公文寫作與處理課件

公文寫作與處理機(jī)關(guān)公文寫作

一、公文的功能二、常用公文文種及其選用三、公文的文體、結(jié)構(gòu)與格式四、公文寫作的基本要求五、行文規(guī)則六、公文寫作的語(yǔ)言運(yùn)用一、公文的功能（一）公文的涵義與特點(diǎn)公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱公文，是法定機(jī)關(guān)與社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料（包括電報(bào)，下同），是傳達(dá)和貫徹黨和國(guó)家的路線、方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

公文分類按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍，可以把我國(guó)現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類：

1．通用文書（1）法定公文（2）事務(wù)文書

2．專用文書財(cái)經(jīng)文書、司法文書、科技文書、軍事文書等等

公文的特點(diǎn)鮮明的政策性法定的權(quán)威性體式的規(guī)范性特定的時(shí)限性語(yǔ)言的平實(shí)性(二）公文的作用（功能）法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章以及規(guī)范性文件的有效形式。指導(dǎo)功能。公文是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)進(jìn)行指導(dǎo)工作的重要手段。溝通功能。公文是溝通機(jī)關(guān)之間橫向聯(lián)系的橋梁紐帶。宣教功能。公文是宣傳教育干部群眾的權(quán)威材料。憑證功能。公文是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄。

斯大林《馬克思主義與語(yǔ)言學(xué)問(wèn)題》

“生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展，階級(jí)的出現(xiàn)，國(guó)家的產(chǎn)生，國(guó)家管理工作需要比較有條理的文書”。

（三）公文寫作與公文處理的意義

.人們對(duì)它的認(rèn)識(shí)（偉人說(shuō)）

“一字入公文，九牛拔不出”

“筆下有財(cái)產(chǎn)萬(wàn)千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽(yù)忠奸”。

.人們對(duì)它的認(rèn)識(shí)（行家說(shuō)）

公文寫作與公文處理的意義

.從辦公室的角度看機(jī)關(guān)工作的紐帶領(lǐng)導(dǎo)工作的助手保密工作的重要環(huán)節(jié)檔案工作的基礎(chǔ)

公文寫作與公文處理的意義

.從法人單位的角度看是組織領(lǐng)導(dǎo)水平的客觀反映；是塑造單位形象的窗口；是工作效率和工作質(zhì)量的真實(shí)寫照。二、常用公文文種及其選用公文文種即公文的名稱，用以表明公文的性質(zhì)、適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等。行政機(jī)關(guān)的13種主要公文：（一）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。類別有：公布令、任免令、授勛令、嘉獎(jiǎng)令、指揮令、否決令、通緝令、特赦令、戒嚴(yán)令、動(dòng)員令、通令、手令等。我們最常用到的是公布令、任免令。

命令（令）一般由標(biāo)題（包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）、發(fā)文字號(hào)、正文、簽發(fā)人、日期等幾個(gè)主要部分。（二）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定可以分為：法則性決定、重大事項(xiàng)決定、機(jī)構(gòu)、人事決定、具體工作決定。

決定的一般結(jié)構(gòu)：

決定一般由標(biāo)題（包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）、受文單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等幾個(gè)主要部分。如：國(guó)務(wù)院關(guān)于授予巴金“人民作家”榮譽(yù)稱號(hào)的決定。XXX關(guān)于XXXXXX的決定

XXX：

（依據(jù)、目的、意義、基本情況）XXXXXXXXXXXX。（決定事項(xiàng)）XXXXXX。（號(hào)召要求）XXXXXX。

參看實(shí)例決定.doc（三）公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別較高（多為省、部級(jí)以上機(jī)關(guān)）。發(fā)布的方式一般不張貼，而是通過(guò)通訊社、電臺(tái)、報(bào)刊等。如：中華人民共和國(guó)國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)公告2004年第5號(hào)（四）通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。注意不要把通告寫成通知或公告。通告的范圍比公告小，各種機(jī)關(guān)單位都可以發(fā)布通告，內(nèi)容有時(shí)具有專門性（如銀行、交通方面的），事項(xiàng)可以一般化。發(fā)布方式多種多樣，可張貼，也可以報(bào)刊、電臺(tái)發(fā)布。報(bào)紙發(fā)布可以省略日期，因報(bào)紙有日期。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知屬發(fā)布、知照文告，針對(duì)的對(duì)象有特定范圍，一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員，所以叫它“限知性”公文。它的發(fā)布方式，多是內(nèi)部印發(fā)張貼，有的也可以公開張貼或公開發(fā)表于電臺(tái)、報(bào)刊。

通知的種類有：

1．發(fā)布性通知。用于發(fā)布法規(guī)規(guī)章。

2．批轉(zhuǎn)性通知。用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件。

3．事項(xiàng)性通知。用于告知某一事項(xiàng)，如會(huì)議通知等。重要會(huì)議的通知屬正式公文，標(biāo)題寫明什么單位召開什么會(huì)議的通知，要編發(fā)文號(hào)。一般會(huì)議的通知屬日常事務(wù)文書，用得最多，標(biāo)題可以只寫“通知“二字，不編發(fā)文號(hào)。

4．任免通知。如：關(guān)于香港特別行政區(qū)政府曾蔭培等2人職務(wù)任免的通知。

5．指示性通知。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)有所指示，如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令或指示發(fā)布的，可以用“通知”發(fā)布。寫作通知的結(jié)構(gòu)一般性通知的結(jié)構(gòu)：轉(zhuǎn)發(fā)XX關(guān)于XX

XX的通知

XXXX：wo

現(xiàn)將XXXX”關(guān)于XX的通知“(文號(hào))轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

X年X月X日

會(huì)議通知的結(jié)構(gòu)：關(guān)于召開XX會(huì)議的通知

XXXX：

為XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召開XX會(huì)議，研究落實(shí)XXXX等問(wèn)題，請(qǐng)你單位XX準(zhǔn)時(shí)出席。

X年X月X日

通知任免通知的結(jié)構(gòu)（1）：關(guān)于XXX任職的通知

XXX：

經(jīng)研究，決定：

XXX同志任XX局局長(zhǎng)（任期4年）。

X年X月X日

任免通知的結(jié)構(gòu)（2）：關(guān)于XX等同志職務(wù)任免的通知

XXX：

經(jīng)研究，決定：

XXX同志任XX局局長(zhǎng)（任期4年）。

免去XXX同志XX局局長(zhǎng)職務(wù)。

X年X月X日

參看實(shí)例通知.doc（六）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通報(bào)多限在機(jī)關(guān)體系內(nèi)部使用，屬于限知性公文。與通知相比，并非都是以上對(duì)下，不能有所部署，只能用于批評(píng)表?yè)P(yáng)和通報(bào)重要情況。

通報(bào)有三種：

通報(bào)1．表彰性通報(bào)。表?yè)P(yáng)好人好事的，正文應(yīng)包括事實(shí)、意義、表彰決定、希望與要求等內(nèi)容；表?yè)P(yáng)先進(jìn)典型、介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的，正文應(yīng)包括事跡、經(jīng)驗(yàn)、決定等內(nèi)容。如：國(guó)務(wù)院關(guān)于表彰國(guó)家科委等單位長(zhǎng)年深入基層開展扶貧工作的通報(bào)。表彰性通報(bào)的結(jié)構(gòu)：關(guān)于表彰XXXX的通報(bào)

XXX：

XXXX（表彰事實(shí)、背景），XX（意義）現(xiàn)決定對(duì)XXXX予以通報(bào)表彰。

XXXXX（號(hào)召）

X年X月X日通報(bào)批評(píng)性通報(bào)的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX擅自XX的通報(bào)

XXXX：

XXXX（錯(cuò)誤事實(shí)）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日2．批評(píng)性通報(bào)。批評(píng)事故，正文要包括經(jīng)過(guò)情況、原因和決定（包括防止辦法）；批評(píng)壞典型的通報(bào)，要有清楚的情況介紹、合理的因果分析和正確的指示決定。一般有附件。通報(bào)批評(píng)性通報(bào)的關(guān)于XX擅自XX的通報(bào)

XXXX：

XXXX（錯(cuò)誤事實(shí)）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日工作通報(bào)的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX年XX工作的通報(bào)

XXX：

XXX（基本情況）。XXXXXXXX（成績(jī)和問(wèn)題）。

XXXXX（要求）。

X年X月X日3．工作情況通報(bào)。傳達(dá)重要情況和要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。以情況為主，可以有分析、提要求。如：中共廣東省委、廣東省人民政府關(guān)于全省林業(yè)大檢查的情況通報(bào)。（七）議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。格式包括標(biāo)題（發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種都不能省略）、原由、事項(xiàng)、結(jié)語(yǔ)（用“提請(qǐng)審議”字樣結(jié)尾）。如：國(guó)務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法（草案）》的議案。

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。如：關(guān)于農(nóng)村中小學(xué)教育收費(fèi)專項(xiàng)檢查情況的報(bào)告。

格式：包括標(biāo)題、原由、事項(xiàng)、結(jié)語(yǔ)（用“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告”字樣結(jié)尾）。類別：綜合報(bào)告、專題報(bào)告（八）報(bào)告

報(bào)告

1.綜合報(bào)告：情況問(wèn)題全面，意見建議有根據(jù)，以便上級(jí)了解和指導(dǎo)。

綜合報(bào)告的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的報(bào)告

XXXX：

XXXX（情況或依據(jù)）。

XXXXXXXX（說(shuō)明）。

XXXXX（結(jié)論或設(shè)想）。特此報(bào)告

X年X月X日專題報(bào)告的結(jié)構(gòu)（1）：關(guān)于XX事故的報(bào)告

XXXX：

XXXX（事故經(jīng)過(guò)）。

XXXX（事故后采取措施）。

XXXX（調(diào)查及事故原因）。

XXXX（經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和措施）

XXXX（請(qǐng)求處分）特此報(bào)告

X年X月X日專題報(bào)告的結(jié)構(gòu)（2）：關(guān)于報(bào)送XX建議的報(bào)告

XXXX：

XXX（事實(shí)）。

XXXXX（建議的依據(jù)）。

XXXXX（建議內(nèi)容及說(shuō)明）。

現(xiàn)將XX建議報(bào)上，請(qǐng)審閱。

特此報(bào)告

X年X月X日?qǐng)?bào)告2.專題報(bào)告：反映某項(xiàng)工作和問(wèn)題，新的舉措和設(shè)想，要求上級(jí)了解或指導(dǎo)。（九）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)請(qǐng)示：包括標(biāo)題、原由、事項(xiàng)、要求（結(jié)尾）。標(biāo)題一般由事由和文種構(gòu)成。原由應(yīng)有理有據(jù)、具體明白。事項(xiàng)應(yīng)具體，如需要多少錢、多少人等。結(jié)尾應(yīng)寫上“以上請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)審批”等專用公文術(shù)語(yǔ)?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的請(qǐng)示

XXXX：

XXXX（請(qǐng)示緣由和請(qǐng)示事項(xiàng)）。

XXXX（提出意見供上級(jí)判斷、決策）。妥否，請(qǐng)批示。

X年X月X日

（聯(lián)系人：XX

電話：0551-XX）必須一文一事不能一文數(shù)事必須事先請(qǐng)示,不能先斬后奏標(biāo)題不要寫成請(qǐng)示報(bào)告語(yǔ)氣平氣懇切材料真實(shí)理由充分、要求明確向主管部門請(qǐng)示，不能越級(jí)請(qǐng)示

請(qǐng)示的注意事項(xiàng)參看實(shí)例請(qǐng)示.doc區(qū)別點(diǎn)請(qǐng)示報(bào)告性質(zhì)呈批性陳述性目的請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)匯報(bào)工作、反映情況時(shí)間只能事前事前、事中、事后均可內(nèi)容只能一文一事可多事報(bào)、一事報(bào)處理必須答復(fù)閱存，可不答復(fù)結(jié)尾妥否，請(qǐng)批示特此報(bào)告，請(qǐng)審閱

請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別報(bào)告的特點(diǎn)行文的單向性表達(dá)的陳述性（十）批復(fù)批復(fù)的適用范圍：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。寫批復(fù)應(yīng)注意：批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的答復(fù)。批復(fù)意見要明確，如不同意，要寫出不同意的理?yè)?jù)，如部分同意，部分不同意，要分別寫出意見。不要模棱兩可，含混不清。批復(fù)的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的批復(fù)

XXXX：

你XX“關(guān)于XXXX的請(qǐng)示”﹝2003﹞3號(hào)）收悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：

XXXXX（答復(fù)問(wèn)題）。

X年X月X日

批復(fù)格式要求：

1．標(biāo)題。寫成“關(guān)于×××的批復(fù)”或者“×××關(guān)于×××的批復(fù)”。如：國(guó)務(wù)院關(guān)于同意廣東省設(shè)立茂名市茂港區(qū)的批復(fù)（國(guó)函〔2001〕11號(hào)）

2．原由。應(yīng)用類似“你省《關(guān)于茂名市設(shè)置茂港區(qū)的請(qǐng)示》（粵府〔2000〕38號(hào)）收悉”、“你局《關(guān)于上報(bào)信宜市第三中學(xué)擴(kuò)建項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示》（信計(jì)字〔2003〕132號(hào)）收悉”作為原由。批復(fù)的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的批復(fù)

XXXX：

你XX“關(guān)于XXXX的請(qǐng)示”﹝2003﹞3號(hào)）收悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：

XXXXX（答復(fù)問(wèn)題）。

X年X月X日

關(guān)于“批示”：與“批復(fù)”相近又直接有關(guān)的是“批示”。它是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件處理所批的意見。應(yīng)該寫在批示單上，有時(shí)批在文頭空白處。一般很簡(jiǎn)單，如：“同意”、“中肯”、“送×××同志閱處”等，不單獨(dú)行文。內(nèi)容多的往往據(jù)以起草為“批復(fù)”或“通知”等公文，但有時(shí)也以“批示”發(fā)文。“批示”因是隨文而發(fā)，其寫法除了開頭不必寫是關(guān)于何文的批示外，基本與“批復(fù)”相同。（十一）意見適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理，須經(jīng)上級(jí)批轉(zhuǎn)。所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)決定。上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。

作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。

作為平行文，提出的意見供對(duì)方參考。意見格式要求：

1．標(biāo)題。一般采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”的模式。如：中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于做好2001年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見。

2．原由。講明發(fā)布意見的背景和根據(jù)。

3．事由。具體對(duì)工作指導(dǎo)的辦法和措施。

4．結(jié)尾。一般為提出要求。意見的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的意見

XXXX：

XXXX（提出問(wèn)題或依據(jù)），現(xiàn)就XX問(wèn)題提出以下意見：

XXXXX（見解或辦法）。

XXXXX

（注意事項(xiàng)、預(yù)測(cè)前景、補(bǔ)充說(shuō)明、實(shí)施要求，此部分亦可省略）如無(wú)不妥，請(qǐng)轉(zhuǎn)發(fā)各地施行。

X年X月X日（十二）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法律效力。函有商洽函、問(wèn)答函、審批函、答復(fù)函。函的格式（在信函式格式中提到）與書信大體相同，因?yàn)槭青嵵氐墓珓?wù)，所以要有一定的格式，用語(yǔ)要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的語(yǔ)氣。參看實(shí)例函.doc

函的主要結(jié)構(gòu)：函的結(jié)構(gòu)（1）：

安徽省交通廳

————————————————————————

皖交函〔2006〕1號(hào)關(guān)于轉(zhuǎn)送XXXXXX的函財(cái)政廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》轉(zhuǎn)送你廳，供參考。二○○六年一月一日

函的結(jié)構(gòu)（2）：

安徽省交通廳

——————————————————————————

皖交函〔2006〕1號(hào)

關(guān)于XXXXXX的復(fù)函省政府辦公廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》報(bào)送辦公廳，供參考。

二○○六年一月一日

1．函頭。印有“名頭”的發(fā)函紙，單編發(fā)函號(hào)，“發(fā)文字號(hào)”中加“函”字。函號(hào)在武文線下一行標(biāo)識(shí)。（注意：文號(hào)有函字的不一定都是“函”，如國(guó)務(wù)院的批復(fù)用“國(guó)函”字樣）信函式格式與便箋頭比較函的主要結(jié)構(gòu)：

2．標(biāo)題。有兩種寫法：機(jī)關(guān)＋事由＋復(fù)函對(duì)象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復(fù)函。標(biāo)題在函號(hào)下空一行居中標(biāo)

3．上款。受函機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。

4．正文?！鞍l(fā)函”大體是開頭提出問(wèn)題，說(shuō)明是什么事或針對(duì)、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請(qǐng)求什么，即要對(duì)方做什么。結(jié)尾要求何時(shí)答復(fù)及得體的禮貌用語(yǔ)，如“請(qǐng)大力協(xié)助為盼”，“望準(zhǔn)予××是荷”，“望能同意”，“請(qǐng)即函復(fù)”，“盼復(fù)”，“望早日函告”等?！皬?fù)函”與“批復(fù)”類似，說(shuō)明是根據(jù)什么函所發(fā)的復(fù)函，表明態(tài)度，結(jié)尾一般用“特此函復(fù)”作結(jié)束語(yǔ)。

關(guān)于XXXXXX的函

XXX：

XXXXXX（發(fā)函目的、原由）。

XXXXXX（要求對(duì)方做什么）。妥否，請(qǐng)函復(fù)（望函告）。

X年X月X日

（十三）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。會(huì)議紀(jì)要是把會(huì)議整個(gè)情況和結(jié)果簡(jiǎn)要地記下，形成文章，作為會(huì)議的一種文件，屬于議決性公文，也叫會(huì)議文件。有些重要會(huì)議，可以用決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問(wèn)題。有些較為一般的會(huì)議，可以采用會(huì)議紀(jì)要的形式上呈下達(dá)或公諸報(bào)端。主要包括以下兩類：會(huì)議紀(jì)要辦公會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)：ＸＸ辦公會(huì)議紀(jì)要第Ｘ期

XX局辦公室編X年X月X日

———————————————————————————————

時(shí)間：地點(diǎn)：主持人：出席：列席：記錄：（會(huì)議決定事項(xiàng)）1．例會(huì)、辦公會(huì)議的紀(jì)要這是機(jī)關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會(huì)議。大體有固定的時(shí)間，有相對(duì)固定的出席者，如市長(zhǎng)辦公會(huì)、局務(wù)辦公會(huì)等。這類會(huì)議的紀(jì)要，往往辦成長(zhǎng)期的，類似簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議紀(jì)要版頭標(biāo)識(shí)由“××××××?xí)h紀(jì)要”組成。用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。期數(shù)在版頭下一行中間處標(biāo)明“第×期”，紅色反線上左標(biāo)編者“××××辦公室編”，右標(biāo)日期。正文內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、列席人、會(huì)議議決事項(xiàng)。

會(huì)議紀(jì)要辦公會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)：ＸＸ辦公會(huì)議紀(jì)要

XX局辦公室X年X月X日

———————————————————————————————

時(shí)間：地點(diǎn)：主持人：出席：列席：記錄：（會(huì)議決定事項(xiàng)）工作會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXX工作會(huì)議紀(jì)要

XXXXXXXX（交代會(huì)議背景包括會(huì)議目的、會(huì)議議題、參加人員情況、領(lǐng)導(dǎo)是否出席并講話）

XXXX（領(lǐng)導(dǎo)講話重點(diǎn)）。

XXXX（會(huì)議認(rèn)為、會(huì)議決定）。

XXXX（會(huì)議要求）。2．專題性、大型會(huì)議的紀(jì)要這種會(huì)議紀(jì)要大體規(guī)格是由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成。標(biāo)題有兩種寫法：一種是簡(jiǎn)括標(biāo)明議決的問(wèn)題，然后以副題寫明什么單位什么性質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要。另一種是嚴(yán)肅樸實(shí)地寫下何種會(huì)議紀(jì)要，讓人一目了然，如《西藏工作座談會(huì)紀(jì)要》、《廣東、福建兩省座談會(huì)紀(jì)要》等。標(biāo)題下面注明日期。文尾，除公開發(fā)布外，作為文件發(fā)布或上送下達(dá)，要按公文要求注明主送、抄送、發(fā)送的范圍。對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的主要公文種類中沒有“條例”、“規(guī)定”，大家可能會(huì)有疑問(wèn)：剛才講到命令（令）的格式時(shí)，溫家寶簽署的國(guó)務(wù)院令第375號(hào)公布《工傷保險(xiǎn)條例》、黃華華簽署的廣東省人民政府令第81號(hào)發(fā)布《廣東省計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)管理規(guī)定》，這些不是行政機(jī)關(guān)的條例、規(guī)定嗎？其實(shí)，這些都是作為命令（令）的附件下發(fā)的。文種使用中的常見錯(cuò)誤（一）自制文種

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請(qǐng)示報(bào)告”、“工作思路”、“情況匯報(bào)”等。（二）誤用文種把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計(jì)劃類文種“要點(diǎn)”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、

“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市委辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《市委宣傳部××年工作要點(diǎn)》的通知”，““××政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××年××工作實(shí)施方案》的通知”。

(三)混用文種不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請(qǐng)示”與“報(bào)告”、“請(qǐng)示”與“函”混用。

（四）濫用文種一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時(shí)候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級(jí)以下黨委、政府一般用于加強(qiáng)自身建設(shè)、表彰先進(jìn)、向英雄模范人物學(xué)習(xí)等方面，或者用于關(guān)系經(jīng)濟(jì)社會(huì)大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。三、公文的文體、結(jié)構(gòu)與格式（一）公文的文體公文的文體是指公文的表達(dá)方式。屬應(yīng)用文體，但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有自身的特殊屬性：

1．公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語(yǔ)的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng)。

2．公文兼用說(shuō)明、敘述、議論三種表達(dá)方式。（二）公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對(duì)確定性。公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（三）公文的格式（重點(diǎn)內(nèi)容）公文的格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。

1.公文用紙幅面及版面尺寸

公文頁(yè)邊與版心

用紙：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙210mm×297mm天頭（上白邊）：37±1mm訂口（左白邊）：28±1mm版心：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)2．公文中圖文的顏色未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。3．排版規(guī)格與印制裝訂要求①排版規(guī)格：文字符號(hào)從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。②制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。③印刷要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。④裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

4．公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

公文由眉首、主體、版記三部分組成。置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版心，即

156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱記。

00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號(hào)————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

①眉首公文眉首由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等部分組成。

00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕

1號(hào)———————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-眉首要素之一

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第l行。如“1”編為“01”。通常帶有密級(jí)公文編制份數(shù)序號(hào)，不帶密級(jí)公文也可編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。

00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

公文份數(shù)序號(hào)眉首要素之二

秘密等級(jí)和保密期限用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行。秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。如機(jī)密★1年。在此需要說(shuō)明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)兩字之間應(yīng)空l(shuí)字距離；如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級(jí)的兩字間則不空l(shuí)字距離，以使該字段不致過(guò)長(zhǎng)。00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

秘密等級(jí)和保密期限眉首要素之三

緊急電報(bào)有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度標(biāo)明急件或特急。標(biāo)識(shí)緊急程度用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

緊急程度眉首要素之四

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)眉首要素之五

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱不應(yīng)簡(jiǎn)化(如2006不編為“06”

)，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位(如1不編為01)，不加“第”字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離，實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中。00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)中的常見問(wèn)題

（一）年號(hào)不全。如：將“2007”省略為“07”。（二）括弧不對(duì)。發(fā)文年度應(yīng)用六角括弧“〔〕”括入。錯(cuò)用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。（三）位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將“×發(fā)〔2007〕×號(hào)”錯(cuò)為“〔2007〕×發(fā)×號(hào)”（四）序號(hào)累贅。發(fā)文順序號(hào)中多加了“0”變成“0×”。（五）一文多字號(hào)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)并用了幾個(gè)單位的發(fā)文（六）一字號(hào)多文。用同一發(fā)文字號(hào)制作兩份不同的文（七）跳號(hào)。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號(hào)現(xiàn)象。（八）字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號(hào)之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無(wú)“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯(cuò)誤是：有“字”無(wú)“第”或有“第”無(wú)“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號(hào)（九）濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字號(hào)。（十）自制發(fā)文字號(hào)。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號(hào)。眉首要素之六

上報(bào)公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請(qǐng)示××：

一、××

二○○六年一月一日（聯(lián)系人：×××0551-×××）······簽發(fā)人下行、平行公文首頁(yè)版式上報(bào)公文首頁(yè)版式實(shí)際操作中的常見錯(cuò)誤版頭使用中的常見問(wèn)題

（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級(jí)報(bào)告事項(xiàng)、請(qǐng)示工作、任免干部或批復(fù)等。這里應(yīng)該使用“××（

）”的版頭。

（二）使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計(jì)或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見的是：格式不對(duì)、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。

（三）使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件

②主體公文主體由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文時(shí)間、附件、附注等部分組成。

00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日（附注：××××××）主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-主體要素之一

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、中心語(yǔ)、文種三部分組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題在紅線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字（常見的公文標(biāo)題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

公文標(biāo)題中的常見問(wèn)題（一）缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱。

“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱。如“中國(guó)共產(chǎn)黨湖南省第九屆委員會(huì)第三次全體會(huì)議關(guān)于《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》的決議”，就不能省略會(huì)議名稱，《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強(qiáng)省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

（二）用發(fā)文字號(hào)代替文件名稱

如：“關(guān)于××〔1997〕×號(hào)文件的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。應(yīng)將原文件標(biāo)題或其主要內(nèi)容明確標(biāo)注在批復(fù)文件當(dāng)中。

（三）文字累贅。如：《××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)×政發(fā)〔2007〕××號(hào)文件精神，積極動(dòng)員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報(bào)告》，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號(hào)應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報(bào)告》就簡(jiǎn)明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請(qǐng)求解決××××的請(qǐng)示》，應(yīng)為《關(guān)于解決××××的請(qǐng)示》，后面有請(qǐng)示，前面用請(qǐng)求就是多余的。如《××政府辦公室關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于××××活動(dòng)實(shí)施方案〉的通知》中，后一個(gè)“關(guān)于”就可以不要。

（四）濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。除引用文件用書名號(hào)外，公文標(biāo)題中一般不標(biāo)注其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教育局關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報(bào)告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報(bào)告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。（六）發(fā)文機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱不規(guī)范。如：如把“勞動(dòng)和社會(huì)保障局”簡(jiǎn)稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計(jì)劃生育委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“人口計(jì)生委”。主體要素之二

主送機(jī)關(guān)是公文受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。標(biāo)題下空l(shuí)行，左側(cè)頂格用

3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

主送機(jī)關(guān)00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

主送機(jī)關(guān)中的常見問(wèn)題

（一）缺主送機(jī)關(guān)。除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會(huì)議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁(yè)下端。

（二）主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號(hào)、類間用逗號(hào)的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。（三）多頭主送。主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

（四）主送個(gè)人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。

主體要素之三

正文在主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

正文00001

秘密★保密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

正文中的常見問(wèn)題

（一）錯(cuò)別字。如：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯(cuò)成“客觀”，“撥款”錯(cuò)成“拔款”，“突擊”錯(cuò)成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯(cuò)成“淡簿”，“瀆職”錯(cuò)成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯(cuò)成“嚴(yán)勵(lì)”。

（二）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。常見頓號(hào)與逗號(hào)混用，逗號(hào)與句號(hào)混用，方括號(hào)與六角括號(hào)混用，書名號(hào)與引號(hào)混用。

（三）數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯(cuò)成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十七大”錯(cuò)成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（四）隨意簡(jiǎn)稱。如將“社會(huì)主義精神文明建設(shè)”簡(jiǎn)稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡(jiǎn)稱為“高速公司”。

（五）引文標(biāo)注錯(cuò)誤。未按所引用公文的發(fā)文時(shí)間、標(biāo)題的發(fā)文字號(hào)的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號(hào)文件（關(guān)于×××的請(qǐng)示）收悉?！睉?yīng)為如“你單位關(guān)于×××的請(qǐng)示（××〔2006〕×號(hào)文件）收悉（六）隨意使用字體字號(hào)。

（七）隨意設(shè)定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡(jiǎn)稱。主體要素之四

附件在正文下空l(shuí)行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如附件：1．×；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。上行文（請(qǐng)示）必須告知聯(lián)系人姓名、電話，以附注形式標(biāo)識(shí)。附件00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

附件標(biāo)識(shí)中的問(wèn)題

（一）有附件不標(biāo)注。（二）附件名未標(biāo)全稱。（三）標(biāo)注不規(guī)范。“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個(gè)“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。四）內(nèi)容不適。在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯(cuò)將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說(shuō)明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說(shuō)明，無(wú)需作附件標(biāo)注。“關(guān)于印發(fā)《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無(wú)須標(biāo)注。主體要素之五

成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)。聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會(huì)簽，一般不使用復(fù)印件會(huì)簽。成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字書寫，即俗稱“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年月日要標(biāo)全。規(guī)定零要寫成“○”，是因?yàn)椤傲恪迸c漢字的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一個(gè)序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“○”比較協(xié)調(diào)。成文日期00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

成文日期標(biāo)識(shí)中的常見問(wèn)題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的決議、決定等，以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡(jiǎn)寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。黨的機(jī)關(guān)應(yīng)用用數(shù)字標(biāo)識(shí)：“2005年3月20日”，行政機(jī)關(guān)應(yīng)用漢字標(biāo)識(shí)：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)。常見錯(cuò)誤是成文日期第一個(gè)字向左越過(guò)發(fā)文機(jī)關(guān)第一個(gè)字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個(gè)字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個(gè)字（或中間）對(duì)齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字排印時(shí)，成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識(shí)是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

主體要素之六公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。公文生效標(biāo)識(shí)

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。00001

秘密★機(jī)密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號(hào)簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請(qǐng)示××：

一、××

二○○六年一月一日

（聯(lián)系人：×××0551-×××）A．單一發(fā)文印章B．聯(lián)合行文印章有兩種情況：

a

a當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。聯(lián)合行文印章

b

b當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。關(guān)于印章的特殊情況說(shuō)明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

機(jī)關(guān)印章使用中的常見問(wèn)題

（一）當(dāng)用不用。請(qǐng)示、報(bào)告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

（二）不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會(huì)議紀(jì)要卻用了印。

（三）位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個(gè)。

（四）模糊不清。未及時(shí)清洗印章，使印記模糊不清。

主體要素之七

附注是需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。上行文請(qǐng)示必須告知聯(lián)系人姓名、電話，公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。如：（此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)，傳達(dá)到全體黨員）?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。00001

秘密