十講秘書辦會(huì)上課

第五章秘書“辦會(huì)”的工作

學(xué)習(xí)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容知識(shí)框架圖本章小結(jié)

通過講解秘書在會(huì)議、會(huì)談、會(huì)見以及公務(wù)聚、會(huì)中所從事的事務(wù)工作。掌握會(huì)議及會(huì)議要素，掌握工作例會(huì)中的主要程序和原則，能妥善組織小型工作例會(huì)；掌握會(huì)見、會(huì)談的事務(wù)工作以及公務(wù)儀典、宴請(qǐng)的籌劃和組織工作、聚會(huì)的設(shè)計(jì)組織和主持工作，能夠獨(dú)立籌劃小型會(huì)見會(huì)談事務(wù)，獨(dú)立設(shè)計(jì)組織聚會(huì)工作。第一節(jié)會(huì)議事務(wù)工作第三節(jié)公務(wù)儀典、宴請(qǐng)活動(dòng)中的事務(wù)工作第二節(jié)會(huì)見會(huì)談中的事務(wù)工作第四節(jié)秘書“辦會(huì)”工作案例第一節(jié)會(huì)議事務(wù)工作

本節(jié)點(diǎn)睛一、會(huì)議及會(huì)議要素二、工作例會(huì)中的主要程序和原則三、大型會(huì)議中的會(huì)務(wù)工作四、會(huì)議改革的探討

秘書“辦會(huì)”的工作，指的就是秘書辦理會(huì)議事務(wù)的工作。所謂“會(huì)務(wù)”，它是“會(huì)議事務(wù)”的簡稱，包括會(huì)議的籌劃準(zhǔn)備、組織服務(wù)和善后落實(shí)工作。

一、會(huì)議及會(huì)議要素

（一）會(huì)議會(huì)議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。

美國《韋氏新大學(xué)詞典》中認(rèn)為，會(huì)議是“一種會(huì)晤的行為或過程”，指的也是把眾多的人員聚集起來討論問題的社會(huì)活動(dòng)方式。

會(huì)議是人類社會(huì)歷史發(fā)展的產(chǎn)物，它經(jīng)歷了如下的演變過程（見圖5-1）。圖5-1會(huì)議的演變過程近代資本主義社會(huì)部落聯(lián)盟現(xiàn)代社會(huì)部落奴隸社會(huì)封建社會(huì)氏族社會(huì)發(fā)展成為管理國家和組織公務(wù)活動(dòng)的一種主要形式氏族處理公共事務(wù)的氏族議事會(huì)（二）會(huì)議要素

我們不能簡單隨意地將任何一種聚合或會(huì)合都看做是真正意義上的會(huì)議。只有具備了構(gòu)成會(huì)議的十大要素，集體的活動(dòng)或聚會(huì)才能構(gòu)成會(huì)議。只有明確了構(gòu)成會(huì)議的基本要素，才便于從整體上把握整個(gè)會(huì)議的全面工作，以利于會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議名稱如：XX公司全體職工大會(huì)；XX協(xié)會(huì)XX屆理事會(huì)。XX公司海外企業(yè)經(jīng)營管理會(huì)議；XX公司XXX慶功大會(huì)等。XX公司第X次海外企業(yè)經(jīng)營管理工作會(huì)議；XX協(xié)會(huì)第X屆理事會(huì)。如：XXX會(huì)、XXX大會(huì)、XXX座談會(huì)等。二、工作例會(huì)中的主要程序和原則

無論開展何種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，其總的要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書人員在工作例會(huì)中的主要會(huì)務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時(shí)間順序來劃分，可以分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段進(jìn)行。會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程31.p制發(fā)會(huì)議通知.#確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)ppt#19

準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件ppt18會(huì)場(chǎng)檢查.問題：明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單13（一）秘書在會(huì)前要做充分的

籌劃準(zhǔn)備工作

秘書在會(huì)前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作包括以下五個(gè)步驟（見圖5-4）。

圖5-4會(huì)前準(zhǔn)備工作的步驟明確要點(diǎn)

準(zhǔn)備議題安排會(huì)議議程通知開會(huì)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備

以上五項(xiàng)具體的內(nèi)容如下所述。

明確要點(diǎn)秘書做常規(guī)會(huì)務(wù)，首先要明確領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題，參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)期。作為例會(huì)，常常是在上一次會(huì)議結(jié)束時(shí)有所交代，秘書應(yīng)當(dāng)用心留意。

準(zhǔn)備議題

圍繞了解到的議題，秘書要準(zhǔn)備有關(guān)的上級(jí)文件、本機(jī)關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會(huì)前調(diào)查，以掌握有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)字、群眾反映和有關(guān)的能夠充分說明問題的資料。12

質(zhì)量高的工作會(huì)議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無準(zhǔn)備的議題，這是秘書會(huì)務(wù)工作的第一條原則。秘書應(yīng)該做好兩方面準(zhǔn)備（見圖5-5）。

圖5-5秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備準(zhǔn)備參加會(huì)議討論的人，應(yīng)當(dāng)事先知道議題，并為自己在會(huì)上討論的發(fā)言做好充分準(zhǔn)備秘書要為議題的最后議決準(zhǔn)備好必要的材料，也就是秘書要為會(huì)上討論的問題準(zhǔn)備好充分的材料

要求秘書在可能的情況下，例會(huì)前將有關(guān)材料發(fā)到與會(huì)人員手中

安排會(huì)議議程因?yàn)闀?huì)上要討論的問題不只一個(gè)，所以，秘書要根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，安排好議程。科學(xué)地統(tǒng)籌安排會(huì)議議程是秘書會(huì)務(wù)工作的第二個(gè)原則（見圖5-6）。

圖5-6如何安排會(huì)議議程3事關(guān)重大的，需要大家開動(dòng)腦筋進(jìn)行討論的內(nèi)容放在會(huì)前放在后面放在會(huì)期兩頭一些例會(huì)上宣布周知的內(nèi)容有的議題部分人可以不參加，就可以遲到或早退，以避免不必要的“聽會(huì)”

在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會(huì)場(chǎng)容易集中、會(huì)場(chǎng)好掌握，會(huì)議進(jìn)程也容易緊湊地控制。秘書也要科學(xué)安排工作會(huì)議的時(shí)間（見圖5-7）。圖5-7科學(xué)安排工作會(huì)議的時(shí)間工作會(huì)議的時(shí)間上班開始半小時(shí)后，工作會(huì)議時(shí)間一般不超過100分鐘，中間安排一次短暫休息會(huì)議日程、議程、程序的安排和擬寫會(huì)議日程：指在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)程的具體安排，使與會(huì)者了解會(huì)議期間每天的活動(dòng)安排情況。有表格式和條列式兩種。格式一日期星期上午（9：00~12：00）下午（15：00~18：00）晚上*月*日一開幕式：XX同志致辭；XX同志做工作報(bào)告分組討論XX同志的工作報(bào)告看文件

*月*日二分組討論XX同志的工作報(bào)告大會(huì)發(fā)言

自由活動(dòng)*月*日三分組醞釀人事安排選舉文娛晚會(huì)*月*日四閉幕式：XX同志作總結(jié)講話領(lǐng)導(dǎo)接見、全體代表合影留念（2）會(huì)議議程：一個(gè)會(huì)議常有多個(gè)議題，秘書根據(jù)議題的內(nèi)在聯(lián)系，主次、先后排列次序，便稱為議程。議程需呈送領(lǐng)導(dǎo)審定，在會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。格式：XX公司職工代表大會(huì)議程表（安排）一、審議2001年工作總結(jié)；二、討論2002年工作計(jì)劃；三、審議并通過2001年財(cái)政預(yù)算及2002年財(cái)政預(yù)算；四、增選職工代表（3）會(huì)議程序：除了議題外，會(huì)議還有一些禮節(jié)性、結(jié)構(gòu)性的內(nèi)容、項(xiàng)目，把每一次會(huì)議的這些項(xiàng)目有序排列，便成為會(huì)議程序表，格式如中國共產(chǎn)黨第X次

全國代表大會(huì)第一次會(huì)議全體會(huì)議程序

19XX年X月X日

一、中國共產(chǎn)黨第X次全國代表大會(huì)現(xiàn)在開幕二、全體起立三、奏《國際歌》

四、為毛澤東、周恩來等已經(jīng)逝世的老一輩無產(chǎn)階級(jí)革命家和革命烈士默哀五、默哀畢，請(qǐng)坐下六、中國共產(chǎn)黨第X次全國代表大會(huì)應(yīng)到正式代表X人，候補(bǔ)代表X人，因病因事請(qǐng)假正式代表X人，候補(bǔ)代表X人，今天實(shí)到代表X人，候補(bǔ)代表X人七、請(qǐng)XX同志致開幕詞八、請(qǐng)XX同志代表XX屆中央委員會(huì)作報(bào)告九、休會(huì)會(huì)議程序，供主持人主持會(huì)議，掌握會(huì)議進(jìn)程之用，主持人一般只按先后順序依次宣讀即可。會(huì)議通知方式

通知開會(huì)會(huì)議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知（見圖5-8）。

圖5-8會(huì)議通知的三種方式4口頭通知電話通知書面通知適用于小型例會(huì)，三五個(gè)人的碰頭會(huì)一般是與會(huì)者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會(huì)，常是以電話通知的形式通告

便條式或卡片式的會(huì)議通知卡張貼式即黑板啟事欄的會(huì)議通知

秘書在通知開會(huì)時(shí)是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請(qǐng)人轉(zhuǎn)捎口信。這是秘書會(huì)務(wù)工作的第三個(gè)原則

請(qǐng)柬式邀請(qǐng)信：適用于邀請(qǐng)性會(huì)議，格式為：尊敬的XX會(huì)員：茲定于X年X月X日上午9時(shí)于我公司一層105招待事舉行會(huì)員聯(lián)誼活動(dòng)，以感謝您對(duì)我公司的支持和厚愛。屆時(shí)請(qǐng)攜帶會(huì)員卡和本請(qǐng)柬前來參加。敬請(qǐng)光臨。

XX公司X年X月X日謹(jǐn)定于X年X月X日（星期X）上午9時(shí)在XXX舉行酒會(huì)。

敬請(qǐng)

光臨

XX公司請(qǐng)回復(fù)電話：XXXX

一般通知標(biāo)題可以省略為“通知”。下面是三個(gè)例子：例文1

通知五月三十日（周二）下午兩點(diǎn)半在三樓小會(huì)議室由趙總經(jīng)理主持召開各部門經(jīng)理會(huì)，討論本公司上半年銷售計(jì)劃落實(shí)問題。請(qǐng)各部門經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)參加。

總經(jīng)理辦公室

×月×日

例文2

教學(xué)觀摩會(huì)通知時(shí)間：一九九四年五月三十日（周二）下午兩點(diǎn)半地址：三樓階梯教室主講：音樂系趙鳴教授內(nèi)容：嚴(yán)肅音樂的增長和發(fā)展參加者：各系負(fù)責(zé)教學(xué)的主任、助理。

校教科研所

×月×日

例文3

各部門科長會(huì)議通知

×年×月×日事由：為討論本季度生產(chǎn)計(jì)劃完成情況及主要問題，特召開會(huì)議，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。受文者：各部門各科長時(shí)間：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地點(diǎn)：第一會(huì)議室

總經(jīng)理辦公室主任××

上面三個(gè)例子，第一個(gè)是最常見的文字?jǐn)⑹鍪綍?huì)議通知；第二個(gè)和第三個(gè)比起文字?jǐn)⑹鍪絹砀鼮橹苯?、簡潔。特別是第三個(gè)，在一些公司、企業(yè)，通知單是事先印制好的卡片，只要秘書按與會(huì)者名單事先填好發(fā)放即可。

會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)是在發(fā)會(huì)議通知之前就定下的。小型會(huì)議只需確認(rèn)場(chǎng)所不變，備好桌椅、水具、必要的會(huì)議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。5會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備有以下要求（見圖5-9）。

圖5-9會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備的要求要求

秘書會(huì)務(wù)工作的第四個(gè)原則就是會(huì)場(chǎng)寧略小而勿失于大會(huì)場(chǎng)座位的不同排列是根據(jù)會(huì)議需要來設(shè)計(jì)的會(huì)場(chǎng)布置要與會(huì)議主題、性質(zhì)一致事先制作一塊掛在會(huì)議室外的牌子，寫清正在開會(huì)，在什么時(shí)間結(jié)束，請(qǐng)勿打擾在會(huì)議召開前檢查會(huì)場(chǎng)的桌椅、話筒、錄音等設(shè)備，還要留意消防、安全因素會(huì)場(chǎng)的類型及布局（p219）

①小型會(huì)議室：

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。33共青團(tuán)上海政法學(xué)院第一屆委員會(huì)第一次全體會(huì)議

34共青團(tuán)上海政法學(xué)院第一屆委員會(huì)第一次全體會(huì)議

35②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型(弦月式)、教室型(課堂型)36教室型37教室型38③大型會(huì)議室。禮堂型(劇院式

)、眾星拱月型。39禮堂型40禮堂型41會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

42

會(huì)標(biāo)會(huì)徽4331（會(huì)前）4、會(huì)場(chǎng)座次安排（1）身份排座法——主席臺(tái)座位安排A、左右排座法：按公布名單，以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)的中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列。依中國傳統(tǒng)，一般由中間按左尊右卑的規(guī)則，向兩邊排開：第二領(lǐng)導(dǎo)坐在最高左側(cè)，第三領(lǐng)導(dǎo)坐在最高領(lǐng)導(dǎo)的右側(cè)。B、主席臺(tái)的講臺(tái)，應(yīng)設(shè)于主席臺(tái)前排左側(cè)的臺(tái)口。主席臺(tái)座次安排（2）順序排座法——主席臺(tái)下座位安排A、橫排法：按公布的名單或姓氏筆畫為序，從左向右依次排座；先排正式代表，后排列席代表。B、豎排法：按名單或姓氏筆畫，沿一條直線從前至后排序。（3）其他排座法：A、策略排座法：是以與會(huì)者受鄰座影響為前提，策略安排座位。B、自由擇座法：小型內(nèi)部會(huì)議，與會(huì)者自由擇座中央政治局常委與江澤民集體照主席臺(tái)坐次6、會(huì)場(chǎng)裝飾

（1）會(huì)標(biāo)制作：會(huì)標(biāo)顯示會(huì)議名稱，位于與主席臺(tái)處于同一方位的適當(dāng)?shù)奈恢谩３Ｓ玫闹谱鞣椒ǎ哼x用色彩適當(dāng)?shù)牟桓赡z紙，按設(shè)計(jì)書寫好的字體剪出會(huì)議名稱，粘貼在橫幅上。注意每個(gè)字的規(guī)格——根據(jù)主席臺(tái)臺(tái)口寬度和會(huì)議名稱的字?jǐn)?shù)確定，計(jì)算方法是：會(huì)議的每個(gè)字規(guī)格（寬度）=（臺(tái)口寬度—間隔）/（字?jǐn)?shù)+2）例：主席臺(tái)的臺(tái)口寬度為11M，會(huì)議名稱10字，計(jì)劃每個(gè)字的間隔0.1M，計(jì)算出每個(gè)字的寬度為：（11—1）/（10+2）≈0.83M（2）標(biāo)簽的制作：有兩種形式：A、桌簽，是在會(huì)議活動(dòng)中表明桌號(hào)和就坐人身份的標(biāo)簽，如“記者席”、“演員席”，多用于茶話會(huì)、宴會(huì)等會(huì)議活動(dòng)。組織者在發(fā)出會(huì)議請(qǐng)柬時(shí)一般在請(qǐng)柬上表明桌號(hào)。B、座簽，在會(huì)議席位上標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽，在引導(dǎo)與會(huì)者就坐時(shí)使用，有兩種形式：+三棱形，平放于桌面，柱體前后兩面夾層插入就坐者的姓名卡片。+卡片型，多用于宴會(huì)、招待會(huì)，一端剪成長方形，一端剪成錐形，錐形部分后折90度，平放于桌面。（3）會(huì)徽：對(duì)于有會(huì)徽的會(huì)議，要將會(huì)徽掛設(shè)在臺(tái)幕上。（4）臺(tái)幕：主席臺(tái)的臺(tái)幕一般用紫紅色或蘭色面料做成。紅色熱烈，蘭色柔和寧靜。一般臺(tái)幕用單色調(diào)，也可以采用分割法，配以兩種顏色。（5）主席臺(tái)的布置：A、主席臺(tái)桌面可等間隔放置一些壇式花卉，講臺(tái)上也可放置壇式花卉；B、主席臺(tái)臺(tái)口可圍放一圈花卉，選擇低矮些的植物；C、主席臺(tái)上的旗幟應(yīng)圍在會(huì)徽兩邊，顯得莊重，主席臺(tái)兩側(cè)插上對(duì)應(yīng)的旗幟，可增添喜慶氣氛。（6）裝飾性布置：常用旗幟、花卉、燈飾、工藝品陳設(shè)等。A、顏色使用：慶祝會(huì)、表彰會(huì)、歡迎會(huì)：為顯喜慶氣氛，以紅色裝飾為主；座談會(huì)：適當(dāng)突出蘭色，使會(huì)場(chǎng)清新、明快；工作會(huì)議：適當(dāng)增加綠色，以綠色調(diào)節(jié)、休息。綠色在人的視野中約占25%時(shí)，心理最舒適。還應(yīng)該考慮季節(jié)因素：冬季，可增加暖色布置（紅、黃）；夏季，可增加冷色布置（藍(lán)、綠）。B、花卉植物選用：世界各國有許多花語：鐵樹、棕櫚代表莊嚴(yán)；萬年青、君子蘭代表友誼、萬事如意；菊花高潔；月季、玫瑰喜慶；牡丹富貴。一般性會(huì)議，選擇月季、扶桑等花卉，使人心情愉快，氣氛輕松。比較莊重的會(huì)議，選用君子蘭、棕櫚、萬年青等，使人鎮(zhèn)靜。日常工作會(huì)議，開會(huì)時(shí)間較長，處理棘手問題，會(huì)場(chǎng)使用冷色或中色的窗簾和四壁，擺放棕櫚、蘇鐵等綠色花卉，減輕與會(huì)者疲勞，使人情緒較長時(shí)間處于冷靜。座談會(huì)，擺放月季、扶桑等觀賞性植物，米蘭、白玉蘭、茉莉等賞香型花卉，增加團(tuán)結(jié)和和諧氣氛。實(shí)訓(xùn)作業(yè)假如你是班級(jí)團(tuán)支書，下一周需要召開團(tuán)委會(huì)，請(qǐng)你設(shè)計(jì)以下會(huì)議前期的工作：包括擬寫會(huì)議通知、會(huì)議議題、參會(huì)人員、擬定會(huì)議程序、會(huì)場(chǎng)選擇和布置。（二）秘書在會(huì)中的組織和服務(wù)工作

工作例會(huì)中組織和服務(wù)工作相對(duì)簡單易行，且工作量小，所以常設(shè)一位秘書。

12.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作

簽到和檢查會(huì)場(chǎng)

與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，秘書人員要檢查核對(duì)與會(huì)人員到會(huì)情況，清點(diǎn)人數(shù)，弄清缺席人及缺席原因，然后報(bào)告會(huì)議主持人。還要提示和保證與會(huì)者就座于適當(dāng)?shù)奈恢?，以便?huì)議按時(shí)召開，并將會(huì)議出勤情況如實(shí)記錄。1

目前常見的簽到方法有四種（見圖5-18）。圖5-18簽到方法

常見的簽到方法簿式簽到秘書代簽法證件式簽到電子自動(dòng)簽到

秘書代簽法：由秘書人員在到來者的名下畫圈。

證件（卡片）式簽到：與會(huì)代表在預(yù)先發(fā)給他們的證件或卡片上簽上自己的姓名，然后上交即可。

簿式簽到：與會(huì)代表在入場(chǎng)時(shí)到秘書人員事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽署自己的姓名、職務(wù)、所在單位等，以示到會(huì)。

電子自動(dòng)簽到：代表將印有代表固定號(hào)碼的卡片送入簽到機(jī)，簽到機(jī)立即將姓名、號(hào)碼傳到中心，并把簽到卡退還代表。電子簽到的優(yōu)點(diǎn)在于快捷方便，不會(huì)因速度慢而在會(huì)場(chǎng)入口處出現(xiàn)混亂擁擠的現(xiàn)象。2、引領(lǐng)入座：與會(huì)者位置事先排好，而與會(huì)者事先不清楚，會(huì)務(wù)人員需引導(dǎo)入座。大型會(huì)議可印刷座位表；在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指導(dǎo)標(biāo)識(shí)，在出席證上注明座位號(hào)。3、分發(fā)會(huì)議資料。及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)。如可以在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，由會(huì)務(wù)人員在入口（簽到）處分發(fā)給與會(huì)人員，也可在會(huì)前放置在每一個(gè)與會(huì)者的座位上。4、服務(wù)性工作

小型會(huì)議上，一切會(huì)議服務(wù)都是由一名秘書來做，不另安排服務(wù)員。會(huì)議中，秘書要做好以下工作（見圖5-10）。

圖5-10秘書在會(huì)中要做的工作

隨時(shí)接聽打進(jìn)來的電話，根據(jù)需要進(jìn)行處理接待隨時(shí)找人為各位倒水、遞煙缸適時(shí)掛圖、分送材料、放投影、錄音錄像適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)提供提綱等必要文字材料要求5、集中精力，做好會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要事先準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會(huì)者發(fā)言的口音，做好會(huì)議記錄。（1）含義：指會(huì)議情況的原始記錄，要求真實(shí)反映會(huì)議全貌。（2）內(nèi)容和格式：由三部分組成：會(huì)議的基本情況；會(huì)議的具體內(nèi)容和簽署。其中：A、會(huì)議眼的基本情況：會(huì)議名稱、時(shí)間（起止的具體時(shí)間）、地點(diǎn)、到會(huì)者（出席、列席、主持）、缺席者（原因）、記錄人。B、具體內(nèi)容：議題、議程；討論經(jīng)過；決議、決定。C、簽署：主持人和記錄人的署名

XXXX會(huì)議記錄時(shí)間：2003年1月5日上午8：00~9：00地點(diǎn)：公司會(huì)議室主持人：XXX（副總經(jīng)理）出席人：公司各部門經(jīng)理缺席人：XXX（出國）記錄人：XXX（秘書）1、主持人講話：今天討論一下……的問題。2、發(fā)言：技術(shù)部竹經(jīng)理：…………3、決議

……4、散會(huì)。主持人：XXX

記錄人：XXX（3）會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。

（4）、會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。（5）、會(huì)議記錄方法

a.記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.b.漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。

c.與會(huì)者提的意見、建議，要記人名。(6)會(huì)議記錄的修改

a.定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。

b.與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。

c.會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。5.協(xié)助會(huì)議按議程進(jìn)行并形成會(huì)議結(jié)果

秘書在會(huì)議中的一項(xiàng)重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容并協(xié)助對(duì)會(huì)議所有議題形成結(jié)果。按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容是避免無限期地討論一個(gè)問題或者離開原定議題。還要敦促會(huì)議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對(duì)一致的意見，明確要做的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項(xiàng)的具體辦理方法以及督辦方法等。歸檔（三）秘書在會(huì)后的善后和

落實(shí)工作

秘書在會(huì)后的善后和落實(shí)工作有以下四部分組成（見圖5-11）。圖5-11秘書在會(huì)后的善后和落實(shí)工作的四個(gè)部分秘書在會(huì)后的善后和落實(shí)工作的四個(gè)部分及時(shí)清理會(huì)議室，使一切復(fù)原，以便其他會(huì)議正常進(jìn)行及時(shí)下發(fā)會(huì)議文件，并對(duì)會(huì)上布置的工作做好催辦整理1、文書處理：主要有：（1）回收文件資料：可事先制訂文件清退目錄，會(huì)后按清退目錄收回文件；日常小型會(huì)議可以在會(huì)議結(jié)束后當(dāng)場(chǎng)收回文件。（2）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要具有指示、知照作用，印發(fā)程序。會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)之上加工而成。（3）立卷歸檔和銷毀：會(huì)議期間使用的文件按內(nèi)容聯(lián)系和會(huì)議的進(jìn)程，分門別類編立成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷，定期向檔案室移交。對(duì)無須保存的文件要立冊(cè)銷毀。A、立卷文件范圍：會(huì)議正式文件（決定、決議等）；參考文件；出席、列席、分組名單；會(huì)議的日程、議程、程序；會(huì)議通知，重要電報(bào)，電話記錄等；會(huì)議記錄，發(fā)言稿，簡報(bào)，紀(jì)要及其付印稿；會(huì)議選舉材料；會(huì)議的有關(guān)圖表、照片、錄音帶、錄象帶等；會(huì)議有關(guān)證件；其他有關(guān)材料。B、銷毀文件：根據(jù)《國家檔案局關(guān)于幾項(xiàng)不歸檔文書材料的銷毀暫行規(guī)定》，銷毀文件有：重份文件；事務(wù)性、臨時(shí)性、沒有查考價(jià)值的文件材料，如臨時(shí)會(huì)議通知等；未成文的草稿和一般文件的歷次修改稿；內(nèi)容被其他文件包括的文件材料。銷毀需要登記，按銷毀手續(xù)銷毀。2、代表離會(huì)服務(wù)：主要有：代購機(jī)票、車、船票；結(jié)算帳目，清還所借物品；安排車輛送客；安排領(lǐng)導(dǎo)送行。3、會(huì)務(wù)總結(jié)：大中型會(huì)議或重要會(huì)議后，會(huì)議秘書人員應(yīng)總結(jié)會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，可發(fā)一份問卷表或評(píng)估表給與會(huì)者打分；還可以要求與會(huì)者提出改進(jìn)意見。4、催辦落實(shí)：會(huì)議結(jié)果如需落實(shí)，還需進(jìn)行會(huì)后催辦，方式有：發(fā)催辦單、電話催辦等方式，有些事情需要較長時(shí)間完成，要跟蹤催辦。

整理：及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議材料、如紀(jì)要、簡報(bào)、決議或決定，其中包括要領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字的，要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)送有關(guān)宣傳部門的，以及要在機(jī)關(guān)內(nèi)信息簡報(bào)上交流的內(nèi)容。

歸檔：一切會(huì)議材料，要及時(shí)按規(guī)定格式整理好，做好歸卷工作，以備存檔。

另外通過對(duì)工作例會(huì)程序的介紹，例會(huì)的原則可歸納為以下六條（見圖5-12）。

圖5-12工作例會(huì)的原則會(huì)場(chǎng)寧略小而勿失于大科學(xué)地統(tǒng)籌安排會(huì)議議程做好會(huì)議服務(wù)工作事先準(zhǔn)備議題做好會(huì)議缺席部門或人員的落實(shí)工作秘書在通知開會(huì)時(shí)采用口頭和書面并用三、會(huì)議改革的探討

會(huì)議是必要的，它是發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益，溝通信息，推動(dòng)工作，解決問題的一種十分重要的方法。但目前，我們國家從上至下不同程度地存在著會(huì)風(fēng)不正問題。規(guī)模越來越大、級(jí)別越來越高、陪會(huì)嚴(yán)重會(huì)議討論問題東拉西扯，議而不決決而不行會(huì)風(fēng)不正的問題（見圖5-20）。圖5-20會(huì)議存在的問題存在的問題會(huì)議鋪張浪費(fèi)、講究吃會(huì)、游會(huì)、玩會(huì)、撈會(huì)時(shí)間過長形成“馬拉松”會(huì)會(huì)議過多，形成“會(huì)?！?/p>

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制與政治體制改革的不斷深入和發(fā)展，會(huì)風(fēng)不正問題越來越成為管理工作中嚴(yán)重的腐敗現(xiàn)象，會(huì)風(fēng)問題已經(jīng)到了非改不行的時(shí)候了。研究會(huì)議改革，主要應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面入手。一個(gè)是會(huì)議該不該開；一個(gè)是該開的會(huì)議怎么開。解決好這兩個(gè)問題，會(huì)風(fēng)才能端正，辦事效率自然提高。（一）健全會(huì)議制度，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律

要徹底根除工作中存在的弊端，都必須從制度與紀(jì)律入手才能解決。會(huì)議改革，首先應(yīng)當(dāng)把好會(huì)議審批關(guān)（見圖5-21）。圖5-21會(huì)議的審批會(huì)議審批關(guān)人把關(guān)制度把關(guān)會(huì)議方案報(bào)批制度

會(huì)議方案報(bào)批制度：要建立一套會(huì)議方案報(bào)批制度，明確什么規(guī)模、什么級(jí)別、會(huì)議支出在什么范圍內(nèi)的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)事先報(bào)送哪一級(jí)審批。秘書工作中強(qiáng)調(diào)會(huì)議方案的設(shè)計(jì)，會(huì)議方案報(bào)批制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定，申請(qǐng)開會(huì)，要有詳盡的會(huì)議方案，會(huì)議方案中要明確會(huì)議目的，明確會(huì)議要取得的成果。（二）壓縮會(huì)議支出，計(jì)算會(huì)議成本，公開會(huì)議支出

針對(duì)壓縮會(huì)議費(fèi)用問題，有人提出了對(duì)會(huì)議費(fèi)用的各種標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)算。如果每位與會(huì)者心中都有一本會(huì)議支出的經(jīng)濟(jì)賬，精打細(xì)算，科學(xué)安排會(huì)議的投入與產(chǎn)出，會(huì)風(fēng)必定大為好轉(zhuǎn)。

會(huì)議成本：計(jì)算會(huì)議成本，就是按照與會(huì)人員的工作職稱、工作水平、工作量來計(jì)算會(huì)議期間所有人力、物力、財(cái)力的開支，計(jì)算出會(huì)議成本，以明確會(huì)議的代價(jià)，提醒有關(guān)人員，減少?zèng)]有必要的會(huì)議。人們?cè)?jīng)借鑒過日本太陽公司計(jì)算會(huì)議成本的方法，即會(huì)議成本=2A×B×T（A：每小時(shí)職工平均工資的3倍；B：參加會(huì)議的人數(shù)；T：是以小時(shí)計(jì)算的開會(huì)時(shí)間；2A即包含了停工的損失）。這種計(jì)算方法是否科學(xué)值得研究，