跨部門溝通技巧的天龍八部

緒？為什么盡管我們表達的很清楚，但對方仍然誤解我們的意思？為什么人們抱著美好的愿望，卻達不到理想的溝通效果？為什么我們是用心溝通，對方卻感受不到？為什么我們會感覺到有些人真的很難溝通？部門之間該如何有效溝通，協(xié)調作戰(zhàn)？企業(yè)部門設置越來越多，越來越周全，于是，各部門之間由于諸多原因引發(fā)的工作效率低下，互相推委，甚至影響企業(yè)正常運營的事件會經(jīng)常發(fā)生：在公司面臨的客觀環(huán)境無法改變，企業(yè)目前的客觀機構設置和制度無法做出調整的狀況下，如何讓各部門之間能順暢的配合齊心共力呢？其實，對于主管來說，跨部門溝通確實是一件重要的工作，但也是一件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心，不斷聯(lián)系、再確認，但各種大大小小的問題卻是一波未平、一波又起，讓人疲于奔命?？绮块T溝通是組織溝通中最難的一種溝通形式，因為在這里權利不再發(fā)揮作用，即使有沖突時不能被權利所控制，就會直接明顯的表現(xiàn)出來。有效溝通是很多技巧和方法，使我們可以勇敢地面對各種溝通的障礙，正視人性的弱點，合理應對，達到理想的效果。因缺乏有效溝通而導致的執(zhí)行力低下是困擾絕大多數(shù)企業(yè)的難題，而缺乏有效溝通的一個明顯的現(xiàn)象就是部門之間互相扯皮。在日復一日的日常工作中，無論是管理層還是員工都會逐漸迷失方向，沉浸在各種管理細節(jié)中無法自拔。在這種情況下，他們往往會認為自己努力追求的目標完全代表了企業(yè)的最大利益，他們對別的部門的工作從不理解慢慢變成失望，甚至演化為敵視。也就是說，部門之間的爭斗是企業(yè)管理上的痼疾，一般很難避免。當前，眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級關系，按說溝通應該比較容易。但現(xiàn)實的情況是，部門之間協(xié)調的成本相當高昂，這種溝通成本不僅存在于大規(guī)模組織內，同樣也困擾著中小型公司。許多事情，其實并不復雜，而是相互之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來協(xié)調。繞了大大的圈子，走了長長的彎路，耽誤了你我他的寶貴時間。俗話說，浪費時間就是浪費金錢，這其實就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接，搬出上司來協(xié)調，就是你我他的溝通無能。有效的溝通，能節(jié)約大家的時間，避一、不妨輪換崗位譚老師建議企業(yè)應該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務背景的人員擔當人力資源、培訓、行政、商務管理等支持部門的主管。比如，IBM、HP近幾年在中國市場都有類似實踐。摩托羅拉與亞信的CFO對各自市場業(yè)務的分析與深度介入，使得這個傳統(tǒng)的“后勤”部門與核心業(yè)務水乳交融，相得益彰，從而在根本上調整了他們的團隊判斷問題的角度及行為方式。這樣一來，“后勤”部門就能夠更多地從市場、從競爭的視角去滿足核心業(yè)務的需求了。二、提高溝通技能溝通是管理的血脈，是整合管理所必需的計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制等職能的必要手段，所以我的MTP課程中強調“溝通無處不在”，跨部門溝通尤其要講究溝通藝術，所以，譚老師建議管理者提高溝通技能，包括有效傾聽及保持溝通的簡潔準確性。公司內部溝通中，大家往往急于表達而疏于傾聽。通過多次團隊的現(xiàn)場演練、游戲等，筆者觀察到，在交流中，如果雙方或至少一方多一些專注傾聽，適時復述、提問以確認關鍵信息，并予以適當?shù)姆答仯敲礈贤ǖ挠行裕礈蚀_、省時、較少沖突）就大大提高了。三、扁平的組織結構引入項目管理――扁平式溝通與協(xié)作能提高效率，有統(tǒng)一的項目經(jīng)理做決定，減少分歧與部門各自為政的心態(tài)（如果有一天可以這樣做，現(xiàn)在只能盡量加強部門間溝通交流，上層經(jīng)理更需重視彼此的交流，達成共識）；四、有效的績效管理模式有效的較小管理模式是建立在責任明細的基礎上的，把目前存在的經(jīng)常性出現(xiàn)的一些協(xié)作性問題，納入考核指標，可以試一下的。我把一些部門內的職能崗位考核內容進行完善，但可能還有一個問題，如果不是整個公司進行改善，個別部門一個實行，可能效果會有點問題。五、永遠不要嫌麻煩跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會就沒事了，譚小芳老師建議事后應該隨時保持聯(lián)系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動而持續(xù)地溝通，預防問題的發(fā)生。很多人常常抱怨：“事情怎么會這樣，為什么不早說？”很多人都有過這樣的經(jīng)驗，對方事前都沒有主動聯(lián)系，任由問題擴大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。這樣導致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動去問對方？六、倡導溝通文化溝通的有效性與企業(yè)文化直接相連。沒有主管認為持續(xù)改革內部溝通不重要，關鍵在于實際執(zhí)行。主管人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果主管人員從不在電梯或走廊與同事們輕松交談，當他在員工大會上發(fā)表演講后能聽到員工們的熱烈反響嗎？我看很難！另外，就是建立“客戶”應對意識，每一個需要你協(xié)助的部門都是你的“客戶”，使你的客戶滿意，是你工作的職責，這不僅僅是制度的約束，未來將成為習慣，也是企業(yè)文化的部分。七、有效整合部門目標有部門就必然存在部門利益、小團體利益，這是不爭的事實。但我們應該整合那種各自為政的部門目標，使部門的各個目標與組織的總目標同心。如很多大企業(yè)給部門設定預算目標時，都采取企業(yè)內部的計算依據(jù)；這樣便于考核，但顯然這種內部的計算依據(jù)是不面向市場的，也就是說部門的預算目標不是面向市場，而企業(yè)是面向市場的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設置的指揮棒方向性不一致，直接導致部門和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。八、示范作用對這一點，業(yè)內一位職業(yè)經(jīng)理人頗有體會，他說：“你期待員工如何表現(xiàn)，你就要如何表現(xiàn)；你倡導雙向溝通、傾聽對方，平息部門間沖突，減少內部協(xié)調成本，你就要親歷親為地做給大家看。你認為素質、技能提高和不斷學習重要，你就和他們一起去