商務(wù)禮儀、郵件禮儀培訓(xùn)

封面頁（設(shè)計好之后可以刪掉這個文本框哦）做有溫度的職場菜鳥Powerfule-mail職場郵件禮儀培訓(xùn)不當(dāng)小白的第一步，從郵件開始Formyself姓名：張義銘坐標(biāo)：山東濟(jì)南微博ID：唉呀媽呀小清戣拖延癥晚期的巨蟹座，妄想做一個安靜的段子手的三流小報記者微博校園線下渠道東北大區(qū)HR組長目錄Contents發(fā)電郵前你所須知的開始寫郵件收郵件和收到之后其他金手指發(fā)前須知選好郵箱發(fā)郵件前先要有一個高逼格的郵箱什么？你還沒有郵箱？還在用QQ傳文件？什么？你還在用QQ郵箱？什么？你不知道都有什么郵箱？那還等什么？還不快去注冊？開始寫郵件關(guān)于版面收件人/TO：郵件的受理人，直接相關(guān)者，有義務(wù)回復(fù)響應(yīng)并更具情況處理。抄送/CC：郵件內(nèi)容的知情者，間接相關(guān)者，無義務(wù)回復(fù)，如有意見可隨郵件回復(fù)。注意：1.收件人/TO和抄送/CC使用時，建議按一定順序排列，比如按照職務(wù)高低排序，適當(dāng)規(guī)則有助于提升職場形象；

2.只給需要此郵件的人發(fā)郵件，按照部門規(guī)章制度，切勿亂發(fā)，亂抄送；

3.轉(zhuǎn)發(fā)郵件原文時要慎重考慮，切勿直接轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)密郵件！subject：1.切勿空白主題或隨意主題；失禮！

2.簡短有力，直接概括重要信息；最好寫清楚郵件來源，如“齊魯理工學(xué)院

xxxx活動反饋”，簡潔明了；

3.切忌錯別字和錯誤信息。重要郵件可以標(biāo)注【緊急】開始寫郵件關(guān)于開頭和結(jié)尾1.適當(dāng)稱呼用語，拿捏尺度；

2.定格寫稱呼用語，

慎用英文稱呼和Dear等熟人常用稱呼；3.適當(dāng)?shù)膯柡蛘Z，對長輩/上級用敬語，晚輩/下屬用謙辭；4.結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。開始寫郵件關(guān)于正文1.若首次溝通，第一件應(yīng)當(dāng)自報家門，以示對對方的尊重；2.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。3.注意Email的論述語氣，以免引起對方不適；4.合理提示加粗，背景色，標(biāo)紅，下劃線等突出重要信息；開始寫郵件關(guān)于正文5.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。直接插入正文中；6.在正式郵件中慎用顏文字符號，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻；7.郵件所需要說的事件過多時善用分組和標(biāo)號。開始寫郵件示例開始寫郵件附件須知1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；2.附件文件應(yīng)按正確的名字命名，要夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，最好打包壓縮發(fā)送。開始寫郵件結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。（這有別與郵件正文的自我介紹?。?.簽名信息不宜過多。可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，一般5-7行；2.不要只用一個簽名檔，對不通的to對象用不同的簽名；3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。收到之后要做的回復(fù)郵件的小錦囊及時回復(fù)關(guān)閉自動回復(fù)進(jìn)行針對性回復(fù)不要就同一問題多次回復(fù)討論區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體主動控制郵件的來往點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！回復(fù)時注意禮貌用語和語氣注意事項收到之后要做的1.當(dāng)事件涉及較多或問題較多時；先打電話或發(fā)消息溝通，再發(fā)郵件走正式流程電話溝通效果最佳，而郵件屬于正式流程。2.跨區(qū)域/部門發(fā)送郵件請求幫助時；

在完成溝通后，求助時抄送給自己本部門/區(qū)域的主管；如果能同時抄送所求助區(qū)域/部門的負(fù)責(zé)人更佳。3.溝通有度，層次分明，切忌私自越級反饋。出現(xiàn)問題時第一時間to自己的直屬負(fù)責(zé)人，cc簡介負(fù)責(zé)人；當(dāng)出現(xiàn)對直屬負(fù)責(zé)人不滿意越級反饋告狀時，要cc直屬負(fù)責(zé)人，做到彼此知情。其他金手指1.怕漏收郵件怎么辦？善用郵箱軟件PC端口有foxmail、outlook等客戶端；手機(jī)客戶端有網(wǎng)易郵箱大師、QQ郵箱工具等；養(yǎng)成每日定時收取郵件的好習(xí)慣，來郵件及時回復(fù)不積壓郵件和工作；定期清理收信箱，對無用和垃圾郵件進(jìn)行處理。其他金手指2.怕發(fā)錯郵件怎么辦？在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息；如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦；不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓；所有的郵件發(fā)送前都要經(jīng)過Doublecherk后才能發(fā)送，對各項進(jìn)行檢查；發(fā)件前了解對方的情況和習(xí)慣，在語言、字號等方面，尊重對方習(xí)慣其他金手指3.怕發(fā)了郵件沒人理怎么辦？溝通確認(rèn)和反饋，對重要項目，發(fā)郵件前后都要做到其他方式溝通；自身先養(yǎng)成來信回復(fù)的好習(xí)慣；有時候如果郵件出去并未得到回復(fù)，可以嘗試私信或提醒；在郵件結(jié)尾適當(dāng)加入“Iamlookingforyoureply”、"Sincerely"或者“請盡快回復(fù)”等用語，潛意識里“催更”在自己的郵件中做到不犯錯誤，簡明扼要，保證項目