GB/T 34840.3-2017信息與文獻電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第3部分：業(yè)務系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

ICS0114020

A14..

中華人民共和國國家標準

GB/T348403—2017

.

信息與文獻電子辦公環(huán)境中文件

管理原則與功能要求第3部分

:

業(yè)務系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequirementsfor

recordsinelectronicofficeenvironments—Part3Guidelinesandfunctional

:

requirementsforrecordsinbusinesssystems

(ISO16175-3:2010,MOD)

2017-12-29發(fā)布2018-04-01實施

中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布

中國國家標準化管理委員會

GB/T348403—2017

.

目次

前言

…………………………Ⅰ

引言

…………………………Ⅱ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

指南

4………………………2

概述

4.1…………………2

為機構保存業(yè)務流程與活動的證據(jù)

4.2………………2

明確業(yè)務系統(tǒng)范疇與文件管理要求

4.3………………3

確定業(yè)務系統(tǒng)中事件事務處理及決策所需證據(jù)

4.4、…………………3

功能要求的使用

4.5……………………13

實體關系模型

4.6………………………16

功能要求

5…………………18

概述

5.1…………………18

生成附有背景信息的文件

5.2…………19

管理和維護文件

5.3……………………24

支持導入導出和互操作

5.4、…………30

根據(jù)要求保存與處置文件

5.5…………31

附錄資料性附錄術語表

A()……………39

附錄資料性附錄將所有文件管理要素融入整個系統(tǒng)開發(fā)生命周期

B()……………47

參考文獻

……………………50

GB/T348403—2017

.

前言

信息與文獻電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求分為以下個部分

GB/T34840《》3:

第部分概述和原則

———1:;

第部分數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求

———2:;

第部分業(yè)務系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

———3:。

本部分為的第部分

GB/T348403。

本部分按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本部分使用重新起草法修改采用信息與文獻電子辦公環(huán)境中文件管理原則

ISO16175-3:2010《

與功能要求第部分業(yè)務系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

3:》。

關于規(guī)范性引用文件本部分做了具有技術性差異的調整以適應我國的技術條件具體調整如下

,,,:

用修改采用國際標準的代替見

———GB/T34840.2—2017ISO16175-2:2011,MOD(5.2.1)。

本標準做了一些編輯性修改

:

將第章引言中的內容移到本部分范圍將的內容移到本部

———ISO16175-3:20101“”1.1“1”,1.3

分規(guī)范性引用文件將的內容移到本部分術語和定義

“2”,1.4“3”;

對引文和示例進行了編輯性處理和刪減主要刪除了原文中的注釋

———,5、8、9、10、11、13、17、22、

68、71;

對文檔結構進行了部分調整原稿中的第章和第章分別變更為本部分的第章與第章

———,2345,

并在第章和第章中分別增加了概述

45;

將附錄中引用的兩條文獻列入?yún)⒖嘉墨I中

———A。

本部分由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本部分起草單位清華大學檔案館中國人民大學信息資源管理學院國家檔案局北京市檔案局

:、、、。

本部分主要起草人薛四新劉越男王健王嵐陶水龍

:、、、、。

Ⅰ

GB/T348403—2017

.

引言

機構運用業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務活動和事務處理的自動化業(yè)務系統(tǒng)中產生和留存的數(shù)字信息日益成

。

為業(yè)務流程的唯一證據(jù)或過程記錄但業(yè)務系統(tǒng)并非為保存證據(jù)而設計如果系統(tǒng)中沒有留存業(yè)務活動

,,

的證據(jù)機構將處于風險之中很有可能無法滿足司法問責業(yè)務的需要以及業(yè)界的期望

,,、、。

業(yè)務系統(tǒng)具有動態(tài)性和可操作性如何從中捕獲內容固化文件并不斷維護其真實性可靠性可用

,,、、

性和完整性是機構面臨的挑戰(zhàn)如果機構無法獲取業(yè)務系統(tǒng)中形成的真實文件或所有有價值的文件這

;,

會使機構面臨管理失當效率低下或支出不當?shù)闹卮箫L險

、。

越來越多的機構使用業(yè)務系統(tǒng)本部分專門用于解決機構在業(yè)務系統(tǒng)中無法捕獲所有文件而導致

,

的文件管理缺失

。

本部分為機構識別業(yè)務系統(tǒng)中應歸檔的文件以及按照要求對文件實施檔案化管理提供指南為業(yè)

,

務系統(tǒng)中的文件管理功能提供一整套的通用要求目的在于

。:

幫助機構了解數(shù)字文件的管理要求

———;

協(xié)助機構改進數(shù)字文件管理工作

———;

界定業(yè)務系統(tǒng)中文件管理的基本功能減少重復勞動降低成本

———,,;

為軟件供應商提供標準化程度更高的文件管理要求

———。

本部分旨在恰當?shù)刈R別和管理業(yè)務系統(tǒng)中反映業(yè)務活動證據(jù)的文件幫助機構

,:

了解在業(yè)務系統(tǒng)中識別和管理文件的流程及要求

———;

在構建升級或購買業(yè)務系統(tǒng)時明確應納入系統(tǒng)設計規(guī)范的文件管理功能要求

———、,;

評估即將定制的或市場上出售的現(xiàn)成業(yè)務系統(tǒng)中的文件管理功能

———;

審核文件管理功能或評估現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的合規(guī)性

———。

考慮到本部分特定的適用對象數(shù)字文件管理特有的專業(yè)術語的使用已壓縮到最低限度凡有必

,。

要使用此類術語者可參見附錄術語表部分術語在術語和定義一章中列出

,A?！?”。

盡管本部分提供的指南適用于基于服務型架構高度集成的軟件環(huán)境中的文件管理但對此類系統(tǒng)

、,

實現(xiàn)方案中的具體情況不予詳述本部分提出的原則和流程也適用于此類環(huán)境但需要作進一步的分

。,

析以確定由哪些流程及數(shù)據(jù)構成需要跨越哪些多重系統(tǒng)以及某一特定事務處理所需的證據(jù)或文件

,、、

檔案是什么

。

本部分所用系統(tǒng)一詞是指計算機信息技術系統(tǒng)相比之下在文件管理領域對系統(tǒng)一詞的理

“”。,“”

解還包括了人員政策程序和實際應用等更為廣泛的層面為了確保業(yè)務系統(tǒng)中的文件能夠得到恰當

、、。

的管理機構需要考慮上述更為廣泛的層面并確保文件管理最基本的輔助工具如保管處置期限表信

,,(、

息安全分類和文件管理制度均已到位本文所指保管處置期限表是指一份正式的工具性文件用于

)。,,

界定該表中所含各類文件的保管期限及后續(xù)的處置權限與操作

。

Ⅱ

GB/T348403—2017

.

信息與文獻電子辦公環(huán)境中文件

管理原則與功能要求第3部分

:

業(yè)務系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求

1范圍

的本部分規(guī)定了電子辦公環(huán)境中業(yè)務系統(tǒng)的文件管理指南與功能要求本部分只闡

GB/T34840。

述文件管理要求不包括信息系統(tǒng)管理的通用要求如可用性生成報告檢索系統(tǒng)管理與系統(tǒng)性能等

,,、、、

系統(tǒng)設計要求均不屬于本部分范疇假設系統(tǒng)實現(xiàn)人員對系統(tǒng)的設計規(guī)范采購和評估流程有一定的

。、

知識水準因而與之相關的內容也未細述

,。

本部分對有關數(shù)字文件長期保存的要求亦未詳述但包括了允許將文件導出到某一具備長期保存

,

功能的系統(tǒng)中或者不斷將文件遷移到新系統(tǒng)等通過導出方式予以保存的要求

,。

本部分并不是一套完整的規(guī)范主要對系統(tǒng)開發(fā)初始階段提出文件管理核心功能要求和推薦的約

,

束性等作概要描述機構在研制業(yè)務系統(tǒng)時仍然需要根據(jù)其業(yè)務技術和國家行業(yè)或地方環(huán)境以及其

。、、

他限制條件進行評估制定和選擇自身使用的系統(tǒng)要求

,。

本部分不規(guī)定具體的實施方法機構對本部分內容的貫徹落實可通過業(yè)務系統(tǒng)與數(shù)字文件管理

。,

系統(tǒng)的集成或整合來實現(xiàn)也可以通過將這些功能嵌入到業(yè)務系統(tǒng)中來實現(xiàn)

,。

本部分適用于機構中負責設計審核落實業(yè)務系統(tǒng)建設與使用的人員如業(yè)務分析人員信息監(jiān)管

、、,、

人員與通信技術采購人員或投資決策者適用對象還包括在此過程中提出建議或給予幫助的文件管理

。

專業(yè)人員軟件銷售人員以及希望把數(shù)字文件