稽核員工作事項(xiàng)

稽核員工作事項(xiàng)培訓(xùn)報(bào)告人：陳江應(yīng)稽核準(zhǔn)備執(zhí)行稽核稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)稽核流程31、稽核準(zhǔn)備角色與職責(zé)稽核種類稽核前現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)選擇稽核人員制作查檢表41、稽核準(zhǔn)備---角色與職責(zé)

組織、管理整個(gè)稽核工作管理稽核小組確認(rèn)稽核標(biāo)準(zhǔn)與范圍選擇稽核員準(zhǔn)備稽核計(jì)劃主導(dǎo)品質(zhì)文件審查綜合、協(xié)助各稽核員之發(fā)現(xiàn)決定不符合規(guī)定事項(xiàng)主導(dǎo)稽核會(huì)議準(zhǔn)備稽核報(bào)告追蹤確認(rèn)稽核計(jì)劃執(zhí)行被指派部分之稽核任務(wù)協(xié)助主導(dǎo)稽核員稽核準(zhǔn)備找出不符合項(xiàng)稽核員主導(dǎo)稽核員51、稽核準(zhǔn)備---稽核種類又稱內(nèi)部稽核公司自行執(zhí)行A第一方稽核獨(dú)立之認(rèn)證機(jī)構(gòu)執(zhí)行C第三方稽核由相關(guān)聯(lián)性單位執(zhí)行稽核，例如客戶、政府單位客戶執(zhí)行，B第二方稽核61、稽核準(zhǔn)備---稽核前現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)正式稽核前應(yīng)盡可能的取得被稽核單位各項(xiàng)資訊與被稽核人員互相認(rèn)識(shí)取得對(duì)稽核標(biāo)準(zhǔn)和范圍的共識(shí)熟悉被稽核單位的組織及場(chǎng)地布置巡視主要流程預(yù)估各區(qū)域或稽核場(chǎng)所需花費(fèi)時(shí)間安排正式稽核時(shí)間討論行政事務(wù)，如：引導(dǎo)員、辦公場(chǎng)所、通訊設(shè)備….討論可能產(chǎn)生之不便，如：管制區(qū)、無(wú)塵室….取得最新版的品質(zhì)文件，至少取得品質(zhì)手冊(cè)及流程文件71、稽核準(zhǔn)備---選擇稽核人員依據(jù)稽核前拜訪取得的資訊，主導(dǎo)稽核員選擇稽核小組之其他成員稽核花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)短所具備之專業(yè)知識(shí)稽核員彼此之互補(bǔ)與相容性稽核員之資格與經(jīng)驗(yàn)獨(dú)立性:獨(dú)立于被稽核單位,不稽核自己的工作被稽核單位的大小81、稽核準(zhǔn)備---確定稽核方式兩者都可依有邏

輯的路徑執(zhí)行稽核由前往后的追蹤：如業(yè)務(wù)接單、研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造…至售后服務(wù)由后往前追蹤：方式正好相反稽核方式由前往后追蹤如業(yè)務(wù)接單、研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造…至售后服務(wù)由后往前追蹤如客戶投訴、制造、設(shè)計(jì)、、91、稽核準(zhǔn)備---制作查檢表輔助記憶應(yīng)該查詢查詢記錄：?jiǎn)栴}與回答確保應(yīng)該稽核的事項(xiàng)都有稽核到節(jié)省臨場(chǎng)記錄的時(shí)間可作為結(jié)束會(huì)議和總結(jié)報(bào)告資料檢查表的意義受審核部門審核日期審核人員依據(jù)哪項(xiàng)條款檢查內(nèi)容是否適用參考文件檢查方法檢查結(jié)果檢查表內(nèi)容102、執(zhí)行稽核執(zhí)行稽核步驟2實(shí)施稽核注意事項(xiàng)不符合報(bào)告填寫末次會(huì)議審核總結(jié)報(bào)告453首次會(huì)議1112、執(zhí)行稽核---首次會(huì)議稽核員及被稽核單位人員相互介紹目的、范圍及稽核依據(jù)說(shuō)明及確認(rèn)稽核計(jì)劃安排確認(rèn)受審引導(dǎo)人員與說(shuō)明其任務(wù)保密申明確認(rèn)末次會(huì)議時(shí)間確認(rèn)末次會(huì)議時(shí)間122、執(zhí)行稽核---實(shí)施稽核注意事項(xiàng)有效的記錄證據(jù)的收集被稽核者的行為、態(tài)度好的溝通技巧4321132、執(zhí)行稽核---實(shí)施稽核注意事項(xiàng)與被稽核對(duì)象隨時(shí)保持融洽氣氛，并建立良好共識(shí)大部分時(shí)候是被稽核者在說(shuō)話，稽核員說(shuō)話的時(shí)間不應(yīng)超過(guò)15~20%開(kāi)放式的問(wèn)問(wèn)題，例如“你們主要客戶的抱怨是什么封閉式的問(wèn)問(wèn)題，通常得到的回答是：‘’是“或”不是，例如“你些是你們部門的作業(yè)程序嗎“引導(dǎo)式問(wèn)問(wèn)題，把想要的答案放在問(wèn)題中，常以“是嗎？”，“不是嗎”，

“會(huì)嗎”，“不會(huì)嗎”結(jié)尾，例如“你會(huì)于下周執(zhí)行內(nèi)部稽核，是嗎?”沉默的問(wèn)問(wèn)題，沉默是稽核員經(jīng)常用來(lái)鼓勵(lì)對(duì)方說(shuō)話，以獲取更多資訊的方法。但是沉默的時(shí)間避免太長(zhǎng)使被稽核者有被脅迫的感覺(jué)重復(fù)的提問(wèn)，稽核員也適時(shí)重復(fù)對(duì)方的回答來(lái)獲取更多的資訊。例如：被稽核者：“我并不發(fā)這些圖紙給班長(zhǎng)”稽核員：“我知道你并不發(fā)這些圖紙給班長(zhǎng)”被稽核者：“對(duì)，因?yàn)椤?”好的溝通----提問(wèn)的技巧142、執(zhí)行稽核---實(shí)施稽核注意事項(xiàng)盡量集中精神聽(tīng)對(duì)方說(shuō)，不要分心以口頭或肢體語(yǔ)言回應(yīng)所聽(tīng)到的可適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)個(gè)人感情摘要重復(fù)所聽(tīng)到的在對(duì)方未說(shuō)萬(wàn)前，克制評(píng)論或下結(jié)論的欲望拋棄自己的成見(jiàn)（偏見(jiàn)），開(kāi)放不要武斷找較舒適的環(huán)境，盡量排除外界干擾先充分準(zhǔn)備-事先熟讀有關(guān)之作業(yè)文件使被稽核者事先知道可能會(huì)談些什么讓對(duì)方了解有哪些可能被列入觀察與不符合規(guī)定的事項(xiàng)好的溝通----傾聽(tīng)的技巧152、執(zhí)行稽核---實(shí)施稽核注意事項(xiàng)緊張---緊張會(huì)造成話多或不敢說(shuō)?；藛T要以友善、開(kāi)放的態(tài)度消除他

的緊張防備性的---告訴對(duì)方評(píng)審是找出系統(tǒng)的/制度上的缺失，而非針對(duì)個(gè)人可發(fā)怒型的---可能是討厭別人打擾他的工作范圍或是缺乏自信。試著使用

開(kāi)放式的問(wèn)題反常的多話---可能是過(guò)于緊張或隱瞞了什么事情不主動(dòng)回話---不是不合作，而是想躲過(guò)去?？墒褂瞄_(kāi)放式的問(wèn)題被稽核者的行為、態(tài)度162、執(zhí)行稽核---實(shí)施稽核注意事項(xiàng)抽樣注意稽核記錄收集證據(jù)抽樣查證要取近期的樣本稽核員要自己選擇樣本要利用文件的追溯性來(lái)追

查查證要盡量了解文件內(nèi)容之真

正意義而且要求驗(yàn)證記錄于審核檢查表中不符合事項(xiàng)的具體記錄包

括：人、事、時(shí)、地、物

例如：不符合及違反文件規(guī)定的

詳細(xì)敘述173、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)---不符合事項(xiàng)報(bào)告簡(jiǎn)明的描述不符合ISO9001相關(guān)處簡(jiǎn)明的描述不符合規(guī)定事項(xiàng)，通常

使用稽核標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)，在輔以所發(fā)現(xiàn)

的事實(shí)可能的話把問(wèn)題的嚴(yán)重性也說(shuō)明，

如：20張采購(gòu)訂單中有15張未審查不符合事項(xiàng)報(bào)告183、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)---不符合事項(xiàng)分類1.品質(zhì)系統(tǒng)中缺少某一或某些評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)所要求的部分2.品質(zhì)系統(tǒng)要求的項(xiàng)目未被持續(xù)執(zhí)行3.許多輕缺失造成品質(zhì)系統(tǒng)

中某一部分無(wú)分達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)

之要求次要的不符合事項(xiàng)觀察項(xiàng)嚴(yán)重不符合事項(xiàng)1.品質(zhì)管理系統(tǒng)符合稽核標(biāo)準(zhǔn)之要求但有少數(shù)未被完

全遵守或執(zhí)行1.沒(méi)有不符合的證據(jù)，但

如果修正后會(huì)做的更好2.有變成不符合的趨勢(shì)193、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)---末次會(huì)議雙擊添加標(biāo)題文字目的1.將稽核發(fā)現(xiàn)正式的報(bào)告給被稽核單位的管人2.高階主管們列席代表稽核單位接受稽核小組

所提出的不符合規(guī)定事項(xiàng)以及研究矯正措施注意事項(xiàng)1.允許被稽核單位對(duì)不符合規(guī)定事項(xiàng)提出質(zhì)疑

與討論2.若被稽核單位有足夠證據(jù)或理由，主導(dǎo)稽核

員應(yīng)對(duì)不符合規(guī)定事項(xiàng)予以修正或作廢203、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)---稽核末次會(huì)議重述稽核標(biāo)準(zhǔn)與范圍抽樣申明-稽核僅為抽樣檢查，未發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定事項(xiàng)之區(qū)域不代

表全無(wú)問(wèn)題感謝被稽核單位之合作與接待保密申明請(qǐng)被稽核單位等所有不符合規(guī)定事項(xiàng)報(bào)告完成后在提出問(wèn)題綜合、摘要報(bào)告稽核之所有發(fā)現(xiàn)。除了不符合規(guī)定與觀察事項(xiàng)之外

也報(bào)告一些好的發(fā)現(xiàn)報(bào)告?zhèn)€別的不符合規(guī)定與觀察事項(xiàng)可由主導(dǎo)稽核員報(bào)告也可由稽核

員報(bào)告各自的發(fā)現(xiàn)解答疑問(wèn)-稽核小組應(yīng)充分準(zhǔn)備以解答被稽核單位之疑問(wèn)審查、同意已提出之矯正措施，也要注意預(yù)定完成時(shí)間告訴對(duì)方書(shū)面的稽核報(bào)告將于何時(shí)完成送達(dá)稽核結(jié)論末次會(huì)議應(yīng)正式舉行且涵蓋以下事項(xiàng)213、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)---書(shū)面稽核報(bào)告稽核標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范抽樣申明-稽核緊就抽樣結(jié)果做成報(bào)告，有些問(wèn)題可能未被發(fā)現(xiàn)保密申明-保證保守與稽核中獲知之機(jī)密稽核小組之人名、職務(wù)主要被稽核者面談人員姓名、職務(wù)稽核時(shí)間表稽核發(fā)現(xiàn)之摘要報(bào)告?zhèn)€別的不符合規(guī)定事項(xiàng)及雙方同意的矯正措施確認(rèn)矯正措施之計(jì)劃分發(fā)名單稽核報(bào)告評(píng)審所發(fā)現(xiàn)的事項(xiàng)均需以正式的書(shū)面報(bào)告于最1個(gè)工作日內(nèi)送交被稽核單位223、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)---矯正措施目的1.使被稽核組織改善2.提出矯正措施以消除發(fā)生原因使未來(lái)不再發(fā)生要求1.被稽核單位要以書(shū)面提出矯正措施2.需說(shuō)明預(yù)定完成時(shí)間233、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)---矯正措施之追蹤確認(rèn)稽核結(jié)束雙方同意矯正措施完成時(shí)，稽核員要前往確認(rèn)是否確實(shí)有效主導(dǎo)稽核員要負(fù)責(zé)確認(rèn)所有的矯正

措施均已有效完成稽核組確認(rèn)完