審計倉庫物資管理中存在的一些風險點及關注要點

審計倉庫物資管理中存在的一些風險點及關注要點定義：所謂物資管理，是指企業(yè)在生產(chǎn)過程中，對本企業(yè)所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制工作。目的：通過對物資進行有效管理，以降低企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，進而促進企業(yè)盈利，提升企業(yè)的市場競爭能力。主要環(huán)節(jié)：物資計劃制訂、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環(huán)節(jié)?；救蝿眨焊愫霉?、產(chǎn)、銷平衡，按質(zhì)、按量、配套、及時、均衡地供應企業(yè)所需要各種生產(chǎn)資料，并監(jiān)督和促進生產(chǎn)過程合理地、節(jié)約地使用物資。主要內(nèi)容有：1、 物資采購供應計劃的編制和執(zhí)行；2、 積極組織貨源，搞好物資訂貨、簽訂合同、采購、調(diào)劑、運輸、調(diào)度等工作；3、 搞好物資市場調(diào)查、預測，制定先進合理的物資儲備定額，控制物資的合理庫存量；4、 提高倉庫管理工作水平，做好物資的驗收、保管、維護、發(fā)放和帳務處理等工作；5、 確定合理的物資消耗定額，綜合利用，提高物資利用率等。物資管理過程主要分為采購計劃、物資采購、驗收入庫、倉儲保管、領用發(fā)放、盤點清查、報廢處置、財務入賬等八個環(huán)節(jié)。一、采購計劃主要風險：（一） 存貨預算編制不科學、采購計劃不合理，可能導致存貨積壓或短缺。（二） 采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或根據(jù)供應商量身定做需求計劃，采購計劃與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等?？赡軐е虏少徫镔Y過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營，甚至產(chǎn)生利益交換等風險。關注點企業(yè)應當根據(jù)各種采購周期和當前庫存情況，綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)計劃、市場供求等因素，合理確定采購日期和數(shù)量，確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)。同時，要聯(lián)系生產(chǎn)、采購、財務、銷售等部門建立存貨庫存量預警機制，及時與相關部門通報信息。檢查資料清單1、 月度需求計劃2、 月度臨時計劃3、 月度庫存報表4、 月度采購明細表核對需求計劃審批流程是否齊全，結(jié)合庫存報表，需求計劃是否進行了利庫，臨時計劃是否符合公司規(guī)定，實施采購時是否按照計劃執(zhí)行。二、物資采購過程（一）選擇供應商選擇供應商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風險是：供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。主要管控措施：建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡。企業(yè)新增供應商的市場準入、供應商新增服務關系以及調(diào)整供應商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權限和程序?qū)徍伺鷾屎?，納入供應商網(wǎng)絡。企業(yè)可委托具有相應資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應商進行資信調(diào)查。采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。建立供應商管理信息系統(tǒng)和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果，提出供應商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應商進行合理選擇和調(diào)整，并在供應商管理系統(tǒng)中作出相應記錄。檢查資料清單1、 供應商管理臺賬2、 供應商準入審批表3、 供應商考核評審表4、合同管理臺賬核對供應商準入和考評是否按照按規(guī)定的權限和程序進行了審核批準，合同臺賬中實際發(fā)生業(yè)務的供應商是否已納入供應商管理臺賬。（二）采購方式選取一般有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢比價等方式。招標范圍：1、 工程類:合同估算金額在50萬元及以上的基本建設項目、技術改造（含維簡）項目中的建筑安裝工程。2、 物資類:合同估算金額在30萬元及以上的設備、原材料、輔材料及配件等。3、 服務類:合同估算金額在30萬元及以上的生產(chǎn)及輔助生產(chǎn)系統(tǒng)中房屋建筑物（含構(gòu)筑物）、設備等的維護、檢修、檢測、調(diào)試、修復、改造等項目，設計勘察、專題報告編制、技術咨詢、工程監(jiān)理、設備監(jiān)造等各類服務項目,以及各類勞務整體外包或單項外包等主要風險采購方式選取不當，可能存在拆解項目規(guī)避招標，圍標、串標等風險。主要管控措施：嚴格按照公司招標管理辦法執(zhí)行采購程序，根據(jù)規(guī)定選定相應的采購方式。嚴格界定單一來源采購的合理性，單一來源采購是指只能從唯一供應商處采購、不可預見的緊急情況、為了保證一致或配套服務從原供應商采購。嚴格按照審批程序申請，避免出現(xiàn)一般性物資采用單一來源采購。詢比價采購是指對幾個供貨商（通常至少三家）的報價進行比較以確保價格具有競爭性的一種采購方式，所選擇供應商必須是經(jīng)審批的、在合格供應商目錄內(nèi)的供應商。檢查資料清單1、 立項審批文件（采購計劃）2、 項目招標審批表、招標文件、3、 單一來源審批表、談判報價表4、 詢比價文件、供應商報價單、比價審簽單5、 合同及合同審批表核對立項審批內(nèi)容和合同內(nèi)容的一致性，詢比價文件和供應商報價單的一致性，單一來源采購單的產(chǎn)品是否具有唯一性、不可預見的緊急情況或設備的不可替代配件等特性，參加比價的供應商是否有報價產(chǎn)品經(jīng)營資質(zhì)等。三、物資驗收入庫主要風險：驗收程序不規(guī)范、標準不明確，可能導致數(shù)量克扣、以次充好、賬實不符。管控措施（一）制定驗收制度和驗收規(guī)程企業(yè)應當重視存貨驗收工作，規(guī)范存貨驗收程序和方法，對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、技術規(guī)格等方面進行查驗，驗收無誤方可入庫。主要檢查資料驗收管理制度、驗收工作規(guī)程等。審閱制度，檢查其內(nèi)容是否對物資的質(zhì)量、數(shù)量驗收的一般程序、驗收依據(jù)、文檔記錄、傳遞和存檔、與采購部門和財務部門的業(yè)務銜接、異常情況報告等作出決定。（二）質(zhì)量驗收主要管控措施貨物的驗收應當重點關注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等核對一致。涉及技術含量較高的貨物，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。主要檢查資料觀察驗收部門是否對不同物料建立了相應的質(zhì)檢規(guī)程、是否具備相應的檢測手段、方法和設備等，檢驗合格后，有無質(zhì)檢人員簽字、驗收日期、驗收報告等，觀是否查驗來料的合格證、出廠質(zhì)檢證明的文件。對以重量交貨的物資，是否有清晰完整的過磅單，是否有過磅、監(jiān)磅等人員的簽字。四、倉儲保管主要風險：物資倉儲保管方法不適當、監(jiān)管不嚴密，可能導致?lián)p壞變質(zhì)、價值貶損、資源浪費。（一） 制定物資倉儲保管制度和工作規(guī)程1、 主要管控措施企業(yè)應當制定完整的倉儲保管制度和工作規(guī)程，對入庫人員授權、存貨登記、各類存貨儲藏條件、存放區(qū)域、內(nèi)部流轉(zhuǎn)方式、保管責任人、定期檢查以及責任追究等方面進行詳細規(guī)范。2、 檢查資料保管制度、工作規(guī)程等制度性文件。收發(fā)存報表向倉儲部門取得保管制度、工作規(guī)程等制度性文件，審閱制度內(nèi)容，初步檢查其是否對了入庫人員的授權、存貨登記、存放區(qū)域、內(nèi)部流轉(zhuǎn)方式、保管責任人、日常巡查、定期檢查存貨質(zhì)量、責任追究等有關的內(nèi)容作出了規(guī)范。（二） 倉儲條件1、 管控措施存貨倉儲期間要按照倉儲物資所要求的儲存條件妥善貯存，做好防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害、防變質(zhì)等保管工作，物品擺放是否按照“五五碼放、大不壓小、重不壓輕”等原則進行擺放，對于特殊存放要求的存貨應能夠采取相適應的措施，以保證存貨不受損壞。2、 主要檢查資料觀察存貨的存儲場所，檢查倉儲條件：A.是否具備防止存貨遭受日曬、雨淋等自然力破壞、保持存貨良好狀態(tài)的物理措施；B.是否具備防范存貨遭受盜竊損失的物理措施，關注視頻監(jiān)控有無死角、倉庫物理隔離措施（圍墻、鐵絲網(wǎng)）有無漏洞、夜間或暗處照明情況是否良好、倉庫門窗是否完好徒增C.對于易燃存貨，是否配備有相應的消防措施。不同批次、型號和用途的產(chǎn)品要分類存放。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨存放和記錄，避免與本單位存貨混淆。五、領用發(fā)放主要風險：物資領用發(fā)放審核不嚴格、手續(xù)不完備，可能導致貨物流失。甲供材料辨識不清，可能對企業(yè)造成損失。主要管控措施（一）制定存貨領用準出制度企業(yè)應當根據(jù)自身的業(yè)務特點，確定適用的存貨發(fā)出管理模式，制定嚴格的存貨準出制度，明確存貨發(fā)出和領用的審批權限，健全存貨出庫手續(xù)，加強存貨領用記錄。檢查資料取得并審閱存貨管理制度或生產(chǎn)成本管理制度中關于存貨領用出庫的有關內(nèi)容，檢查其是否對存貨領用、存貨出庫的程序、領料單及出庫單的開具及審核程序、審批權限等作出規(guī)定；詢問倉儲部門保管員，了解生產(chǎn)部門如何向倉庫領料、倉儲部門如何發(fā)料及記錄發(fā)料情況等；除生產(chǎn)部門人員以外，其他部門人員是否具有領料的權力，有無其他非生產(chǎn)部門人員領料的情況發(fā)生。查看月度甲供材考核審批表，根據(jù)合同核對甲供材考核是否如實考核、是否存在漏項考核的現(xiàn)象。（二）領料單開具與審核主要管控措施存貨的領用發(fā)出應做到領用單據(jù)齊全，符合條件的準予領用或發(fā)出，發(fā)出貨物名稱、規(guī)格、計量單位準確，符合條件的準予領用或發(fā)出，并與領用人當面核對、點清交付。生產(chǎn)部門領用原材料、半成品等用于生產(chǎn)加工的，有生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)進度、原材料需求等情況編制領料單，列明領用材料的名稱、數(shù)量及領用部門、領用人等內(nèi)容；領料單應經(jīng)相關授權人員審核，重點關注用料的真實性。檢查資料審閱存貨管理制度、生產(chǎn)成本管理制度，檢查其對領料單的審核程序、審核要點、審批權限方面的有關規(guī)定。取得已簽發(fā)的領料單，檢查：A.貨物名稱、規(guī)格、計量單位等要素是否齊全；B.領用單是否有相關負責人的簽名。六、盤點清查主要風險：存貨盤點清查制度不完善、計劃不可行，可能導致工作流于形式、無法查清存貨真實狀況。主要管控措施企業(yè)應當建立存貨盤點清查工作規(guī)程，視本企業(yè)實際情況確定盤點周期、盤點流程、盤點方法等相關內(nèi)容，定期盤點和不定期抽查相結(jié)合，分類盤點和全面清查相結(jié)合，至少應當于每年年度終了開展全部的存貨清查。存貨盤點清查一方面要核對實物的數(shù)量，檢查是否賬實相符，對賬實差異進行分析；另一方面也要關注存貨的質(zhì)量，檢查其是否由明顯的損壞等，查找重大存貨跌價的原因。檢查資料取得被評價單位的盤點制度、盤點工作規(guī)程等，審閱該制度：初步了解其對盤點參與人員及其職責、盤點周期（頻率）、盤點方法、盤點程序、盤點報告的編制審核程序及報告對象、盤點差異的處理、盤點相關的記錄和報告的表單樣式等方面內(nèi)容作出的規(guī)定；詢問參與盤點的財務部門人員、倉儲部門人員，了解盤點人員的構(gòu)成及分工職責、盤點方法、盤點程序、盤點報告、盤點差異的處理程序等；詢問倉儲部門人員，倉儲部門自身是否對存貨進行日常盤點。七、報廢處置主要風險：報廢處置責任不明確、審批不到位，可能導致企業(yè)利益受損。主要管控措施企業(yè)應制訂資產(chǎn)報廢處置規(guī)定文件，對報廢物資的判定、申請、審批、處置等流程進行規(guī)范管理。對倉庫物資進行檢查，及時、充分了解存貨的存儲狀態(tài)。對于發(fā)現(xiàn)的物資毀損、報廢或流失，要分清責任，分析原因，編制資產(chǎn)報廢處置單，列明應處置存貨名稱、品種、規(guī)格、數(shù)量、價值、存放地點及處置原因、處置方式等內(nèi)容檢查資料審閱資產(chǎn)報廢處置管理制度，檢查其內(nèi)容有無對存貨倉儲狀態(tài)進行定期檢查作出規(guī)定，了解存貨報廢處置的審核程序、審批權限、存貨廢損處置報告單據(jù)的樣表格式等。詢問倉儲部門、品質(zhì)部門人員，了解廢損存貨報廢的審核程序、審批程序，驗證制度所規(guī)定的處置程序，權限等是否實際執(zhí)行。取得存貨廢損處置報告單據(jù)或報廢的相關報告等，檢查：A.其內(nèi)容是否對廢損物資的名稱、規(guī)格型號、廢損數(shù)量、廢損原因、金額、擬采取的處置方式等作出說明；B.報告單或報告的審核、審批崗位人員是否簽署審核審批意見，是否按照規(guī)定的審核程序、權限進行了審核審批，相關人員的簽名是否齊全。八、財務入賬主要風險：會計確認不準確、不及時，造成存貨賬實不符，影響成本確認準確性，影響財務報表可靠性。主要管控措施存貨的會計處理，應當符合國家統(tǒng)一的會計準則制度的規(guī)定。企業(yè)應當根據(jù)存貨的特點及企業(yè)內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式，確定存貨計價方法，防止通過人為調(diào)節(jié)存貨計價方法操縱當期損益。計價方法一經(jīng)確定，未經(jīng)批準，不得隨意變更。倉儲部門與財會部門應結(jié)合盤點結(jié)果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提存貨跌價準備。經(jīng)相關部門