Office辦公軟件基礎(chǔ)知識

Office辦公軟件基礎(chǔ)知識簡介..………………….page1目錄第四部分

小知識共享…page17~20第一部分Word文字處理軟件…………page2~6第三部分PPT制作要點………………page11~16第二部分Excel電子表格軟件………page7~10Office辦公軟件是微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件，使用Office辦公軟件，可以幫助我們更好地完成日常辦公和公司業(yè)務(wù)。Office辦公軟件是電腦應(yīng)用最多，最基礎(chǔ)的一個軟件Office辦公軟件的發(fā)展經(jīng)歷了Office97、

Office98、

Office2000、

OfficeXP、

Office2003、

Office2007等幾代Office套裝軟件一般由以下7個軟件組成：MicrosoftWord****（文字處理應(yīng)用軟件）、

MicrosoftExcel****（電子表格應(yīng)用軟件）、MicrosoftPowerPoint****(幻燈片演示軟件)、

MicrosoftOutlook****（郵件及信息管理軟件）、

MicrosoftAccess****（數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件）、

MicrosoftFrontPage****（網(wǎng)站管理應(yīng)用軟件）、

MicrosoftSharepointTeamServices（群組作業(yè)網(wǎng)站）簡介page1第一部分

Word文字處理軟件Word****是辦公套裝軟件Office****組件，專門用于文字編輯、排版的軟件，是目前Windows環(huán)境下最受歡迎的文字處理軟件之一，功能強大，操作簡單。生成的文件擴(kuò)展名為“*.doc”或“*.docx”（Office2007)。要點：1、新建、保存、打開word文檔2、復(fù)制粘貼，查找替換，插入特殊符號等操作3、文字格式的設(shè)置，段落的排版，項目符號和編號

4、頁面設(shè)置，頁眉頁腳，分欄

提高：創(chuàng)建精致頁眉頁腳1）在首頁上放置不同的頁眉或頁腳，或不放置頁眉或頁腳2）

使奇數(shù)頁和偶數(shù)頁具有不同的頁眉和頁腳page2第一部分

Word文字處理軟件一．注釋設(shè)置：插入腳注、尾注和批注（腳注放在每一頁面的底端，尾注放在文檔的結(jié)尾）“插入”—“引用”—“腳注和批注”插入日期和時間、自動圖文集二．格式設(shè)置：分欄效果：“格式”—“分欄”?？梢栽O(shè)置各欄寬度或是否加分隔線。（只有在頁面視圖和打印預(yù)覽下，才能顯示分欄效果）首字下沉：“格式”－“首字下沉”中文版式：“視圖”—“工具欄”—“其他格式”“格式”－“中文版式”（包括：拼音指南、合并字符、帶圈字符、雙行和一、縱橫混排）文字方向：“格式”—“文字方向”：豎向排版、橫向排版三．檢查，校對及保護(hù)：在“工具”菜單下可以進(jìn)行：字?jǐn)?shù)統(tǒng)計：選定要統(tǒng)計的字符，即可統(tǒng)計出選定字符的個數(shù)。包括行，段，頁數(shù)等。拼寫和語法：檢查文檔中的錯誤語法和單詞文檔的保護(hù)四．文檔的打?。喉摯a范圍選擇page3五、Word表格的制作：方法1.打開“表格”菜單，依次選擇“插入”/“表格”命令

方法2.單擊“常用”工具欄上的“表格”按鈕（簡單表格）

方法3.“表格和邊框”工具欄上，選擇“鉛筆”工具第一部分

Word文字處理軟件六、圖文混排：插入藝術(shù)字、圖片藝術(shù)字體樣式選擇調(diào)整當(dāng)插入剪貼畫圖像、“來自文件”的圖像或“來自掃描儀或相機”的圖像時，您要用其中一種格式插入圖像。圖形位置、大小設(shè)定文本框與繪制圖形page4第一部分

Word文字處理軟件七．四種視圖方式的比較頁面視圖：以頁面的形式顯示編輯的文檔，所有的圖形對象都可以在這里完整地顯示出來普通視圖：分頁使用一條虛線來表示。另外在普通視圖中無法看到圖形對象、插入的頁碼、頁眉和頁腳等內(nèi)容，也不能進(jìn)行豎向的排版，所以這個視圖通常用來進(jìn)行文字的輸入、編輯和查閱純文字的文檔等Web版式視圖：聯(lián)機閱讀方便，它不以實際打印的效果顯示文字，而是將文字顯示得大一些，并使段落自動換行以適應(yīng)當(dāng)前窗口的大小，而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案大綱視圖：每一個段落的前面都有一個標(biāo)記page5第一部分

Word文字處理軟件八、模板使用與新建：簡歷和常用文檔格式九、工具的使用：“工具”—“選項”：顯示的文檔個數(shù)及自動保存時間十、使用背景、邊框和文字效果裝飾文檔：添加水印或背景圖片、邊框、底紋或填充效果page6第二部分

Excel電子表格軟件Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個組件，它實質(zhì)就是一個電子表格軟件，可以用來制作電子表格、完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測并且具有強大的制作圖表的功能Excel的新建、打開、保存、關(guān)閉、編輯、刪除等基本功能（基本快捷鍵功能）、數(shù)據(jù)錄入、單元格式設(shè)定數(shù)據(jù)填充：

１)填充相同數(shù)據(jù)

：鼠標(biāo)指針移動到填充柄，拖動它向右２)用戶也可以自定義填充序列，方法如下：

“工具”菜單——“選項“命令，選擇”自定義序列“標(biāo)簽，選中”新序列“并在”輸入序列“框中填充序列，注意：序列中每一項不能以數(shù)字開頭，如1,2,3３)智能填充：可以指定有某種規(guī)律的數(shù)據(jù)（等差，等比…）

…page7第二部分

Excel電子表格軟件函數(shù)函數(shù)可以認(rèn)為是常用公式的簡寫形式。常用的函數(shù)有：Sum，Average,Max，Round,If,Vlookup

等步驟如下：1)單擊要輸入如Sum函數(shù)的單元格2).“插入”菜單—“函數(shù)”，出現(xiàn)“粘貼函數(shù)”對話框3)選擇需要的“函數(shù)”，選定區(qū)域.區(qū)域（連續(xù)區(qū)域；不連續(xù)區(qū)域，按住Ctrl鍵）快速計算：工具欄上的“自動求和”和“粘貼函數(shù)”按鈕

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Excel電子表格軟件常用的函數(shù)（如Sum、Average、Max、Round、If、Vlookup）實例如下：函數(shù)

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Excel電子表格軟件Excel中常用功能演示：數(shù)據(jù)透視表、插入圖表、分列等page10第三部分

PPT制作要點1、版面設(shè)計1-1整體效果整體效果應(yīng)風(fēng)格統(tǒng)一，色彩協(xié)調(diào)，美觀大方。1-2色彩盡量采用與文字對比度較大的背景，如白底黑字、黑底白字、藍(lán)底白字、綠底黃字，不要使用圖片作背景。1-3頁邊距每頁四周留白，應(yīng)避免內(nèi)容頂?shù)巾撁孢吘墶?-4表格盡量使用透明背景表格。page111-5圖片使用圖片時，同一頁面上不應(yīng)將多個圖片疊加在一起。1-6強調(diào)內(nèi)容頁面中的關(guān)鍵內(nèi)容、定理、定義等宜通過設(shè)置亮色、加粗、下劃線等方式，加以強調(diào)，刺激記憶。但同一頁面上用于強調(diào)效果的方式不應(yīng)超過三種。1-7頁數(shù)顯示演示文稿的當(dāng)前頁應(yīng)在頁面下邊顯示。第三部分

PPT制作要點1、版面設(shè)計page12第三部分

PPT制作要點2、內(nèi)容結(jié)構(gòu)設(shè)計2-1內(nèi)容組織每頁應(yīng)呈現(xiàn)一個較為單一的內(nèi)容。2-2內(nèi)容層級每頁的條目不應(yīng)超過三個層級結(jié)構(gòu)，低一級的內(nèi)容向右移至少一個漢字。2-3條目每行呈現(xiàn)一項條目，對于復(fù)雜的短文，應(yīng)分解，用多項條目呈現(xiàn)。2-4符號使用盡量使用各種符號簡化文字描述。2-5內(nèi)容講演時間每頁內(nèi)容講演時間不宜過長，以2~5分鐘為宜。page13第三部分

PPT制作要點3、文字排版3-1標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)簡潔、概括，一般不超過10個漢字，避免換行，不同級別的標(biāo)題在文字和色彩上應(yīng)有區(qū)別，同一級標(biāo)題要前后一致。3-2正文文字簡練，表意明確。每行不超過30個字；行距使用1.25行或1.5行。3-3字符字符盡量選取與背景顏色有較大反差的顏色，以突出講稿的內(nèi)容。page14第三部分

PPT制作要點4、動畫、聲音設(shè)計4-1動畫效果使用動畫效果時，同一頁面上不應(yīng)使用三種以上。4-2聲音節(jié)奏應(yīng)使用舒緩、節(jié)奏較慢的音樂。沒有特殊要求，一般不建議設(shè)置聲音。page15三不原則：“不超過3種字體、不要超過3種色系、不超過3種動畫效果，包括幻燈片切換”！7±2原則：每份幻燈片傳達(dá)5個概念效果最好。7個概念人腦恰恰好可以處理。超過9個概念負(fù)擔(dān)太重了，請重新組織。八字真言：“文不如表，表不如圖”！能用圖時，不用表；能用表時，不用字。簡單原則：干凈、簡潔、有序。第三部分

PPT制作要點5、設(shè)計原則page16第四部分

小知識共享也許你遇到過這樣的問題：有時遇到要做一份文檔或表格時卻找不到自己想用的菜單？

辦公軟件版本有差別方法不盡相同！自定義快速訪問工具欄page17采用單元格式四舍五入的話，在財務(wù)運算中常常會出現(xiàn)幾分錢的誤差，而這是財務(wù)運算不允許的。那是否有簡單可行的方法來進(jìn)行真正的四舍五入呢？第四部分

小知識共享數(shù)值（原）單元格式(4位）函數(shù)（4位）1.2354873431.23551.23551.8945632411.89461.89460.5476389530.54760.54767.4356576487.43577.43573.5438976573.54393.54394.6538763494.65394.6539

19.311119.3112其實，采用單元格式四舍五入數(shù)字本身并沒有真正的四舍五入，只是顯示結(jié)果似乎四舍五入了；Excel已經(jīng)提供這方面的函數(shù)了，這就是ROUND函數(shù)，它可以返回某個數(shù)字按指定位數(shù)舍入后的數(shù)字。小數(shù)位數(shù)取舍.xlsxpage18自定義序列、數(shù)據(jù)合并與分列的運用：Excel2003:工具\選項\自定義序列\(zhòng)新建序列…Excel2007:Office按鈕\Excel選項\常用\編輯自定義列表\新建序列…用兩種方法把文本合并在一起,(CONCATENATE和Shi