公文處理程序

公文處理程序公文處理程序指機(jī)關(guān)公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔和銷毀。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全，各個環(huán)節(jié),應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢，并答復(fù)報文單位。因問題復(fù)雜，十五天內(nèi)難以辦結(jié)的，應(yīng)向報文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時限要求的文件，必須在時限內(nèi)辦完。具體有以下幾個環(huán)節(jié)：①簽收、登記:首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度，加強(qiáng)對公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書部門負(fù)責(zé)。指對來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實施的處置與管理。?第一階段：公文的收受與分流簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設(shè)備收取公文。外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡要記載。啟封。即外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的內(nèi)收發(fā)部門(或人員)，由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。內(nèi)收文登記。即由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做出較詳細(xì)記載。分辦。即經(jīng)對收文進(jìn)行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)程序規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。摘編。由文件管理人員對部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件進(jìn)行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。?第二階段：辦理收文擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過對公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。批辦。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對公文提出處置意見。承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。?第三階段：組織傳閱與催辦查辦(1)組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時限和其他有關(guān)要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

（3）查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。?第四階段：處置辦畢公文包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。?擬辦擬辦是一項輔助決策活動，目的是為決策活動提供可供選擇的方案。作好擬辦應(yīng)注意： （1）認(rèn)真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質(zhì)與實際情況。 （2）意見要簡明、具體、得體。（3）如同時提出兩個或兩個以上方案時，應(yīng)講究它們的排列次序，一般應(yīng)將傾向性意見放在前面，以提高效果。（4）意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。（5）當(dāng)公文所涉及的問題較易處理，對領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的方案有一定的把握時，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。2?批辦批辦是一項由法定責(zé)任者履行法定事務(wù)處置權(quán)的決策性活動。法定責(zé)任者即機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人。批辦的要求是：（1）不得越權(quán)批辦公文。（2）嚴(yán)格控制批辦范圍，不經(jīng)批辦同樣能得到有效辦理的公文，已批辦過統(tǒng)一的處置意見的公文，他人已有合法、明確而有效批辦意見的公文，均不再批辦，由有關(guān)部門直接處理。（3）批辦意見務(wù)須明確、肯定、具體，前后一致，切實可行。（4）采取有效措施監(jiān)督批辦意見的執(zhí)行結(jié)果。（5）批辦過程中，如發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問題是自己無權(quán)或確實無法處置的，可將批辦改為擬辦。在此過程中一定要實事求是地弄清事件的情況。（6）批辦意見應(yīng)工整、清晰地寫在《文件處理單》或《文件傳閱單》的有關(guān)欄目內(nèi)，并務(wù)須簽注批辦人姓名、年月日。3?承辦只有經(jīng)過承辦，公文才能產(chǎn)生切實效用，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。在承辦時應(yīng)注意：（1）熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針政策和上級有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)。（2）為使公文所針對的問題得到有效處理，必須深入實際，加強(qiáng)調(diào)查研究。（3）加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。（4）有效運(yùn)用面談、會議、電話溝通、現(xiàn)場辦公等多種承辦方式。（5）分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦次序。（6）各級領(lǐng)導(dǎo)積極參與承辦。（7）注重對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。4?注辦注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考提供依據(jù)。注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動的進(jìn)行隨時將反映承辦情況的一些內(nèi)容記錄在《文件處理單》相應(yīng)的欄目內(nèi)。簽注的項目通常包括：是否辦復(fù)，復(fù)文號及復(fù)文日期；召開會議的名稱，與會范圍，決議與結(jié)果；電話溝通時對方的受話人、通話內(nèi)容與日期；現(xiàn)場辦公的參加者、解決問題的方法措施與結(jié)果；主要閱件人、承辦人姓名、簽注日期等等。

收文管理活動的方法要點（1） 簽收。簽收是收文辦理的第一道程序，指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。其作用，一是為明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證；二是為了保證文件運(yùn)行安全。（2） 登記。登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。登記時應(yīng)注意：收文與發(fā)文，平件、密件與急件一般應(yīng)分別進(jìn)行；分清輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應(yīng)當(dāng)日到當(dāng)日登；登記序號應(yīng)不留空號，不出重號；字跡工整、不濫用簡稱；所有登錄項目都應(yīng)完整準(zhǔn)確；對于無標(biāo)題文件應(yīng)代為擬出簡明、確切的標(biāo)題。（3） 啟封。啟封應(yīng)由專人負(fù)責(zé)；標(biāo)明親收的親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)人親啟；啟封后應(yīng)檢查公文的完整情況。（4） 分辦。即為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向。這是一項事關(guān)公文是否準(zhǔn)確、迅速得到辦理的決定性工作。依據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、涉密程度、時限要求、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍，及機(jī)關(guān)各部門、各級工作人員的分工、有關(guān)程序、慣例送交辦理。分辦應(yīng)有專門登記，有關(guān)責(zé)任者應(yīng)同收件人履行交接手續(xù)。送出公文前應(yīng)根據(jù)需要將《文件處理單》、《文件傳閱單》等附上，使其隨文運(yùn)轉(zhuǎn)?！豆?）公文摘編。在重要公文投入辦理之前對其所作的加工。目的是為辦理公文提供方便，節(jié)省辦公時間。文摘、提要可以附在公文上一并送領(lǐng)導(dǎo)者或其他工作人員閱處，也可刊載于文信息》、《來文摘報》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般則單獨(dú)成文提供，也可刊載于《信息快報》等刊物上。《公（6）組織傳閱。在組織傳閱時應(yīng)注意：①選擇合理的傳閱路線形式。②正確排序，隨情況變化做適當(dāng)調(diào)整。③適當(dāng)分流，如復(fù)制若干副本。④積極利用并發(fā)展多種傳閱形式，可開辟閱文室、召集閱文者集中閱文、利用現(xiàn)代化手段傳閱文件等。⑤建立傳閱登記手續(xù)。⑥及時檢查閱讀情況，有效落實有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱后的批示。（7） 催辦。根據(jù)承辦時限和有關(guān)要求對公文承辦過程實施的催促和檢查過程。催辦工作的一般過程為：明確對象與對承辦工作的要求（時限、方式、原則等）；將有效進(jìn)行催辦工作所需要的情況以《文件催辦單》等形式記錄在案，作為催辦依據(jù)；定期或隨時向承辦部門或人員催詢、檢查承辦工作進(jìn)展情況；及時協(xié)助制訂和實施解決問題的方法、措施，保證公文迅速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)；驗收辦畢公文，綜合反映承辦工作實際情況與結(jié)果，注銷已辦結(jié)公文。（8） 查辦。公文查辦是指核查重要公文執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實公文精神，解決有關(guān)問題的活動。公文查辦與催辦都是帶有監(jiān)督性質(zhì)的管理活動，但兩者的區(qū)別也是比較明顯的：①催辦是對承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點在于使公文按“時”辦畢，查辦則不僅要監(jiān)控承辦過程，還要管公文產(chǎn)生實效的全部過程，按時、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢；②催辦一般是以一份具體公文為單位展開，查辦則是以一件“事情”為單位進(jìn)行，在若干份公文反映同一“事情”的情況下，查辦往往就圍繞這樣一組公文而展開。查辦工作的一般過程是：立案，即確定查辦對象；交辦，向有關(guān)部門布置查辦任務(wù)；向承辦部門催詢辦理情況；反饋，由查辦人將查辦情況和結(jié)果反映給領(lǐng)導(dǎo)者；銷辦，注銷已獲結(jié)果的承辦事項，對辦畢公文做出處理。

公文的發(fā)文辦理發(fā)文辦理“發(fā)文辦理是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序”；為了提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。（一）草擬公文。在區(qū)辦公室辦理文件過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點：1、要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。各部門辦公室人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措施和辦法，確保草擬的公文“符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”?！叭缣岢鲂碌恼?、規(guī)定等，要切實可行并加以說明”。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實際。 2、要認(rèn)真領(lǐng)會機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：（1）領(lǐng)導(dǎo)布置這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？（2）領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？（3）領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？（4）領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？（5）受文對象是誰？（6）受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？如果在動筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。對領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)充或誠懇地提出自己的不同看法，努力做好參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機(jī)關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。3、 要正確使用文種。文種的使用剛才已經(jīng)講過。4、 引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范?！豆奶幚磙k法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題。希望各部門辦公室的同志要認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。二、 公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項要進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見后方可行文。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。三、 公交審核公文送工管委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，需經(jīng)辦公室進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及

時審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點是：一是行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。二是政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。三是格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。四是文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)是否規(guī)范等。公文審核一般有初核、校核、審核、復(fù)審、審簽5個程序。根據(jù)開發(fā)區(qū)實際，區(qū)辦公室對草擬公文的程序進(jìn)行了規(guī)范。凡是部門代工管委草擬的公文，擬稿人撰寫好稿件后，由單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；然后送辦公室秘書股進(jìn)行校核，辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系該口的同志進(jìn)行審核；重要的文件送辦公室主任審核后，報工管委分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。今后，各部門代工管委草擬的公文，未經(jīng)辦公室校核之前，不能直接送給工管委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，以免造成公文倒流，辦公室也不予編號。四、公文簽發(fā)“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”。各部門不能將代擬稿直接送工管委領(lǐng)導(dǎo)簽批。（五）公文復(fù)核、登記 1、公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。公文復(fù)核的目的是為了防止遺漏和疏忽大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。2、發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。公文的收文辦理收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是辦公室工作的重要組成部分。收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。（一）簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定。對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機(jī)關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。

（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記?？?，工委文件、管委會文件、省、州、縣各部門文件等。收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。（二） 審核工作是收文辦理的關(guān)鍵做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來文機(jī)關(guān)行文的錯誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復(fù)。因為“請示”是要求上級機(jī)關(guān)答復(fù)的，而“報告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。因此，加強(qiáng)審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。（三） 承辦是收文辦理的重點首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或按領(lǐng)導(dǎo)意見再次會商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報請一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機(jī)關(guān)或來文機(jī)關(guān)。需要說明的是,處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機(jī)關(guān)和部門的，決不能以個人名義答復(fù)問題。另外，為了加快文件處理速度，提高機(jī)關(guān)工作效率，對于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦。收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發(fā)文機(jī)關(guān)反饋辦理結(jié)果。公文處理程序公文處理是使文書發(fā)揮作用的工作過程，須經(jīng)收、發(fā)處理的一系列環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都是公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程依次出現(xiàn)的順序，統(tǒng)稱公文處理程序。編輯本段公文處理規(guī)范性文件一、 公文種類：略二、 公文格式規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機(jī)關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。一份公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅

色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。編輯本段公文各要素和標(biāo)識的簡介（一） 眉首部分.公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限。根據(jù)開發(fā)區(qū)實際，一般情況不標(biāo)注。.緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“貴州頂效經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會文件”等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmX15mm。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成，如“區(qū)管發(fā)〔2009〕2號”，“區(qū)管發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“〔2009〕”指年份，“2號”指發(fā)文序號。整個意思就是頂效開發(fā)區(qū)管委會在2009年發(fā)的第2號文件。標(biāo)識位置在紅色反線上4毫米處，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。.簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空 1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行。（二） 主體部分?公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《省人民政府關(guān)于發(fā)布〈貴州省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實施細(xì)則〉的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用 2號小標(biāo)宋體字?；匦袝r要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生歧義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。.主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，必須同時報送幾個主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“頂效鎮(zhèn)、區(qū)直各部門：”等。標(biāo)識位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。.公文正文。標(biāo)識在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空 2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：1XXXXXX、”。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時

標(biāo)識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“O”）。成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。發(fā)文機(jī)關(guān)印章。按照規(guī)定，“公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。”單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm?4mm，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排 3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空 2字標(biāo)識成文時間。附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（三） 版記部分.主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是為實現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。.抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊。在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。（四） 其他部分1?格式中的幾個用線。（1）在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、州委、工委文件的間隔線中間有一顆紅五角星，行政機(jī)關(guān)如國務(wù)院、省政府、州政府、管委會的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅五角星。（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。用紙。公文用紙一般采用A4紙，開發(fā)區(qū)已全部使用。?當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。?排版規(guī)格與印制裝訂要求。

（1）排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?1/4處。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm?5mm。頁碼。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。編輯本段公文的行文規(guī)則公文的行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。行文規(guī)則包括行文原則、行文方向和行文要求三個方面。（一）堅持行文原則，提高行文效用“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用?！笔切形牡幕驹瓌t，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。改變那種“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。行文的必要性是