車輛維修檔案管理制度

車輛維修檔案管理制度1、車輛維修檔案管理為加強對文件的統(tǒng)一管理，防止文件丟失，我公司建立健全的車輛維修檔案管理體系，檔案的分類科學合理，各歸檔的資料應收集齊全，裝訂成冊，鑒定準確。（1）公司的車輛維修檔案資料由各部門負責管理保存，公司行政部負責具體指導，各有關人員應將用后的資料送刑偵部門進行整理、分類、存檔。歸檔后的技術資料不準隨便修改或遺失。存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，防盜、防火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。（2）車輛維修檔案資料主要有：①車輛維修有關的原始資料。②車輛維修各類統(tǒng)計資料（如質量、材料、返修率等）。③車輛維修質量評定及檢查資料等等。（3）其他檔案資料主要有：①職工的技術素質資料。②各種儀器設備資料。③用戶質量反饋及處理資料。④各種技術質量會議的記錄。⑤車輛維修合同和協(xié)議。⑥有價值的參考文獻資料等等。（4）車輛維修實行一車一檔制。（5）根據(jù)檔案的內容、性質和時間等特征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，并按內容和性質確定其保存期限，電子檔案要及時備份。（6）各類檔案資料及相關資料的保存期限分別為：永久（10年以上）、長期（一年以上）和短期（一年以下）三個等級。各部門要根據(jù)檔案的重要程度確定保存期限，并定期檢查，做好防火、防蟲、防鼠、防潮、防盜等工作。不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。（7）各部門歸檔保存的檔案資料及相關資料都屬于公司的保密范圍，有關人員需要查閱，應經(jīng)部門領導同意。職工需要借閱、復制或外單位人員需要查閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，凡泄露本公司技術和資料的職工必須嚴肅處理。各部門負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現(xiàn)場不得存有或使用失效的文件、資料。（8）檔案資料每年由廠部組織清查一次，對破損或變質的進行修補或復制，對已過保存期限的檔案，應先進行鑒定，并報總經(jīng)理批準后，在行政人員的監(jiān)督下，在制定地點銷毀，不得擅自留用和處理。（9）檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù)，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經(jīng)許可不得擅自轉借、復印。（10）要嚴格執(zhí)行公司的檔案管理制度，保證檔案的完整性。2、車輛維修檔案管理制度（1）檔案管理要點公司總部負責對各類質量記錄的編制、編號、使用、保存進行實施、審核、檢查、監(jiān)督。各部門1）負責人對本部門的質量記錄表格內容確認和對工作人員的填寫進行檢查。2）按照過程管理要求填制記錄。（2）檔案管理體制1）公司檔案實行集中管理分類保管的辦法。2）公司整個檔案工作由公司行政部統(tǒng)一歸管理，負責對各部門的檔案工作的指導、監(jiān)督、檢查，對各部門進行考核與監(jiān)督。3）公司檔案設職能部門、受控文件、外來文件、多項經(jīng)營、公司辦公室行政、設備臺帳、財務、人事檔案、電子版等。4）本公司檔案實行部門預立卷制度。（3）檔案的收集A.收集1）各部門兼職檔案員根據(jù)歸檔范圍及部門形成的檔案，按文書處理和歸檔要求進行部門預立卷后，向檔案室移交。2）有關人員應做好文件材料的形成、積累、收集、整理，對已歸檔的檔案負責補充、完善，做到帳物相符及檔案完整、準確、系統(tǒng)。3）屬于歸檔范圍的設備儀器或工作項目驗收，有關部門事先應通知公司總經(jīng)理辦公室參加并作好記錄，提出審查意見和及時歸檔的要求。歸檔要求1）歸檔的文件材料應完整、正確、系統(tǒng)，能真實反映企業(yè)各項活動和歷史過程。2）歸檔的文件應按照檔案工作的要求進行部門預立卷，作好目錄，一份留部門，一份交檔案室。3）檔案交接時，應填寫移交清單，歸檔部門和檔案室雙方各留一份。4）歸檔的文件材料，應使用A4紙（297mmx2lQmm），并使用鋼筆或毛筆，鋼筆用碳素墨水或藍黑墨水為宜，不允許使用圓珠筆和鉛筆。凡收到的傳真件，為防止褪色應及時復印，原收件和復印件一起歸檔。5）幾個單位共同協(xié)作完成的項目，主辦單位應保存整套完整的檔案存本。歸檔時間1）凡在各項管理中形成、收到的文書材料，在第二年第一季度內將應歸檔的材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后向行政部移交歸檔。專題性的材料活動結束后一個月內歸檔。2）其它一些資料性文件（照片、錄音帶、電子版資料），應在與這些材料有關的活動結束后及時歸檔。（4）檔案的整理和保管檔案整理檔案的整理就是把處于相對零亂狀態(tài)的檔案，經(jīng)過分類組合、排列和編目，使檔案系統(tǒng)起來，便于保管和利用。1）檔案的前期整理一般應由文件主辦部門負責。2）檔案編號、編號辦法應根據(jù)國家和上級檔案機關的規(guī)定進行。檔案的保管1）檔案用地應做到辦公、閱覽兩分開。2）立卷的案卷應按檔案的要求套上硬紙封面或裝盒。（5）檔案調卷查閱借閱管理調卷查閱1）調閱檔案者，應說明理由、要求及內容。2）調閱檔案時，應填寫《借閱單》。3）調閱應在檔案室內進行。借閱查閱1）公司內部借閱①借閱本部門案卷應由借閱人說明理由，且填寫《借閱單》。②借閱跨部門案卷，應由借閱人說明理由、填寫《借閱單》，并經(jīng)該案卷產(chǎn)生部門主管同意，方可借閱。③公司內部借閱期限為一星期，一星期以上應經(jīng)部門領導同意方可借閱。④借閱密級檔案，應經(jīng)總經(jīng)理同意簽名后，方可辦理借閱登記手續(xù)。⑤借閱總經(jīng)理辦公室檔案，應經(jīng)管理者代表批準。⑥借閱受控文件檔案，應經(jīng)總經(jīng)理批準。2）外單位借閱①借閱檔案憑單位介紹信，經(jīng)負責人批準后，由檔案室辦理借閱手續(xù)。②應在檔案室內借閱，不允許外借。3）借閱要求①借閱的檔案不允許攜出公司外或轉借他人。②閱后及時歸還，如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。③借閱檔案者要妥善保管，負責安全保密，不允許遺失損毀。4）調閱借閱紀律①在檔案室內查閱者，應講文明，不允許涂劃案卷或拆卷等。②復制檔案應經(jīng)公司同意后方可實施。3、車輛維修檔案管理措施（1）檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。（2）不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。（3）根據(jù)檔案的內容、性質和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，并按內容和性質確定其保存期限，電子檔案要及時備份。（4）各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現(xiàn)場不得存有或使用失效的文件、資料。（5）各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期