企業(yè)請購及采購業(yè)務(wù)管理完整流程

××××××××公司文件名稱文件編號修訂版次企業(yè)請購及采購業(yè)務(wù)管理完整流程修訂日期發(fā)行日期核準：審核：制定：年月日制定年月日實施

文件編號：目的制、修、廢管理者(請購部門)（（（為使本公司的請、采購作業(yè)有所依循，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于物料、設(shè)備、工程、勞、辦公用品及雜項物品的請、采購作業(yè)。本辦法的制定、修訂及廢止須呈總經(jīng)理核決后實施。本辦法的管理者為公司總經(jīng)理。請采購作業(yè)按其職責(zé)區(qū)分如下：請購部門：負責(zé)請購單采購，且除下列類品外，其請購部門均為需求部門。倉庫常備庫存品：由倉儲部門負責(zé)請購。500元以上）由采購部負責(zé)。辦公類物品采購（500元以內(nèi)及公司固定資產(chǎn)管理由人事行政部負責(zé)。倉庫部門：品由行政部門負責(zé)辦理外，其它由倉儲部門現(xiàn)場辦理。采購部門：負責(zé)請購物品包（、外包事務(wù)、公司所有租車的采購作業(yè)及信息存檔。負責(zé)請購物品料號編碼的編訂并輸入公司用收料部門：（1）負責(zé)采購物品的收料數(shù)量點收、驗收單據(jù)的開立，并匯總請款相關(guān)單據(jù)送采購部門辦理請款，收料部門原則上為倉儲部門，但亦可視情況由倉儲部門指定或由采購部門與倉儲部門同時在現(xiàn)場點收。(質(zhì)量驗收部門)(請采購作業(yè)流程)請購作業(yè)（異常處理）采購作業(yè)

質(zhì)量驗收部門：（1）負責(zé)請采購單的質(zhì)量驗收作業(yè)。作業(yè)規(guī)定1所示。請購作業(yè)：各部門因工作上需要人力、物力時，應(yīng)由請購部門填寫附「請采購核決權(quán)限表」的規(guī)定呈權(quán)責(zé)主管核準，才算完成請購作業(yè)程序。門查詢是否有可用庫存?！刚堎弳胃奖怼?。重大設(shè)備改善工程的請購單須提出事先核準憑證或效益評估報告。請購計算機軟硬件、照相機及攝影機時，請購部門應(yīng)先向固定資產(chǎn)管理部門查詢是否有可用庫存后，再呈權(quán)責(zé)主管核準。請購檢測設(shè)備時應(yīng)先知會技術(shù)部。)應(yīng)予注明并說明原因，供采購部門選擇詢價廠商參考。倉儲部門接到「請購及采購單」，應(yīng)先確認可用庫存量。如有足夠可用庫交由需求部門按附表4「請采購核決權(quán)限表」的規(guī)定呈權(quán)責(zé)主管核準，異常事項處理：請購單如因故變更或撤銷，應(yīng)由請購部門通知采購部門，再由采購部門將協(xié)調(diào)結(jié)果通知倉儲部門。購及采購單」則按正常程序辦理審核，核準后送采購部門。「采購作業(yè)：采購部門收到「請購及采購單」后，其作業(yè)程序如下：核對單據(jù)有效性及附件、規(guī)范等數(shù)據(jù)是否齊全。若為框架合同廠商，只需填寫框架合同廠商即可，但需注”不必進行詢價、比價、議價。詢價、比價、議價：無長期供料合作商，選擇廠商進行詢價、比價、議價并將詢價數(shù)據(jù)記錄于「請購及采購單。將擬辦意見填寫于「請購及采購單」上欄內(nèi)。按附表「請采購核決權(quán)限表」規(guī)定呈權(quán)責(zé)主管核準?！?應(yīng)注明單價并預(yù)估數(shù)量，并算入總費用計算呈權(quán)責(zé)主管核準。工程追加款申請時，應(yīng)由經(jīng)手部門簽字并保留單據(jù)并注明（提交權(quán)責(zé)主管審批。采購部門收到呈核批準后辦理訂購，其方式如下：發(fā)出訂購單(附表進貨跟催。修繕類采購作業(yè)租車/公務(wù)車租賃使用申請

收集如下信息一并提交采購部詳細登記故障情況，故障告警拍照存檔。機器設(shè)備型號、條碼、備件型號、整機拍照存檔。填好《外修申請表》以郵件方式呈送交付部門主管。采購咨詢外修廠家進行報價并議價，確定商務(wù)事宜。報價審核通過后聯(lián)絡(luò)外修廠家送修。有合同或有合作類價格已審批部分：直接送修。715商緊急返還并警告扣款。修商。外修返還由驗收部門檢測。分手冊》呈核請、采購。需求申請核準標準：長期租車由交付主管審核，副總審批c.超過兩臺長期租車由副總審核，總經(jīng)理審批采購申請核準標準：租車費用2000以下由采購主管審核，財務(wù)主管審批。租車費用2000以上由財務(wù)主管審核，總經(jīng)理審批。如不是采購租車，由采購主管對價格審批完，由用車人報銷，在報銷時由財務(wù)審核。采購支出費用所有不經(jīng)總經(jīng)理審批過的，都必須經(jīng)財務(wù)審核，不合理的費用打回處理，有可能由個人承擔(dān)不合理部分。其他事項表」的規(guī)定呈權(quán)責(zé)主管核準。租車費用由申請人每月向財務(wù)報銷，臨時租車報銷單據(jù)需由交付部門和采購部門簽字后方能報銷，長期租車由副總和總經(jīng)理簽字方能報銷。租車必須購買基礎(chǔ)保險和第三方保險租車需按風(fēng)險系數(shù)由低到高進行優(yōu)先選擇（如外請帶車司機的價格和單純租車的價格相差200以內(nèi)應(yīng)優(yōu)先選擇帶車司機降低風(fēng)險）由采購部門出示租車優(yōu)惠方案并進行風(fēng)險評估最終選擇核定租車方式。原則上所有請購作業(yè)必須經(jīng)由采購部執(zhí)行，技術(shù)部如因緊急需求急需自購備技術(shù)人員自購部分申請流程向倉儲部門補申請。財務(wù)部根據(jù)倉儲部門簽字的單據(jù)進行報銷，自購備件須滿足如下條件：費用與資金使用上限類型需求部門主管審核權(quán)限采購負責(zé)人審核權(quán)限備注工具、儀器等固定資產(chǎn)≤100≤500按請采購核決指單筆采購費用上備件≤100權(quán)限表進行≤500按請采購核決限指單筆采購費用上材料（線材、膠布等消耗品）≤80權(quán)限表進行≤500按請采購核決限指單筆采購費用上租賃、租車等≤120權(quán)限表進行≤300按請采購核決限指單筆采購費用上委外維修類≤100權(quán)限表進行≤200按請采購核決限指單筆采購費用上辦公用品≤50權(quán)限表進行≤200按請采購核決限指單筆采購費用上權(quán)限表進行 限(合同訂立原則)

合同訂立原則：訂立合同時間國外采購訂單。經(jīng)常性或使用量大物品。采購合同訂立均須由財務(wù)部門和法務(wù)部門最后由總經(jīng)理核準，且須附質(zhì)量異常處理條款，必要時明確違約條部門(財務(wù)部門如有需要)則保存復(fù)印件，并由采購部門負責(zé)復(fù)印。訂立合同的核準權(quán)限為總經(jīng)理。（4）采購過程中嚴格按照流程簽訂合同方能進行申請付款。如因特殊情況需使用現(xiàn)金采購驗收作業(yè)驗收作業(yè)流程(工程、勞務(wù)、修繕)(非工程、勞務(wù)、修繕)驗收流程

按財務(wù)制度申請相關(guān)費用。異常處理原則如下：采購部門應(yīng)先以電話通知請購部門并協(xié)調(diào)處理方式后，通知倉儲部門。驗收作業(yè)：工程類、勞務(wù)類、修繕類：請購部門或交付部。負責(zé)請采購單質(zhì)量單據(jù)的開具及簽署。負責(zé)粘貼合格品和不合格品標簽。工程或勞務(wù)類由監(jiān)工(請購部門)負責(zé)開具「工程/勞務(wù)驗收報告單」(附表7)，并依據(jù)「請購及采購單」或合同進行驗收，呈權(quán)責(zé)主管核準后送采購部門結(jié)算，其核準權(quán)限請參考請采購核決權(quán)限表進行呈核國外采購待貨物送達指定地點后，參照國內(nèi)采購?fù)瓿沈炇兆鳂I(yè)。非工程類、勞務(wù)類、修繕類：質(zhì)量驗收部門：按請采購單的驗收條件進行驗收作業(yè)。試用后驗收：使用部門。數(shù)量、重量目視驗收：倉儲部門。請購部門驗收：請購部門。如(i)設(shè)備類。計算機硬件：固定資產(chǎn)管理或人事部。規(guī)范)，并依據(jù)「請購及采購單」作數(shù)量點收后，通知質(zhì)量驗收部門進行質(zhì)量驗收后，由倉儲部門將驗收結(jié)果輸入公司用統(tǒng)。如收料部門非倉儲部門時，則收料部門將送貨單轉(zhuǎn)送倉儲部門并打印『收料驗收單』或由收料部門以手工開立『收料驗收單』依上述驗收規(guī)定進行驗收，并將驗收單據(jù)送倉儲部門結(jié)存。業(yè)。驗收不合格時，由質(zhì)量驗收部門負責(zé)與采購部門協(xié)調(diào)處理方式。對不合格品的處理，由質(zhì)量驗收部門填寫『物料驗收質(zhì)量異常追查記錄表』(附表8)通知采購、倉儲等部門；不合格品貼示『物料質(zhì)量異常卷標』(附表9)存放于不合格區(qū)。如需退貨，應(yīng)由收料部門開具『退料單貨單』(詳倉庫管理規(guī)范)。收方式辦理，并視情況規(guī)定索賠條件。對于有質(zhì)量保證文件或接受試用后存在質(zhì)量問題可無理由退換貨的物品，在無法做質(zhì)量測試驗收時，僅做數(shù)量、外觀的驗收即可先行部分請款，日后試用發(fā)現(xiàn)質(zhì)量異常再按保修規(guī)定辦理索賠?！腹こ虅趧?wù)驗收單」上應(yīng)注明成本的歸屬的項目名稱，以明確成本歸屬。如采購訂單有實做實算部（見本規(guī)程第元）因并呈副總經(jīng)理或總經(jīng)理以上主管核準。供應(yīng)商考核

料部門，發(fā)票送采購部門。按財務(wù)要求填寫付款申請單并依據(jù)《請采購核決權(quán)限表》呈核評審關(guān)的資質(zhì)證書。供應(yīng)商資格要求如下具備獨立法人資格,各種經(jīng)營手續(xù)、資格證明齊全；質(zhì)量穩(wěn)定，有較強的產(chǎn)品開發(fā)能力，在行業(yè)內(nèi)具有一定的競爭優(yōu)勢；產(chǎn)品價格合理；(a)要求供應(yīng)商供貨及時，供貨質(zhì)量達到公司要求的內(nèi)控標準；(b)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)狀況良好，具備良性發(fā)展的潛力；(c)良好的售后服務(wù)；資格評審?fù)ㄟ^后，要求供應(yīng)商提供樣品或先小批量試用如是技術(shù)服務(wù)類應(yīng)以小量試修(特殊材料和服務(wù)除外）。樣品或小批量試用經(jīng)過相關(guān)部門檢驗或使用不合格的，則重新送樣或停止。現(xiàn)有供應(yīng)商管理采購部每月根據(jù)采購計劃統(tǒng)計表對供應(yīng)商進行月度評價，并將結(jié)果填入附件11.《供供應(yīng)商評審計劃表》。評價內(nèi)容包括：批次合格率由采購部根據(jù)實際到貨反饋進行統(tǒng)計。準時交貨率由采購部根據(jù)實際到貨情況進行統(tǒng)計。附加運費由采購部根據(jù)實際支付情況統(tǒng)計。交付數(shù)量準確率由采購部根據(jù)實際收貨數(shù)量統(tǒng)計。投訴由采購部根據(jù)各部門日常投訴記錄統(tǒng)計。售后服務(wù)由采購部根據(jù)售后服務(wù)情況統(tǒng)計。依據(jù)在《合格供應(yīng)商清單》名錄中的供應(yīng)商優(yōu)先采購原則；如緊急需求物料購買時必須經(jīng)授權(quán)人員批準后可先在《合格供應(yīng)商清單》未列出的新供應(yīng)商購買，此類供應(yīng)商第一批交貨使用品質(zhì)合格后可對此供應(yīng)商進行評價、選定、建檔納入《合格供應(yīng)商清單》，零星采購或與產(chǎn)品無直接質(zhì)量影響的可不納入。按《供應(yīng)商評審計劃表》進行，評定結(jié)果參考以下標準進行相應(yīng)等級的判定依據(jù)：等級分數(shù)判定評價評審頻率A≥90合格優(yōu)1/2B70-90合格良1年C60-70待改善一般整改后再評審D＜60不合格差－業(yè)務(wù)部需采購詢盤、報價規(guī)定：業(yè)務(wù)部銷售詢3.7.1定價范圍外的個別報價（需由采購部詢價部分）盤、報價

采購分析信息的準確性并進行對外詢盤，詢盤后把報價分析單.含稅：需加b.不含稅：需加22%+運費+其他費用加上相關(guān)稅費后報價給業(yè)務(wù)部。業(yè)務(wù)部中標后按請采購流程申請采購。因招投標項目的時間差，正式中標后務(wù)必呈前期所詢報價與采購部進行核驗成本，涉及中標后價格變動較大部分，呈部門主管和總經(jīng)理審核后進行請采購流程。

倉庫管理規(guī)范料號編碼規(guī)范請采購作業(yè)流程

(附圖1)請 購 單 位 倉 儲 單 位 采 購 單 位□ 請購及采購單辦理請購電腦附送固定資產(chǎn)管請理部門儀器設(shè)備附送技術(shù)部購?fù)ㄖI(lǐng)料核決

庫存足夠時單據(jù)退回請購單位輸入計算機○核對資料○詢價、比價、議價采▽通知領(lǐng)料 ▽入庫購

○核決▽輸入用友T+系統(tǒng)□發(fā)出訂購單○進貨跟催附表2.請購及采購訂單□入庫 □非入

倉庫名稱機房名稱倉庫代號請購部門 項目編號部門編號附件共： 份： 年 月 產(chǎn)品物料類型 品牌預(yù)算價格 備注

型號物料編碼

描述流水編號

單位

應(yīng)用機型和場所采購量類 別物料 工程 勞務(wù) 修繕 備件 設(shè)備 □ 前次請購初次請購請購日期： 請購數(shù)量：需求日期用途說明

緊急采購正常采購□補單驗收條件數(shù)量、重量目視驗收請使用單位會驗品質(zhì)檢驗試用后驗收□ 前三次采購紀錄

供貨商編號

供貨商名稱 采購日期 采購數(shù)量 采購單價備注項采購次 編

供應(yīng)商報價名稱 廠名

議 價單價 總價詢價 1及議價 2記錄3□ 擬訂購。 1.日數(shù)請□ 含增稅 。加%）采2.擬訂購 價， □未稅。（需請2.日數(shù)請加%）購3.交貨條件： 購擬 。辦4.付款條件一次付天期票天。保修條件其他約定

記3.日數(shù)請 錄4.日數(shù)請 日數(shù)請 采購金額：大寫（人民幣）仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾元整小寫（人民幣）采購員月 附表3

采購單位采購主管財務(wù)主管總經(jīng)月 月

請購人月

請購單直屬主管 倉儲員月 月

倉儲主管請購單附表倉庫名稱 請購編號貨架編碼 項目編碼請購部門部門編號序產(chǎn)品物料品牌型號序產(chǎn)品物料品牌型號描述單位需求應(yīng)用機型號類型日期和場所擬向采購 價采購員采 購采購主管財務(wù)主管單總經(jīng)理位請購請購人直屬主管單倉儲員位倉儲主管交付主管月日月日月日月月日月日月日月日預(yù)算價備注 物流請可采單小料編水編購量用庫購量價計碼號存一式四聯(lián)：采購單位財務(wù)單位倉庫單位請購單位可歸屬同一供應(yīng)商或者同一使用性質(zhì)方可用本附表附表4

請、采購核決權(quán)限表權(quán)責(zé)主管權(quán)責(zé)主管核決事項經(jīng)辦單位部門采購財務(wù)副總總經(jīng)主管主管主管 理備注1.請購核決權(quán)限各單位△(1)1000元(含)以下●(2)1001-3001元●(3)3001元(含)以上●2.采購核決權(quán)限(1)1000元(含)以下各單位△△□□●(2)1001元～2000元2001元~不限金額元3001元~不限金額元有長期合同者不限金額□□□●□□□□□ ●□●符號說明：『●』表審批、『□』表審核、『△』表經(jīng)辦。金額為人民幣。無設(shè)置權(quán)責(zé)主管職務(wù)者，由上一級權(quán)責(zé)主管核決，若有特殊情況則按特殊處理。最終價格權(quán)限以總經(jīng)理審核簽發(fā)為準。附表4.1權(quán)責(zé)主管核決事項權(quán)責(zé)主管核決事項經(jīng)辦單位交付采購財務(wù)副總總經(jīng)主管主管主管 理備注1.請購核決權(quán)限各單位△(1)臨時租車●(2)長期租車□●(3)2臺□□●2.采購核決權(quán)限各單位△(1)2000(含)以下 □ ●2001元~不限金額元3001元~不限金額元有長期合同者不限金額□●□●符號說明：『●』表審批、『□』表審核、『△』表經(jīng)辦、金額為人民幣。無設(shè)置權(quán)責(zé)主管職務(wù)者，由上一級權(quán)責(zé)主管核決，若有特殊情況則按特殊處理。最終價格權(quán)限以總經(jīng)理審核簽發(fā)為準。（附表5-1)請購單日期訂購交貨期送貨方號碼方式限式訂購總額□由買方負責(zé)付款條件□交貨驗收合格后一次付清料號請購品名與規(guī)范單位數(shù)量單總價運費稅費單位價17%訂購單采購商：訂購單采購商：供應(yīng)商：地址：地址：電話：電話：第 頁，共 頁□由供貨商負責(zé)□分批交貨分批付款支付方式：支票電匯茲同意所開訂購條件：送貨地址：簽章收貨人：簽章聯(lián)系電話：□現(xiàn)金附圖6驗收作業(yè)流程監(jiān)工或交付部門監(jiān)工或交付部門(請購單位)采購單位工程、C1-4□工程勞務(wù)驗收勞務(wù)、〇按請購及采購合同進行修〇呈權(quán)責(zé)主管核準繕類▽C4▽C1,C2,C37

工程/勞務(wù)驗收報告單請購單編號:計劃開工日期：工程/勞務(wù)名稱：施工期限(工作天)：承包廠商：估驗日期：實際開工日期：完成比率：1、合同 2、以前完成3、本次完成4、合計完成金額5、按合同每期付款應(yīng)保留 %6、付本期完成金額的%7、本期實付估驗金8、累計實付估驗金額額9、工程預(yù)付款10、其他扣款11、本期實付合計12、累計已付金額金額驗收結(jié)果：前期累計已付金額應(yīng)加改善事項：復(fù)驗結(jié)果：服務(wù)報告是否完成客戶驗收：驗收人： 項目主管副總總經(jīng)理采購： 會計：承包商：驗收商：附表：7-1修繕類驗收報告單序號產(chǎn)品規(guī)格型條碼庫號驗收日是否合故障情處理意號期格品況見技術(shù)員： 技術(shù)主管： 經(jīng)辦人： 采購：附件8：物料驗收品質(zhì)異常追查表檢查日期：系統(tǒng)請購單編號：供應(yīng)商：品名：用途：交貨數(shù)量：檢查數(shù)量：不合格數(shù)量：檢查方式：判定基準：品 異說明質(zhì) 常驗 原收 因單 處位 理□退貨說明：□退回重新加工□另轉(zhuǎn)用途□其他方式核檢驗員：檢驗主管：副總：決采購經(jīng)辦：采購主管：單位表單流程：技術(shù)主管 →采購單位→倉儲單位××××××限公司物料品質(zhì)異常標簽1.品名：2.規(guī)格：××××××限公司物料品質(zhì)異常標簽1.品名：2.規(guī)格：3.供應(yīng)廠商：4.不合格量：5.不良原因：6.判定基準：7.處理方法：8.檢查日期：技術(shù)部主管技術(shù)員10.

供應(yīng)商基本資料調(diào)查表TO供應(yīng)商：請貴單位認真、如實填寫本調(diào)查表，加蓋公章和簽名后及早傳回敝公司，謝謝合作?。ㄈ鐬檫x擇項目，請在方框打“√”）。公司概要供方企業(yè)名稱法人代表注冊資金供方聯(lián)系人地 址

聯(lián)系電話

營業(yè)執(zhí)照營業(yè)執(zhí)照編碼

公司成立時間傳真郵編技術(shù)及生產(chǎn)能力生產(chǎn)主6要產(chǎn)品人員總數(shù) 制造人數(shù)年產(chǎn)量/年產(chǎn)值（萬