公文寫作與檔案管理課件

公文寫作與檔案管理篇如何打造“五星級”秘書一.公文寫作

公文是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中使用的文體.公文的特點1.鮮明的政治性

公文是在階級、國家出現(xiàn)后產(chǎn)生的,它作為管理國家、組織和發(fā)展社會生產(chǎn)的重要手段,體現(xiàn)統(tǒng)治階級的意志和愿望,為他們的政治服務(wù).公文的作用1.法規(guī)和準繩作用2.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用3.宣傳教育作用4.公務(wù)聯(lián)系作用5.憑證和依據(jù)作用公文寫作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定2.緊密結(jié)合實際3.選擇恰當文體種4.遵守公文格式5.注意行文關(guān)系行文即公文的運轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文關(guān)系是機構(gòu)之間文件的接受關(guān)系,它是根據(jù)機關(guān)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的.上行文指下級被領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向上級機關(guān)的發(fā)文;平行文指平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的發(fā)文;下行文指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的發(fā)文.

準確

公文只有語言準確,才能如實表達客觀事物,如實傳達發(fā)文機關(guān)的意圖,使之順利地貫徹執(zhí)行或及時批復(fù).

質(zhì)樸

質(zhì)樸無華,少用描寫和抒情的手法,提倡直話直說,不能用含蓄的筆法委婉的表達意思.

簡明

高速傳遞信息的需要.須開門見山,盡快道出主旨,摒棄“橡皮圖章語言”.活用常用事務(wù)詞匯.公文分兩種,通用公文和專用公文.通用公文通用于各類機關(guān)、團體和企事業(yè)單位,使用范圍比較廣;專用公文在外交、軍事、司法、財經(jīng)等專門領(lǐng)域中使用,只在一定范圍類起作用.我們通常說的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文種類(12類,13種)

行政機關(guān)公文

命令(令)議案決定指示公告.通告通知通報報告請示批復(fù)函會議紀要

黨政機關(guān)公文

決議決定指示意見通知報請示批復(fù)條例規(guī)定函公報會議紀要12類13種公文的寫作1.命令(令)

適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實施重大強制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定.

如:中華人民共和國主席令2.議案

議案是各級國家行政機關(guān)按法律程序向同級國家權(quán)利機關(guān)提請審議事項,故其行文方向十分明確,而且發(fā)布單位和收文單位受嚴格限制結(jié)尾用“現(xiàn)提請審議”或“請審議決定”

如:國務(wù)院關(guān)于提請審議<<中華人民共和國勞動法（草案）>>的案..\..\MyDocuments\公文.doc12類13種公文的寫作3.決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排.

如:全國人民代表大會關(guān)于設(shè)立中華人民共和國澳門特別行政區(qū)的決定.

4.指示

適用于對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則.12類13種公文的寫作7.通報

適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況.8.報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機關(guān)的詢問.9.請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準.請示的公文,應(yīng)當一文一事.

12類13種公文的寫作10.批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項.11.函

適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;向有關(guān)主管部門請求批準.12.會議紀要

適用于記載和傳達會議情況和議定事項.12類13種公文的寫作定義---按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍,有主有次，言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

本體：標題---

1、會議名稱+紀要2、單位名+會議名+紀要3、正題（主題）+副題（會議名稱+紀要）

其他公文的寫作一.會議記錄

會議記錄是當場把會議情況,包括發(fā)言、討論的問題、決議和事項等記錄下來的一種公文.只在本單位保存,不在社會上流傳.一般開比較重要的會議,如黨政機關(guān)的會議、商務(wù)機構(gòu)的會議、學術(shù)團體的會議、國際會議等,都要有會議記錄.會議記錄的特點1.迅速.

迅速是指記錄人的書寫速度要快.這是寫好會議記錄的前提.若速度跟不上,會使記錄的內(nèi)容殘缺不全,甚至違反發(fā)言者的意愿.記錄人員必須具備一定的政治水平和業(yè)務(wù)水平,還要注意訓(xùn)練聽寫能力,掌握一套速記方法,如縮寫、略寫等.有的會議記錄不用手寫,要用打字機打出來這就需要同時訓(xùn)練快速打字能力.

你一分鐘可以打多少字呢?2.準確準確是指記錄原話、原意原來語氣,不能使用記錄語言去加工概括,不能加入記錄人的意見.會議的插話一般不記,但重要插話如主持人作的提示、對被插話人的發(fā)言所持的態(tài)度、總結(jié)性的語句等,要加括號記明.

發(fā)言人的姓名要寫全稱,標點符號要正確運用.用第三人稱,不用第一人稱,這是表示客觀,強調(diào)準確

會議記錄的特點會議記錄的寫作1.作好記錄前的準備.做好會議的組織工作,事先了解開會程序和內(nèi)容,泥好議題,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后通知開會單位和個人.若有重要的專題匯報,要收集好發(fā)言稿,開會時發(fā)給與會者每人一份.做好書寫材料的準備.專用記錄紙,白色打印紙,鋼筆或毛筆;錄音機,磁帶等.2.掌握記錄的基本寫法.記錄分兩個部分:第一部分是會議的組織情況.包括會議名稱、屆次數(shù);開會時間、地點;出席人姓名、職務(wù);列席人姓名、職務(wù);缺席人姓名、職務(wù);主持人姓名、職務(wù);記錄人姓名.會議名稱和屆次數(shù)寫在第一行正中,其他的另起一行,低兩格書寫.這些都要在會議主持之前寫好.會議記錄的寫作信件的寫作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“函”屬公用信件.信件不僅是作者知識、才能和打字員技能的反映,也是一個單位整體形象的反映.人們通過這些信件,不僅可以窺到某單位的的作風和風格,而且回憑由此獲得的初步印象,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度.

一個對信件這種基本的溝

通手段都漫不經(jīng)心的單位,

難道能指望它重視產(chǎn)品及

服務(wù)的質(zhì)量嗎???

常用信件

感謝信

邀請信

慰問信

賀信

婉拒信

推銷信

求職信

請柬

商務(wù)信函寫作1、商務(wù)信函的六個C要求(1)．正確（Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。(2)．清楚(Clearness)思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達清做什么？要求什么？(4)．完整(Completeness)表達（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等）完整，不可遺漏。(5)．簡潔（Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。(6)．禮貌（Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務(wù)信函的其他要求國際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI（企業(yè)形象識別系統(tǒng)）標志，且平整、清潔文字書寫或印制清晰，打開后“全景”漂亮每頁上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴謹站在對方的立場考慮內(nèi)容，更人性化常用的商務(wù)信函寫作

1、信紙——企業(yè)規(guī)范信箋2、收信人——單位名稱、職務(wù)3、稱謂——尊稱4、開頭應(yīng)酬語5、正文6、結(jié)尾應(yīng)酬語7、祝頌語8、署名9、日期10、左下角標注信函左下角縮寫標注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對具體人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗號，不用冒號署名您真誠的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠誠的YoursFaithfully商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當言簡意賅，表達正確交談?wù)\懇，平實話語避免幽默，不要抒情祝頌語言，商業(yè)性強先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說明常用工作文書1、工作總結(jié)用處——對前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗教訓(xùn)而形成的文字材料分類——可按內(nèi)容、時間、部門、性質(zhì)區(qū)分結(jié)構(gòu)：(1)標題(2)正文-----基本情況、經(jīng)驗體會、問題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(3)署名（日期）2、專用工作報告種類：(1)市場（預(yù)測、調(diào)查）報告——標題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗、建議決策）、結(jié)尾(2)經(jīng)濟活動分析報告——標題、正文（引言、主體---分析原因，得出結(jié)論、結(jié)尾---意見措施）(3)可行性研究報告——標題、署名、正文（詳細論證）例：

公司99年財務(wù)計劃執(zhí)行情況分析（引言）-----------------------現(xiàn)將情況分析如下：

一、實現(xiàn)利潤分析-----------------------------------二、產(chǎn)品成本分析----------------------------------三、流動資金分析---------------------------------四、專用資金分析---------------------------------幾點措施：1、----------------------------------------------------2、----------------------------------------------------3、---------------------------------------------------

3.備忘的寫法

(1)．發(fā)自何人(2)．發(fā)給何人(3)．日期、時間(4)．主題(5)、內(nèi)容

備忘錄發(fā)給：人力資源部發(fā)自：財務(wù)部抄送：總經(jīng)理辦公室日期：2001年9月18日標題：購置新計算機內(nèi)容：上周董事會決定------------------------------（不用結(jié)束語）二.檔案管理

事務(wù)管理的一環(huán)事務(wù)管理意義:1.在組織團體中從事情報的收集、制作、變換、傳達、保管等活動.

2.是經(jīng)營活動的一部分,目的在管理協(xié)調(diào),經(jīng)營內(nèi)部的各種活動.

3.系統(tǒng)相連:(1)職位系統(tǒng)(2)功能系統(tǒng)(3)物品系統(tǒng)(4)傳票系統(tǒng)

情報處理目的:

1.Nocost2.Notime

3.Nomistake4.Nolabor知識的必要性培養(yǎng)思考的技巧管理方式

處理能力傳遞速度標準化成本視而決定采取集中式,分散式或混合式.檔案管理的原則1.正確---希望能做到想調(diào)某一檔案時,就能迅速地找到.2.簡明---檔案管理須力求簡單明了,其分類也要簡明,放置的位置及使用方法,讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解,使上司或其他同事也隨時可取用參考.3.經(jīng)濟---管理人員不宜太多,以節(jié)省開支;檔案所占的位置越小越好,以免浪費空間,檔案保存要確定年限,適時銷毀清理已失效者.4.富有彈性---檔案在分類上要富有彈性,以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴充或臨時的的變動.檔案管理的種類1.臨時檔案:凡機關(guān)、團體、企業(yè)及個人活動中,所產(chǎn)生的文件、圖表、實物及一切公文書等資料,不問起外行或特性,有公私機關(guān)完成行政處理手續(xù)后,即送機關(guān)檔案室管理人員歸卷者,謂之文卷(臨時檔案).2.中心檔案:已經(jīng)結(jié)案或無法結(jié)案之懸案,留備各幕僚機關(guān)共同應(yīng)用之文卷,保存機關(guān)檔案室以供稽憑應(yīng)用者,謂之案卷(中心檔案).3.永久檔案:在行政上已經(jīng)失效,經(jīng)鑒定有永久保存價值,移轉(zhuǎn)檔案室管理機構(gòu)保管,以備研究參考者,謂之檔案(永久檔案).檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.2.法律信證:法令、規(guī)章、會議記錄,都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù).3.史料供證:要真切地了解其沿革,唯有參考其檔案,以獲得正確的資料.4.研究資料:一個機關(guān)或公司的檔案,是研究時最直接最正確的原始資料,撰寫公司有關(guān)的學術(shù)報告或業(yè)務(wù),必須要運用檔案.檔案管理中需要注意的事項1.收發(fā)作業(yè):(1)收文作業(yè)(2)發(fā)文作業(yè)2.點收整理

(1)點收時:文件是否齊全,手續(xù)是否完整(2)整理時:以件為單位、含附件;破損修補;規(guī)格統(tǒng)一調(diào)整.檔案管理中需要注意的事項3.分類立案:(1)分類歸檔方法:名稱歸檔法

地理歸檔法

主題性質(zhì)歸檔法

時間歸檔法

數(shù)字歸檔法

特殊歸檔法(2)檔號的建立:類綱總表—主要主題;總類—次要主題;個檔案4.編目作業(yè)

(1)登記目錄(2)活頁式分類目錄分類號碼:

檔案管理中需要注意的事項檔號案名起訖日期冊數(shù)保存年限轉(zhuǎn)移或銷毀備注(3)卡片式分類目錄:(4)卡片式人名目錄:

檔案管理中需要注意的事項檔號保存年限案名起訖日期冊數(shù)件數(shù)附件轉(zhuǎn)移銷毀中文名英文名籍貫出生日期年月日到職日期年月日離職日期年月日(5)固定書本式附件目錄檔案管理中需要注意的事項編號收文日期文號發(fā)文日期文號附件名稱檔號件數(shù)備注5.典藏保管(1)裝訂:活頁、整齊、厚度(2)排列:以件為單位,按號碼順序6.防護保密、防霉、放火、防盜竊、防鼠修補(裱法、鑲法)重制、損失處理7.應(yīng)用(1)出納:調(diào)卷:主管簽證、有關(guān)業(yè)務(wù)、守秘,不得影印還卷:期限、查核無誤收,否則報請議處

檔案管理中需要注意的事項(2)編輯:(3)咨詢:8.清理:

(1)清點(2)移轉(zhuǎn)(3)移交(4)銷毀

A存廢標準:永久保存—法令規(guī)章、組織沿革定期保存—有效期限B銷毀的資料要蓋

銷毀二字備查(5)縮影:檔案管理中需要注意的事項三.公司文件管理規(guī)程(一)組織圖管理標準1.組織圖分類:

公司級組織圖;事業(yè)部級組織圖;課或G級組織圖2.組織圖作成:公司級組織圖之作成以課或G級為最低階提出事業(yè)部級之作成以區(qū)或組級為最低階提出課或G級之作成以班(線)為最低階提出組織圖上之“”表示部門,人名或職資不列入其內(nèi)組織圖上之擔當者須助理員(含)以上職位,并列出其職位別組織圖不用注明每人擔當之具體工作與職責組織圖上之副職均用“*”表示組織圖之生效實施日期須標注在“右上角”3.組織圖之審批:

公司級:總經(jīng)理作成董事長承認

事業(yè)部級:事業(yè)部主管(副總、廠長、部門長、經(jīng)理)作成總經(jīng)理承認

課、G級:課長(G主管)作成副理(經(jīng)理)檢印廠長(經(jīng)理、部長)承認4.配布與簽收公司級和事業(yè)部級由人事課負責配布所屬部門;課、G級由各部門自行發(fā)行給相關(guān)部門,并配布給人事課保存?zhèn)洳?印章使用:須加蓋紅色印章于“承認”欄前;各級組織圖之配布均須在<<文件配布及回收一覽表>>簽收.5.修訂與保管對于異動,應(yīng)在一周內(nèi)提出新組織圖;

公司級、事業(yè)部級組織圖原稿由人事部門長期保管備查;

課、G級組織圖原稿由各部門自行長期保管備查.(二)文件分類與編號1.文件分類集團公司文件根據(jù)其性質(zhì)共分以下七類:1???全般、人事、總務(wù)、環(huán)境2???會計3???生產(chǎn)4???品質(zhì)5???技術(shù)6???設(shè)備7???貿(mào)易、采購2.文件編號公司文件之編號是依據(jù)文件類別與文件層次相結(jié)合方式進行;文件編號采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進行:例:4-14-1-14-1-1-1文件層次:例:?手冊5-1?規(guī)程5-1-1?標準5-1-1-1文件編號與類別之對應(yīng):編號類別編號大分類1全般1-1-全般人事1-2-人事總務(wù)1-3-總務(wù)1-4-環(huán)境

2會計2-1-會計

3

生產(chǎn)

3-1-生產(chǎn)3-2-IE3-3-物流3-4-其它

4

品管4-1-方針,系統(tǒng)4-2-檢驗與測試4-3-測試管理4-4-品質(zhì)管理4-5-品質(zhì)工程4-6-商品情報4-7-其他