辦公室工作分工

辦公室辦公室工作分工管理規(guī)程版次編制：審核：復(fù)核：批準(zhǔn)：生效日期：目的1、為了充分發(fā)揮辦公室工作人員的機動性和主動性，規(guī)范管理，提高服務(wù)質(zhì)量，制定本規(guī)程。2、范圍2、范圍行政人員3、責(zé)任人3、責(zé)任人辦公室主任、內(nèi)勤、司機內(nèi)容辦公室主任在行政總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)主持辦公室的全面工作，重點抓好綜合協(xié)調(diào)，組織人事，業(yè)績考核，行政后勤工作。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)班子的日常事務(wù)工作;重大會議、活動的組織、安排工作;固定資產(chǎn)、辦公用品的購置、管理，實物福利的購置、發(fā)放，貨幣福利制表，報刊、雜志的訂閱，辦公場地及食堂日常管理，設(shè)施維修，食堂部分實物購置;4.1.5負(fù)責(zé)做好公司來賓的接待安排;4.1.6車輛、吃飯、住宿安排;4.1.7負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)工作日程安排和會務(wù)提醒;4.1.8負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件、管理制度的起草、解釋與修定;4.1.5負(fù)責(zé)做好公司來賓的接待安排;4.1.6車輛、吃飯、住宿安排;4.1.7負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)工作日程安排和會務(wù)提醒;4.1.8負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件、管理制度的起草、解釋與修定;4.1.9組織并督促全室人員全面完成辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的工作任務(wù)4.1.9負(fù)責(zé)公司全面目標(biāo)管理工作，對集團(tuán)下達(dá)的工作要點，對公司年度目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行分解，制定和下達(dá)，對重要工作部署貫徹落實情況的督查和督辦;組織匯總公司年度總結(jié)，預(yù)算，工作計劃和其他綜合性文稿，做好以公司名義發(fā)布的文稿審核工作，嚴(yán)格按行文程序辦理，保證文稿質(zhì)量;組織收集和了解各部門工作動態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門之間有關(guān)的業(yè)務(wù)工作，掌握公司主要活動情況，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見和建議;負(fù)責(zé)對外溝通、聯(lián)系、匯報、邀請等，安排或代表領(lǐng)導(dǎo)參加公務(wù)接待和公務(wù)活動;負(fù)責(zé)對上級部門和集團(tuán)公司的聯(lián)系，協(xié)調(diào)以及有關(guān)的法律咨詢工作;有權(quán)向直屬領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選；負(fù)責(zé)對辦公室人員工作考核評價；負(fù)責(zé)車輛用油管理；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事物。辦公室副主任負(fù)責(zé)落實主任安排及批示，并及時反饋落實情況；負(fù)責(zé)聯(lián)系移動公司進(jìn)行規(guī)定的電話短信查閱；負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳閱、催辦及統(tǒng)一工作，每一步驟需要登記負(fù)責(zé)草擬行政物品辦公需求計劃；負(fù)責(zé)年度預(yù)決算及每月資金計劃；負(fù)責(zé)航空公司、飯店、賓館、電話費、車輛保養(yǎng)、保險、油費等費用統(tǒng)計、催賬及報銷工作，編寫酒店費用的會議紀(jì)要；負(fù)責(zé)接待、講解工作；負(fù)責(zé)值班表和帶操表的編制和督促工作；負(fù)責(zé)福利、每月人事報表和考核表的制表工作；負(fù)責(zé)會務(wù)服務(wù)工作；負(fù)責(zé)二樓洽談室的衛(wèi)生工作；負(fù)責(zé)辦公室電話的接聽、收發(fā)傳真、記錄、匯報及督辦工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。檔案兼文印主管負(fù)責(zé)機要文件及檔案管理工作；庫房每月盤點工作；負(fù)責(zé)辦公室電腦、打印機、復(fù)印機的管理工作；公司重要會議記錄、播放等會務(wù)工作；負(fù)責(zé)編發(fā)會議紀(jì)要工作；負(fù)責(zé)公司通訊錄的更新（每月定期更新）；負(fù)責(zé)董總辦公室的衛(wèi)生清潔工作；負(fù)責(zé)文稿的打印、校對、編排工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。財產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)聯(lián)系辦公、生活設(shè)施、水電設(shè)備及花草的維護(hù)；辦公用品的管理工作。負(fù)責(zé)聯(lián)系工程部及時進(jìn)行必要的修理；負(fù)責(zé)財產(chǎn)管理工作；負(fù)責(zé)物業(yè)管理工作，包括但不限于水、電、房產(chǎn)、綠化、環(huán)衛(wèi)等；負(fù)責(zé)環(huán)境衛(wèi)生的督查督辦；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。內(nèi)勤負(fù)責(zé)辦公用品的保管、領(lǐng)用、分發(fā)、登記及員工離職時辦公用品的回收工作。辦公物品，包括電腦耗材、辦公日用品、衛(wèi)生潔具、接待品以及其它零星物品，先填寫請示閱辦卡，根據(jù)申請，購置人持卡購買，并憑票和請示閱辦卡進(jìn)行報銷；協(xié)助做好相關(guān)材料的整理、上報工作；公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等單位證件的管理及年檢工作；負(fù)責(zé)名片的統(tǒng)計與印制工作；負(fù)責(zé)各類宣傳資料的準(zhǔn)備與計劃；負(fù)責(zé)考勤的登記及匯總工作；負(fù)責(zé)二樓貴賓室和國際部沈局辦公室的清潔工作；負(fù)責(zé)日常費用報銷，電話溝通匯總；負(fù)責(zé)會務(wù)服務(wù)工作；負(fù)責(zé)督查辦公區(qū)域的安全工作，下班前確保水、電、門窗的關(guān)閉情況；負(fù)責(zé)季度考試出題工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。內(nèi)勤兼講解員負(fù)責(zé)各類宣傳資料的準(zhǔn)備與計劃；負(fù)責(zé)接待、講解工作（包括來客接待及指引工作）；負(fù)責(zé)公司早操、振東之歌和上下班音樂的正常播放；負(fù)責(zé)會務(wù)服務(wù)工作；負(fù)責(zé)電話的接聽、記錄、匯報及督辦工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。司機隊長負(fù)責(zé)保障公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門公務(wù)用車，并做好公務(wù)用車的登記、調(diào)撥工作，做到記錄正確，派車及時。遵守交通規(guī)則，負(fù)責(zé)公司車輛安全管理；抓好車隊內(nèi)部各項管理工作，對車輛調(diào)度、維修、保險、油耗等日常工作要嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格控制好費用；負(fù)責(zé)公務(wù)用車駕駛；認(rèn)真貫徹公司內(nèi)部管理的有關(guān)規(guī)定，了解掌握駕駛員和車輛的狀況，確保公務(wù)用車和安全行車；及時辦理車輛養(yǎng)路費、保險費等繳納工作，做好對車輛經(jīng)費各項支出的審核工作；協(xié)助辦公室檢查各項制度執(zhí)行情況，對駕駛員在用車方面存在的不規(guī)范行為有權(quán)糾正；負(fù)責(zé)做好領(lǐng)導(dǎo)、個人車輛管理和服務(wù)，及時辦理車輛的年檢年審工作；根據(jù)當(dāng)月出車任務(wù)指標(biāo)，編制月報表、單車油料、材料費等各項消耗費用臺帳；負(fù)責(zé)車隊駕駛員補貼費、差旅費的計算審核工作；作好車輛的維護(hù)、例行維護(hù)一、二級維護(hù)工作，確保車輛使用質(zhì)量；安排好車輛的修理工作，應(yīng)以最快的速度和最好的質(zhì)量把車輛修好；加強基礎(chǔ)資料的收集保管，建立健全車隊出車的各項記錄；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。司機準(zhǔn)時上班，認(rèn)真完成公司的派車任務(wù)要求，服從派車調(diào)度人員指揮；堅持行車安全檢查，每次行車前檢查車輛，發(fā)現(xiàn)問題及時排除，確保車輛運行。愛護(hù)車輛，負(fù)責(zé)車輛的日常清洗、維護(hù)、保養(yǎng)；負(fù)責(zé)車輛的年檢工作；及時發(fā)現(xiàn)和排除故障，保證車輛時刻處于良好技術(shù)狀態(tài)；安全駕駛，正確執(zhí)行駕駛操作規(guī)程，聽從交通管理人員的指揮，行車時集中精力駕駛，嚴(yán)禁酒后開車，不開“英雄車”、“賭氣車”；發(fā)生事故時，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告；不準(zhǔn)擅自出車，出車需有派車單；不準(zhǔn)將車輛私自交給他人駕駛；車輛需修理時，需按公司規(guī)定辦理批準(zhǔn)手續(xù)；車輛用畢后，車輛停泊在指定位置，鎖好方向盤、門窗等如實填寫行車記錄，向派車主管簡要匯報出車情況；駕駛員要衣著整潔、禮貌待人、熱情服務(wù)，不藐視公司其他普通員工；駕駛員在工作中不該聽的不聽，不該看的不看，不該說的不說，不散播消息，保守機密，守口如瓶；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。保安隊長執(zhí)行公司的規(guī)章制度，做好本職工作，管理全隊的各項工作；做好隊員的思想工作。要關(guān)心愛護(hù)隊員，了解隊員的思想、工作、家庭等的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題。做到政治上關(guān)心，思想上信任，工作上教導(dǎo)，生活上體貼；不斷提高隊員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要有計劃的組織隊員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，檢查督促隊員管好、用好裝備和消防器材，使其保持良好工作狀態(tài)；加強與客戶保衛(wèi)部門的聯(lián)系。要與客戶保衛(wèi)部門保持密切的聯(lián)系，交換工作情況，熟悉客戶單位周圍的社會治安情況，從進(jìn)駐單位的實際出發(fā)，及時提出保安工作的建議和要求，以保障客戶安全，維護(hù)客戶利益；組織責(zé)任區(qū)內(nèi)的工作。要根據(jù)公司宗旨和保安服務(wù)的合同事項，組織好責(zé)任內(nèi)的守護(hù)，巡邏等工作，維護(hù)責(zé)任區(qū)安全，妥善處理各種糾紛和案件；做好領(lǐng)班思想工作。根據(jù)其情節(jié)輕重進(jìn)行處理保安領(lǐng)班的失職行為，造成后果的報公司保安部門處理；建立正常的巡視制度并確保管理有序；負(fù)責(zé)隊員出勤考核，堅持白天和夜晚查崗制度，每天定時或不定時巡視管轄區(qū)域的安全工作，并做好記錄；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。保安負(fù)責(zé)報刊、信件的分發(fā)工作；負(fù)責(zé)人員、車輛的出入登記；負(fù)責(zé)公司內(nèi)辦公場所內(nèi)外區(qū)域的正常工作；維護(hù)公司內(nèi)治安秩序，加強對重點單位的治安防范；發(fā)現(xiàn)可疑的人，及時逐出，對違反治安條例的人，及時向公司報告；負(fù)責(zé)會務(wù)及大型活動安全；負(fù)責(zé)檢查水、電、門窗的關(guān)閉情況；保證工作場所門道的開啟關(guān)閉；做好下班后的執(zhí)勤工作；著裝整齊，態(tài)度和氣，文明服務(wù)，注意工作方法；監(jiān)視和巡查公司管理區(qū)域，及時消滅安全隱患，監(jiān)視員工遵守安全守則；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。保潔員主要負(fù)責(zé)公司所有公共地面、各層樓梯扶手、公共走道、會議室及公共區(qū)域和領(lǐng)導(dǎo)辦公室的衛(wèi)生保潔工作；負(fù)責(zé)保潔工作的具體實施，學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識技能，接受培訓(xùn)，掌握清潔工具基本操作技能；因任何原因離開工作崗位事先征得保潔隊長同意；遵守正確的工作程序和方法，定時巡視重點區(qū)域；嚴(yán)格按相應(yīng)操作規(guī)程使用、存放、保管保潔設(shè)備、設(shè)施，發(fā)生損壞或丟失時及時上報保潔隊長備案，正確使用各種清潔藥劑、衛(wèi)生紙等，嚴(yán)禁浪費；有義務(wù)維護(hù)公共設(shè)施、設(shè)備的正常使用狀況，在保潔過程中，如發(fā)現(xiàn)公共設(shè)施有損壞，應(yīng)及時上報；完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。場所衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)及要求：大廳玻璃推門每天上班前必須擦洗次，保證把手無污跡，玻璃無浮塵；展廳玻璃幕墻每天至少擦拭次，保證玻璃幕墻明亮清潔，無污跡和蜘蛛網(wǎng)等；大廳每天上班前必須打掃一次，保持地面光潔，無污跡、污水、紙屑；保持墻面良好，無明顯污跡、蜘蛛網(wǎng)、浮塵；辦公地點桌椅擺放端正，干凈整潔；飲水機、燈具、空調(diào)、電腦、觸摸屏等無浮塵；樓梯每天至少擦拭次，保持臺階面板潔凈無污跡，攔桿扶手無浮塵。走廊及樓梯走道：樓梯臺階每天至少打掃次，保證地面清潔，無紙屑、積水、污跡。二樓走廊窗玻璃每月至少擦拭次，保持無污漬；樓梯扶手每天至少打掃次，保證無污跡，扶手無積塵；衛(wèi)生間每天必須小時打掃次，及時清理垃圾桶里的紙巾等，銷售旺季客戶多時，每半小時打掃次，保證廁所墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無積水，無異味；洗手池境面明亮，臺盤面清潔，墻角旮旯無蜘蛛網(wǎng)；窗玻璃每月至少擦拭次，保持無污漬；會議室地面、會議臺、報刊架、辦公桌、辦公椅、煙火缸、茶水柜、飲水機、空調(diào)等每天上班前必須打掃次，因會務(wù)需要，應(yīng)按辦公室要求，做到隨時打掃，保證會議室清潔。副總辦公室衛(wèi)生由各自內(nèi)勤負(fù)責(zé)打掃：地面、桌椅、沙發(fā)、茶幾、電話等每天打掃次，上前完成，保證地面清潔，桌椅、沙發(fā)等無浮塵；窗玻璃、書櫥及陳