高效時(shí)間管理技巧

高效時(shí)間管理TimeManagement第一頁(yè)，共七十九頁(yè)。問問你自己你每天的時(shí)間夠用嗎？你對(duì)時(shí)間的安排合理嗎？你每天的工作效率高嗎？你每天過得充實(shí)嗎？你有危機(jī)感嗎？你的生活緊張嗎？你遇到的時(shí)間難題有哪些？假如今天是你生命中的最后一天？你的一天是怎么過的？第二頁(yè)，共七十九頁(yè)。版權(quán)所有北京春風(fēng)訓(xùn)練第三頁(yè)，共七十九頁(yè)。第四頁(yè)，共七十九頁(yè)。第五頁(yè)，共七十九頁(yè)。第六頁(yè)，共七十九頁(yè)。第七頁(yè)，共七十九頁(yè)。第八頁(yè)，共七十九頁(yè)。第九頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十一頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十二頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十三頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十四頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十五頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十六頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十七頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十八頁(yè)，共七十九頁(yè)。第十九頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十一頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十二頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十三頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十四頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十五頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十六頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十七頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十八頁(yè)，共七十九頁(yè)。第二十九頁(yè)，共七十九頁(yè)。第三十頁(yè)，共七十九頁(yè)。第三十一頁(yè)，共七十九頁(yè)。第三十二頁(yè)，共七十九頁(yè)。課程內(nèi)容時(shí)間的特性時(shí)間管理的法則時(shí)間管理和工作安排

的系統(tǒng)方法及工具浪費(fèi)時(shí)間的陷阱第三十三頁(yè)，共七十九頁(yè)。時(shí)間，每天得到的都是二十四小時(shí)，可是一天的時(shí)間給勤勉的人帶來(lái)智慧和力量，給懶散的人只留下一片悔恨。－－－－魯迅第三十四頁(yè)，共七十九頁(yè)。明日復(fù)明日，明日何其多，我生待明日，萬(wàn)事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋來(lái)老將至。朝看水東流，暮看日西墜。百年明日能幾何，請(qǐng)君聽我明日歌?！募巍睹魅崭琛返谌屙?yè)，共七十九頁(yè)。不可增減不可缺少不可儲(chǔ)存不可替代可以管理時(shí)間的特性第三十六頁(yè)，共七十九頁(yè)。要預(yù)先設(shè)定目標(biāo)、規(guī)劃時(shí)間（每年、每月、每周、每日）頭一天晚上明確明日目標(biāo)上周末前明確下周目標(biāo)上月30日前明確下月目標(biāo)上年度11前明確明年目標(biāo)人生規(guī)劃六大主要領(lǐng)域健康、家庭、事業(yè)、財(cái)務(wù)、心理、社交制定規(guī)劃的五大原則明確、量化、挑戰(zhàn)、長(zhǎng)短、時(shí)限第一法則:預(yù)先規(guī)劃時(shí)間管理的法則第三十七頁(yè)，共七十九頁(yè)。分清優(yōu)先順序，重要級(jí)別時(shí)間管理ABC法則(A：最重要B:重要C：不重要)A級(jí)優(yōu)先—必須做的事B級(jí)優(yōu)先—應(yīng)該做的事C級(jí)優(yōu)先—可以去做的事用大塊時(shí)間聚焦、優(yōu)先解決A類事件壓縮B類事件不做C類事件我們要經(jīng)常問自己：假如今天只做一件事我做什么？20：80法則第二法則:要事第一第三十八頁(yè)，共七十九頁(yè)。每天的時(shí)間管理任務(wù)清單追蹤檢查系統(tǒng)當(dāng)日事當(dāng)日畢杜絕拖延凡事設(shè)定時(shí)限第三法則:行動(dòng)日志(時(shí)間管理工具)第三十九頁(yè)，共七十九頁(yè)。帕金森定律：你給他多少時(shí)間，他就會(huì)用掉多少時(shí)間。你是如何規(guī)劃一天時(shí)間的？我們能給我們的時(shí)間打幾折？我們?nèi)绾巫屧缟仙习嗲?0分鐘時(shí)間變成10分鐘？時(shí)間是像海綿，我們需要不斷壓縮時(shí)間。我們不能改變時(shí)間的長(zhǎng)度，但可以改變時(shí)間寬度。第四法則:一天當(dāng)三天過第四十頁(yè)，共七十九頁(yè)。決策失誤是重大失誤，我們通常會(huì)犯如下錯(cuò)誤：個(gè)人決策匆忙草率不懂放棄不切實(shí)際第五法則:做對(duì)決策第四十一頁(yè)，共七十九頁(yè)。授權(quán)的本質(zhì)：復(fù)制自己，用別人的時(shí)間好處：增強(qiáng)信任培養(yǎng)下屬做更重要的事方法：找對(duì)人（用人所長(zhǎng)，順勢(shì)而為）由簡(jiǎn)至繁（分階段授權(quán)）明確結(jié)果（請(qǐng)重復(fù)一遍）責(zé)權(quán)利一致，做出承諾檢查幫助承擔(dān)責(zé)任（授權(quán)不等于棄權(quán)）第六法則:授權(quán)第四十二頁(yè)，共七十九頁(yè)。時(shí)間管理和工作安排

的系統(tǒng)方法第四十三頁(yè)，共七十九頁(yè)。關(guān)于時(shí)間管理時(shí)間能管理嗎?你真的沒時(shí)間嗎?你有多少時(shí)間用在工作上?第四十四頁(yè)，共七十九頁(yè)。效率（Efficiency）V.S.

效果（Effectiveness)效率：把事情做對(duì)（Dothethingsright）效果：做對(duì)的事情（Dotherightthings）效能：把對(duì)的事情做對(duì)（Dotherightthingsright）第四十五頁(yè)，共七十九頁(yè)。輸入輸出一般工作者第四十六頁(yè)，共七十九頁(yè)。輸出輸入聰明工作者第四十七頁(yè)，共七十九頁(yè)。自己做別人做排入工作行程Scheduling授權(quán)Delegation如何節(jié)省時(shí)間第四十八頁(yè)，共七十九頁(yè)。時(shí)間管理的基本認(rèn)識(shí)知道該做什么事,并把時(shí)間花在重要的事情上時(shí)間無(wú)法管理,事情/任務(wù)才是管理的對(duì)象浪費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)比有效利用的時(shí)間多善用管理工具提升時(shí)間利用效率第四十九頁(yè)，共七十九頁(yè)。確立目標(biāo)（Goal）/愿景（Vision）設(shè)立短期目標(biāo)（Objective）制定工作計(jì)劃（Planning）區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）管理時(shí)間的四大任務(wù)第五十頁(yè)，共七十九頁(yè)。個(gè)人管理的四步驟確定角色選擇目標(biāo)安排進(jìn)度逐日調(diào)整第五十一頁(yè)，共七十九頁(yè)。PDCA循環(huán)——戴明環(huán)P（Plan）——計(jì)劃。包括方針和目標(biāo)的確定以及活動(dòng)計(jì)劃的制定；D（DO）——執(zhí)行。執(zhí)行就是具體運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容；C（Check）——檢查。就是要總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，分清哪些對(duì)了，哪些錯(cuò)了，明確效果，找出問題；A（Act）——行動(dòng)（或處理）。對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化，或制定作業(yè)指導(dǎo)書，便于以后工作時(shí)遵循；對(duì)于失敗的教訓(xùn)也要總結(jié)，以免重現(xiàn)。對(duì)于沒有解決的問題，應(yīng)提給下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決。第五十二頁(yè)，共七十九頁(yè)。制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)該遵循法則

——目標(biāo)設(shè)定的課題

成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達(dá)成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時(shí)會(huì)出現(xiàn)）?？珊饬康?Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的參加而可以隨著改動(dòng)的?？煽刂频?Controllable)能夠用文字（書面）表示出來(lái)?？上胂蟮?Conceivable)根據(jù)實(shí)際情況，是現(xiàn)實(shí)的、可以讓人接受的。可信的(Believable)將在一定時(shí)間內(nèi)本部門優(yōu)勢(shì)、能力和弱勢(shì)考慮進(jìn)去后可以完成的?？蛇_(dá)到的(Achievable)第五十三頁(yè)，共七十九頁(yè)。

I

2

危機(jī)

2

緊迫的問題

2

已到期的項(xiàng)目

2

會(huì)議

II

2

準(zhǔn)備事項(xiàng)

2

預(yù)防措施

2

價(jià)值整合

2

計(jì)劃

2

關(guān)系建立

2

真正的休閑

2

授權(quán)

III

2

不預(yù)期的打擾─如電話

2

某些信件、某些報(bào)告

2

某些會(huì)議

2

某些觸手可及的事情

2

你喜歡做的事情

IV

2

過于簡(jiǎn)單的事

2

垃圾信件

2

某些電話

2

一些會(huì)浪費(fèi)時(shí)間的事

緊急

不緊急

重

要

不重要

時(shí)間管理矩陣第五十四頁(yè)，共七十九頁(yè)。工作日志時(shí)間工作內(nèi)容工作分類實(shí)際花費(fèi)時(shí)間ABC完成第五十五頁(yè)，共七十九頁(yè)。每日時(shí)間規(guī)劃法列出任務(wù)估計(jì)工作需要時(shí)間預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外事件決定優(yōu)先,刪減和委派事后檢查第五十六頁(yè)，共七十九頁(yè)。日程計(jì)劃第五十七頁(yè)，共七十九頁(yè)。日程計(jì)劃-舉例第五十八頁(yè)，共七十九頁(yè)。

時(shí)間日志定時(shí)將您使用時(shí)間的方式忠實(shí)記錄起來(lái)是幫助您開始時(shí)間管理的最佳方式時(shí)間工作安排工作優(yōu)先度備注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00第五十九頁(yè)，共七十九頁(yè)。

1.

按照自己的需求修改每日時(shí)間日志

為了讓時(shí)間日志能正確的反應(yīng)出您日常的工作，因此，改正時(shí)間表，如果它不適合您的時(shí)間。

2.

填寫時(shí)間日志

隨身帶著每日時(shí)間日志，以每15分鐘為一單位，忠實(shí)正確的將你在這15分鐘所做的工作或進(jìn)行的活動(dòng)記錄起來(lái)。切記要將所有的活動(dòng)登記起來(lái)，包括您例行的工作，做白日夢(mèng)、出去午餐、聊天…等。

如何填寫每日時(shí)間日志第六十頁(yè)，共七十九頁(yè)。第六十一頁(yè)，共七十九頁(yè)。如何控制時(shí)間的使用1明確責(zé)任、確立優(yōu)先級(jí)和目標(biāo)2去除不必要和不合適的活動(dòng)3每日、每周規(guī)劃時(shí)間使用計(jì)劃盡可能授權(quán)留出處理意外事件的處理時(shí)段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期第六十二頁(yè)，共七十九頁(yè)。

計(jì)劃時(shí)間運(yùn)用的指導(dǎo)方針總是把你的計(jì)劃寫下來(lái)。保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進(jìn)度。先將主要的事項(xiàng)及活動(dòng)計(jì)劃好。多花心思在計(jì)劃每天的一開始。盡可能將有關(guān)之事項(xiàng)及活動(dòng)給歸納在一起。多留一些時(shí)間給重要的工作。確定容許足夠的時(shí)間在每一件工作上，但不能給予太多的時(shí)間。

第六十三頁(yè)，共七十九頁(yè)。建立一些彈性在突如其來(lái)的事件上。每一天撥出一些供思考的時(shí)間給自己?？紤]如何將等待及旅行的時(shí)間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時(shí)鐘和你的工作相配合。學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先將明日的行程排好。請(qǐng)你的秘書來(lái)協(xié)助你安排行程。將你計(jì)劃的日程表及實(shí)際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會(huì)如何更實(shí)際及有效地安排你的時(shí)間。第六十四頁(yè)，共七十九頁(yè)。描述要獲得的結(jié)果—要完成什么任務(wù)評(píng)估現(xiàn)狀,分析外部的機(jī)會(huì)與威脅、內(nèi)部的強(qiáng)弱項(xiàng)界定目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃和具體步驟(列表、排序、設(shè)定期限)計(jì)算預(yù)算費(fèi)用,包括金錢、人力、時(shí)間制定時(shí)間表執(zhí)行計(jì)劃跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況期望現(xiàn)狀步驟預(yù)算目標(biāo)時(shí)間表執(zhí)行跟蹤制定工作計(jì)劃的八個(gè)步驟第六十五頁(yè)，共七十九頁(yè)。工作計(jì)劃WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?準(zhǔn)備演示綱要 ?給上司的成本分析報(bào)告 ?清理預(yù)算分析資料 ?估計(jì)制作文宣費(fèi)用?訂立商展規(guī)劃會(huì)議議程 ?顧客意見反饋分析?評(píng)估地點(diǎn) ?項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)程安排?新產(chǎn)品上市 ?擴(kuò)大市場(chǎng)占有率列表第六十六頁(yè)，共七十九頁(yè)。任務(wù)名稱:日期:工作項(xiàng)目重要性開始結(jié)束負(fù)責(zé)人成果評(píng)價(jià)制作工作計(jì)劃第六十七頁(yè)，共七十九頁(yè)。管理者的時(shí)間計(jì)劃善用時(shí)間排程,學(xué)會(huì)善用大段時(shí)間與零散時(shí)間預(yù)留可彈性運(yùn)用的時(shí)間以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況將瑣碎的工作交由部屬處理將時(shí)間運(yùn)用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯(cuò)誤及瑕疵的工作第六十八頁(yè)，共七十九頁(yè)。誰(shuí)偷了你的時(shí)間?浪費(fèi)時(shí)間的陷阱第六十九頁(yè)，共七十九頁(yè)。缺乏輕重緩急之分缺少計(jì)劃隨意授權(quán)無(wú)效的會(huì)議缺乏組織個(gè)人間的沖突對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足試圖根據(jù)記憶來(lái)做事沒有能力說(shuō)“不”拖延時(shí)間浪費(fèi)的陷阱第七十頁(yè)，共七十九頁(yè)。未事先約定的訪客電話給自己一段安靜的時(shí)間SayNo!拒絕與重要目標(biāo)無(wú)關(guān)的事情打交道，才能創(chuàng)造時(shí)間的最大效益避免干擾第七十一頁(yè)，共七十九頁(yè)。避免干擾電話盡量減少代接與授權(quán)電話留言避免無(wú)關(guān)話題簡(jiǎn)潔回答必要時(shí)禮貌的結(jié)束對(duì)話訪客限制區(qū)域與人數(shù)在別人的工作區(qū)域討論工作座位遠(yuǎn)離門或走道站立談話第七十二頁(yè)，共七十九頁(yè)。郵件分類安排時(shí)間閱讀過濾垃圾郵件限制對(duì)象會(huì)議確定必要性讓參加會(huì)議的人清楚知道會(huì)議目的與需要信息準(zhǔn)時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束轉(zhuǎn)接電話結(jié)束前清楚說(shuō)明會(huì)議結(jié)論與要求第七十三頁(yè)，共七十九頁(yè)。1、計(jì)劃欠妥7、欠缺自律13、用人不當(dāng)2、貪求過多8、無(wú)力拒絕14、社交閑談3、不速之客9、做事絕延15、權(quán)貴混淆4、條理不清10、無(wú)效會(huì)議16、溝通不良5、事必躬親11、文件繁雜17、進(jìn)度失控6、電話干擾12、工作擱置18、應(yīng)付危機(jī)跳脫時(shí)間陷阱第七十四頁(yè)，共七十九頁(yè)。經(jīng)理人應(yīng)經(jīng)常問的問題我的工作如何對(duì)公司的策略產(chǎn)生貢獻(xiàn)？我的主要角色與職責(zé)是什么？我對(duì)于組織的其它事業(yè)領(lǐng)域可以提供哪些協(xié)助？如何提供更好的服務(wù)給內(nèi)部及外部的客戶？有哪些關(guān)于工作或人員的的問題需加以特別的關(guān)注？有哪些是公司期望未來(lái)去做的事？第七十五頁(yè)，共七十九頁(yè)。如何進(jìn)行時(shí)間管理確立自己的角色選擇重要的事,排定優(yōu)先順序了解自己的時(shí)間到哪去了設(shè)立目標(biāo)計(jì)劃和安排日程避免干擾井然有序,逃離時(shí)間的陷阱第七十六頁(yè)，共七十九頁(yè)。時(shí)間管理就是對(duì)生命的管理每個(gè)人的時(shí)間都是有限的