業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則及相關(guān)制度

業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則及相關(guān)制度1業(yè)務(wù)外包管理目標(biāo)1．1業(yè)務(wù)外包業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)外包業(yè)務(wù)目標(biāo)是指企業(yè)通過外包提高經(jīng)營效率、使企業(yè)的優(yōu)質(zhì)資源集中于核心經(jīng)營活動(dòng)、擺脫現(xiàn)有條件的限制，增加企業(yè)運(yùn)作的靈活性。具體內(nèi)容如圖1所示。目標(biāo)1目標(biāo)1減少由于忽視非核心業(yè)務(wù)而發(fā)生的重大錯(cuò)誤目標(biāo)2提高生產(chǎn)和經(jīng)營效率，使優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)集中于核心經(jīng)營業(yè)務(wù)目標(biāo)3擺脫既有專業(yè)知識(shí)和技能的限制，使企業(yè)運(yùn)作更加靈活圖1業(yè)務(wù)外包的業(yè)務(wù)目標(biāo)1．2業(yè)務(wù)外包財(cái)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)外包的財(cái)務(wù)目標(biāo)是指企業(yè)通過外包降低生產(chǎn)和經(jīng)營成本、減少可變的一般管理費(fèi)用，并在外包實(shí)施過程中建立科學(xué)合理的業(yè)務(wù)外包會(huì)計(jì)處理方法和程序。具體內(nèi)容如圖2所示。目標(biāo)1目標(biāo)1降低非核心業(yè)務(wù)的財(cái)產(chǎn)占用規(guī)模，減少企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營成本目標(biāo)2減少可變的一般管理費(fèi)用，節(jié)約辦公空間和設(shè)備供應(yīng)目標(biāo)3建立和完善科學(xué)合理的業(yè)務(wù)外包會(huì)計(jì)處理方法和程序目標(biāo)4減少人工費(fèi)用成本圖2業(yè)務(wù)外包的財(cái)務(wù)目標(biāo)2業(yè)務(wù)外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2．1業(yè)務(wù)外包經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)外包信息保護(hù)措施不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)商業(yè)秘密泄露內(nèi)容業(yè)務(wù)外包信息保護(hù)措施不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)商業(yè)秘密泄露內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容4業(yè)務(wù)外包未經(jīng)適當(dāng)審核或越權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1業(yè)務(wù)外包策略不科學(xué)、承包方選擇不合理，可能導(dǎo)致企業(yè)核心資產(chǎn)遭受損失2業(yè)務(wù)外包流程未恰當(dāng)履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)外包戰(zhàn)略失敗或經(jīng)營效率低下內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容3圖3業(yè)務(wù)外包經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)2．2業(yè)務(wù)外包財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)外包財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在業(yè)務(wù)外包的會(huì)計(jì)信息處理過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)。具體內(nèi)容如圖4所示。業(yè)務(wù)外包會(huì)計(jì)處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告信息失真的風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)外包會(huì)計(jì)處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告信息失真的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1業(yè)務(wù)外包過程中，由于企業(yè)沒有建立明確的防火、防盜、防未經(jīng)授權(quán)接觸和未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)移等政策，導(dǎo)致承包方?jīng)]有相關(guān)的約束而造成資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)2圖4業(yè)務(wù)外包財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)3業(yè)務(wù)外包流程3．1承包方選擇流程承包方選擇流程業(yè)務(wù)流程序號(hào)責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．確定歸口1．確定歸口管理部門2．確定承包方資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及遴選方法3．編制《招標(biāo)公告》4．接收投標(biāo)報(bào)名并預(yù)審其資質(zhì)5．制定標(biāo)底6．組織開標(biāo)7．評(píng)標(biāo)、討論定標(biāo)8．發(fā)放《中標(biāo)通知書》9．簽訂《業(yè)務(wù)外包合同》1董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)審核審核所確定的歸口管理部門是否具有相關(guān)專業(yè)能力《業(yè)務(wù)外包流程管理辦法》2歸口管理部門財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部審核審批審核企業(yè)所制定的遴選方法是否可行《承包方資質(zhì)審核遴選制度》3歸口管理部門財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部審核審批審核歸口管理部門編制的《招標(biāo)公告》內(nèi)容是否科學(xué)合理《業(yè)務(wù)外包流程管理辦法》、《承包方資質(zhì)審核遴選制度》4歸口管理部門財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、資產(chǎn)部審核審查承包方資質(zhì)時(shí)是否按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行《承包方資質(zhì)審核遴選制度》5歸口管理部門財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部審核審批審查標(biāo)底編制的合理性、準(zhǔn)確性《承包方資質(zhì)審核遴選制度》6歸口管理部門財(cái)務(wù)部審核審批審查開標(biāo)方式是否合理《承包方資質(zhì)審核遴選制度》7歸口管理部門財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部審核審批檢查評(píng)標(biāo)依據(jù)是否合理、客觀《業(yè)務(wù)外包流程管理辦法》8歸口管理部門檢查《中標(biāo)通知書》是否及時(shí)發(fā)放《業(yè)務(wù)外包流程管理辦法》9歸口管理部門審計(jì)部門、法律顧問審核審批審核《業(yè)務(wù)外包合同》是否符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定《業(yè)務(wù)外包流程管理辦法》3．2外包協(xié)議管理流程外包協(xié)議管理流程業(yè)務(wù)流程序號(hào)責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．?dāng)M定《業(yè)務(wù)外包合同》及相關(guān)協(xié)議1．?dāng)M定《業(yè)務(wù)外包合同》及相關(guān)協(xié)議2．董事會(huì)審批《業(yè)務(wù)外包合同》及相關(guān)協(xié)議3．簽訂《業(yè)務(wù)外包合同》4．對(duì)所簽訂的《業(yè)務(wù)外包合同》進(jìn)行編號(hào)5．合同專用章管理人員對(duì)簽署合同用印的程序?qū)徍藷o誤后加蓋公章6．合同及協(xié)議蓋章后交由歸口管理部門保管7．業(yè)務(wù)外包合同履行完畢后交由企業(yè)檔案管理部門保管1歸口管理部門生產(chǎn)部、法律顧問審批審核所擬定的《業(yè)務(wù)外包合同》及相關(guān)協(xié)議是否符合國家法律法規(guī)《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》2董事會(huì)歸口管理部門、生產(chǎn)部、法律顧問檢查董事會(huì)是否及時(shí)審批《業(yè)務(wù)外包合同》及其相關(guān)協(xié)議《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》3歸口管理部門董事會(huì)審批檢查簽訂《業(yè)務(wù)外包合同》的程序是否正確，是否存在越權(quán)行為《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》4印章管理部門簽訂合同檢查業(yè)務(wù)外包合同及相關(guān)協(xié)議編號(hào)是否連續(xù)和準(zhǔn)確《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》5印章管理部門歸口管理部門通過抽檢外包合同的方式檢查合同用章管理人員的用章程序是否符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》6歸口管理部門印章管理部門核查蓋章后的《業(yè)務(wù)外包合同》是否及時(shí)交由歸口管理部門保管《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》7檔案管理部門檢查檔案管理部門是否將《業(yè)務(wù)外包合同》及其相關(guān)協(xié)議和附件分類保存《外包合同協(xié)議管理規(guī)定》、《檔案管理規(guī)定》4業(yè)務(wù)外包流程相關(guān)細(xì)則、辦法、規(guī)定、制度4．1承包方資質(zhì)審核遴選制度第1條為順利實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包目標(biāo)，確保引入合格的外包合作伙伴，提高公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，根據(jù)公司的實(shí)際情況及國家相關(guān)法律法規(guī)特制定本制度。第2條本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。第3條歸口管理部門確定承包方資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及遴選辦法并上報(bào)總經(jīng)理審核。第4條總經(jīng)理對(duì)承包方資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及遴選辦法審核批準(zhǔn)后，歸口管理部門發(fā)布《招標(biāo)公告》。第5條參與競(jìng)標(biāo)的候選承包商在指定期限內(nèi)提交《投標(biāo)書》及相關(guān)材料，主要內(nèi)容包括項(xiàng)目解決方案、實(shí)施計(jì)劃、資源配置、報(bào)價(jià)等。第6條歸口管理部門對(duì)承包方進(jìn)行資質(zhì)預(yù)審，評(píng)估承包方的綜合能力。評(píng)估因素主要包括以下5個(gè)方面。1．承包方類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)能力、資格認(rèn)證和信譽(yù)。2．承包方是否與本公司存在直接或潛在的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。3．承包方在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的力度和效果。4．承包方的性價(jià)比是否合適。5．其他因素。第7條歸口管理部門組織公司其他職能部門進(jìn)行開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。歸口管理部門對(duì)候選承包方的綜合競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)行排名。1．公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定開標(biāo)方式，開標(biāo)方式主要有3種形式。（1）在有投標(biāo)單位自愿參加的情況下，公開開標(biāo)，但當(dāng)場(chǎng)不宣布中標(biāo)結(jié)果。（2）在有投標(biāo)單位自愿參加的情況下，公開開標(biāo)，當(dāng)場(chǎng)確定預(yù)選中標(biāo)人。（3）在公證員的監(jiān)督下開標(biāo)，確定預(yù)選中標(biāo)戶。2．開標(biāo)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)文件提交截止時(shí)間以前公開進(jìn)行；開標(biāo)地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)為招標(biāo)文件中預(yù)先確定的地點(diǎn)。3．評(píng)標(biāo)由公司歸口管理部門依法組建的評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)。（1）公司應(yīng)當(dāng)采取必要的措施，保證評(píng)標(biāo)在嚴(yán)格保密的情況下進(jìn)行，任何單位和個(gè)人不得非法干預(yù)、影響評(píng)標(biāo)的過程和結(jié)果。（2）評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司相關(guān)部門的人員以及外聘有關(guān)技術(shù)等方面的專家組成，成員人數(shù)為5人以上單數(shù)，其中技術(shù)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的2/3。（3）評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)當(dāng)按照《招標(biāo)公告》確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)《投標(biāo)書》進(jìn)行評(píng)審和比較；設(shè)有標(biāo)底的，應(yīng)當(dāng)參考標(biāo)底。（4）評(píng)標(biāo)委員會(huì)完成評(píng)標(biāo)后，應(yīng)當(dāng)向公司提出書面《評(píng)標(biāo)報(bào)告》，并推薦合格的中標(biāo)候選人。中標(biāo)人的投標(biāo)應(yīng)當(dāng)符合下列條件之一：①能夠最大限度地滿足公司《招標(biāo)公告》中規(guī)定的各項(xiàng)綜合評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。②能夠滿足《招標(biāo)公告》的實(shí)質(zhì)性要求，并且經(jīng)評(píng)審的投標(biāo)價(jià)格最低，但是投標(biāo)價(jià)格低于成本的除外。第8條歸口管理部門同相關(guān)管理層及其他職能部門負(fù)責(zé)人分別與合規(guī)候選承包方建立聯(lián)系，并把相關(guān)候選名單提交總經(jīng)理、董事長審定，最后選出業(yè)務(wù)外包承包商。第9條歸口管理部門和承包方就《外包項(xiàng)目合同》的主要條款進(jìn)行談判，達(dá)成共識(shí)后由合同雙方代表簽署《外包項(xiàng)目合同》。第10條本制度自總經(jīng)理審批之日起實(shí)施，修改時(shí)亦同。第11條本制度由總經(jīng)理辦公室制定，解釋權(quán)、修改權(quán)歸屬總經(jīng)理辦公室。4．2企業(yè)外包合同協(xié)議管理規(guī)定第1章總則第1條目的為加強(qiáng)對(duì)本公司業(yè)務(wù)外包合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營行為，減少和避免因外包合同協(xié)議管理不當(dāng)而造成的損失，維護(hù)公司的合法權(quán)益，結(jié)合自身情況特制定本規(guī)定。第2條適用范圍本規(guī)定適用于公司所簽訂的一切業(yè)務(wù)外包合同協(xié)議。第3條訂立外包合同的原則1．凡與本公司簽訂的外包合同協(xié)議必須遵守國家法律、法規(guī)，且合同內(nèi)容有利于保證公司業(yè)務(wù)外包的順利完成。2．訂立外包合同時(shí)，應(yīng)遵循自愿平等、互利有償和誠實(shí)信用的原則，不得損害公司的利益和形象。3．業(yè)務(wù)外包合同內(nèi)容涉及國家安全或重大利益需要保密的，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定辦法辦理，并與承包方簽訂《外包項(xiàng)目保密協(xié)議書》。第2章業(yè)務(wù)外包合同的擬定、審批及簽訂第4條擬定的合同文本要規(guī)范，根據(jù)業(yè)務(wù)外包的性質(zhì)，按公司規(guī)定的格式填寫，內(nèi)容要詳實(shí)，必要時(shí)要補(bǔ)充保密協(xié)議書附件、技術(shù)協(xié)議書附件、外包項(xiàng)目咨詢合同協(xié)議書附件。第5條外包合同簽訂前需要填寫《業(yè)務(wù)外包審批表》，按公司的相關(guān)規(guī)定填寫合同、辦理審批表蓋章，并滿足下列要求。1．合同金額在300萬元以內(nèi)的外包協(xié)議，由總經(jīng)理審批，且需總經(jīng)理簽章。2．合同金額在300萬～3000萬元的外包協(xié)議，由董事長審批，且需董事長簽章。3．合同金額在3000萬元以上的外包協(xié)議，提交董事會(huì)或股東（大）會(huì)審批，且需加蓋公章。第6條公司應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)外包合同協(xié)議中具體約定下列事項(xiàng)。1．對(duì)于涉及本公司機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。除合同協(xié)議約定的保密事項(xiàng)外，公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目的實(shí)施情況和外界環(huán)境的變化不斷更新、修正保密條款，必要時(shí)可與承包方補(bǔ)簽保密協(xié)議。2．承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和時(shí)間將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知公司，并就存在的問題進(jìn)行有效溝通。3．公司有權(quán)獲得和評(píng)估業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目的實(shí)施情況和效果，獲得具體的數(shù)據(jù)和信息，督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法。第3章業(yè)務(wù)外包合同經(jīng)費(fèi)管理第7條外包合同經(jīng)費(fèi)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況按合同規(guī)定分階段外撥，如需全額撥出則要提出充分、正當(dāng)?shù)睦碛?。?jīng)費(fèi)外撥時(shí)，歸口管理部門應(yīng)填寫《外包合同經(jīng)費(fèi)撥轉(zhuǎn)申請(qǐng)表》。第8條合同生效后，歸口管理部門應(yīng)指定專人對(duì)業(yè)務(wù)外包進(jìn)行定期或階段性檢查，檢查內(nèi)容包括經(jīng)費(fèi)的使用情況、業(yè)務(wù)進(jìn)度情況及存在的問題。第9條對(duì)于問