企業(yè)管理資料范本-公司檔案管理制度落地方案

檔案管理管控規(guī)章制度L總則.檔案管理管控機構(gòu)的設(shè)置及基本要求.檔案分類.歸檔及保存年限.檔案日常管理管控.附則.檔案管理管控相關(guān)人員職責(zé)一、總則1、為了規(guī)范全公司的檔案管理管控，充分、合理利用檔案資料為公司服務(wù)，特制訂本管理管控規(guī)章制度。2、本規(guī)章制度適用于公司及所屬各單位檔案管理管控。3、本規(guī)章制度最終解釋權(quán)歸公司綜合部，綜合部相關(guān)相關(guān)項目本規(guī)章制度的修訂完善。二、檔案管理管控機構(gòu)的設(shè)置及基本要求(-)檔案劃分及管理管控部門機構(gòu)1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理管控、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合管理管控部，并設(shè)置檔案管理管控相關(guān)人員，相關(guān)相關(guān)項目檔案資料的歸檔督促和日常管理管控工作。公司制定明確的檔案管理管控相關(guān)人員崗位職責(zé)，檔案管理管控相關(guān)人員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門機構(gòu)級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類,有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。(-)各部門機構(gòu)資料管理管控1、公司所屬各部門機構(gòu)必須設(shè)兼職的資料管理管控員，制定明確的檔案管理管控員崗位職責(zé)，規(guī)范部門機構(gòu)檔案管理管控，實行部門機構(gòu)檔案與公司檔案歸口管理管控。2、各部門機構(gòu)根據(jù)部門機構(gòu)資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理管控辦法，實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理管控。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理管控規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類(-)檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有題名的，由檔案相關(guān)人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷規(guī)定時間。(-)立檔1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。3、檔案文件資料按規(guī)定時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。(三)分類1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。(如：證照類目、規(guī)章制度類目、文件類目、合同協(xié)議類目等)。2、公司檔案大致分為以下幾類：(1)證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；(2)文件類：分外來文件(政府職能部門機構(gòu)的往來文件)和內(nèi)部文件；(3)規(guī)章制度類：管理管控規(guī)章制度匯編；(4)合同協(xié)議類：分內(nèi)部經(jīng)營管理管控合同協(xié)議和業(yè)務(wù)合同協(xié)議兩種。(5)計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；(6)會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等3、檔案的歸口存放部門機構(gòu)(1)公司各類批文、合同協(xié)議、協(xié)議、證照、存放于綜合管理管控部。(2)公司的各種財務(wù)資料、稅務(wù)資料存放于財務(wù)部，由財務(wù)部按國家及公司有關(guān)規(guī)定進行整理、分類存檔。(3)有關(guān)工程的各類圖紙、技術(shù)資料，由工程部和研發(fā)部相關(guān)相關(guān)項目保管。(4)有關(guān)房產(chǎn)銷售的銷售合同協(xié)議，由市場營銷部相關(guān)相關(guān)項目保管。(5)除售房合同協(xié)議外，所有對外簽訂的合同協(xié)議，必須將原件存放在綜合管理管控部。(四)檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3、公司檔案員相關(guān)相關(guān)項目檔案文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座二各部門機構(gòu)要積極配合公司檔案管理管控工作。4、為規(guī)范管理管控便于查找，所有檔案盒應(yīng)按照規(guī)定進行編號。按照公司名稱、部門機構(gòu)名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分。四、歸檔及保存年限(-)歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的規(guī)定時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。(-)歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；公司證照；各級批文；印鑒；公司年度經(jīng)營計劃和總結(jié)；年度財務(wù)報表；重要技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應(yīng)永久保留的文件。2、十五年保存：會計憑證(其他財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)；其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。3、五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議、協(xié)議；完工后的相關(guān)項目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。4、一年保存：部門機構(gòu)工作計劃和總結(jié)；完成后的部門機構(gòu)請求報告；無長期保存必要的文件。5、公司的規(guī)章、規(guī)章制度由綜合管理管控部視其有效期予以保存6、1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。(三)公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。(四)歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。(五)按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。五、檔案日常管理管控(-)借閱1、借閱手續(xù)(1)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理管控相關(guān)人員辦理借閱手續(xù)。(2)因工作需要，公司的其他相關(guān)人員需借閱非密級檔案時，由部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)項目人辦理《借閱檔案申請表》并送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人核批。(3)各部門機構(gòu)經(jīng)辦相關(guān)人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)項目人出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)人或主管領(lǐng)導(dǎo)人審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法。(4)檔案管理管控相關(guān)人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。(5)檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、檔案借閱審批權(quán)限(1)證照類：含營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務(wù)副總審批。(2)文件類：分外來文件(政府職能部門機構(gòu)的往來文件)和內(nèi)部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理管控部審批。財務(wù)文件、法律文書等重要文件借閱須由常務(wù)副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)。(3)規(guī)章制度類：管理管控規(guī)章制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理管控部審批。(4)合同協(xié)議類：分內(nèi)部經(jīng)營管理管控合同協(xié)議和業(yè)務(wù)合同協(xié)議兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理管控部審批后交由公司常務(wù)副總審批。(5)計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；該類檔案資料的借閱由綜合管理管控部審批后交由公司常務(wù)副總審批。(6)會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理管控部審批。(7)涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務(wù)副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理管控部及常務(wù)副總審批、3、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。4、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門機構(gòu)相關(guān)相關(guān)項目人書面請示，經(jīng)綜合管理管控部及常務(wù)副總批準(zhǔn)。5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內(nèi)完成，嚴(yán)禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求注明相關(guān)事宜。6、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。7、借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資料續(xù)借申請單》,主管領(lǐng)導(dǎo)人本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法后續(xù)借。借用重要檔案(如各類政府批文、證照原件等)當(dāng)日必須歸還，其他檔案資料借用規(guī)定時間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理管控相關(guān)人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內(nèi)，應(yīng)及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，并給予相應(yīng)處分。8、丟失政府下達(dá)的重要文件者，應(yīng)主動去政府部門機構(gòu)補辦文件，同時應(yīng)承擔(dān)補辦手續(xù)費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟損失者，根據(jù)實際情況和公司規(guī)定進行處罰。9、丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失者，處以損失費用2倍的罰款。（-）銷毀1、公司任何個人或部門機構(gòu)非經(jīng)允許和批準(zhǔn)不得銷毀公司檔案資料。2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀審批表》,報公司相關(guān)相關(guān)項目人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀審批表》需注明：銷毀檔案目錄、公司相關(guān)相關(guān)項目人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀規(guī)定時間。3、銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位相關(guān)相關(guān)項目人?！稒n案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理管控部及申請部門機構(gòu)各留存一份。4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理或綜合管理管控部指定專人監(jiān)督銷毀。5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在相關(guān)項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。（三）移交1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司相關(guān)相關(guān)項目人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司相關(guān)相關(guān)項目人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交規(guī)定時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上本相關(guān)項目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理管控公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)相關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔案的界定標(biāo)準(zhǔn)：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營相關(guān)項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬元以上的重大合同協(xié)議。機密檔案包括財務(wù)資料、公司重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同協(xié)議、技術(shù)資料、金額在100-1000萬元的合同協(xié)議。秘密檔案包括重要相關(guān)項目資料、相關(guān)項目合同協(xié)議或協(xié)議。六、附則(-)在本規(guī)章制度框架下，公司各部門機構(gòu)可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細(xì)則，但不得與本規(guī)章制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合部備案后，與本規(guī)章制度具有同等效力。(-)本規(guī)章制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。七、檔案管理管控相關(guān)人員職責(zé)1、相關(guān)相關(guān)項目收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理管控的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證