規(guī)定合同評審和規(guī)定合同管理系統(tǒng)規(guī)定

實用文案1．目的規(guī)范公司各類合同和協(xié)議、責(zé)任書的管理，加強(qiáng)和完善合同立項、評審、簽訂、實施、保管的程序，防范合同風(fēng)險，確保公司各項經(jīng)營工作正常有序地進(jìn)行，特制定本制度。2．適用范圍適用于公司所有的合同、協(xié)議、各種責(zé)任書的簽訂、評審和管理。3．定義3.1 合同、協(xié)議：合同又稱為契約、協(xié)議，是兩個或是兩個以上平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。公司合同大致為以下幾種：A 、采購合同：己方采購方作為甲方，銷售方作為乙方全部統(tǒng)稱為采購合同。 具有法律效力。（包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購、技改合同、基建合同等）、銷售合同：己方銷售方作為甲方，采購方作為乙方全部統(tǒng)稱為采購合同。具備法律效力。、技術(shù)合同：無論己方是合同的甲方或是乙方，技術(shù)買賣之間的合同統(tǒng)稱為技術(shù)合同，具備法律效力。、框架協(xié)議：框架協(xié)議沒有合同的具體內(nèi)容，只是一種簽訂具體合同或其他合作的意向，不具有合同的效力，違反框架協(xié)議只負(fù)締約過失責(zé)任。、協(xié)議：公司和個人簽訂的某方面的協(xié)議，一般公司作為甲方。具備法律效力。比如：外協(xié)培訓(xùn)協(xié)議書、保密協(xié)議等3.2 責(zé)任書：是公司或是上級和公司之下屬責(zé)任人、團(tuán)體簽署的一種具有法律責(zé)任的責(zé)任狀。如：安全生產(chǎn)責(zé)任書、設(shè)備管理責(zé)任書、績效考核責(zé)任書等。4．職責(zé)4.1 合同評審小組：、組長：董事長或總經(jīng)理；、組員：分管副總、總工（總監(jiān)）、財務(wù)總監(jiān)、法務(wù)負(fù)責(zé)人、采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)管部負(fù)責(zé)人、市場部負(fù)責(zé)人、項目工程部負(fù)責(zé)人及承辦部門（當(dāng)事部門）負(fù)責(zé)人、全面評審合同所有項目和細(xì)節(jié)，確保所簽訂的合同對公司不存在法律風(fēng)險。4.2 采購部：負(fù)責(zé)主料、輔料、備品備件、辦公用品采購合同的立項、起草、詢文案大全文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：2/10價，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.3市場部：負(fù)責(zé)銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.4設(shè)備管理部:負(fù)責(zé)設(shè)備買賣合同方面的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作 。4.5 綜合部：、公司作為甲方和下屬公司成員簽訂具備法律效力的勞動合同、責(zé)任書和協(xié)議方面的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。、網(wǎng)絡(luò)管理員:對各部門電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.6 財務(wù)部:、財務(wù)合作方面具備法律效力的合同和協(xié)議方面的立項、起草、召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。、參與公司所有合同的評審，并負(fù)責(zé)合同的正本文件的存檔和檔案管理。、評審付款、收款與結(jié)算方式的合理性和可行性，以及確認(rèn)成本及利潤指標(biāo)等。4.7 法務(wù)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)公司所有合同的評審、簽訂及履行過程中所簽訂的一切書面文件的合法合規(guī)性審查，并對可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險提出防范意見，規(guī)避合同的法律風(fēng)險。4.8 總工辦：負(fù)責(zé)技術(shù)買賣合同、技改合同方面的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。4.9 質(zhì)管部：、負(fù)責(zé)檢測、化驗、測量儀器設(shè)備方面的采購立項申請、負(fù)責(zé)參與評審合同有關(guān)質(zhì)量方面事宜的評審。4.10 其他部門：作為合同主體的責(zé)任部門參加合同的立項、 起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。5．合同的編號5.1 合同編號的責(zé)任部門、采購部：負(fù)責(zé)原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購、運(yùn)輸外包合同等方面合同的編號、市場部：負(fù)責(zé)銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議方面的編號、總工辦：負(fù)責(zé)技術(shù)買賣合同、技改合同、基建合同方面的編號高效管理、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展★文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：3/10、綜合部：負(fù)責(zé)具備法律效力的勞動合同、管理責(zé)任書和協(xié)議方面的編號、財務(wù)部：負(fù)責(zé)具備法律效力的財務(wù)融資、貸款等方面的合同和協(xié)議書編號5.2 合同編碼規(guī)則為：公司（字母）---部門分類（字母）---年月+順序號（見下圖）YN--XX--XXXXXXXX年月+編號：如：201601001采購部：POD；市場部：MSD；總工辦：GEO；綜合部：HDR；財務(wù)部：FD永寧公司名稱拼音縮寫如：YN-POD-201601001，表示采購部 2016年1月001號采購合同5.3 責(zé)任書、公司上級和下級部門簽署的協(xié)議可以不必要編號。比如：安全生產(chǎn)責(zé)任書、勞動合同、公司單獨和個別員工簽署的薪資福利合同等。合同的保存和保管6.1 綜合部負(fù)責(zé)保存和保管：勞動合同、安全責(zé)任書、設(shè)備管理責(zé)任書、績效考核責(zé)任書、公司和個人簽署的避險協(xié)議以及與此性質(zhì)相關(guān)的一些協(xié)議。6.2 文控中心（檔案室）負(fù)責(zé)保存和保管：技術(shù)合作方面的合同和協(xié)議。6.3 財務(wù)部：負(fù)責(zé)保管、采購合同：包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購等相關(guān)類型的采購。、銷售合同：產(chǎn)品的銷售合同、銷售提成協(xié)議、代理商協(xié)議、特殊的銷售提成協(xié)議等相關(guān)類型的合同。、技術(shù)合同：發(fā)生費(fèi)用的技術(shù)買賣合同、技改合同、基建合同相關(guān)類型的合同。、機(jī)密級別的合同：薪資合同、融資合同、貸款合同等。6.4 合同的存檔方式：、合同的保管由專門的文件夾存放，一個文件夾存放一個部門的合同文件。、合同文件夾必須要有目錄表、文件去向登記表等，文件的存檔方式按照《文件管理程序》、《文件管理規(guī)范》中的相關(guān)條款執(zhí)行。、文件夾中的合同文件，整理時間每個季度，整理一次，將已經(jīng)執(zhí)行完畢、沒有后遺癥的合同文件，另外標(biāo)示封存，封存的格式，按照未封存之前的格式一樣疊放，文件夾中僅僅存放目前正在執(zhí)行的，尚未結(jié)算完成的文件?！锔咝Ч芾?、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展 ★文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：4/10各種采購性質(zhì)合同的形成方式：7.1 各種生產(chǎn)性主/輔料、耗材、備品備件、低值易耗品；辦公用品方面的采購合同各部門依據(jù)生產(chǎn)計劃和適時需求，填寫《材料計劃表》，經(jīng)部門部長審核，分管副總的審批，總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)之后，將審批完畢的《材料計劃表》轉(zhuǎn)移到采購部。采購部接到經(jīng)過審批之后的《材料計劃表》：、先在公司供應(yīng)商優(yōu)選庫中尋找合格的、已經(jīng)供過貨的供應(yīng)商，進(jìn)行談判。B、如果優(yōu)選庫中無供應(yīng)商，則重新尋找供應(yīng)商，至少3家，實施報價、對比價格具體《采購控制程序》、《采購管理固定》執(zhí)行。7.1.3采購在邊尋找供應(yīng)商的同時，邊起草相關(guān)的采購合同，以便確定好價格之后，可以簽署采購合同和協(xié)議7.1.4待采購責(zé)任人確定好各種因素和條件，認(rèn)為條件成熟之后，則將采購合同遞交到采購委員會進(jìn)行合同評審。7.2項目制合同7.2.1技改合同、基建合同等屬于項目制采購合同。7.2.2項目制的采購合同，必須由總工辦先立項，并做詳細(xì)的技術(shù)分析，具體參照《設(shè)計控制程序》相關(guān)條款進(jìn)行立項的項目書必須事先經(jīng)過公司董事會或是公司企業(yè)管理委員會幾天討論通過之后，進(jìn)入項目技術(shù)標(biāo)書的設(shè)計階段發(fā)布技術(shù)標(biāo)書，進(jìn)行招標(biāo)、評標(biāo)；選定中標(biāo)供應(yīng)商，進(jìn)入合同的起草階段。合同起草之后，將進(jìn)行合同評審階段。其它方面合同形成方式所有合同先由合同主體的責(zé)任部門立項、起草，起草完畢之后，依據(jù)實際情況和相關(guān)要求決定是否開始實施合同評審。合同評審內(nèi)容9.1 建設(shè)工程（土建）合同A、審核施工單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽(yù)度；B、審核費(fèi)用是否合理。主要測算直接材料費(fèi)用、直接人工費(fèi)用、其他費(fèi)用、間接費(fèi)用及取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、定額選用、交（竣）工日期等；C、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；★高效管理、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展 ★文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：5/10D、審核服務(wù)與承諾條款；E、審核合同價款、付款方式、開票方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；G、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求9.2買賣合同（包含采購合同和銷售合同）A、審核供應(yīng)商的選擇情況；B、審核比價核價、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價（性價比）情況；C、審核備品配件、隨機(jī)配件的供應(yīng)條款；D、審核交付周期、質(zhì)保期、售后服務(wù)與承諾條款；E、審核合同價款、結(jié)算方式等是否明確且符合公司要求和規(guī)定；F、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；G、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求；9.3 加工承攬（技改、維修）合同A、審核承攬方的資質(zhì)、業(yè)績及信譽(yù)度B、審核比價核價（性價比）及加工費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否合理；C、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核交付周期、質(zhì)保期、售后服務(wù)與承諾條款；E、審核合同價款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；、質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。9.4運(yùn)輸合同、審核運(yùn)輸單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽(yù)度、評審運(yùn)輸費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（性價比）是否合理；、審核合同價款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；、評審服務(wù)與承諾條款；、評審運(yùn)輸過程中貨物毀損、滅失應(yīng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任條款；、審查有無違約責(zé)任的條款，是否符合《合同法》的有關(guān)規(guī)定。9.5商務(wù)合同 （包含財務(wù)和技術(shù)合作、設(shè)備采購等）商務(wù)合同是指：公司與有關(guān)合作伙伴商定并準(zhǔn)備簽訂的設(shè)備技術(shù)引進(jìn)合同、國際貿(mào)易代理合同、談判備忘錄、補(bǔ)償貿(mào)易合同、專項協(xié)議書、銷售確認(rèn)書等。A、審核合作伙伴單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽(yù)度；B、審核費(fèi)用、責(zé)任是否合理。主要測算取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、間接費(fèi)用，審核雙方的責(zé)任、權(quán)利、利益的對等關(guān)系的條款等；★高效管理、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展★文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：6/10C、審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核服務(wù)質(zhì)量與承諾條款；E、審核合同價款、付款方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責(zé)任、質(zhì)量索賠條款；G、審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。9.6 其它一般責(zé)任書、協(xié)議則不必專門組織合同評審小組評審，一邊評審一邊審批，直至走到審批結(jié)束評審程序10.1 合同評審采取召開專題會議的形式。專題會議由合同承辦部門負(fù)責(zé)召集。10.2 合同評審工作開始前，先由合同承辦部門和其他有關(guān)部門起草合同文件，合同文件應(yīng)優(yōu)先采用示范合同文本；如無合同示范文本，則可結(jié)合實際情況起草或與合同對方共同起草合同文本。10.3 合同評審組織部門（合同承辦部門）原則上應(yīng)至少提前1個工作日將須評審的合同文件及供應(yīng)商的選擇、核價比價、服務(wù)與承諾等相關(guān)資料送交各評審參加部門。10.4 合同評審專題會議應(yīng)做好以下工作：A、認(rèn)真聽取合同承辦部門關(guān)于詢價比價、 平等協(xié)商、廠家選擇等情況的介紹；、審查要約（詢價函）、承諾（報價函）的內(nèi)容；、評審合同的條款。重點評審合同價款、質(zhì)量、交貨期、服務(wù)與承諾、違約責(zé)任、損失賠償?shù)葪l款；、對被評審的合同提出結(jié)論性意見。參會人員均應(yīng)在合同評審記錄上簽字。10.5 合同評審的人員范圍：、合同金額在5萬元內(nèi)（含5萬），由各部門部長評審后，分管副總審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)；、合同金額在5萬以上，由分管副總召集各部門評審后，總經(jīng)理審批，董事長批準(zhǔn)；10.6 合同評審?fù)ㄟ^后，合同承辦部門將合同文件和匯總后的評審意見送交財務(wù)部審核，后分別報分管副總和財務(wù)總監(jiān)審查，最終報請公司總經(jīng)理和董事長審批。10.6如果合同文件未得到審核人或?qū)徟送?，則合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審批（核）意見繼續(xù)完善合同內(nèi)容，并與合同對方進(jìn)一步協(xié)商后形成修訂后的合同文件，再次報請審（核）批人審（核）批。10.7審批人批準(zhǔn)簽訂合同文件后，合同承辦部門負(fù)責(zé)依照經(jīng)批準(zhǔn)的合同文件與合同★高效管理、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展★文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：7/10對方辦理協(xié)商簽約事宜。10.8 合同文件的審核、審查、審批10.9 評審記錄的保存請見本合同 6.010.10 合同文件變更、解除的評審。發(fā)生合同條款變更（如價格條款、支付條款、質(zhì)量條款、工期條款、違約條款變更等）或解除時，應(yīng)采用書面形式，如補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄、會議紀(jì)要等文件形式。合同條款變更或解除的評審程序參照合同評審程序執(zhí)行合同審批：A、項目的承辦部門，根據(jù)公司項目的需求（此需求的技術(shù)要素輸出由總工辦負(fù)責(zé)、用量需求由生產(chǎn)部及其其它需求部門出）B、注意需求部門和承辦部門的區(qū)別：有些項目是需求部門和承辦部門是一個部門；有些需求部門不一定有權(quán)限去具體承辦，比如有些物品的采購。無論需求部門是否是成本部門，需求部門有責(zé)任協(xié)助承辦部門完成此項目！C、承辦部門根據(jù)需求和要求，尋找合同標(biāo)的物的合作者（銷售尋找的是客戶；采購尋找的是供應(yīng)商；工程項目尋找的是工程商；技改項目尋找的是方案設(shè)計商和工程集成商、運(yùn)輸項目尋找的承運(yùn)公司；等等）D、尋找的標(biāo)的物合作者，要求是 5家，不能少于3家；E、有些重大的項目，必須調(diào)查尋找的標(biāo)的合作者的資信，以免發(fā)生：（1）打款之后發(fā)不了貨物，開不了票據(jù)。（2）出了重大問題之后，無法承擔(dān)賠償責(zé)任。（3）資信內(nèi)容大致包含：企業(yè)法人、聯(lián)系電話、企業(yè)注冊資金、企業(yè)的稅務(wù)狀況、治理結(jié)構(gòu)是否健全、有效，企業(yè)的合同履約情況、企業(yè)有無違法違規(guī)記錄、有否特殊背景等等項目的調(diào)查。F、合同雙方談判，協(xié)商條款，擬定合同。原則上用公司的模板合同 。如果對方不同意，則承辦部門必須提出申請，經(jīng)過分管副總同意和總經(jīng)理同意?？梢噪p方重新擬定新的合同樣本，在擬定合同階段，法務(wù)專員必須全程參與進(jìn)去，避免風(fēng)險。G、擬定完合同后，部門同時填寫《合同會簽審批表》，附上合同和所有的調(diào)查資信文件資料（必須有2-3家的資信對比），由部門部長做合同的初審，簽名確認(rèn)！上交到分管副總進(jìn)行審核。如果部門部長和分管副總覺的不合格，則退回承辦人員，修改合同，修改完再重新走流程。H、由分管副總判定該合同是否需要評審小組的集體評審？★高效管理、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展★文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：8/10（1）如果是小合同，且事情非常明朗，明了，則可以決定跨過評審小組的集體評審，直接遞交到總經(jīng)理。（2）如果感覺必須和必要，則由分管副總負(fù)責(zé)召集合同評審小組全體成員，對本合同做合同評審，并準(zhǔn)備齊套所有的調(diào)查資信資料等。、合同評審小組：（1）小組成員：請見本合同的 4.1條款（2）評審的內(nèi)容：請見本合同條款的 9.0（3）評審會議由法務(wù)專員主持和做筆記；如果缺少法務(wù)專員，則由承辦部門部長主持和記錄。（4）評審結(jié)果：（a）、合格，如果董事長和總經(jīng)理都一起參加的合同評審，則可在會議上一起走完流程，簽名審批完畢。（b）、如果不合格，則退回成本部門，根據(jù)評審小組的意見，進(jìn)行合同修改，具體由法務(wù)專員主抓。如果缺少法務(wù)專員，則由承辦部門部長主抓。（c）、重新修改的合同，重新走審批流程。、總經(jīng)理在接到《合同會簽審批表》的第一時間：（1）需要判定分管副總遞交的不需要合同評審小組集體評審的合同，是否需要合同評審小組的集體評審，如果覺得沒必要，則可以仔細(xì)審核資料，做審批.（2）如果是覺得有必要進(jìn)行合同評審小組的集體評審，則退給簽名的分管副總，由分管副總重新召集合同評審小組進(jìn)行合同評審。（3）如果是經(jīng)過合同評審小組評審?fù)ㄟ^的，則可以直接簽名確認(rèn)（一般評審會即可會簽）。（4）總經(jīng)理需要判定：哪些合同必須上報董事長做終審批準(zhǔn)，哪些可以在自己的職權(quán)范圍內(nèi)終審。-----這點我還沒想好（方處州備注）、董事長在接到《合同會簽審批表》時候：1）判定總經(jīng)理遞交的合同評審資料是否合格，如果不合格，則退回總經(jīng)理2）如果判定合格，則終審批準(zhǔn)。合同的實施、變更或是解除：合同批準(zhǔn)之后，依據(jù)合同進(jìn)行合同的實施，如果在實施途中發(fā)現(xiàn)該合同有重大缺陷存在，不利于公司的經(jīng)濟(jì)利益或是存在重大的風(fēng)險時候高效管理、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營、創(chuàng)新發(fā)展★文件名稱：合同評審和合同管理規(guī)定洛陽永寧金鉛冶煉有限公司編號：QW-FD-001版本：A0頁次：9/10、合同的實施部門應(yīng)該立即通知法務(wù)專員和部門部長（如果缺少法務(wù)專員，則由承辦部門部長負(fù)責(zé)），由法務(wù)專員和部門部長；依據(jù)具體情況，做先遣分析，并將分析結(jié)果上報分管副總。、分管副總決定向合同評審小組遞交《合同變更或是解除申請表》、合同評審小組對合同就行重新評估，決定是修改還是解除。、合同的變更和解除必須經(jīng)過總經(jīng)理審核、董事長的終審。、修改和解除指令發(fā)出之后，由成本部門和法務(wù)專員負(fù)責(zé)和供應(yīng)商或是客戶溝通實施。合同在實施過程中付款風(fēng)險的把控：、款項和發(fā)票風(fēng)險的把控：----責(zé)任部門：成本部門、財務(wù)部（1）在付款申請的時候，成本部門必須要個按照《費(fèi)用報銷管理制度》條款的要求，嚴(yán)格填寫所有內(nèi)容，并附上項目合同的副本、已付發(fā)票的影印件做依據(jù)。財務(wù)部門要嚴(yán)格按照合同付款方式和開票方式做詳細(xì)的審核，防止發(fā)生無發(fā)票的現(xiàn)象。（2）銷售合同，承辦部門和財務(wù)部要嚴(yán)格按照合