財務(wù)規(guī)章制度及流程

更改級別 文件編號：更改級別文件編號：財務(wù)規(guī)章制度及流程編 制：財務(wù)部審 核：01批 準(zhǔn)：02受控狀態(tài)：受 控生效日期：名目：二、峰值物料及商務(wù)系統(tǒng)物資存貨管控三、費(fèi)用報銷四、固定資產(chǎn)及低值易耗品等管理五、應(yīng)收賬款確認(rèn)及收款六、開票資料的抬頭七、賬務(wù)報銷相關(guān)要求八、附則采購員：①經(jīng)常性使用且性質(zhì)相同物料，詢價三家公司，確認(rèn)性價比相對較高供應(yīng)商，與其簽訂合同；采購員：①經(jīng)常性使用且性質(zhì)相同物料，詢價三家公司，確認(rèn)性價比相對較高供應(yīng)商，與其簽訂合同；②把握在領(lǐng)導(dǎo)預(yù)算之內(nèi)的貨款支付：填寫報銷單即可，附件為：發(fā)放清單、發(fā)票、收據(jù)、選購入庫單，有發(fā)票與無發(fā)票的分開填寫報銷單，無法供應(yīng)發(fā)票的付款必需用其他的發(fā)票作為補(bǔ)償；采購員采購員分公司負(fù)責(zé)人主管會計出納財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理重要提示：1重要提示：1、1000元以上可借支，借支記個人往來，單據(jù)齊全后以報銷的形式?jīng)_賬；2、全部的供應(yīng)商合同以賬期結(jié)算方式進(jìn)行：本月采，次月結(jié)算或者后兩月結(jié)算；3、超預(yù)算選購財務(wù)不予審批；4、報銷單的金額與后面附件金額保持全都；5、峰值物料特殊狀況可暫不以合同方式簽訂。峰值物料的資金由分公司一、采購員一、采購員（兼）財務(wù)（或人事兼）發(fā)票或收據(jù)、付款證明。倉管（中臺：①審核選購訂單與實(shí)物數(shù)量全都，同時確認(rèn)實(shí)物完整性；重要提示：重要提示：1、峰值活動前分公司負(fù)責(zé)人將峰值物料選購明細(xì)告知中臺備檔；2、中臺依據(jù)選購的峰值物料登記入庫；3、領(lǐng)用時，由每個業(yè)務(wù)員依據(jù)發(fā)放明細(xì)到中臺處登記后領(lǐng)??；4、業(yè)務(wù)員實(shí)際發(fā)放物料時，要求店面人員填寫簽收單并留下電話號碼；5進(jìn)行盤點(diǎn)，財務(wù)（或人事兼）復(fù)盤，盤點(diǎn)表上經(jīng)手人員需簽字；6月末上交總部費(fèi)用單據(jù)時，將當(dāng)月峰值活動物料領(lǐng)用明細(xì)表及簽收單次使用，要求全部物料領(lǐng)用必需有登記，物料發(fā)放必需要有簽收。二、峰值物料及商務(wù)系統(tǒng)物資存貨管控－商務(wù)系統(tǒng)物資二、采購員二、采購員倉管分管會計采購員：①銷售清單應(yīng)一式兩聯(lián)，一聯(lián)報賬；一聯(lián)倉管入庫；僅有一聯(lián)時，原件報賬，復(fù)印聯(lián)倉管入庫。清單上必需有供應(yīng)商業(yè)務(wù)章或者公章②倉管憑銷售清單辦入庫后，簽字復(fù)核貨品名稱、單位、數(shù)量、金額；倉管：①審核銷售清單與實(shí)物數(shù)量全都，同時確認(rèn)實(shí)物完整性；②對商品積壓及供應(yīng)短缺造成的損失負(fù)責(zé)；③進(jìn)行出入庫單據(jù)流操作，月末把全部出入庫單交財務(wù)審核重要提示：重要提示：1、選購入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)選購、一聯(lián)財務(wù)、一聯(lián)倉管；2完成。盤點(diǎn)表上全部經(jīng)手人員需簽字；3、庫存限量僅局限于商務(wù)系統(tǒng)物資，峰值物料暫沒有；4、退貨：倉管打相應(yīng)的退貨單，由選購及部門主管簽字，注明緣由即可；5、破損：查明緣由，若供應(yīng)商問題，由選購聯(lián)系退換貨；若倉庫保管不50%快遞公司全額擔(dān)當(dāng)，事前需告知快遞員此條款；由我司自行配送的，由當(dāng)事人及部門經(jīng)理共同擔(dān)當(dāng)進(jìn)價的一半。三、費(fèi)用報銷報銷人中臺門負(fù)責(zé)人報銷人中臺門負(fù)責(zé)人報銷中人：①依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)附注第8條填寫差旅費(fèi)報銷單及附貼相關(guān)票據(jù)；②保證各項(xiàng)費(fèi)用真實(shí)合理；臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；人事行政：①審核出差人員是否提前備案；②審核出差人員的來回時間；部門負(fù)責(zé)人：①對費(fèi)用真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)；②對業(yè)務(wù)員出差的真實(shí)性負(fù)責(zé)；票據(jù)上顯示時間全都；總經(jīng)理總經(jīng)理出納分管會計財務(wù)總監(jiān)重要提示：重要提示：1、全部人員的出差都必需經(jīng)過人事行政備案審核；2、差旅費(fèi)允許借支，借支金額不得超出基本工資的50%，無底薪人員暫不允許借支。3、歸屬于各分公司的差旅費(fèi)由報銷人將單據(jù)及發(fā)票提交中臺審核后，全部費(fèi)用統(tǒng)一由中臺發(fā)起釘釘審批，2、差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)一線城市（北上廣）一線城市（北上廣）各省會城市及沿海重點(diǎn)旅游城市其他地區(qū)備注項(xiàng)目住宿餐費(fèi)及交通費(fèi)住宿餐費(fèi)及交通費(fèi)住宿餐費(fèi)及交通費(fèi)（住宿）全體同事300100180100120100商務(wù)或快捷酒店及以下注：1、如當(dāng)晚在出差途中未產(chǎn)生住宿費(fèi)和餐費(fèi)，報銷時應(yīng)扣除住宿和餐費(fèi)補(bǔ)貼。2、報銷時須注明實(shí)際用餐狀況，凡對方公司或本公司款待就餐時，不享受餐費(fèi)報銷。3、對于多人一同出差，提倡同性合住，原則上要求經(jīng)理及以下人員同性合住，同住者只能依據(jù)一個人標(biāo)準(zhǔn)計算住宿費(fèi)用。4、因工作需要超出差旅費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的，需總經(jīng)理批準(zhǔn)（通用審批）后方可實(shí)報實(shí)銷。5際發(fā)生票據(jù)作為報賬的原始依據(jù)（優(yōu)選公共交通，出行不便利或時間緊急可乘坐出租車。6；乘座火車及汽車時，車程在6小時以內(nèi)只能報銷火車二等座及一般汽車車費(fèi)，車程在6其他緣由需要乘坐飛機(jī)，需提前請示總經(jīng)理（通用審批）準(zhǔn)。7、員工出差，如因個人緣由未在規(guī)定時間返回或者延誤，所產(chǎn)生的費(fèi)用由員工自行擔(dān)當(dāng)。同時造成工作延誤，依據(jù)考勤制度進(jìn)行處理。8、差旅費(fèi)報銷包含票據(jù)有①自填的報銷單②交通發(fā)票③餐宿發(fā)票及汽車耗油票④特殊狀況說明書面申請審批表（包括出差申請表）。具體要求如下：①報銷單必需用差旅報銷專用報銷單（不能用費(fèi)用報銷單填），次，金額不得涂寫或模糊；②除餐補(bǔ)以外的差旅相關(guān)費(fèi)用都必需獲得正規(guī)發(fā)票，貼票規(guī)章是:一交通票報銷時須按出差的時間挨次粘貼（出差時間長可分天分期各貼一張），③住宿及油票與交通票分開貼，報銷汽油費(fèi)按實(shí)際使用公里數(shù)的油耗進(jìn)行報銷，要求附上出差前和出差結(jié)束時汽車油表公里數(shù)的照片；④特殊狀況書面申請：以A4紙書寫打印均可，亦需疊成與報銷單一樣大小附后。9、如在報銷差旅費(fèi)中票據(jù)遺失，不予報銷；10、員工在參與公司支配的短期學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等，如已支配食宿的，只報銷來回路費(fèi)，不發(fā)放餐費(fèi)和交通費(fèi)補(bǔ)貼。11、各城市之間人員臨時性支援或外派（一般狀況下10天內(nèi)），只報銷來回路費(fèi)，未供應(yīng)住宿的，可報銷住宿費(fèi)；12、出差期間除以上報銷標(biāo)準(zhǔn)之外不再發(fā)放任何補(bǔ)貼，取消原在工資表中發(fā)放出差補(bǔ)貼；13、出差以跨地級市為標(biāo)準(zhǔn)、出差前需要填寫出差申請單、交人事部備檔；14、財務(wù)人員有權(quán)對不按上述規(guī)定程序辦理的拒絕報銷。報 銷 人：①依據(jù)規(guī)定填寫費(fèi)用報銷單，應(yīng)注明事由、參與人員名單、金報 銷 人：①依據(jù)規(guī)定填寫費(fèi)用報銷單，應(yīng)注明事由、參與人員名單、金額、金額與所附票據(jù)相符（發(fā)票額不能少于報銷額；②保證費(fèi)用真實(shí)合理；中臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；分公司及部門負(fù)責(zé)人：①對費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和有效性負(fù)責(zé)；②款待費(fèi)的報銷是否超出預(yù)算；分管會計：①報銷時所附票據(jù)金額與報銷金額相符；②所列票據(jù)真實(shí)有效，票據(jù)是否符合要求；③款待費(fèi)的報銷是否超出報銷標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算范圍，超出須作說明；財務(wù)總監(jiān)：①審核費(fèi)用報銷發(fā)票的真實(shí)性、合法性；②以上人員簽字齊全；總經(jīng) 理：①對批準(zhǔn)費(fèi)用報銷的合理性負(fù)責(zé)；②以上人員簽字是否齊全；出納：①在授權(quán)范圍內(nèi)各級人員的簽字是否齊全；②報銷金額大小寫全都；③報銷單與附件相符；④領(lǐng)款人與報銷人是否相符，不符的，領(lǐng)款人需簽字；⑤扣除前期借款；中臺門負(fù)責(zé)人分管會計報銷人總經(jīng)理出納財務(wù)總監(jiān)重要提示：1重要提示：1100（不包括峰值日（用審批，總經(jīng)理審批同意后方可支出該費(fèi)用，否則不予報銷。2、客情維護(hù)費(fèi)的報銷流程與款待費(fèi)流程及要求全都3、歸屬于各分公司的款待費(fèi)由報銷人將單據(jù)提交中臺審核后，全部費(fèi)用統(tǒng)一由中臺發(fā)起釘釘審批。單位：元/人/次客戶類別員工級別一般相關(guān)人員（副經(jīng)理級別以下）主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（經(jīng)理/副經(jīng)理級別）單位領(lǐng)導(dǎo)（董事長/副總級別）主管及經(jīng)理100100200總監(jiān)及其他高管150150300總經(jīng)理實(shí)報實(shí)銷注：1、費(fèi)用限額標(biāo)準(zhǔn)（以對方來人總數(shù)計算限額）3、若我方多人伴隨的，報銷標(biāo)準(zhǔn)按其中級別最高人員的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4、我方伴隨人員的人數(shù)應(yīng)不超過被款待人員人數(shù)的50%。照此計算不足一人的，按一人計算；一人以上的，小數(shù)點(diǎn)后面四舍五入。5（可以釘釘流程完成。6；7、送禮品須注明送禮的時間、客戶公司名，職位，姓名，事由，必需供應(yīng)正規(guī)的發(fā)票。（客情維護(hù)費(fèi)以此要求報銷）。5、運(yùn)輸費(fèi)、快遞費(fèi)用報銷流程中臺分公司負(fù)責(zé)人中臺分公司負(fù)責(zé)人分管會計報 銷中人①單筆運(yùn)費(fèi)在取得合格快遞單、發(fā)票后填寫報銷單，同時將上述單據(jù)附在報銷單上；②保證費(fèi)用真實(shí)合理；③確認(rèn)貨物已完好無誤收到；臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；總經(jīng)理總經(jīng)理出納財務(wù)總監(jiān)重要提示：重要提示：1全部運(yùn)單，必需有郵寄人、接收人（合同快遞額、快遞物件內(nèi)容清楚2嚴(yán)禁私自打款后報銷。3、運(yùn)輸費(fèi)、快遞費(fèi)報銷必需供應(yīng)發(fā)票4、歸屬于各分公司的款待費(fèi)由報銷人將單據(jù)提交中臺審核后，全部費(fèi)用統(tǒng)一由中臺發(fā)起釘釘審批，6、房租費(fèi)、水電費(fèi)、辦公用品、飲用水報銷中臺分公司負(fù)責(zé)人中臺分公司負(fù)責(zé)人分管會計總部人事行政部總經(jīng)理出納財務(wù)總監(jiān)人事行政部：①每月月補(bǔ)作相應(yīng)申請，寫明相應(yīng)明細(xì)；②報銷金額不得超出預(yù)算范圍；③報銷時需銷售清單、發(fā)票中臺：①審核報銷人的單據(jù)填寫及相關(guān)附件是否符合制度要求；10001000重要提示：重要提示：1、日常辦公文具，易耗材料物品由分公司負(fù)責(zé)人指定專人在方案額度內(nèi)2、全部附件中發(fā)票是必需要求。如僅有銷售清單及收據(jù)，不予報銷。3、租用新辦公室或變更辦公室時需要提前報備，報銷房租費(fèi)時需要供應(yīng)房租合同、房產(chǎn)證復(fù)印件及房東身份證復(fù)印件。合同原件和房租押金收條上交總部統(tǒng)一備檔。4統(tǒng)一發(fā)起釘釘審批?？偛康拇祟愘M(fèi)用由總部人事行政部發(fā)起。7、其他費(fèi)用的報銷流程A、借 款: ①備用金——保管人（借款單分公司負(fù)責(zé)人審核 分管會計（賬面掛保管人個人往來財務(wù)總總經(jīng)出納注：備用金保管人需保證每月報銷附件的完整性、有效性及真實(shí)性（各地分公司固定1000元）②工資預(yù)支——申請人（借款單）分公司或部門負(fù)責(zé)人人事行政分管會計財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理出納。注：無特殊狀況不允許預(yù)支工資，每人當(dāng)年只允許申請一次預(yù)支，預(yù)支工資不得超過基本工資的50%，并在當(dāng)月應(yīng)發(fā)工資中直接扣除。未轉(zhuǎn)正、無基本工資的員工不得預(yù)支；③峰值、物料選購借款——分公司負(fù)責(zé)人（借款單）分管會計財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理出納。注：附件附本次借款估計選購明細(xì)（名稱、數(shù)量、單價、金額）及本次峰值活動方案；B、獎勵：分公司或部門負(fù)責(zé)人（報銷單）人事行政分管會計財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理出納④其他大事借支——申請人（通用審批B、獎勵：分公司或部門負(fù)責(zé)人（報銷單）人事行政分管會計財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理出納注注：每月由人事行政供應(yīng)相應(yīng)的嘉獎方案及通告，財務(wù)審批憑方案、預(yù)算及領(lǐng)款人供應(yīng)相應(yīng)的除餐飲發(fā)票以外的發(fā)票報銷為附件C、兼 職：報銷人（報銷單分公司負(fù)責(zé)分管會財務(wù)總總經(jīng)出納注：上海兼職費(fèi)用不超180元，其他一線城市兼職每天每人不得超過150元；除此以外的城市兼職每天每人不得超過100元，以打款截圖及發(fā)票為附件報銷，要求供應(yīng)全部兼職人員的身份證復(fù)印件及聯(lián)系電話。D、交通費(fèi)：中臺分公司或部門負(fù)責(zé)人分管會計財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理出納費(fèi)；后勤人員在市內(nèi)外出辦事的，只能乘坐公交，出租車費(fèi)一律不予報銷（緊急狀況除外。E、團(tuán)建費(fèi)：中臺分公司或部門負(fù)責(zé)人分管會計財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理出納注：各分公司團(tuán)建費(fèi)每人標(biāo)準(zhǔn)為50元月，要求用于豐富員工的業(yè)余生活、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)分散力，活動形式不限、但不得以現(xiàn)金形式發(fā)放。報銷團(tuán)建費(fèi)明細(xì)及發(fā)票；F、其他以上未提及的費(fèi)用一律視為特殊費(fèi)用，需要走郵件提前申請流程 ：分公司或部門負(fù)責(zé)分管總經(jīng)理（業(yè)務(wù)條線財務(wù)總總經(jīng)重點(diǎn)提示：1各部門和分公司負(fù)責(zé)各自的預(yù)算，一般狀況下不允許跨部門報銷。2、未授權(quán)無標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用依據(jù)財務(wù)正常要求審核是否有發(fā)票、清單、合同、收據(jù)3、不符合以上報銷要求的報銷財務(wù)有權(quán)退回，不予以處理4先上傳紙質(zhì)檔文件，審核無誤后，月底最終兩天郵寄文件，與釘釘上傳附件保持全都5與之前所走流程保持全都。6、每周三、四，財務(wù)定期審核。每周六前出納支配打款。特殊性、急性款等狀況例外。四、固定資產(chǎn)及低值易耗品等管理1、定 義：①固定資產(chǎn)——2000元臺辦公用品或者設(shè)備（如：電腦、空調(diào)等；②2000元臺可以重復(fù)利用的物品（如：電水壺、插板、飲水機(jī)等；③200元臺用品直接入當(dāng)月費(fèi)用（如：紙杯、筆等；2、流 程：①固定資——申請分公司或部門負(fù)責(zé)人事行財務(wù)總總經(jīng)選購人事行財財務(wù)總總經(jīng)理②低值易耗品及其他接受《辦公用品》報銷流程3入 庫：由選購人員復(fù)印相應(yīng)的清單，并注明領(lǐng)用人、用途，固定資產(chǎn)需由行政編號后貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，固定資產(chǎn)在報廢后填寫相應(yīng)的報廢單，行政總及分管會計、總監(jiān)審核簽字后處置（報廢的流程暫以釘郵替代。4、盤 點(diǎn)：每個季度最終一天盤點(diǎn)一次，每年最終一天大盤一次。盤點(diǎn)前由財務(wù)組織行政進(jìn)行初盤，行政盤點(diǎn)后在清單上簽字，由財務(wù)進(jìn)行復(fù)盤，并出相應(yīng)的盤點(diǎn)報告，對閑置需處理的資產(chǎn)供應(yīng)相應(yīng)的意見及解決方案，最終總經(jīng)理決策；5、入賬核算：①固定資產(chǎn)接受年限平均法，凈值為原價的3%，折舊年限按稅法規(guī)定的最低年限，開頭使用的下月開頭算折舊費(fèi)；②低值易耗品接受一次攤銷法，領(lǐng)用的當(dāng)月一次性攤銷入費(fèi)用。中臺/業(yè)務(wù)員：①每月1號發(fā)送上月業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的精確?????性、準(zhǔn)時性；中臺/業(yè)務(wù)員：①每月1號發(fā)送上月業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的精確?????性、準(zhǔn)時性；205%的差異時準(zhǔn)時上報分公司負(fù)責(zé)人；③申請開票，準(zhǔn)時寄動身票；④到款后，由業(yè)務(wù)員（商鋪系統(tǒng)）填寫相應(yīng)收據(jù)。分公司負(fù)責(zé)人：①對中臺上報業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)、負(fù)責(zé)；②對于中臺上報的差異狀況找出緣由并做相應(yīng)的處理；分 管 會計核實(shí)中臺業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)找出問題以口碑系統(tǒng)中數(shù)據(jù)暫估入賬；②每月20號，與中臺核對客戶發(fā)送對賬單③對開票申請進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)核，確認(rèn)開票金額及應(yīng)繳稅額無誤④準(zhǔn)時查看到賬狀況，并沖賬財 務(wù) 總監(jiān)：①審核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提報及賬面暫估收入的正確性、合理性；中臺/業(yè)務(wù)員分公司負(fù)責(zé)人分管會計總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)財務(wù)總監(jiān)重要提示：重要提示：1、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表要以口碑系統(tǒng)中數(shù)據(jù)為準(zhǔn)2、全部的發(fā)票開具以口碑系統(tǒng)中數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，中臺按口碑要求提交發(fā)票信息3、每月中臺開過發(fā)票后，準(zhǔn)時寄出并拍照發(fā)給總部分管會計，并登記發(fā)票明細(xì)表。每月28號以釘郵方式發(fā)送財務(wù)備檔。另，月末郵寄記賬聯(lián)給財