時間管理課件

時間管理吳泰青茫盲忙成功和失敗的分水嶺可以用五個字來表達?！拔覜]有時間?！蹦惴峙淞诉^多的任務(wù)以致不可能完成由他人能更好完成的活動被錯誤地分配給你當(dāng)別人請求你完成一項不適宜的任務(wù)或活動時，你不會說“不”看電視、看報紙、聊天或者上網(wǎng)太久參加非必要的應(yīng)酬將大量工作帶回家準備完成，但常常沒做完很晚睡覺吃得太飽很多無用的習(xí)慣，比如花半個小時看八卦新聞在候車候機這樣的時間里總是很焦慮或很無趣，除了等候什么也不做常常將工作延后處理許多工作都未能當(dāng)場決斷一次同時做好幾樣分量很重的事情不習(xí)慣在紙上記錄和書寫擔(dān)心下屬缺乏完成任務(wù)的能力，常常把下屬該完成的工作攬回來自己處理辦公室雜亂無章下班大多數(shù)時候都不會將辦公桌上的文件資料整理好不知道時間管理是自我管理的核心課題之一下面的情形，你有感受嗎？課程收益：擺脫混亂、倉促、壓力，走向自主、從容不要怨、不要悔提高效率和效能克服沙漏，發(fā)現(xiàn)時間海洋平衡生活、享受生活時間管理課程主要內(nèi)容一、時間的概念、特點二、時間管理的內(nèi)容、演變?nèi)r間分析四、時間管理的方法五、時間浪費的處理六、時間管理的工具七、養(yǎng)成好的習(xí)慣一、時間是什么？是生命是財富是資源是人生最大的資本

我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時間，否則時間利用我們。時間的特性供給無彈性無法蓄積無法取代無法失而復(fù)得時間——可以管理！

EDWARD·W·CARTER是BRORDWAYHALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”上談到有關(guān)時間管理的問題：“對我們大部分人而言，我們必須下達的最重要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說。我就不會將自己的時間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做”。

“不能管理時間，便什么都不能管理”——杜拉克“管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時間管理”就是很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題；其實并沒有所謂‘時間太多’或‘時間不夠’的情形所在；一天就是二十四小時，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；自我管理！二、時間管理的內(nèi)容和變遷金錢、工作、家庭（愛情）、健康、休閑友誼（人際關(guān)系）、事業(yè)、心靈、學(xué)習(xí)時間管理的演變正確地做事，即提升效率為主。關(guān)注過程、技巧，最終要的事就是眼前的事。做正確的事，即獲得結(jié)果。思考我究竟想得到什么，關(guān)注如何尋找目標(biāo)、制定目標(biāo)、跟蹤目標(biāo)，及排列事情的優(yōu)先順序潛能導(dǎo)向與開發(fā)。關(guān)注能力、個性與時間管理的匹配，尋找屬于自己的時間管理方法。講求多方面平衡，發(fā)現(xiàn)時間的海洋，分享式的時間管理，關(guān)注合作與共贏，思考：我如何制定時間計劃參與他人或讓他人參與，從而達到多贏。第一代第二代第三代第四代三、時間分析1、如果一個人的壽命是72歲，他的一生會怎樣度過呢？睡覺21年工作14年娛樂8年吃飯6年個人衛(wèi)生5年學(xué)習(xí)5年開會3年等候3年打電話2年生病2年找東西1年其他2年時

間

銀

行以每天有效工作時間8小時，每年有效工作日261天計算每個人的時間都是有價值的《我們動腦，他們流汗》。斯坦福大學(xué)調(diào)查職業(yè)人士的平均工作時間：美國、荷蘭等每年1500小時—5.8小時；中國，2200小時——8.5小時。時間管理的誤區(qū)主觀方面：（1）沒有目標(biāo)、計劃；（2）作風(fēng)拖拉；（3）缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點；（4）過于注重細節(jié)；（5）做事有頭無尾；（6）雜亂無章，簡單事情復(fù)雜化；（7）事必親躬，不懂得授權(quán)；（8）不會拒絕別人的請求客觀方面：（1）打擾（電話或不速之客）；（2）會議；（3）資料不完整或有所延誤；（4）文書工作和繁文縟節(jié)；一、簡單的測試你是否能掌握時間，只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時常把工作拖到最后一段時間，然后很努力地去做完它們？11.你很容易找借口推延你不喜歡做的事嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負罪感？14.你時常改進你的工作嗎？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？總結(jié)你的時間掌控12-16“yes”

救命！你在時間管理上需改進

8-12“yes”

當(dāng)心！你需要重新審視你的時間行動指南

4-8“yes”

可以！方向正確，但需要提高沖勁

0-4“yes”

恭喜！堅持并保留你的方法

尚未入門所有的事情都裝在腦子里，從不把什么時候做什么記錄下來第一階段用筆記下什么時候做什么事情，有一定的主動意識第二階段開始記錄一天的活動第三階段有時間計劃書或者實用時間管理軟件，安排事情的先后順序第四階段有年度目標(biāo)、知道自己的最終追求、有自己的生活規(guī)范最高境界每天做的事情和自己最終的追求融為一體看看你處在時間管理哪個階段四、時間管理的方法1、明確價值觀2、目標(biāo)與計劃3、優(yōu)先矩陣4、時間自然法則和建議1、明確你的價值觀放牛娃的故事臺灣王先生的住房夢想你最想要的是什么？（君子務(wù)本，本立而道生。最關(guān)注小孩的分數(shù)嗎？）假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情：

1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話4．有一份夜間兼職不錯，但須在周二或周三晚上去面試，要花1小時。5．明晚8點有個1小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6．明晚有一場演唱會7．外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李8．明天下午2點到4點有一個會議9．你明天早上從9點到11點要聽一場講座10．你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面11．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗12．你負責(zé)的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預(yù)計1小時13．大家明天晚上聚餐14．這個星期有些材料沒有整理完，要在下周一前整理好，約需2小時15．你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他16．星期天早上要作一次簡報，預(yù)計要8個小時，而且只能用業(yè)余時間17．你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有18．下個星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試你的價值觀：

健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等家庭——給家里打電話，等等友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等愛情——準備燭光晚餐，等等工作——簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等金錢——夜間兼職的面試，等等興趣——看演唱會，等等目標(biāo)是我們的需求和愿望——我們想得到什么？它們應(yīng)該直接源于我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要?？赡艽嬖诘拿埽?/p>

周二晚：演唱會、20點１小時電視、18點約1小時項目會議、聚餐、可能面試１小時周三晚：可能面試１小時、戀人晚餐周末：朋友邀請你周末去玩、星期天8小時的簡報、周六好朋友的生日溫州----大榕樹畫出你的價值樹價值觀——目標(biāo)——主要任務(wù)——次要任務(wù)價值觀確保目標(biāo)正確，即做正確的事默想日——和自己約會個人導(dǎo)師系統(tǒng)——集思廣益價值觀—目標(biāo)下年目標(biāo)3-5年目標(biāo)10年目標(biāo)20年目標(biāo)目標(biāo)為什么要有目標(biāo)？為什么沒有目標(biāo)？（弗羅倫絲、鯨魚和沙丁魚）我在哪里，我要到達哪里，我怎樣才能到達那里2、目標(biāo)——計劃目標(biāo)設(shè)置（具體、挑戰(zhàn)性、反饋、公開承諾、自我效能）計劃的瓶頸（短期決定，長期消除）、休閑時間、階段性獎勵關(guān)鍵路線法（見下頁圖表）執(zhí)行計劃，克服拖延（拖延練習(xí)，見下下頁）熱愛工作，珍愛生活（工作維度麥側(cè)）事件描述期望時間之前事件A批準設(shè)計和得到開工許可證10周無B挖地下車庫6周AC搭腳手架和外墻板14周BD砌墻6周CE安裝窗戶3周CF吊裝屋頂3周CG內(nèi)部布線5周DEFH安裝電梯5周GI鋪地板4周DJ上門和內(nèi)裝修3周IHK與大樓物業(yè)管理辦理移交1周J開始ABCEFDGKJHI1014633655543531B146開始A10B6C14開始A10B636C14開始A10BE36C14開始A10BE3C開始A10BC開始A10B開始A10BBBB某辦公樓工期進展表建成該樓需要多少時間？關(guān)鍵路線法拖延商數(shù)練習(xí)。根據(jù)以下陳述，請選擇最切合你的答案：（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者施加壓力是必要的。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（5）當(dāng)被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（9）我在過分疲勞或緊張或泄氣或太受抑制時，無法處理所面對的困難任務(wù)。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意執(zhí)行計劃克服拖延評分標(biāo)準：

每一個“非常同意”評4分，“有些同意”評3分，“不太同意”評2分，“極不同意”評1分。總分小于20分，表示你不是拖延者，也許偶爾有拖延的毛病。總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延習(xí)慣。３、優(yōu)先矩陣

喜歡做的事情熟悉的事情容易做的事情花費時間少的事情已排定時間的事情資料齊全的事情經(jīng)過籌劃的事情別人的事情有趣的事情緊急的事情不喜歡做的事情不熟悉的事情難做的事情花費時間多的事情未排定時間的事情資料不齊全的事情未經(jīng)籌劃的事情自己的事情枯燥的事情不緊急的事情先后３、優(yōu)先矩陣[案例分析]：王經(jīng)理下班后在做明天的工作計劃：1、起草與天龍公司的合作意向書（2H）2、商討索賠案的處理意見（1H）3、與華金公司討論定價（3H）4、明天要向人事部上報新員工試用期表現(xiàn)結(jié)果報告5、思通公司貨未到的問題6、季度業(yè)績報表（2H）7、討論月底的促銷會策略（1H）8、閱讀刊物（1H）9、打電話給10位客戶（0.5H）10、歸檔文件（0.5H）11、明天的周例會請幫王經(jīng)理安排一下時間要事第一鵝卵石的故事很重要很緊急很重要不緊急很緊急不重要不重要不緊急優(yōu)先矩陣緊急不緊急

重要

不重要調(diào)查：你認為在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？緊急不緊急

重要

不重要

危機急迫的問題有期限壓力的計劃

防患未然增進能力建立人際關(guān)系發(fā)掘新機會規(guī)劃、組織保有健康

不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動優(yōu)先矩陣DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授權(quán)不做立即做4D原則普通人的時間安排2-3%25-30%15%50-60%成功人士的時間安排20-25%65-80%15%<1%領(lǐng)導(dǎo)人的時間管理：結(jié)果導(dǎo)向策略優(yōu)先行動快捷領(lǐng)導(dǎo)人要用好5個月（行業(yè)、智囊發(fā)展、學(xué)習(xí)、市場、休養(yǎng)）善于授權(quán)及時授權(quán)（非要我做嗎？別人可以做嗎？做了價值如何？）明確授權(quán)（who—了解下屬；what—權(quán)力、能力、信息、威望；步驟；說明標(biāo)準和期望）

跟蹤、檢查、評估（回報圖、檢查即重視、神秘巡查者）不可重復(fù)授權(quán)（完全責(zé)任人、小偷與杜邦）防止倒授權(quán)，必要時收回授權(quán)“事必躬親”是管理者的一個嚴重的時間陷阱?？缭竭@種陷阱的唯一途徑便是“授權(quán)”。王經(jīng)理明天的工作計劃

參考答案：緊急不緊急

重要

不重要起草與天龍公司的合作意向書（2H）

與華金公司討論定價（3H）

商討索賠案的處理意見（1H）明天要向人事部上報新員工試用期表現(xiàn)結(jié)果報告

思通公司貨未到的問題

季度業(yè)績報表（2H）

討論月底的促銷會策略（1H）

閱讀刊物（1H）打電話給10位客戶（0.5H）

歸檔文件（0.5H）

明天的周例會

４、時間自然法則和建議效率與效果；早晚兩個黃金“半小時”五、時間浪費的處理１、會議２、處理不速之客３、整潔和條理４、瑣碎事情、零碎時間的處理1、會議一、必要性：1、有沒有必要開？2、多次無果就不必開二、會前：１、誰？所有人？2、重大問題會前溝通3、指定幾人先講４、會前發(fā)資料三、會中：１、遲到？2、避免一個人的會議（下到上）

3、會場布置（麥當(dāng)勞與咖啡店、站著、同心圓）四、會后追蹤（外資公司的行動方案）2、處理不速之客不要采取無條件的“門戶開放政策”安排秘書擋駕（電話、打擾等）站立會客在辦公室外接見外界不速之客讓秘書控制會談時間限時面談最有價值的字——“不”（量力和保護）拿東西養(yǎng)成哪里拿，哪里放的習(xí)慣把同樣、同類、同時使用的東西放在一起把東西上編號貼上字條把所有的鑰匙集中保管設(shè)立一套文件處理系統(tǒng)（只處理一次，快速處理，保存或扔掉）做事應(yīng)盡量簡化（30秒電梯與123，簡單化）從辦公桌開始（下圖）3、整潔和條理每個人都會處在混亂的狀態(tài)，關(guān)鍵在于你是否主動擺脫它；那些不愛整潔、缺乏條理的人，一生可能要花費2—3年的時間來找東西4、瑣碎事情、零碎時間的處理瑣碎的事情如電話、信件、整理文檔、尋找資料等，可以留出時間集中處理把相類似的事情整理出來一起處理隨身攜帶小手冊、記錄本或隨身聽（上海地鐵、老總出差）六、時間管理的工具1、每日時間管理清單2、每日時間管理診斷表3、每月時間管理評估表星期一活動起止時間感覺效率是否完成中斷次數(shù)中斷時間原因分析

08.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.0012.3013.0013.3014.0014.3015.0015.3016.0016.3017.0017.3018.0018.3019.0019.3020.0020.3021.0021.3022.0022.3023.00每天時間管理的流水帳1、今天做了哪些有意義的事？2、今天有哪些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)做的？為什么會在不適當(dāng)?shù)臅r間做了這些事？3、今天在哪一段時間著手進行最重要的工作？為什