淺談如何高效會(huì)議

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TOUCHINGTOMORROW–MODEL13

會(huì)議管理MultiMarketSemiconductorsMMS–IndustrialStrategy&Operations-PSGJanuary,2004學(xué)員在課程結(jié)束時(shí)能闡述什么是高效的會(huì)議理解進(jìn)行高效會(huì)議的重要環(huán)節(jié)掌握SPACER會(huì)議工具課程目標(biāo)課程大綱高效會(huì)議的特征高效會(huì)議的重要環(huán)節(jié)SPACER會(huì)議工具什么樣的會(huì)議是有效的會(huì)議能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)工作能力一夫當(dāng)關(guān)的英雄時(shí)代已經(jīng)過(guò)去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事會(huì)議正是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式什么樣的會(huì)議是有效的高效省時(shí)集思廣義結(jié)論明確共同學(xué)習(xí)實(shí)施有效會(huì)議的四個(gè)環(huán)節(jié)1計(jì)劃2準(zhǔn)備3主持4記錄計(jì)劃是否真的需要開這個(gè)會(huì)以書面形式確定會(huì)議的目的和議題盡可能降低參加的人數(shù)準(zhǔn)備事先發(fā)給與會(huì)者詳細(xì)的議程確定議題順序及每個(gè)議題所需要的時(shí)間附上所有必須事先閱讀的資料必要時(shí)可以采用“會(huì)前會(huì)”一盎司的預(yù)防措施等值于一磅的干涉目標(biāo)參與人士時(shí)間地點(diǎn)準(zhǔn)備工作主要議題最后成果反饋形式準(zhǔn)備–會(huì)議準(zhǔn)備工作單題目1.前言2.跟進(jìn)上一次會(huì)議的決議/行動(dòng)3.行動(dòng)狀況報(bào)告4.為下星期/月作出計(jì)劃5.里程碑6.后續(xù)步驟希望達(dá)到的成果1.清楚知道我們今天嘗試達(dá)到的成果和我們?nèi)绾巫龅?2.了解我們直到目前為止的業(yè)績(jī)，讓我們可在中途進(jìn)行修訂.3.了解每項(xiàng)活動(dòng)根據(jù)計(jì)劃進(jìn)行的狀況，列出問(wèn)題和得出建議.時(shí)間（分）101050準(zhǔn)備–會(huì)議議程主持需要一個(gè)良好的主持人控制會(huì)議方向，避免脫離主題控制時(shí)間，保證議程和順利進(jìn)行讓每個(gè)人都參與會(huì)議討論盡可能使議題得出明確結(jié)論主持-SPACER會(huì)議工具SafetypurposeAgendaCodeofconductExpectationRole研究結(jié)果銷售統(tǒng)計(jì)溝通信息解說(shuō)問(wèn)題費(fèi)用預(yù)算提供建議項(xiàng)目進(jìn)展提供對(duì)方所需信息，加強(qiáng)你的工作績(jī)效主持–呈現(xiàn)的目的了解上司需求了解聽眾需求熟悉所講材料把握自己主持–有效的呈現(xiàn)了解上司需求了解聽眾需求你的上司想知道什么你想讓你的上司知道什么不要重復(fù)上司已經(jīng)知道的事情從聽眾的角度來(lái)考慮準(zhǔn)備材料主持–有效的呈現(xiàn)寫下要點(diǎn)將要點(diǎn)分成大類將每一類的重點(diǎn)排序?qū)o(wú)謂的信息除去想讓老板知道老板想知道數(shù)據(jù)扶持論點(diǎn)，在論點(diǎn)下附以數(shù)字、例子、各類參考資料準(zhǔn)備好筆記本、相關(guān)文件、材料準(zhǔn)備總結(jié)重申要點(diǎn)附加總結(jié)性發(fā)言，總結(jié)問(wèn)題、解決方法、研究、下一步計(jì)劃、項(xiàng)目數(shù)據(jù)等主持–組織語(yǔ)言爭(zhēng)取對(duì)以下各項(xiàng)的理解和尋求協(xié)議--目標(biāo)成果--議程--流程--角色--決策方式--基本規(guī)則--參與人士希望進(jìn)行的活動(dòng)察看大家是否理解，并爭(zhēng)取大家對(duì)使用流程上的協(xié)議聆聽：嘗試?yán)斫?鼓勵(lì)有建設(shè)性的參與避免評(píng)估式的意見爭(zhēng)取協(xié)議，讓大家可向前推進(jìn)研討會(huì)開始時(shí) 每一新節(jié)開始時(shí)研討會(huì)期間 主持–預(yù)防措施

退一步驗(yàn)證基本的假設(shè)列出有共識(shí)和意見不一致的觀點(diǎn)根據(jù)可取和不可取的地方進(jìn)行辯論找出調(diào)解糾紛所需的事實(shí)把重點(diǎn)放在什么解決方案是不行的把問(wèn)題重新交予小組處理主持–處理糾分記錄事先安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄詳細(xì)記錄議