規(guī)定合同管理系統(tǒng)規(guī)章地制度

實用標準文案合同管理制度第一章 總則第一條為了加強公司合同的規(guī)范管理，嚴格審批程序，明確責任，維護公司利益，特制訂本制度。第二條 本制度適用于公司各部門及下屬各子分公司。第三條本制度中的合同指發(fā)生經(jīng)濟行為的各類合同、協(xié)議，除另有說明，均為書面合同。包括：涉外合同、買賣合同（設備合同、物資采購合同等）、工程合同（設計合同、工程施工合同、工程設計合同、設備工藝安裝合同、工程監(jiān)理合同、文物勘探合同等）、租賃合同、借款合同、擔保合同、技術開發(fā)和技術服務合同、土地征用合同（包括相關土地補償協(xié)議）、燃氣具代理銷售協(xié)議及其他類型的合同、協(xié)議。第二章 職責與分工第四條 承辦單位：是指具體辦理合同的訂立與執(zhí)行的公司各單位。各承辦單位應明確指定一名合同管理員，負責本單位的合同管理工作，并報總經(jīng)理辦公室法律顧問室備案，其主要職責是：精彩文檔實用標準文案（一）根據(jù)公司年度計劃和本單位業(yè)務開展情況，提供合同樣本，報公司有關部門審查。（二）辦理合同雙方的簽字、蓋章手續(xù)，并將原件交有關部門。（三）按合同的內容和要求，履行本單位承辦的合同。（四）各單位每季度第一個月初四個工作日內向總經(jīng)理辦公室法律顧問室報送本單位上一季度非格式合同的合同履行統(tǒng)計表和履行情況登記表（每份合同加附一份）。第五條總經(jīng)理辦公室法律顧問室是南陽鄭燃燃氣有限公司合同的歸口管理部門，主要職責是：（一）負責組織宣傳、學習貫徹與公司業(yè)務等相關的法律、法規(guī)和規(guī)章；（二）負責對合同專用章、合同示范文本、法人授權委托書的發(fā)放和管理；（三）負責各類合同的法律性審查工作；（四）制定合同訂立的操作指導書；（五）負責合同的監(jiān)督執(zhí)行；（六）參與公司各類合同糾紛的調查與處理；（七）負責合同臺帳管理；（八）對經(jīng)雙方簽字蓋章的合同原件歸檔、保存。第六條 專業(yè)審查部門（一）總經(jīng)理辦公室：對合同的法律性條款進行專業(yè)審查。（二）經(jīng)營管理部：對合同的經(jīng)濟性條款進行專業(yè)審查精彩文檔實用標準文案（三）財務部：對合同的財務條款進行專業(yè)審查。（四）工程管理部：對涉及工程施工的合同進行專業(yè)審查。（五）安技部：對涉及生產(chǎn)設備專項技術、計量器具（技術）、信息設備（技術）的合同進行專業(yè)審查。（六）行政事務部：對涉及土地、房產(chǎn)的合同進行專業(yè)審查。第三章 合同的訂立第七條 訂立依據(jù)（一）計劃（預算）內合同：由各合同承辦單位的主管領導依據(jù)公司年度綜合計劃、財務預算在合同審核單上簽署意見。（二）計劃外合同：因特殊原因需訂立計劃外合同的，由各合同承辦單位起草計劃外項目審批報告，報總經(jīng)理批準。第八條合同方確定。依據(jù)招投標實施辦法應通過招標確定合同方的，按招標程序進行，開標后三十日內必須訂立正式合同，合同的內容應以標書中的規(guī)定為依據(jù)，若因特殊原因，在不低于標書中質量標準的前提下，為我方的利益可作適當調整，投標文件中的主要技術標準及預算清單作為合同附件；對非招標合同，承辦單位或公司指定的單位和人員考察選擇最佳合同方，應審查合同對方當事人的合同主體資格，包括工商注冊登記、稅務、資質、信用等相關證書資料，并確認其有效性，留存復印件備查。第九條 合同評審精彩文檔實用標準文案（一）金額在五萬元以上的工程建設相關合同、內容較為特殊的重大合同或根據(jù)公司要求需要評審的合同，應當進行合同評審。（二）評審的主要內容包括：合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策規(guī)定；當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。合同的嚴密性。包括：條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否對等、具體、明確；文字表述是否準確無誤。合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正履行時可能受到的經(jīng)濟損失。（三）合同評審的方式：（1）對重大合同或內容較為特殊的合同，應由合同簽訂人員組織相關專業(yè)人員對其評審。其中工程建設合同應組織工程管理、預結算人員、技術人員、質量管理人員、合同管理人員、法律顧問、財務管理人員等相關人員對合同內容進行全面評審。合同評審應形成會審紀要，并由參會人員簽字確認。（2）一般合同可采取相關專業(yè)人員審批的方式進行合同評審。（3）一般要求一個合同一次評審。常規(guī)合同可以選擇具有代表性的合同組織一次評審并形成示范合同文本，其它同類性質的合同參照示范文本直接簽訂，不再另行評審。精彩文檔實用標準文案（4）合同主要條款確定后，由承辦部門負責起草正式合同文本，附合同審核表交具有簽訂合同權限的人員簽字。 合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后生效。（四）其它：按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理公證手續(xù)的，由業(yè)務部門負責辦理。按規(guī)定須經(jīng)上級有關部門批準才能簽訂的合同須經(jīng)批準后才能簽訂。合同需要洽商的，洽商的人員應草擬合同文本，制定洽商方式和洽商技巧。（五）合同原件具體份數(shù)按實際需要確定，但重大合同我方至少留存兩份，合同主管部門一份、財務部門一份。第十條 合同形式：（一）書面合同，原則上，要求合同標的額兩千元以上的應當書面形式訂立合同?！皶嫘问健笔侵负贤瑫⒀a充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般應采用正式的合同書形式。（二）口頭合同，以現(xiàn)金當時結清的交易可以口頭形式訂立。第十一條 合同內容：首部一般包括合同編號；各方當事人的名稱（或姓名）和住所；前言一般包括簽約日期及簽約地點等。 合同正文一般包括標的；數(shù)量；精彩文檔實用標準文案質量；價款或者報酬；履行方式、地點和期限；違約責任；解決爭議的方式等。尾部一般包括合同的份數(shù)；附件及效力；各方當事人簽字、蓋章；保證人（如果有保證人）簽字或蓋章等內容。訂立工程施工合同應包括工程范圍，建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，材料和設備供應責任，工程造價，撥款和結算，竣工驗收，質量保修范圍和質量保證期，雙方相互協(xié)作等條款。第十二條 格式合同：（一）由總經(jīng)理辦公室法律顧問室會同有關部門制作專用格式文本，根據(jù)實際需要不定期進行審查、修訂。包括但不限于物資采購合同、管網(wǎng)工程施工合同、用戶安裝合同、供用氣合同、燃氣具銷售代理協(xié)議等。（二）由對方當事人制作或提供的格式合同。第四章 合同審查第十三條 審查合同范圍：格式文本合同和非格式文本合同。第十四條審查程序：按照承辦單位經(jīng)辦人、承辦單位負責人（各部室的經(jīng)理、分子公司經(jīng)理）、承辦單位主管領導、專業(yè)審查部門的順序進行審核，并簽屬個人意見。（一）簡化格式合同審查程序，專業(yè)審查部門只需對變動部分、標的額進行審查。（二） 初步審查。承辦單位負責人審查合同的基本事實。包括精彩文檔實用標準文案合同簽訂的真實性、必要性、價格合理性、條款內容完整性、合同履行目的確定性及合同主體適當性。簽訂的合同出現(xiàn)合同主體（對方）不當，合同事項不必要，價格不合理，無法履行等問題從而導致公司利益受損時，按照權責對等的原則，合同承辦單位負責人承擔合同審查不嚴的責任。第十五條 專業(yè)審查：（一）各承辦單位送審合同時，計劃（預算）外項目合同應附有計劃外項目審批報告，招標合同應附有中標通知書及中標價格等材料復印件，非招標合同應附有詢價記錄、工程預算書、合同方的工商注冊登記、稅務、資質、信用等證書資料復印件，特殊非招標合同，還應附有經(jīng)簽批的特殊非招標申請。（二）合同的經(jīng)濟性條款報經(jīng)營管理部進行審查，主要包括：合同是否列入年度綜合計劃，符合招標條件的是否招標，合同對方的資質是否符合要求、詢價記錄及價格的合理性等。（三）合同的財務性條款報財務投資部進行審查，包括是否列入年度財務預算，付款方式（票據(jù)、電匯、現(xiàn)金）可操作性、稅務、金融等條款有效性、付款期限合理性等。（四）合同的法律性條款報總經(jīng)理辦公室法律顧問室審查，主要針對合同主體資格的是否合法、合同內容是否符合法律、法規(guī)、政策，合同條款是否公平，合同權利義務表述是否具體明確，程序是否符合法律規(guī)定，違約責任界定是否清晰，文字表達是否嚴謹，盡量減少合同履行風險等。精彩文檔實用標準文案（五）涉及生產(chǎn)設備專項技術、計量器具（技術）、信息設備（技術）的合同，報安全技術部進行技術審查；涉及工程施工的合同，報工程管理部進行審查；涉及燃氣具銷售代理的合同，報經(jīng)營管理部進行審查；對涉及土地、房產(chǎn)的合同報行政事務部進行專業(yè)審查。（六）上述部門審查時應提出修改完善意見，會同合同承辦單位協(xié)商修改。第十六條 審查意見簽批程序：（一）按照審查程序實施簽批，簽批意見在專門設計的“簽批單”上注明。（二）各專業(yè)審查部門在確認合同承辦單位已做出修改后，應逐頁簽字確認，并在“審核意見”欄中注明“同意”字樣。（三）各級審查負責人不得越級提前簽批意見。（四）審查意見簽署完整后，由公司法定代表人或其授權人簽字，最后在總經(jīng)理辦公室法律顧問室加蓋合同專用章成立。未執(zhí)行簽批程序的，持章部門不得蓋章。（五）合同內容中應顯示共幾頁、第幾頁，每張應有審查人簽字。第五章 合同用章及歸檔管理第十七條 用章管理：（一）合同意見簽署完整，經(jīng)公司法人代表或授權人簽字后，總經(jīng)理辦公室法律顧問室對按照簽批程序確認無異議的合同， 加蓋公司精彩文檔實用標準文案合同專用章及騎縫章，并進行用章登記。對確需加蓋公司公章的合同，由總經(jīng)理辦公室按相關規(guī)定加蓋公司公章。（二）公司對外所簽訂的合同統(tǒng)一使用合同專用章，任何人私自以公司公章或部門用章代替合同專用章、為空白合同加章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對責任人按公司有關規(guī)定做出相應處理，并由其承擔因此造成的一切責任。第十八條 歸檔整理及時限：（一）各承辦單位向總經(jīng)理辦公室法律顧問室送合同原件時，對招標合同應附有中標通知書及中標價格等材料復印件。 非招標合同應附有詢價記錄、工程預算書、合同方的工商注冊登記、稅務、資質、信用等證書資料復印件，特殊非招標合同，還應附有經(jīng)簽批的特殊非招標申請。加蓋公司公章的合同應送交總經(jīng)理辦公室法律顧問室登記歸檔。（二）總經(jīng)理辦公室法律顧問室應準確、及時、完整登記合同臺帳，每年對簽訂合同的履行情況進行統(tǒng)計、清查，履行完畢的合同按照歸檔時限上交檔案室。(三)支出類合同應由對方先行簽章，收入類合同可由我方先行簽章。合同承辦單位負責簽章，合同對方在市區(qū)內的，經(jīng)審批后在三個工作日內完成合同的雙方的簽字、 蓋章，并將簽定的合同送至總經(jīng)理辦公室法律顧問室歸檔；在市區(qū)以外的，在十個工作日內完成合同雙方的簽字、蓋章，并將簽定完畢的合同送至總經(jīng)理辦公室法律顧問室歸檔，避免合同簽訂滯后于合同執(zhí)行。精彩文檔實用標準文案第六章 格式合同管理第十九條市區(qū)管網(wǎng)工程施工合同：該類合同指涉及燃氣管網(wǎng)及配套設施建設的相關合同，包括對此類工程的監(jiān)理合同、施工合同、工藝安裝合同等。工程管理部負責該類合同內容的擬訂、簽訂。第二十條用戶安裝、供氣合同：該類格式合同指公司直接與用戶簽訂的工程安裝合同和供氣合同。市場開發(fā)部負責該類合同的擬訂、客戶服務部負責該類合同的簽訂。第二十一條物資采購合同：該類格式合同由物資供應部負責，按照既定的采購計劃進行合同的擬訂、簽訂。第二十二條燃氣具銷售代理合同：市場開發(fā)部負責該類合同的擬訂、簽訂。對上述格式合同，總經(jīng)理辦公室法律顧問室按業(yè)務性質進行分類、編號并妥善保存合同格式文本； 簽訂部門負責妥善保存原始資料并對部門格式合同進行編號管理， 每月向總經(jīng)理辦公室法律顧問室報送格式合同履行情況統(tǒng)計表。 合同審查部門，有權隨時對任一合同提出詢問，承辦部門和負責部門應進行解釋。根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營實際需要，可增加相關格式合同。第七章 合同的變更、解除精彩文檔實用標準文案第二十三條 在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，可經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議。新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。公司收到對方當事人要求解除或變更的通知書后， 應當在規(guī)定的期限內作出書面答復。 合同的變更或解除，應當采用書面形式（包括書信、電報），法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的，應依法及時辦理。第二十四條 存在下列情形之一的，公司可以單方解除合同：（一）因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要職責、債務；（三）對方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內仍未履行；（四）對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目（五）法律規(guī)定的其他情形。上述解除合同的條款應當在合同中予以約定。第二十五條公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解除合同。若確須變更或解除時，由合同經(jīng)辦人查明原因，提出意見，經(jīng)批準簽訂的領導審核后，提交總經(jīng)理辦公室法律顧問室審查并簽發(fā)解除合同的函；若對方?jīng)]有違約，應同對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。第二十六條合同變更必須由原合同起草部門負責更改，并按合同評審的要求重新組織合同變更評審，并辦理書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同發(fā)放精彩文檔實用標準文案的范圍相同。第二十七條對方提出合同變更的，變更程序也應按第二十五條規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起索賠的，合同變更必須與索賠同步進行，索賠協(xié)議是合同變更的處理結果，是變更后合同一部分。第二十八條對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），必須及時辦理中止手續(xù)，收集因中止合同給本公司帶來經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，及時追究對方的責任。中止的合同又恢復繼續(xù)履行時，依相同程序辦理恢復手續(xù)。合同的恢復與中止都必須通知總經(jīng)理辦公室法律顧問室。第二十九條 合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行，合同履行部門應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關的文件， 做好經(jīng)濟往來和工程結算工作，辦理解除合同的手續(xù)。資料移交公司檔案室保存。第八章 合同的履行第三十條 公司及所屬各部門、子分公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。 公司應建立合同履行情況臺帳。第三十一條 特殊情況：搶險、工程施工中的特殊情況涉及到的經(jīng)濟行為可以先執(zhí)行，后補簽合同。補簽時，承辦部門負責人要在“簽批單”中備注原因。精彩文檔實用標準文案第三十二條按合同規(guī)定，須辦理登記、備案及財產(chǎn)過戶手續(xù)的，由承辦單位在規(guī)定的期限內負責辦理。第三十三條合同簽章之后進入履行程序仍未開始履行的合同，由承辦部門五個工作日內作出書面說明，提交總經(jīng)理辦公室法律顧問室審查并提出處理意見。第三十四條 拖欠款項的催繳：未按合同約定及時給我公司付款的，承辦部門應及時催款并將進展情況告知總經(jīng)理辦公室法律顧問室。對于應追討款項，承辦單位應及時進行追討，并將進展情況告知總經(jīng)理辦公室法律顧問室。第三十五條有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，合同經(jīng)辦人員應及時整理、妥善保管。在合同履行過程中，對公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。向對方當事人交付重要資料、發(fā)票及履行合同付款等應由對方當事人出具收條，公司原則上只按照合同對方當事人名稱開具限制性抬頭的轉賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。第三十六條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確鑿證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即終止履行，并及時書面上報總經(jīng)理辦公室法律顧問室處理，并將基本情況和法律顧問的處理意見一同上報公司領導：（一）經(jīng)營狀況嚴重惡化；(二)轉移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務；（三）喪失商業(yè)信譽；精彩文檔實用標準文案（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。第三十七條 債權債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認：在重大、復雜合同的履行過程中，經(jīng)辦人員應定期與對方對帳，確認雙方債權債務；在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時， 應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。第九章 經(jīng)濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟第三十八條合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決。第三十九條合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時書面報告部門經(jīng)理及公司總經(jīng)理辦公室法律顧問室，由部門經(jīng)理和總經(jīng)理辦公室法律顧問室擬定處理意思，報總經(jīng)理或副總經(jīng)理決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司總經(jīng)理辦公室法律顧問室。第四十條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及獲知對方當事人準備或已經(jīng)申請仲裁或提起訴訟的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報公司總經(jīng)理辦公室法律顧問室，由公司總經(jīng)理辦公室法律顧問室精彩文檔實用標準文案統(tǒng)一委托律師或其他專業(yè)人員辦理。第十章 考核與獎懲第四十一條公司及其所屬各部門、子分公司全體員工應當嚴格遵守公司合同管理的有關制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司總經(jīng)理辦公室法律顧問室負責制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。第四十二條對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，由總經(jīng)理辦公室法律顧問室提請公司予以獎勵。第四十三條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司應當依法向責任人員追償損失：（一） 未經(jīng)授權批準或超越職權簽訂合同；（二） 為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同， 授權委托書；（三） 應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。第四十四條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，酌情向有關人員追償損失：（一）因工作過失致使公司被詐騙；（二）公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認；（三）遺失重要證據(jù)；精彩文檔實用標準文案（四）發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機或引發(fā)公司利益受損的；（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告；（六）未履行規(guī)定手續(xù)擅自在對方出具的確認書、索賠報告上簽字而給公司造成損失的；（七）其他違反公司相關制度的。第四十五條公司員工在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。第十一章 報告與記錄、附則第四十六條 本管理活動中生成的合同，《合同審核單》、計劃外項目審批報告、特殊非招標申請、領導批示由公司檔案室保存，任何人不得隨意銷毀或更改。第四十七條 本制度由總經(jīng)理辦公室法律顧問室負責解釋和修訂。附件1：合同審核單附件2：合同履行情況登記表（一份合同加附一份）附件3：合同履行統(tǒng)計表（季報）附件4：合同管理流程附件5：合同審批流程精彩文檔實用標準文案附件1：合同審核單合同審核單合同編號 合同名稱：合同對方當事人：合同項目情況是否列入年度綜合計劃 是否招投標是否列入年度財務預算 合同價款合同承辦單位： 經(jīng)辦人：承辦單位 承辦單位負責人意見： 主管領導意見：審核部門 審核意見經(jīng)營管理部財務部合同總經(jīng)辦（法律顧問）審核工程管理部部門其它備注：1、此審核單附在合同首頁作為合同原始資料的一部分，審核單意見不完整，法人代表或其授權人應拒絕在合同書上簽字，持章部門拒絕蓋章。2、涉及生產(chǎn)設備、計量設備（技術） 、專項技術、信息設備（技術）的，由安全技術部簽署意見；涉及土地房產(chǎn)的， 由行政事務部簽署意見； 涉及工程施工的， 由工程管理部簽署意見。3、年度綜合計劃外且未列入年度財務預算的項目應附有計劃外項目審批報告。4、招標項目應附有中標通知書及中標價格等材料復印件； 非招標項目合同應附有詢價記錄、審核后的工程預算書、合同方工商注冊登記、稅務、資質、信用等材料復印件，特殊非招標的合同，還應附有總