào)臨汾電力高級(jí)技工學(xué)校晉電臨校[]號(hào)臨汾電力高級(jí)技工學(xué)校工會(huì)委員會(huì)晉電臨校工[]號(hào)共青團(tuán)臨汾電力高級(jí)技工學(xué)校委員會(huì)晉電臨校團(tuán)[]號(hào)主題詞：用于提醒公文主要內(nèi)容并經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化處理的詞與詞組，一份文件一般不超過(guò)5個(gè)主題詞。主題詞的標(biāo)引順序是：先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，再標(biāo)反映文件形式的詞。一份文件有兩個(gè)以上主題內(nèi)容，應(yīng)按主題內(nèi)容依次標(biāo)引。（一）明確行文目的與要求四、公文寫(xiě)作要點(diǎn)公文的主題是公文的中心思想，是法定作者在說(shuō)明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)與主張。（二）確定主題（三）選擇文種文種，即公文名稱(chēng)，是用以概括表明公文的性質(zhì)、用途與作者的職權(quán)范圍以及行文目的。選擇文種的主要依據(jù)是：1、遵循國(guó)家有關(guān)公文處理法規(guī)中有關(guān)文種的規(guī)定，從中選擇適宜的文種。2、根據(jù)行文目的確定公文文種。3、根據(jù)行文關(guān)系確定公文文種。4、根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文文種。（四）調(diào)查研究，收集材料在明確行文目的和要求、選定文種之后，就應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集和占有翔實(shí)的材料。分析、篩選和取用材料方法很多，主要有五點(diǎn)：1、選取經(jīng)核實(shí)無(wú)誤的材料。2、選取能反映事物基本狀況的材料。3、選取最能服務(wù)于主題的典型材料。4、從多方面選取對(duì)事物特征最有說(shuō)服力的材料。5、選取最能說(shuō)明事物性質(zhì)、明確是非界限和制定決策依據(jù)的材料。五、公文寫(xiě)作中常見(jiàn)問(wèn)題及處理越級(jí)請(qǐng)示多頭請(qǐng)示向指導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)文主旨不明越權(quán)行文一文多事報(bào)告夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)（一）通知六、常用公文寫(xiě)作適用范圍：1、發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章。2、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文3、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。4、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。5、任免和聘用人員。

2、通知的種類(lèi)（6）任免通知（1）公布性通知（2）批轉(zhuǎn)性通知（3）指示性通知（4）告知性通知（5）會(huì)議通知3、通知的特點(diǎn)廣泛性主體的單一性?xún)?nèi)容的可操作性表述的靈活性4、結(jié)構(gòu)模式

通知的寫(xiě)法一般分標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和日期等部分。標(biāo)題由三部分組成：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、公文種類(lèi)（通知）。有的還根據(jù)具體情況寫(xiě)明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”，“補(bǔ)充通知”等。正文部分第一行頂格要寫(xiě)被通知的機(jī)關(guān)即受文單位；轉(zhuǎn)行后，第一部分寫(xiě)發(fā)該通知的原因、根據(jù)和目的。第二部分是所通知的事項(xiàng)部分。第三部分是結(jié)尾，對(duì)全文加以總結(jié)，提出號(hào)召、希望、要求等。在正文后寫(xiě)上發(fā)文機(jī)關(guān)和日期。關(guān)于召開(kāi)〔舉辦〕×××?xí)h〔培訓(xùn)〕的通知××××〔主送單位〕：為了××××〔目的〕，××××〔主辦單位〕決定召開(kāi)〔舉辦〕××××?xí)h〔培訓(xùn)〕，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：〔過(guò)渡語(yǔ)〕一、會(huì)議〔培訓(xùn)〕內(nèi)容：×××二、參加人員：×××三、會(huì)議〔培訓(xùn)〕時(shí)間：××年×月×日×?xí)r前報(bào)到，××年×月×日×?xí)r開(kāi)會(huì)。四、會(huì)議〔培訓(xùn)〕地點(diǎn)：×××五、其他事項(xiàng)：〔一〕參加人員食宿費(fèi)用安排×××〔二〕請(qǐng)將會(huì)議回執(zhí)于×××年×××月×××日前至×××〔三〕聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)絡(luò)。特此通知附件：參加會(huì)議人員回執(zhí)（二）請(qǐng)示1、請(qǐng)示的概念及特點(diǎn)“請(qǐng)示”是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行公文。它的使用頻率較高。它具有以下特點(diǎn)：（3）內(nèi)容單一性（1）請(qǐng)求性（2）事前行文性2、請(qǐng)示的分類(lèi)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示請(qǐng)求審批的請(qǐng)示請(qǐng)求幫助的請(qǐng)示請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示請(qǐng)示文種的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分組成。3、請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)模式請(qǐng)示的標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成，也可以由事由和文種構(gòu)成。如《臨汾電校關(guān)于派員赴**、**考察境外培訓(xùn)基地和電力企業(yè)管理的請(qǐng)示》等。（1）標(biāo)題請(qǐng)示的正文由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)三部分組成。開(kāi)頭主要表述請(qǐng)示的緣由，是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的主要依據(jù)。主體是表明請(qǐng)示事項(xiàng)的部分，也是請(qǐng)示最核心、最重要的部分。（2）正文請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)比較簡(jiǎn)單，在主體之后，另起一段，寫(xiě)明“妥否，請(qǐng)批示”即可。在正文之后寫(xiě)上發(fā)文機(jī)關(guān)和日期。（3）結(jié)尾(三)工作總結(jié)1、文種特征工作總結(jié)是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的工作進(jìn)展系統(tǒng)地回憶整理、分析研究，探尋工作規(guī)律，總結(jié)發(fā)現(xiàn)差距，從中總結(jié)出詳細(xì)經(jīng)歷或教訓(xùn)，以利于今后改進(jìn)工作的一種文書(shū)材料。2、總結(jié)的分類(lèi)根據(jù)其內(nèi)容含量的不同，將總結(jié)分為綜合總結(jié)和專(zhuān)題總結(jié)。3、總結(jié)的特點(diǎn)客觀性客觀性典型性指導(dǎo)性證明性3、總結(jié)的結(jié)構(gòu)模式

綜合總結(jié)的結(jié)構(gòu)大體由標(biāo)題、情況概述、工作成績(jī)、存在問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、結(jié)尾等六部分組成。標(biāo)題是總結(jié)的“眉目”，要寫(xiě)得簡(jiǎn)明、確切。一般應(yīng)由機(jī)關(guān)或單位名稱(chēng)、適用時(shí)間、內(nèi)容、文種四要素組成，如《臨汾電校二009年上半年工作總結(jié)》。1、標(biāo)題這部分是綜合總結(jié)寫(xiě)作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。它要詳盡、具體地闡述整個(gè)工作的進(jìn)展情況，包括所采取的各種措施、方法、步驟；在工作中遇到哪些情況和問(wèn)題，是如何解決的；通過(guò)工作，取得了哪些成績(jī)等等。

2、情況概述這部分是總結(jié)正文的開(kāi)頭，又稱(chēng)導(dǎo)言。它是用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言寫(xiě)明工作的依據(jù)（黨和國(guó)家的方針政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的文件、指示精神等）、指導(dǎo)思想、工作內(nèi)容概況和工作的收效與成果。在語(yǔ)言表達(dá)上，一定要高度概括和濃縮，然后，用過(guò)渡語(yǔ)“我們的做法和體會(huì)是”、“現(xiàn)將有關(guān)情況總結(jié)如下”等轉(zhuǎn)入主體部分。