賬務(wù)系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用

第4章賬務(wù)系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用賬務(wù)處理系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，與其他核算系統(tǒng)之間存在著大量的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。在會計實務(wù)中，賬務(wù)處理系統(tǒng)負責完成整個會計核算中的記賬、算賬和報賬過程。本章將運用生命周期法，講述這一系統(tǒng)的主要開發(fā)過程。24.1賬務(wù)處理系統(tǒng)概述賬務(wù)處理是會計核算工作中一項必不可少的業(yè)務(wù)，其工作量占整個會計核算過程的較大比例。賬務(wù)處理的對象是會計工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——會計憑證，它通過對憑證的輸入和處理，完成記賬、結(jié)賬、賬證表查詢、銀行對賬，以及各種賬表打印等賬務(wù)處理工作。賬務(wù)處理就是從憑證到記賬、從記賬到賬表輸出的過程。對規(guī)模較小或經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較簡單的企業(yè)，一個賬務(wù)處理系統(tǒng)就足以滿足企業(yè)內(nèi)部管理和外部信息使用者的需求；但對于規(guī)模相對較大或者經(jīng)濟業(yè)務(wù)較復(fù)雜的企業(yè)，一些需要明細核算的業(yè)務(wù)項目則需要獨立出來，單獨建立子系統(tǒng)進行專門管理與核算，以提供更為翔實的明細核算信息，如工資核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算和往來核算等。這些系統(tǒng)與賬務(wù)處理系統(tǒng)存在著密切的數(shù)據(jù)聯(lián)系，賬務(wù)處理系統(tǒng)以總括核算為主，而其他系統(tǒng)則側(cè)重于明細核算。由于賬務(wù)處理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間存在著大量的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，因此采取什么樣的數(shù)據(jù)傳遞方式以及傳遞的內(nèi)容與時間如何，將對整個會計信息系統(tǒng)都有很大的影響。進行賬務(wù)處理系統(tǒng)設(shè)計，一方面要從賬務(wù)處理系統(tǒng)的目標出發(fā)，使所設(shè)計的系統(tǒng)能夠及時處理各種憑證和生成各種賬表，以滿足企業(yè)會計核算和管理的需要；另一方面，又要充分考慮與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系，設(shè)計出良好的數(shù)據(jù)傳遞接口。34.1.1賬務(wù)處理系統(tǒng)的特征1.以公認會計原則為基準，規(guī)范性強，一致性好2.綜合性強，數(shù)據(jù)處理量大，是整個會計信息系統(tǒng)的核心3.系統(tǒng)內(nèi)部控制要求嚴格，數(shù)據(jù)正確性要求高44.1.2賬務(wù)處理系統(tǒng)的開發(fā)目標在計算機環(huán)境下，賬務(wù)處理系統(tǒng)的開發(fā)目標主要包括以下幾個。(1)建立起適應(yīng)計算機核算的賬簿文件體系(通常稱為“賬套”)。這些文件包括如科目代碼、期初余額、科目余額及發(fā)生額等基本數(shù)據(jù)庫文件和其索引文件。(2)及時、準確地采集和輸入各種憑證，并且檢驗無誤，確保進入賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的正確性和完整性。(3)能隨機輸出某個時點任意會計科目的各類余額和發(fā)生額，能隨機輸出某個時期內(nèi)任意會計科目發(fā)生的所有業(yè)務(wù)。(4)能隨機輸出各個期間的各種賬表信息。(5)建立賬務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時傳遞和實時共享。(6)對系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，并為企業(yè)內(nèi)外部審計人員留下必要的審計線索。54.2賬務(wù)處理的系統(tǒng)分析4.2.1手工方式下的賬務(wù)處理流程分析1.手工賬務(wù)處理流程1)記賬憑證核算程序2)科目匯總表核算程序3)匯總記賬憑證核算程序4)多欄式日記賬核算程序64.2.1手工方式下的賬務(wù)處理流程分析2.手工賬務(wù)處理流程的缺陷1)數(shù)據(jù)大量重復(fù)2)信息提供不及時3)準確性差4)工作強度大74.2.2計算機方式下的賬務(wù)處理流程分析計算機方式下賬務(wù)處理數(shù)據(jù)流程圖如圖4-4所示。84.2.2計算機方式下的賬務(wù)處理流程分析計算機賬務(wù)處理也有一些自身的特點，具體如下。(1)數(shù)據(jù)處理起點與終點不同。(2)會計數(shù)據(jù)的處理方式和存儲方式不同。(3)科目編碼的重要性不同。(4)對賬的要求不同。(5)會計數(shù)據(jù)的可讀性不同。94.3賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)設(shè)計圖4-5所示為一個賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)圖，下面對這一功能模塊結(jié)構(gòu)圖中的主要功能模塊進行簡要分析和描述。104.3賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)設(shè)計(1)系統(tǒng)初始化模塊。(2)憑證管理。(3)賬簿管理。(4)出納管理。(5)期末處理。(6)系統(tǒng)服務(wù)。114.4賬務(wù)處理系統(tǒng)的科目編碼設(shè)計與數(shù)據(jù)文件設(shè)計4.4.1會計科目編碼設(shè)計1.會計科目編碼設(shè)計的意義2.會計科目編碼方案的設(shè)計1)編碼方式2)會計科目編碼結(jié)構(gòu)設(shè)計(1)科目編碼體系要具有可擴展性。(2)編碼位數(shù)不宜過長。124.4.2主要數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)設(shè)計1.科目文件2.記賬憑證文件1)設(shè)計方案一2)設(shè)計方案二3)設(shè)計方案三(1)憑證內(nèi)容文件(2)憑證分錄文件3.科目余額及發(fā)生額文件4.臨時工作文件1)科目匯總表文件2)臨時明細賬文件134.5賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能模塊設(shè)計4.5.1設(shè)置賬套所謂設(shè)置賬套，實際上就是為核算單位建立一套具有獨立完整的、適應(yīng)計算機核算的賬簿體系文件，它由相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)成的一系列數(shù)據(jù)文件有機組成?？梢栽试S在一個軟件系統(tǒng)下設(shè)置多個賬套，以便滿足單位多層次的核算和管理需要。為了方便調(diào)用和管理每一個賬套及其有關(guān)的數(shù)據(jù)庫文件，不同的賬套需要由不同的“賬套號”及賬套名稱來標識?！霸O(shè)置賬套”模塊的有關(guān)程序編寫，必須要在建立了系統(tǒng)的文件體系基礎(chǔ)上進行，特別是要建立起用于存放賬套信息(賬套數(shù)、賬套號及賬套名等)、核算單位信息、所屬行業(yè)信息、啟用日期、本位幣、會計主管、科目編碼方案、是否預(yù)置科目，以及各類賬簿及結(jié)賬日等有關(guān)參數(shù)的數(shù)據(jù)庫。144.5.2設(shè)置會計科目科目是賬務(wù)系統(tǒng)乃至整個會計信息系統(tǒng)的工作基礎(chǔ)?！霸O(shè)置會計科目”模塊的功能任務(wù)，就是要完成將企業(yè)核算中所使用的科目體系逐一按要求描述給系統(tǒng)，并將會計科目的設(shè)置結(jié)果保存在相關(guān)文件中，實現(xiàn)對會計科目的統(tǒng)一管理。“設(shè)置會計科目”模塊就至少需要三個相關(guān)的科目管理程序，它們分別是：①科目初始定義程序。②科目日常維護程序。③科目查詢程序。154.5.3憑證輸入、審核模塊的設(shè)計1.記賬憑證的來源分類及其輸入方式1)人工憑證2)機制憑證2.人工記賬憑證輸入流程設(shè)計1)記賬憑證輸入程序的流程設(shè)計(1)日期控制。(2)憑證編號控制。(3)科目控制。(4)借、貸方邏輯關(guān)系控制。(5)收付類型控制。(6)制單責任控制。(7)科目余額方向控制。(8)憑證修改控制。(9)憑證的綜合有效性控制。2)記賬憑證輸入的界面設(shè)計164.5.3憑證輸入、審核模塊的設(shè)計174.5.3憑證輸入、審核模塊的設(shè)計3.憑證審核模塊設(shè)計184.5.4記賬模塊設(shè)計1.記賬模塊的處理流程設(shè)計194.5.4記賬模塊設(shè)計2.記賬過程中對科目余額及發(fā)生額文件的更新(1)掃描臨時記賬憑證文件，若已經(jīng)到文件尾則結(jié)束，否則進行下一步處理。(2)若當前記錄尚未審核通過或已經(jīng)記賬，則記錄指針指向下一條記錄并返回第1步。(3)在當前記錄上做記賬標記，并以當前記錄的科目代碼作為查找鍵值。(4)根據(jù)查找鍵值，在科目余額發(fā)生額文件中找到對應(yīng)記錄，并將憑證上的借方金額累加到科目余額發(fā)生額文件當前記錄的借方發(fā)生額上，將貸方金額累加到貸方發(fā)生額。(5)若當前科目有父科目，則以其父科目為查找鍵值，重復(fù)第(4)步的處理。(6)記錄指針指向下一條記錄并返回第(1)步。204.5.4記賬模塊設(shè)計3.記賬模塊設(shè)計中應(yīng)注意的控制功能記賬模塊設(shè)計中應(yīng)注意的控制功能如下。(1)記賬前，應(yīng)首先進行數(shù)據(jù)備份。(2)檢查上月是否已結(jié)賬，若上月未結(jié)賬，則本月不能記賬。(3)憑證記賬后，不允許再撤銷審核標志和進行修改操作。(4)憑證記賬過程中不能進行人為中止。(5)記賬后，應(yīng)該進行平衡檢查，以確保記賬處理的正確性。214.5.5自動轉(zhuǎn)賬模塊設(shè)計1.自動轉(zhuǎn)賬模塊的設(shè)計原理2.自動轉(zhuǎn)賬憑證的分類1)獨立轉(zhuǎn)賬憑證2)相關(guān)轉(zhuǎn)賬憑證3.自動轉(zhuǎn)賬憑證的模板定義4.用自動轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證5.在自動轉(zhuǎn)賬模塊設(shè)計中應(yīng)注意的控制功能224.5.6結(jié)賬模塊設(shè)計1.結(jié)賬工作的前提(1)上月是否已結(jié)賬，上月未結(jié)賬則本月不能結(jié)賬。(2)本月的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否已經(jīng)全部處理完。(3)本月是否還有未記賬憑證。(4)是否已完成了相關(guān)的期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)處理。主要包括：①分攤費用；②預(yù)提費用；③分配費用；④結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)成品成本；⑤結(jié)轉(zhuǎn)損益類賬戶余額；等等。(5)其他業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)是否已結(jié)賬。(6)賬賬、賬證、賬實核對是否一致。234.5.6結(jié)賬模塊設(shè)計2.結(jié)賬處理的流程(1)選擇結(jié)賬月份。(2)自動進行數(shù)據(jù)備份，若有意外情況發(fā)生，可以進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。(3)結(jié)賬后，保存當月的各個數(shù)據(jù)文件。然后更新各個數(shù)據(jù)文件，進行月初初始化，并建立下個月的相關(guān)數(shù)據(jù)文件，同時將上個月的期末數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)做下個月的期初數(shù)據(jù)。(4)若是年末結(jié)賬，則自動產(chǎn)生下年度的空白數(shù)據(jù)文件(如臨時記賬憑證文件、科目余額發(fā)生額文件、記賬憑證文件等)，存放于該賬套另一個獨立的(年度)目錄下，并將12月末的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新年度數(shù)據(jù)文件中，作為新年度賬的期初數(shù)據(jù)。(5)設(shè)置已結(jié)賬標志。結(jié)賬后本月不能再發(fā)生業(yè)務(wù)。244.5.7賬簿輸出模塊設(shè)計1.賬簿的輸出方式1)屏幕顯示輸出2)打印輸出3)磁盤或網(wǎng)絡(luò)輸出2.總賬數(shù)據(jù)的輸出設(shè)計1)總賬格式設(shè)計2)總賬輸出的處理流程3.明細賬數(shù)據(jù)的輸出設(shè)計1)明細賬輸出的格式設(shè)計2)明細賬的輸出處理流程第一步：準備數(shù)據(jù)第二步：明細賬輸出25思考題1．與其他核算系統(tǒng)相比，賬務(wù)處理系統(tǒng)的設(shè)計有哪些特征？2．簡述賬務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)目標主要包括哪些內(nèi)容。3．簡述傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理流程設(shè)計的主要缺陷。4．繪制一個計算機方式下的簡單賬務(wù)處理流程圖，并進行必要的說明。5．簡