《實用秘書學》課件二、常用文種體例分析：（一）行政類

二、常用文種體例分析

（一）行政類

1、通知（1）概念：應用最為廣泛的下行文，適用于發(fā)布、傳達需要下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文。ONE發(fā)布性通知 TWO指示性通知THREE批轉、轉發(fā)性通知（2）通知的種類：①要擬定一個明確的標題。格式為“發(fā)文機關名稱+關于+事由+通知”。②對于非周知性的通知，應一律寫明主送機關名稱。③通知的事項要符合實際，切實可行，應知應辦的事項要交代清楚，文字簡練，語氣懇切。在擬制轉發(fā)性通知時，會遇到幾個“通知”重復出現的情況，為了避免重復啰嗦，按照慣例，可以省略中間層次和自己所使用的兩個“通知”字樣，只保留文件發(fā)源處的一個“通知”字樣即可。寫作要求（4）樣文及格式規(guī)范

2、請示

請示是一種常用的陳請性上行文，是下級機關向上級機關提出要求，請求上級機關給予批示或批準的公文。“一事一請示，一請示一批復?！闭埵局饕獞糜谝韵聨讉€方面：①對上級機關頒布的方針、政策、法規(guī)、規(guī)章以及決定、指示等存在不了解或難以執(zhí)行的事項，請求予以指示?！蛾P于對**制度執(zhí)行中存在問題及建議的請示》②由于本單位、本部門的特殊情況而造成的難以處理或需要變通處理的問題?！蛾P于變更支付方式的的請示》③不屬于本單位權限范圍內，須經上級批準后方可決定的事項，請求協(xié)調與幫助解決?！蛾P于將牡丹列為市花的請示》④根據規(guī)定必須履行審批程序的事項?！蛾P于報送**計劃的請示》①陳請性。請示是向上級機關請求指示和批準的公文，行文內容是陳請上級機關對某件事作指示或批復，具有請求性。而報告是向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問或者要求的公文，具有陳述性。②期復性。請示的行文目的是請求上級批準，解決某個具體問題，要求作出明確答復，需要上級機關給與回復。而報告的目的則在于使上級部門了解掌握本單位的某方面或階段的具體情況，不需要上級機關的回復。③前置性。請示行文是在事項發(fā)生之前，需待上級機關給予答復之后，所請示事項才能付諸實施。而報告是在事項發(fā)生結束之后，或在工作進行之后，向上級匯報情況的材料，二者在發(fā)生時間上存在差異。

（2）請示的特點（注意與報告的區(qū)別）

（3）寫作要求

①一文一事。②請勿多頭請示。④明確請示事項。⑤注意與報告區(qū)別使用。③不越級請示。

（4）樣文及格式規(guī)范

3、報告

報告是一種用來向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問的公文。ONE單向性。報告是單方向的上行文，只需要向上級報告情況，但不需要上級的回復。TWO陳述性。報告在向上級反映情況時，用的是陳述性的語言，只需將清楚實際的情況即可，無需請求任何事項。THREE后置性。與請示的區(qū)別在于，請示是在事項發(fā)生之前，向上級部門申請批示，而報告的成文時間是在事項發(fā)生之后，向上級匯報事項實際情況的文種，二者產生的時間不同。所以有“事前請示，事后報告”的說法。

（2）特點（與請示的區(qū)別）

（3）寫作要