第1章編輯聯(lián)合發(fā)文的公文

Office2010高級應(yīng)用案例教程

第一篇Word2010高級應(yīng)用第一篇Word2010高級應(yīng)用主要內(nèi)容：第1章編輯聯(lián)合發(fā)文的公文第2章編制“客戶資料卡”表格第3章編排長文檔第4章制作電子報第5章批量制作含照片胸卡第1章編輯聯(lián)合發(fā)文的公文公文（指“紅頭”文件）是日常行政管理中使用最多的應(yīng)用文之一，行文要求很嚴格、版面要求很高，國家對公文制定了專門的行文規(guī)則——《GB/T9704-2012黨政機關(guān)公文格式》（以下簡稱GB，請下載此國家標準）。1.1任務(wù)描述以政府部門與企業(yè)聯(lián)合開展“應(yīng)對全球金融危機，振興經(jīng)濟論壇”公務(wù)活動為例，編輯印發(fā)開展此論壇的通知文件。

分解任務(wù)1：編輯論壇通知文件分解任務(wù)2：制作發(fā)文單位圖章完成編排的聯(lián)合發(fā)文樣文1.2操作步驟

1.2.1編輯論壇通知文件參數(shù)計算和頁面設(shè)置右圖為A4型公文用紙的頁邊及版心尺寸表1-1GB標準公文版面要求參數(shù)類型項目參數(shù)頁面紙張類型A4尺寸210mm×297mm天頭（上白邊，上邊距）37mm±1mm訂口（左白邊，左邊距）28mm±1mm版心尺寸（不含頁碼）156mm×225mm頁碼格式－1－頁碼字體4號半角阿拉伯數(shù)字一字線字體4號一字線距版心7mm正文字體仿宋體3號每頁行數(shù)22行每行字數(shù)28個漢字計算和設(shè)置右邊距和下邊距，精確控制版心尺寸根據(jù)以上參數(shù)計算：翻口（右邊距）＝210－156－28＝26（mm）地角（下邊距）＝297－225－37＝35（mm）通過頁面設(shè)置以上頁邊距，即可精確控制版心尺寸。推導(dǎo)Word“中文字號”、“磅”與“毫米”的換算關(guān)系（公式）根據(jù)1英寸＝25.4mm

和

1磅＝1/72吋這兩個基本單位關(guān)系，推導(dǎo)換算公式：表1-2第4列計算字大小的公式域代碼如式（1-3）：表1-2計算“中文字號”、“磅”與“毫米”的對應(yīng)值中文字號磅值字號示

例計算字大?。ê撩祝┌颂?國1.76七號5.5國1.94小六6.5國2.29六號7.5國2.65小五9國3.18五號10.5國3.70小四12國4.23四號14國4.94小三15國5.29三號16國5.64小二18國6.35二號22國7.76小一24國8.47一號26國9.17小初36國12.70初號42國14.82計算頁腳尺寸，精確控制頁碼位置完成頁面設(shè)置設(shè)置頁邊距、紙張、頁腳、文檔網(wǎng)格、字體，插入頁碼。將頁面設(shè)置保存為模板保存文件名可為：“GB標準公文頁面設(shè)置(模板).dotx”。在Word中，頁碼的縱向位置是由頁腳的尺寸確定。根據(jù)上述數(shù)據(jù)，計算符合GB頁碼位置的最大頁腳尺寸最大頁腳尺寸＝下邊距－頁碼一字線距版心距離－二分之一四號字高＝35－7－4.94÷2＝25.53mm可取值25.5mm。編制版頭內(nèi)容格式在GB中，將組成公文的各要素劃分為“版頭”、“主體”和“版記”三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。編制版頭內(nèi)容操作要領(lǐng)GB標準公文版頭的要求（見教材表1－3）用表格對“公文份數(shù)序號”等元素定位精確計算“發(fā)文機關(guān)標志”的字號和縮放比（建議設(shè)置最大字號62磅，縮放比=100%～68.2%）精確設(shè)置發(fā)文機關(guān)標志的起始位置編排“發(fā)文機關(guān)標志”用表格快速編排“發(fā)文機關(guān)標志”步驟①在頁面第4行1列位置插入一個4行2列的表格。②設(shè)置表格寬度等于版心寬度156mm，居中。③合并第2列單元格。④輸入文字內(nèi)容。⑤設(shè)置“文件”二字格式。黑體或宋體加粗、62磅縮69%、紅色，中部居中。調(diào)整豎線。⑥設(shè)置單位名稱文字格式。標宋加粗、紅色，字號29（或30）磅，分散對齊。⑦調(diào)小表1列行高。設(shè)固定行距38磅。⑧將表格線設(shè)為無框線。用表格制作聯(lián)合公文頭效果用EQ域快速編排“發(fā)文機關(guān)標志”步驟①在頁面第4行1列位置插入EQ域代碼單擊“插入”→“文檔部件”→“域”→域?qū)υ捒颍骸癊Q”域→“域代碼”→“選項”→開關(guān)：\A()→“添加到域”→“確定”選項→“確定”?；蛘甙碈trl+F9組合鍵插入域標志

→在其中間輸入域名：EQ→輸入1個半角空格→輸入半角字符的域開關(guān)：\A()。②輸入域的內(nèi)容在開關(guān)\A()的圓括號內(nèi)輸入產(chǎn)生矩陣的發(fā)文單位名稱，每個名稱之間用半角逗號分隔。在域之后即右花括號外輸入“文件”二字。設(shè)文字字體為標宋紅色。用EQ域快速編排“發(fā)文機關(guān)標志”步驟（續(xù)）③按F9鍵更新域，顯示域結(jié)果④設(shè)置字體格式設(shè)“文件”二字62磅，縮放69%。單擊（選中）域，設(shè)字號28磅。⑤設(shè)置發(fā)文機關(guān)名稱的分散對齊域中矩陣文字的分散對齊不能使用“開始”功能區(qū)中的“分散對齊”

命令。正確方法：單擊域→按Shift+F9切換域代碼，或者右鍵單擊域→單擊“切換域代碼”，然后對所有字數(shù)較少的行分別設(shè)置字間距，使之與最多字的一行分散（兩端）對齊。用EQ域快速編排“發(fā)文機關(guān)標志”步驟（續(xù)）字間距計算公式：用此公式計算第2、3、4行單位名稱的字符間距分別等于3.50、14.00、1.56磅，設(shè)置字符間距后，EQ域制作聯(lián)合發(fā)文頭效果所示。EQ域制作聯(lián)合發(fā)文頭效果編制版頭內(nèi)容操作要領(lǐng)(續(xù)）編制“發(fā)文字號”制作精確定位的分割線制作精確定位直線常用繪圖和邊框線方法。GB規(guī)定分割線距“發(fā)文字號”下邊緣4mm，計算即為11.3磅，取11磅?？芍苯虞斎搿?毫米”，但不能輸入“4mm”。按照GB標準公文主體的要求編制主體內(nèi)容格式主體要素包括：主體要素包括公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件說明、成文日期和印章（即公章）、附注、附件7部分內(nèi)容具體要求詳見GB。精確定位版記各要素版記要素主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、版記中的分割線。版記的位置版記置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。設(shè)置版記文字內(nèi)容字體和段落格式精確定位版記各要素（續(xù)）制作精確定位的版記中的分割線①繪制直線②復(fù)制直線③計算3條反線的精確位置尺寸

225÷22×1=10.2mm，

225÷22×3=30.7mm，

225×22×4=40.9mm。④設(shè)置3條反線的精確位置尺寸精確定位版記各要素（續(xù)）第1條直線精確定位的尺寸設(shè)置:選中第1條直線，選擇“繪圖工具_格式”→“排列”→“位置”→“其他布局選項”命令，打開“布局”對話框。精確定位版記各要素（續(xù)）版記排版完成的效果：1.2.2制作發(fā)文單位圖章的操作步驟繪制一個基準圖章按照國家有關(guān)規(guī)定，不同級別或不同類別單位的印章，其規(guī)格要求（尺寸大?。┦遣煌?。本案例按企事業(yè)單位和公司的公章規(guī)格制作?；鶞蕡D章參數(shù)：采用宋體、14磅，文本填充和文本輪廓顏色為紅色，高和寬為3.1cm，浮在文字上面，文本效果為上彎弧；五角星星尖直徑等于1.4cm。圖章制作過程2.復(fù)制和修改基準圖章復(fù)制和修改基準圖章為其它圖章復(fù)制3個，取消組合，修改單位名稱的藝術(shù)字大小和字間距，重新對齊和組合。3.將圖章移至文檔目標位置將圖章移至文檔目標位置調(diào)整圖章間的間隔調(diào)整圖章的對齊1.3相關(guān)知識

1.3.1域的有關(guān)知識域的構(gòu)成Word中的域是由域標志、域名、域開關(guān)和其它相關(guān)的元素組成。如下圖所示。2.域的組成元素與語法含義項

目（元素）名

稱語法含義域標志用“插入”→“文檔部件→域”命令，或用Ctrl+F9組合鍵由程序自動生成的兩側(cè)各有一個半角空格的一對花括號。具有邏輯性，可嵌套使用。但不能手工從鍵盤直接輸入花括號“{}”。域代碼位于域標志中的文本。由域名和域開關(guān)組成，不區(qū)分大小寫，必須用半角空格分隔。英文引號內(nèi)的文本可使用全角字符，其它都使用半角字符。域代碼文本不論多長都不得強制換行。域結(jié)果域代碼轉(zhuǎn)換產(chǎn)生的值。可使用Shift+F9組合鍵在域結(jié)果與域代碼間切換。DATE域名域的合法、有效名稱。\@域開關(guān)指定域結(jié)果的顯示方式，與域名間至少有一個半角空格。\*格式域開關(guān)為域結(jié)果設(shè)定特定格式MERGEFORMAT開關(guān)項在插入域?qū)υ捒蛑羞x擇了“更新時保留原格式”則有此項。域底紋以底紋方式突出顯示域，域底紋不會被打印。表1-4域的組成元素與語法含義3.域的分類根據(jù)域作用范圍的不同，Word中把域分成九大類共74個域。4.域的操作快捷鍵功

能Ctrl+F9插入域標志Shift+F9域結(jié)果與域代碼間切換Alt+F9顯示或隱藏文檔中所有域的域代碼F9更新特定的、當前的域Ctrl+F11鎖定域Ctrl+Shift+F11解除對域的鎖定Ctrl+Shift+F9將域轉(zhuǎn)化為靜態(tài)文本表1-5常用域的快捷鍵⑴插入