《實用秘書學(xué)》課件模塊二 辦公室日常事務(wù)管理

模塊二辦公室日常事務(wù)管理竭紅云辦公室日常事務(wù)管理單元一辦公室環(huán)境布置和管理單元二日常資料處理方法單元三接打電話工作單元四印章管理單元五值班工作安排布置單元六時間安排與計劃單元七接待工作辦公室環(huán)境辦公室環(huán)境安排辦公室環(huán)境布置單元一辦公室環(huán)境布置和管理辦公室氛圍的營造辦公室環(huán)境管理空氣環(huán)境管理保健與安全管理聽覺環(huán)境管理視覺環(huán)境管理單元一辦公室環(huán)境布置和管理辦公室整理秘書整理辦公室的注意事項領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理單元一辦公室環(huán)境布置和管理單元二日常資料處理方法每天清晨的工作辦公室的整理秘書的形象日常資料處理紙質(zhì)來文電子來文登記批閱傳閱歸檔清退單元三接打電話工作模塊二辦公室日常事務(wù)管理接打電話的原則與基本要求表達規(guī)范、正確禮貌熱情、語氣清晰和婉簡潔保密注意時間過濾電話的注意事項和基本要求接聽重要電話接聽糾纏電話過濾恐嚇電話過濾代接電話過濾嘮叨電話接聽電話的程序及技巧接聽電話的程序接聽電話的步驟接聽電話的技巧撥打電話的程序和技巧撥打電話的程序和技巧：選擇合適時間，告知身份，詢問是否方便，電話內(nèi)容簡明扼要，撥錯電話需致歉，電話結(jié)束及時說再見。掌管印章是秘書部門或秘書的一項重要的日常工作。單位印章的刻制要嚴格按照國家規(guī)定，印章的啟用要嚴格按照工作流程，任何人不得擅自使用公章。單元四印章管理印信憑證的一種印章、專用印章、套印章、鋼印、手章、名章、戳記公章分為國際公章和國內(nèi)公章印章的概念及種類印章的刻制啟用印章的審批和使用印章的保管印章的使用印章的停用印章是使用與管理單元四印章管理

值班是為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通。值班任務(wù)比較繁雜，要認真做好管理工作，處理好上傳下達及來函來電。同時要建立健全值班制度，使之制度化，督促檢查，及時處理。最后要做好值班工作記錄。值班的含義與分類值班工作的基本內(nèi)容和要求值班工作的管理值班工作的注意事項單元五值班工作安排布置保證工作秩序、確定信息暢通兼職輪流值班堅守值班崗位認真處理事務(wù)作好值班記錄熱情接待客人加強安全保衛(wèi)辦理上司交辦的事項上傳下達，溝通內(nèi)外認真處理來函、來電負責(zé)值班人員安排隨時掌握上司的外出活動協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作建立健全值班制度督促檢查單元六時間安排與計劃各種接待、約會商務(wù)旅行活動參加各類會議實際檢查或指導(dǎo)各類重大活動和安排領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排日程安排的內(nèi)容年度計劃表月工作日程表周工日程表每天的工作日程表日程安排的編制形式時間管理的內(nèi)涵、方法、要素時間管理的分類時間管理的一般原則時間管理統(tǒng)籌兼顧安排規(guī)劃效率原則突出重點留有余地適當(dāng)保密事先同意日程安排的基本要求安排約會的基本原則安排約會的方法安排約會的方式安排約會單元七接待工作020103接待的準備工作親切迎客熱情待客招待禮貌送客環(huán)境準備物質(zhì)準備輔助用品準備心理準備接待規(guī)格種類