高效能人士的時間管理

1主講:

鍾海濤（原名鍾昌鎬）高效能人士的時間管理科瑞安勤管理咨詢有限公司大陸汽車電子(長春)有限公司講師簡介

鍾海濤（本名鍾昌鎬）資深管理培訓(xùn)專家/潛能開發(fā)大師中國《如何管理/育/留80/90后員工》第一人科瑞安勤管理咨詢機(jī)構(gòu)資深高級講師清華大學(xué)基礎(chǔ)工業(yè)訓(xùn)練中心客座教授總裁學(xué)院-總裁培訓(xùn)網(wǎng)金牌講師暨南大學(xué)管理學(xué)院客座教授南京理工大學(xué)客座教授時代光華（深圳）公司培訓(xùn)總監(jiān)為1000多家企業(yè)或團(tuán)隊提供過培訓(xùn)或咨詢服務(wù)課程模塊簡介第一講：第二講：第三講：第四講：第五講：第六講：第七講：人類浪費得最多的資源時間管理的理論與實踐時間管理的基本法則時間管理的基本技巧-上時間管理的基本技巧-下會議的時間管理以人為本的團(tuán)隊時間管理4時間，人類浪費得最多的資源第一講5一、時間的概念⒉時間的五項特性⒈時間的定義6情景案例：如果銀行每天早晨向你的賬號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。你該以何種態(tài)度去花這些錢?時間的特性–續(xù)8時間的特性–續(xù)

兩位法國哲人，用猜謎的方式，把時間的這一特性描述得淋漓盡致——

“世界上，什么東西最長而又最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最廣大的；最不受重視的又是最受惋惜的；沒有它，什么事情都作不成；它使一切渺小的東西歸于消滅，使一切偉大的東西生命不絕？”哲人伏爾泰問：10

⒈以70年計算，人的一生大約有25000多天，合六十多萬小時。但這只是“賬面時間”而非“實際時間”.一個活到72歲的美國人,其一生的時間分配：二、時間的價值睡覺工作個人衛(wèi)生吃

飯旅

行排隊學(xué)習(xí)開會打電話找東西其他11富蘭克林說：生命是由時間構(gòu)成的。暫以25550（70年）記，請計算：你已用去多少天，還剩下多少天？把結(jié)果填入下表：

年月日

我的生命已用去天，我的生命只剩下天。

簽名：

於（某地）：

填完上表，請把最直接的第一感受，用簡單的語言寫下來：13第二講時間管理的理論與實踐14一、什么是“時間管理”

所謂時間管理，是指對時間的利用進(jìn)行的管理，所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。它管理的對象不是“時間”，而是時間管理15二、時間管理的理論與實踐

⒈第一代時間管理：

特點：一方面順其自然，一方面追緊時間安排。⒉第二代時間管理：

特點：制定目標(biāo)與計劃，講究效率、明確責(zé)任。⒊第三代時間管理：

特點：制定中、長、短期目標(biāo)，將每天的活動排出優(yōu)先順序，有詳盡的計劃表、組織表。16⒋第四代時間管理的四個特征：時間管理的理論與實踐-續(xù)17⑵⑴⑷⑶重要緊迫時間的四象限圖三、四象限管理法18⒈時間的第一象限：重要又緊迫的事⒉時間的第二象限：重要但不緊迫的事

提個醒：四象限管理法-續(xù)19⒊時間的第三象限：緊迫但不重要的事⒋時間的第四象限：不緊迫也不重要的事思考：你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？(這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下)

思考：我們往往在哪兩個象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)？四象限管理法-續(xù)20四象限管理法-續(xù)對個人生活/工作會有積極意義的持續(xù)優(yōu)異表現(xiàn)：

這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這些，為什么不身體力行呢？21案例分析：對小王的工作進(jìn)行定位人事部明天要上報新員工試工期表現(xiàn)結(jié)果報告與人共進(jìn)午餐，討論促銷會策略1H商討索賠案處理1H與華金公司討論定價1H中實公司的合作意向書1H天際公司的貨未到問題？上級要求上報三個月的業(yè)績報表2H周五業(yè)務(wù)會提前到今天1H閱讀刊物內(nèi)容1H打電話給12客戶30分鐘聆聽電話留言10分鐘完成文件歸檔1H22

第一象限：

第二象限：

第三象限：

第四象限：

四、把握各象限的工作、活動23打算今天完成(1)(2)(3)的工作(4)(5)(6)時間活動次序1=重要+緊急2=重要+不緊急3=緊急+不重要4=日常事務(wù)處理方法委托給________訓(xùn)練______去做下次要他提出建議下次不同意做集中/縮短時間?其它8：00-9：009：00-10：30…10:30-12:00每日工作時間記錄日期把握各象限的工作、活動-續(xù)

第一代時間管理：備忘錄。

第二代時間管理：事先規(guī)劃安排行程。

第三代時間管理：規(guī)劃、制定優(yōu)先順序。當(dāng)公司擴(kuò)大時、價值觀的問題、步調(diào)一致的問題突出了，所以，第四代時間管理：公司規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，環(huán)境變化更為加劇。

五、各代時間管理理論適用范圍25第三講時間管理的基本法則26一、浪費時間的主要原因1、浪費時間的主觀原因經(jīng)典案例:貝爾在研制電話時，另一個叫格雷的也在研究。兩人同時取得突破。但貝爾最終一舉成名，譽(yù)滿天下，同時也獲得了巨大的財富。為什么？拖延商數(shù)測驗:

27浪費時間的主觀原因-續(xù)

美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請教“如何更好地執(zhí)行計劃”的方法，艾維·利聲稱可以在10分鐘內(nèi)就給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能把他公司的業(yè)績提高50%。而且這樣?xùn)|西最終在一個月之后，讓舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，并說那是他一生中最有價值的一課。這一課的內(nèi)容究竟是什么？經(jīng)典案例:28思考:辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小是否有關(guān)?情景案例:現(xiàn)代企業(yè)里的“老農(nóng)現(xiàn)象”浪費時間的主觀原因-續(xù)29讓我們記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。浪費時間的主觀原因-續(xù)昨天是一張支票——明天是一張支票——今天則是隨時可運用的…請善用它——31浪費時間的主觀原因-續(xù)32法則之一：二、時間管理的三個基本法則哈佛大學(xué)對大學(xué)生進(jìn)行跟蹤調(diào)查——25年跟蹤調(diào)查的結(jié)果提個醒：時間管理的三個基本法則-續(xù)⒉如何制定目標(biāo)(設(shè)定目標(biāo)的六個原則)序號原則正確做法錯誤做法1充分溝通統(tǒng)一意志主管閉門造車?yán)娣峙淅娌幻鞔_2適當(dāng)定高盲目評估可行性不考慮依據(jù)3具體目標(biāo)抽象的適度細(xì)化未經(jīng)細(xì)化4使用時間單位不考慮時效性關(guān)注效率模糊的時間概念5團(tuán)體目標(biāo)/相互關(guān)聯(lián)不系統(tǒng)使目標(biāo)視覺化流于口頭6相互通報只是領(lǐng)導(dǎo)知道誓師大會所謂暗中進(jìn)行時間管理的三個基本法則-續(xù)35法則之二：有計劃、有組織地進(jìn)行工作⒈計劃的定義

所謂計劃，是指為達(dá)成目標(biāo)，事先凝聚相關(guān)人員的智能，預(yù)估未來情事的演變，以決定必要的方案與程序。⒉做計劃的大致步驟：時間管理的三個基本法則-續(xù)

1984年，在東京國際馬拉松邀請賽中，名不見經(jīng)傳的日本選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。兩年后，意大利國際馬拉松邀請賽米蘭舉行，山田本一代表日本參加比賽。這一次，他又獲得了世界冠軍。山田本一究竟靠什么獲得金牌?案例研究:山田本一的馬拉松冠軍法則之三：經(jīng)典案例:凱利·穆爾是美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)穆爾逐漸對工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)了什么呢？

案例體現(xiàn)了巴列特定律：80/20理論：

80%的銷售額是源自20%的顧客；

時間管理的三個基本法則-續(xù)38第四講時間管理的基本技巧-上一、時間管理的“七項鐵律”1、關(guān)于時間的重要性與急迫性思考：這件事花多少時間到底以什么為依據(jù)進(jìn)行考慮？思考：這項工作何時完工該以什么為依據(jù)進(jìn)行考慮？40

2、管好你“三天”的時間√管理今天的時間：

√管理明天的時間：

√管理昨天的時間：時間管理的“七項鐵律”-續(xù)41時間管理的“七項鐵律”-續(xù)二、時間管理的9個技巧

日本人將“六快”之人稱為人中之杰:廢棄“一分錢智慧幾小時愚蠢”的作風(fēng)體現(xiàn)真正的品質(zhì)和高效，節(jié)省體能、節(jié)約時間。43這一點是時間管理的重要標(biāo)志。

聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠(yuǎn)的距離。

滴水成河。用“分”來計算時間的人，比用“時”來計算時間的人，時間多60倍。——多而無益的朋友是有害的。時間管理的9個技巧-續(xù)

要學(xué)會限制時間，一個人只有學(xué)會說“不”，他才會得到真正的自由。時間管理的9個技巧-續(xù)三、電話溝通節(jié)省時間的藝術(shù)

提個醒：46第五講時間管理的基本技巧-下——高效溝通藝術(shù)丈夫是北方人，太太是南方人。因為丈夫愛吃餃子，太太千方百計地學(xué)會了包餃子，一天，丈夫從外地出差回來，妻子又為他包了餃子。但當(dāng)要妻子把餃子端上來時，丈夫一看，餃子快跟肉包子一樣大。如果那個男人是你，你該如何與妻子溝通？案例研究——1、溝通的定義2、溝通的本質(zhì)⑴溝通是信息傳遞的過程；⑵溝通中傳遞信息必須是不斷并是雙向的；⑶溝通中傳遞信息必須獲得彼此理解。一、溝通的概念二、溝通的類型1、根據(jù)信息載體的異同溝通交談、演說、會議、辨論、傳聞、QQ

備忘錄、信函、布告欄、文件、電郵、QQ服飾儀態(tài)、身體工作姿態(tài)、空間位置重音、聲調(diào)變化、哭笑、停頓顏色、物質(zhì)布置、宣傳畫思考：做完以上網(wǎng)絡(luò)圖，你有何感悟！2、按照溝通方向不同溝通能力測試：溝通的類型-續(xù)三、語言溝通的五個絕招四、體現(xiàn)溝通藝術(shù)的四大溝通心態(tài)四大溝通心態(tài)看電影：都分別屬于何種溝通心態(tài)54第六講團(tuán)隊會議的時間管理提個醒：一、會議的目的與作用二、企業(yè)會議的現(xiàn)狀：三、失敗會議的深層原因分析會議失敗原因

——效率損失的費用（可能的3種情況）因不及時而損失一筆生意;不能及時處理而得罪一批客戶；不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的而停工。四、認(rèn)識會議的成本1、因為會議造成效率損失的費用2、會議成本的計算公式會議成本與會者日工資+

每天工作時間=×

日本太陽公司為提高開會效率，實行開會分析成本制度。每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×?xí)h時間(小時)。公式中平均工資之所以乘以3——

之所以乘以2——

經(jīng)典案例:日本太陽公司的會議成本分析制度五、遵守高效會議的規(guī)則會議通知范例1、主持人應(yīng)負(fù)責(zé)的工作六、主持人必須具備管理技能⑴主持人的職責(zé)案例研究：某企業(yè)會議議程⑴開場（時間）：

⑵開場的五項內(nèi)容：

⑶關(guān)于議程：2、主持人如何開場3、如何圓滿結(jié)束會議

主持人必須具備管理技能-續(xù)63第七講以人為本的團(tuán)隊時間管理64一、回顧前述有關(guān)內(nèi)容注重單位時間的價值(一二象限)

，而非單位時間和效率；超越時空:今天要管理明天的時間(第二象限)；以人為本的時間觀(人的價值觀統(tǒng)一)；系統(tǒng)的而非個人的時間管理第四代時間管理：各代時間管理理論適用范圍：第四代時間管理：公司規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，環(huán)境變化更為加劇?？窟h(yuǎn)景管理：長遠(yuǎn)規(guī)劃、員工發(fā)展超越時空：展望將來，可持續(xù)發(fā)展人本管理：團(tuán)隊建設(shè)、價值理念。二、經(jīng)典的冰山理論思考：如何將“知識、動機(jī)、人格、技能、態(tài)度、價值觀、行為”在冰山中分層排列？“冰山理論”告訴我們什么？提個醒：一個古老的寓言故事：三、用價值理念統(tǒng)一隊員言行在非洲的草原上如果見到羚羊在奔跑，那一定是如果見到成百上千的獅子和大象集體逃命的壯觀景象，那是什么來了？如果見到獅子在躲避，那就是思考：獅子和大象怕螞蟻嗎？寓言給我們以什么啟示？67用價值