項目部資料室管理制度

項目部資料室管理制度河南安信建設實業(yè)有限公司恒星?美景花園項目部資料室管理制度為了做好工程及設施檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關要求,聯(lián)合本項目實質狀況和項目領導對檔案管理的有關要求特制定本管理制度。一、工程資料歸檔范圍主要為工程和設施檔案資料:1。工程檔案是指各種報批文件(對政府各行政部門的各種報批文件、答復的批改文件、對外發(fā)文、對外接收的文件）、各種合同（所有合作合同、供應合同、工程合同以及各合同的附件、增補合同，供應商（服務）單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的觀察調研報告，觀察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計更改與工程洽談資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各樣查收證件、檢測報告、用于工程上的各樣資料合格證明證明(公司資質、產(chǎn)品認證、型式查驗報告、出廠合格證等）設施隨機資料（生產(chǎn)資質、合格證、說明書、安裝施工圖）及其余需要存檔的文件等。2。設施檔案是判定評論(儀器）技術狀態(tài)的科學資料，是為保障（儀器）設施正常運行并處于良好狀態(tài)的重要依照。檔案員接收歸檔本公司的各種設施資料。主要包含計劃、選購階段的儀器設施購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往信函、電文;開箱查收階段的裝箱單、開箱查收單、出廠合格證書、出廠精度查驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件資料、開箱檢驗記錄;安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝查收單、存在問題及辦理建議;運行及保護維修階段的設施儀器移交使用部門1河南安信建設實業(yè)有限公司恒星?美景花園項目部的附件和隨機工具清單、設施儀器保護養(yǎng)護和安全技術操作規(guī)程、設施儀器使用記錄、設施儀器養(yǎng)護狀況記錄、設施儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及辦理結果、設施儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改良、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設施儀器報廢技術判定書、請示及批復文件、技術鑒定及成就申報獎賞等各種文件.二、檔案保密制度1。檔案工作人員一定建立高度的保密觀點，恪守公司的各項保密制度。2.凡波及不宜公然的公司機密等檔案，應作奧密保留并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領導贊同.3。凡作奧密和內部管理的檔案,應嚴格執(zhí)行查閱審批手續(xù)，禁止私自攝影和復制,利用者應嚴格恪守保密規(guī)定，不得泄漏公司奧密.4(對確已無保留價值的建設工程和設施檔案,列出銷毀清冊，經(jīng)主管領導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并署名注銷.三、資料員崗位職責1。熱愛檔案事業(yè),忠于職責，遵紀守紀，勤勞學習，具備檔案采集管理、承做工程資料專業(yè)知識。2。負責本項目建設工程中形成的資料和設施資料的采集、整理、立卷、歸檔工作,踴躍供應利用，為各項工作服務.3。常常深入現(xiàn)場，認識施工進度及質量狀況，保證資料的真切性，做到資料與工程同步。踴躍開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以知足各項業(yè)務工作的需要。2河南安信建設實業(yè)有限公司恒星？美景花園項目部做好檔案、資料的統(tǒng)計工作,成立統(tǒng)計臺帳，實時、正確地向有關管理部門填報其余檢查統(tǒng)計表。6。在做好資料室內部檔案管理的同時，還要對項目內部各科室檔案工作進行監(jiān)察、檢查和指導.按規(guī)定向當?shù)貦n案館移交應進館的檔案。8。踴躍主動地向上司主管部門報告檔案、工程資料工作狀況，接受其監(jiān)察、檢查和指導.9。辦理領導交辦的其余檔案業(yè)務工作.四、檔案管理制度非檔案管理人員不得私自查閱檔案柜里的模卷，確因工作需要,須經(jīng)本項目主管領導贊同贊同后方可查閱。2。檔案柜內的檔案要進行系統(tǒng)擺列寄存，禁止堆放與檔案沒關的東西，做到完好安全，寄存有序，查找方便3。做好檔案柜內“六防”(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平常要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整齊、安全。4。對檔案柜所藏檔案要進行常常檢查，發(fā)現(xiàn)問題實時采納有效舉措.5。凡屬歸檔范圍內的儀器設施的全套隨機技術文件，儀器設施說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調試等資料若系一式二份，應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。與工程有關的任何資料不得歸個人所用。資料員負責儀器設施檔案的采集、整理、保留、利用和統(tǒng)計工作.儀器設施3河南安信建設實業(yè)有限公司恒星？美景花園項目部檔案內的文件資料，要準時間先后擺列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號，正面編在右上角，反面寫在左上角，而后填寫好卷內目錄。五、檔案安全制度1。嚴格執(zhí)行按期檢查和出入檔案盤點制度，檔案柜推行專人負責，鑰匙應妥當保留,若有丟掉應實時報告并采納舉措，非管理人員不得任意翻閱檔案柜里的檔案。每次長假前應付檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條,確實除去安全隱患。六、檔案資料查閱利用制度1。本項目人員借閱檔案、資料須登記,未執(zhí)行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予供應檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超出半個月，確需持續(xù)借閱，一定辦理續(xù)借手續(xù)。關于重點性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件,一般由使用人復印。檔案、資料的原件一般不外借給其余單位人員,特別狀況需要外借時，須經(jīng)分管領導贊同，辦理外借手續(xù)并限時送還。借出的檔案資料的原件,借用人要妥當保留,不得破壞和丟失，如期送還，若有破壞、丟失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時，須經(jīng)主管領導贊同后方可進行。3。檔案柜里有檔案、資料需交給其余單位時應填交接單方可交托。4。查閱檔案時,禁止抽煙,嚴禁在文件資料上劃線、打勾、作記號、折角等,禁止涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的,依法追查當事人行政、法律責任。查閱檔案者有義務將利用成效反應給檔案管理人員，以利探究和總結檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務。4河南安信建設實業(yè)有限公司恒星?美景花園項目部七、檔案立卷歸檔制度1、本部門在工作活動中形成和使用的各樣有保留價值的文件以及其余有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。2、一定按本部門立卷歸檔分類方案，將各樣有保留價值的文件資料采集齊備完好,由檔案人員和各室分別立卷。3、每年將有保留價值的文件資料,依照“年度”和文件形成規(guī)律和特色,保持文件之間的有機聯(lián)系，分類正確,合理組卷。4、立卷要做到書面資料規(guī)范,擺列次序正確,目錄、頁碼清楚，標量切實簡明，保留限時區(qū)分正確，模卷裝訂齊整雅觀。5、各分包單位歸檔的模卷一定編制移交目錄,向資料室移交,交接兩方按移交目錄盤點查對，并執(zhí)行署名手續(xù)。資料室對接帳的模卷要進行質量檢查，實時登記，編目上架。7、檔案室對文書檔案和其余門類檔案的立卷工作進行敦促檢查與指導幫助。八、檔案的采集1。檔案管理人員收到項目內部人員或有關單位人員賜予的資料應實時登記.2。工程檔案資料按項目采集，檔案應按系統(tǒng)分類一致寄存檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便往后檢索。3。設施檔案資料按名稱分類組卷，將一組內容上擁有有機聯(lián)系的資料組合成一個保留單位.卷內文件擺列,依照設施資料的自然形成過程擺列并做電子目錄方便往后檢索。4。應妥當保留各種檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師批閱確定用途.5河南安信建設實業(yè)有限公司恒星?美景花園項目部勘探、設計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單,雙方署名、蓋印后方可交接。6。項目簽署承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設施資料編制的責任范圍、內容、套數(shù)、模卷質量標準實時間要求.勞務隊禁止時提交合格完工文件的不算達成施工任務。7。本項目購買的設施儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人采集齊備,實時移交資料員一致累積和集中保留。8。本著誰施工誰負責的原則，特擬訂以下規(guī)定：由項目部采買的用于工程上的各樣資料,由項目采買員向資料員供應資料合格的有關文件；2）合同商定中分包單位自購的資料，由分包單位向資料員供應資料合格的相關文件，供應文件合格、齊備程度，做為項目與分包單位的結算依照之一.3）誰攪拌的砼誰做試塊，如發(fā)生試塊抗壓強度不合格或無試塊的狀況，由攪拌方出頭解決，直至出具合格文件為止。如所以給項目造成危害者,項目部將對有關責任方進行處分。未盡事項按此項執(zhí)行（如鋼筋試件不合格者，由鋼筋試焊方出頭解決等）?，F(xiàn)場資料取樣程序：資料員通知工長取樣品種、數(shù)目、規(guī)格？工長通知有關施工隊進行取樣？施工隊把樣品送到資料室.九(檔案統(tǒng)計制度：1（成立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,正確地反應本單位檔案數(shù)目質量及其管理狀況。6河南安信建設實業(yè)有限公司恒星？美景花園項目部2(成立檔案、資料、設施等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳，做到數(shù)字正確。3(堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎工作，做好平常原始數(shù)據(jù)登記工作，注意累積統(tǒng)計資料。4（每年對所有檔案資料進行全面檢查，并做詳盡記