家庭檔案管理辦法試行專題講座

《哈爾濱市家庭檔案管理方法（試行）》專題講座一、家庭檔案的定義本方法所稱的家庭檔案，是家庭及家庭成員在家庭生活中形成和在社會(huì)活動(dòng)中形成可歸屬個(gè)人的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和不同載體的歷史記錄。二、家庭檔案的管理原則家庭檔案是維護(hù)家庭及家庭成員合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益，反映家庭歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，應(yīng)集中存放、統(tǒng)一管理。三、家庭檔案的管理人員家庭應(yīng)確定一名家庭成員負(fù)責(zé)家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學(xué)習(xí)駕馭必要的檔案法律學(xué)問和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報(bào)家庭檔案整理狀況。四、家庭檔案的收集是把散存在家庭成員手中及其他有關(guān)方面的具有保存價(jià)值的檔案材料相對(duì)集中并統(tǒng)一管理的過程。家庭檔案的收集應(yīng)遵循家庭檔案的自然形成規(guī)律，保證家庭檔案的完整、精確。五、家庭檔案收集的主要范圍（一）寶寶康樂檔案：支配生育材料，胎兒誕生及發(fā)育成長材料，嬰兒誕生材料，嬰幼兒保健材料，嬰幼兒教化材料，嬰幼兒音像材料等。（二）學(xué)生時(shí)代檔案：典型的學(xué)習(xí)課本、學(xué)習(xí)作業(yè)、學(xué)習(xí)成果單，畢業(yè)證等證件，學(xué)校生活的照片、錄音、錄像，升學(xué)考試材料，學(xué)習(xí)日記，師生書信，畢業(yè)紀(jì)念及同學(xué)互贈(zèng)材料，擇業(yè)材料等。（三）戀愛婚姻檔案：戀愛書信及照片、結(jié)婚證書、結(jié)婚及金婚（銀婚）照片、錄像等。（四）工作成果檔案：本人簡歷，工作總結(jié)，工作成就，工作日記，發(fā)表的論文及著作手稿，職稱證書，工作證，科研、革新、獨(dú)創(chuàng)材料，獲得榮譽(yù)、證書等。（五）家庭財(cái)產(chǎn)檔案：戶口簿、土地證、房產(chǎn)證、存折、國庫券、保險(xiǎn)單、股票權(quán)證、護(hù)照、家庭物資管理記錄、財(cái)務(wù)收支狀況、工資單、水電費(fèi)發(fā)票等。（六）家用設(shè)備檔案：家用設(shè)備說明書、合格證、電路圖、發(fā)票、保修單等。（七）醫(yī)療保健檔案：健康體檢表，病歷，身體檢查的片子，化驗(yàn)單，家族病史記錄等。（八）社會(huì)交往檔案：來往書信、通訊錄、同學(xué)錄、賀卡、重要名片等。（九）保藏愛好檔案：字畫、郵票、紀(jì)念品、錢幣、糧票、煤票、圖書、剪報(bào)、旅游門票、旅游筆記、旅游地圖、自創(chuàng)作品等。（十）家庭歷史檔案：家族簡況、家史、父系親屬和母系親屬簡況記錄、家庭成員基本狀況記錄、家庭成員生日一覽、家庭歷次搬遷狀況記錄、家庭大事記、譜牒等。（十一）照片音像檔案：合家團(tuán)聚的照片，家庭成員生日錄像，有紀(jì)念意義活動(dòng)的錄音、錄像、照片等。六、家庭檔案的整理就是將處于零散狀態(tài)的家庭檔案材料，進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。七、家庭檔案的分類就是將家庭及其成員所形成的全部檔案，按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成確定的層次和類別，使家庭檔案構(gòu)成一套有機(jī)的體系。八、家庭檔案的分類方法家庭檔案管理可接受基本分類法（適合于家庭檔案數(shù)量較少）和復(fù)合分類法（適合于家庭檔案數(shù)量較多）。一、基本分類法：（一）按家庭檔案所反映的內(nèi)容可把家庭檔案分為寶寶康樂類、學(xué)生時(shí)代類、戀愛婚姻類、工作成果類、家庭理財(cái)類、家用設(shè)備類、醫(yī)療保健類、社會(huì)交往類、保藏愛好類、家庭歷史類、照片音像類等。（二）按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書類、書信類、票據(jù)類、手稿類、字畫類、病歷類、照片類、錄音帶類、錄像帶類、計(jì)算機(jī)軟盤類、綜合類。（三）按家庭檔案所記錄的家庭成員，可把家庭檔案分為祖父（外祖父）、祖母（外祖母）、父親、母親、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹，即家庭中有多少位成員就設(shè)多少類，再加綜合類。二、復(fù)合分類法：（一）形式－成員分類法，即家庭檔案材料按形式分開，在形式下面再按家庭成員分。（二）內(nèi)容－成員分類法，即家庭檔案材料按內(nèi)容分開，在內(nèi)容下面再按家庭成員分。（三）形式－內(nèi)容分類法，即家庭檔案材料按形式分開，在形式下面再按內(nèi)容分。（四）成員－形式分類法，即家庭檔案材料按成員分開，在成員下面再按形式分。九、家庭檔案的排列包括檔案盒內(nèi)檔案材料的排列和家庭檔案盒的排列。家庭檔案盒內(nèi)檔案材料可以按時(shí)間或重要程度排列依次。通常狀況下，依據(jù)家庭檔案材料形成的時(shí)間依次進(jìn)行排列。家庭檔案盒的排列，各家庭可依據(jù)家庭生活實(shí)際確定排列依次，但應(yīng)將同類檔案排列在一起。十、家庭檔案的編號(hào)是指在不同類別的檔案有序排列的基礎(chǔ)上，給每件檔案材料一個(gè)號(hào)碼，用以固定家庭檔案材料的位置，便于查找和利用。家庭檔案編號(hào)應(yīng)按每個(gè)大類內(nèi)檔案材料的排列依次，從“1”起先編流水號(hào)。家庭檔案數(shù)量較多的，應(yīng)對(duì)家庭檔案盒進(jìn)行編號(hào)。家庭檔案盒的盒號(hào)，按大類從“1”起先編流水號(hào)。家庭檔案數(shù)量少的，可以不對(duì)家庭檔案盒進(jìn)行編號(hào)。十一、家庭檔案的編目主要包括編制家庭檔案書目、填寫家庭檔案盒脊背標(biāo)簽。家庭檔案書目的項(xiàng)目內(nèi)容包括件號(hào)、題名、日期、頁（張）數(shù)、盒號(hào)、備注等。家庭檔案書目按大類內(nèi)檔案材料排列依次漸漸編制，單獨(dú)存放。家庭檔案盒脊背標(biāo)簽內(nèi)容包括家庭檔案類別、盒號(hào)。家庭檔案盒脊背內(nèi)容可填寫在不干膠標(biāo)簽上，也可按確定規(guī)格打印標(biāo)簽，然后粘貼在家庭檔案盒脊背上。家庭檔案數(shù)量少的可不編目。十二、家庭檔案的裝盒是指依照家庭檔案的不同種類及其排列方法，按件號(hào)的先后依次將檔案材料裝入檔案盒。十三、家庭檔案的保管家庭應(yīng)將家庭檔案放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、隱私、珍貴的家庭檔案可單獨(dú)存放。留意防火、防潮、防蟲、防光、防塵。家庭認(rèn)為保管條件不具備的，可將其珍貴的家庭檔案及其他檔案送所在市、區(qū)、縣（市）檔案館寄存。十四、家庭檔案的利用（一）家庭成員可依據(jù)實(shí)際須要利用家庭檔案，用后歸放原處，防止丟失。（二）涉及個(gè)人隱私的家庭檔案要經(jīng)本人同意方可利用，保密、珍貴的家庭檔案應(yīng)嚴(yán)格限制利用。（三）家庭檔案全部者可以自愿向國家檔案館捐贈(zèng)其家庭檔案。家庭檔案捐贈(zèng)檔案館后，家庭檔案全部者對(duì)其家庭檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)其家庭檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的看法。（四）家庭檔案的全部者有權(quán)公布自家的家庭檔案，但必需遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家平安和利益，不得侵?jǐn)_他人的合法權(quán)益。（五）家庭全部的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的家庭檔案，向國家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)市、區(qū)縣人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。嚴(yán)禁賣給或者贈(zèng)送給外國人。家庭檔案是一個(gè)家庭或家庭成員在社會(huì)活動(dòng)和家庭