行政與信息管理手冊

GMS管理體系文件之二某公司——行政與信息管理手冊PAGEPAGE122某公司行政與信息管理手冊（初稿）受控狀態(tài)：受控號：持有人：文件編號：發(fā)布日期：實施日期：編制人：審核人：批準人：

目錄1手冊說明 2行政事務管理 2.1工作環(huán)境管理辦法 公司人員出入公司時間記錄表 來賓登記表 公共場所環(huán)境衛(wèi)生檢查表 辦公室環(huán)境衛(wèi)生檢查表 2.2考勤管理制度 員工考勤統(tǒng)計表 員工請假單 補休單 2.3低值易耗品與辦公用品管理辦法 低值易耗品與辦公用品需求計劃表 低值易耗品與辦公用品采購申請單 低值易耗品與辦公用品領(lǐng)用登記卡 2.4車輛管理辦法 車輛行駛記錄 車輛使用記錄 車輛報修單 行駛事故處理報告書 2.5檔案管理辦法 附件一：文書檔案管理細則 附件二：人事檔案管理細則 附件三：經(jīng)營檔案管理細則 附件四：會計檔案管理細則 附件五：工程技術(shù)檔案管理細則 附件六：影像檔案管理細則 附件七：實物檔案管理細則 文件移交歸檔登記表 借用檔案登記表 2.6文件管理辦法 外來文件登記表 文件評審、會簽表 2.7出差管理辦法 出差申請單 2.8計算機及附屬設(shè)備管理辦法 2.9印章管理辦法 集團公司及子公司印章保管清單 用印申請表 印章使用登記簿 3信息管理 3.1會議管理制度 會議簽到表 會議通知 會議提案書 會議記錄 3.2信息管理辦法 工作聯(lián)絡(luò)單 工作聯(lián)絡(luò)回復單 4法律事務管理 4.1法律事務管理辦法 4.2經(jīng)濟合同管理辦法 合同管理職能分配表 合同評審表 合同爭議報告表

1手冊說明1、手冊內(nèi)容本手冊是集團公司為導入、實施全面管理體系（GMS管理模式）而編制，是全面管理體系的子體系，包括：——集團公司行政事務管理體系的范圍；——集團公司關(guān)于行政事務管理體系要求的關(guān)鍵制度、規(guī)程文件。2、適用范圍本手冊適用于集團公司本部、各部門和各子公司的行政事務管理，具體見下頁《體系文件適用范圍》。3、用語解釋（本手冊出現(xiàn)的術(shù)語或簡稱）——“集團公司”、“本公司”、“公司”是指某公司（集團）股份有限公司；——“集團公司本部”是集團公司所在辦公場所和所有部門、人員，不含下屬子公司；——“子公司”是指集團公司獨資或控股的下屬子公司。——“項目子公司”、“項目公司”是指集團公司獨資或控股的下屬子公司中從事房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營的子公司?！案鞑块T”、“各職能部門”是指集團公司本部所屬管理中心和管理中心下屬職能部門等管理體系所覆蓋的各職能管理機構(gòu)?！皼Q策層”是指集團公司董事長、副董事長、總裁和副總裁；——“高層管理人員”、“高管層”、“高層領(lǐng)導”、“高管人員”是指集團公司決策層人員和各中心總經(jīng)理；——“分管領(lǐng)導”、“分管副總裁”是指集團公司分管或主管某項工作、某管理中心的副總裁；——“中心領(lǐng)導”是指集團公司管理中心總經(jīng)理；——“部門負責人”除了另有說明外僅指各管理中心下屬各部門經(jīng)理；——“項目負責人”、“項目公司負責人”指項目子公司第一經(jīng)營責任人，即項目子公司總經(jīng)理。4、手冊管理本手冊為集團公司受控文件，由總裁批準頒布執(zhí)行。手冊管理的所有相關(guān)事宜由集團公司企業(yè)管理部統(tǒng)一負責，未經(jīng)集團公司總裁批準，任何人不得將手冊提供給公司以外人員。手冊持有者調(diào)離工作崗位時，應將手冊交還企業(yè)管理部，辦理核收登記。本手冊除持有人外，相關(guān)文件、規(guī)定應發(fā)放至有關(guān)執(zhí)行人員，企業(yè)管理部做好復印和發(fā)放登記。手冊持有者應妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或轉(zhuǎn)借給其他公司或人員。在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負責人應匯總意見，及時反饋到企業(yè)管理部。企業(yè)管理部每半年一次對手冊的適應性、有效性進行評審，必要時對手冊予以修改，執(zhí)行《GMS體系文件管理規(guī)程》的有關(guān)規(guī)定。體系文件適用范圍管理過程集團公司本部子公司項目子公司其他子公司2.1工作環(huán)境管理辦法■2.2考勤管理制度■◆◆2.3低值易耗品與辦公用品管理辦法■2.4車輛管理辦法■◆◆2.5檔案管理辦法■■■2.6文件管理辦法■2.7出差管理辦法■◆◆2.8計算機及附屬設(shè)備管理辦法■2.9印章管理辦法■■■3.1會議管理制度■■■3.2信息管理辦法■■■4.1法律事務管理辦法■■■4.2經(jīng)濟合同管理辦法■■■■：遵照執(zhí)行；◆：參照執(zhí)行

2行政事務管理2.1工作環(huán)境管理辦法第一章總則第一條工作環(huán)境反映集團公司的內(nèi)外部形象，體現(xiàn)集團公司的管理水平，也直接影響工作效率。為了加強對集團公司工作環(huán)境的管理，制定本辦法。第二條工作環(huán)境是指集團公司辦公場所的工作秩序和環(huán)境，包括公共場所及辦公室。第三條本制度適用于集團公司本部的考勤管理。第四條集團公司行政管理部負責集團公司工作環(huán)境的管理。第二章接待管理第五條接待人員應嚴格遵守崗位職責，加強對進出人員和收發(fā)品的管理，嚴禁擅離工作崗位。第六條人員出入管理1、本集團公司人員出入管理（1）本集團公司員工出入集團公司，應按集團公司要求穿著服裝。（2）集團公司人員因公外出時，應經(jīng)直接上級批準。下班前不能返回集團公司的，應告知直接上級。直接上級應在考勤卡上簽字確認。2、外來人員出入管理凡集團公司外人員來訪者，接待人員不認識的，應先要求來訪者填寫《來賓登記表》。如被訪者是集團公司高層領(lǐng)導的，應由被訪者核準后方可允許進入集團公司。第七條收發(fā)管理1、在接收報紙時接待人員應核準數(shù)量，在接收信件、物品時接待人員應核準后辦理簽收手續(xù)。2、接收的報紙、信件、物品應在當日分發(fā)給收件人。具體執(zhí)行《文件管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。第三章公共場所環(huán)境管理第八條集團公司公共場所的環(huán)境衛(wèi)生由集團公司聘請的專職保潔員（物業(yè)公司）負責維護，集團公司行政管理部負責監(jiān)督管理。第九條集團公司所有工作人員應自覺維護公共場所的環(huán)境衛(wèi)生，嚴禁堆放雜物，嚴禁丟棄垃圾、廢品、碎屑，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣。第十條集團公司行政管理部負責更換公共場所的花卉，并責成保潔員做好花卉保養(yǎng)工作。第十一條公共場所秩序（1）辦公區(qū)內(nèi)走路要輕盈、快捷，見到領(lǐng)導要主動讓道或在領(lǐng)導左側(cè)或后面行走。（2）盡量不要在公共場所大聲談話或討論問題，避免大聲呼喚、說笑，影響他人。（3）不要與來訪人員在公共場所談話、更不要爭吵。第四章辦公室工作環(huán)境管理第十二條集團公司各辦公室工作人員應自覺維護本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生，各辦公室負責人對本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生負責。第十三條進出辦公室必須輕輕關(guān)門，不能產(chǎn)生很大聲響。第十四條辦公室內(nèi)務管理標準：（1）辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得隨意擺放；（2）桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈；（3）室內(nèi)文件柜文件擺放科學有序，外觀整潔；（4）辦公室墻面禁止張貼文件或圖表，并保證墻面清潔；（5）保證室內(nèi)所有電氣開關(guān)安全、能夠正常使用；（6）辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正；（7）要節(jié)約用電，在光線允許情況下不要開燈；（8）在溫度適宜情況下不要開啟空調(diào)，正常開啟空調(diào)時，人員長時間離開辦公室請關(guān)閉空調(diào)；（9）窗簾懸掛要整齊；（10）門、窗能夠正常使用，防止安全隱患；（11）辦公桌、沙發(fā)。茶幾上不允許擺放過期的雜志和報紙（專業(yè)報刊除外）；（12）辦公室內(nèi)不允許存放與工作無關(guān)的私人物品。第十五條未經(jīng)部門負責人同意，辦公室其他工作人員禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工作（寫字）臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。第五章附則第十六條集團公司根據(jù)實際需要不定期對工作環(huán)境進行改造、裝修。改造、裝修的所有相關(guān)事宜，包括設(shè)計、施工單位的選擇及施工管理均由行政管理部負責，其他有關(guān)部門和人員應積極配合、協(xié)助。第十七條集團公司下班時，最后離開的人確保集團公司大門閉鎖。第十八條本規(guī)定由集團公司行政管理部負責解釋。第十九條本規(guī)定自頒布之日起施行，此前有關(guān)規(guī)定同時廢止。

集團公司人員出入集團公司時間記錄表時間：年月日記錄人：出入人員姓名出入時間出入人員姓名出入時間來賓登記表來賓單位來賓姓名來訪時間月日時分攜帶物品來訪事由到訪部門接待人離開時間月日時分接待人簽字

公共場所環(huán)境衛(wèi)生檢查表檢查人：檢查項目良好一般較差缺點事實改善事項前廳樓梯會議室平臺衛(wèi)生間花卉其它備注：本表由檢查人填寫、保存。辦公室環(huán)境衛(wèi)生檢查表檢查人：檢查項目良好一般較差缺點事實改善事項門窗地面墻面辦公家具辦公設(shè)備室內(nèi)花卉其它備注：本表由檢查人填寫、保存。2.2考勤管理制度第一條考勤管理是工作日常管理的基本規(guī)章。員工出勤狀況反映該崗位的工作量、重要程度及崗位工作人員對工作的熱情和敬業(yè)精神。為了嚴肅勞動紀律，加強考勤管理，保障集團公司各項工作的有序開展，制定本制度。第二條本制度適用于集團公司本部的考勤管理。第三條集團公司行政管理部負責集團公司考勤管理，并負責監(jiān)督。第四條工作時間（一）集團公司實行每周五天工作制，每周工作40小時，星期一至星期五為工作日，星期六、星期日為休息日。集團公司可根據(jù)工作需要在休息日開會或加班。（二）上下班時間：上午8：30～12：00，下午13：00～17：30。臨時調(diào)整工作時間時，行政管理部應提前通知。第五條上班時間要求（一）員工上午上班應提前10分鐘到達。到達辦公室后要主動打掃衛(wèi)生，準備好當日工作所需要的文件資料等，并提前準備完畢。上班時間前5分鐘所有員工必須準備開始工作，上班時間開始準時進入工作狀態(tài)。（二）集團公司總裁及經(jīng)總裁特批的人員的上班時間可以適當延遲，但不應影響正常工作。（三）需要直接到其它單位或項目現(xiàn)場的，應在上一工作日或當日上班時間前告知直接上級和考勤人員。未提前告知而直接因公外出的，按遲到處理或給予口頭警告處分；謊報事實的，集團公司一經(jīng)驗證屬實，按曠工一天處理。直接上級隱瞞、謊報或事后補簽考勤卡的，集團公司一經(jīng)驗證屬實，給予經(jīng)濟罰款。（四）中午有宴會活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。因特殊情況需要推遲時間的，參加人員應及時告知各自的直接上級。除了集團公司高管人員外，任何部門必須有人留守值班。第六條工作間歇時間為了提高工作效率、科學利用工作時間，上、下午上班兩個小時后可休息15分鐘左右。各辦公室負責人應掌握工作間歇時間。第七條下班時間（一）下班時間前，任何人員嚴禁談論就餐、購物等與工作無關(guān)的話題，各部門負責人要切實監(jiān)督。下班后，應整理好桌面，防止文件的損毀、遺失和泄露。（二）中午就餐后為午休時間。在午休時間內(nèi)，任何人嚴禁有足以影響他人休息的言行。（三）因私事而不得不在正常下班時間前離開集團公司，視為早退。早退應告知直接上級，由直接上級在考勤卡上簽字確認。（四）下午下班前不能回集團公司的，應告知直接上級。經(jīng)直接上級同意后，第二天應由直接上級在考勤卡上簽字確認。第八條遲到（一）未在規(guī)定的上班時間到達集團公司的，視為遲到。（二）對遲到者每遲到一次，扣除日崗位薪酬的20%，月遲到3次按事假一天計算。第十條早退未告知直接上級而擅自早退的，兩小時以內(nèi)，扣半日崗位薪酬；超過兩個小時的，扣全日崗位薪酬；超過四個小時的，按曠工一天處理。第十一條曠工（一）除了本制度所規(guī)定的有關(guān)情形外，以下情況確認為曠工：1、員工未經(jīng)批準擅自缺勤，事后無正當理由補假；2、員工謊報、偽造證明，以不正當手段騙取假期；3、員工不服從或違反工作安排，消極怠工；4、其它任何未經(jīng)直接上級批準或直接上級不知道原因而沒有正常上班，均視為曠工。（二）對曠工者，集團公司按以下規(guī)定予以處罰：1、月曠工一天扣發(fā)月崗位薪酬的30%和當月應分攤績效工資；2、月曠工二天扣發(fā)月崗位薪酬的60%和當月的應分攤績效工資；3、月曠工三天以上（含三天）扣發(fā)月崗位薪酬的100%、當月的應分攤績效工資和獎勵工資，并做自動離職處理。第十二條員工如因出差未按時進行考勤，應于出差歸來后三日內(nèi)找直接上級辦理簽字確認手續(xù)，逾期將視作曠工處理。第十三條請假、休假規(guī)定（一）國家法定的節(jié)假日1、元旦元月一日，放假一天；2、勞動節(jié)放假七天；3、國慶節(jié)放假七天；4、春節(jié)放假七天。（二）病假1、員工因病需在工作時間內(nèi)看病時，應事先向直接上級請假。2、員工因病需休息時，必須持有醫(yī)院就診的病休證明并按醫(yī)院建議病休時間休假。3、病假證明書，必須是區(qū)級以上醫(yī)務部門的證明，并經(jīng)部門、單位負責人批準后方可按病假處理，病休證明一次最多只算三天（住院和病重例外）。4、員工因患病需要醫(yī)療或休息的，應辦理請假手續(xù)。5、按日扣除日崗位薪酬的70%和日績效工資，季度績效工資根據(jù)季度內(nèi)扣除額計算。（三）事假1、為了不影響集團公司工作，員工有事應盡可能安排在公休假日辦理，必須占用工作時間辦理的，必須按規(guī)定辦理請假手續(xù)。2、按日扣除日崗位薪酬和日績效工資，季度績效工資根據(jù)季度內(nèi)扣除額計算。。（四）婚假根據(jù)《婚姻法》以及《計劃生育條例》的規(guī)定，員工結(jié)婚可享受以下待遇:1、執(zhí)行國家規(guī)定的法定結(jié)婚假期；2、員工結(jié)婚請婚假，本人必須持有法定結(jié)婚證，經(jīng)本部門直接上級批準，到集團公司行政管理部辦理手續(xù)后方可休婚假；3、婚假5個工作日內(nèi)（含5個工作日）不計扣崗位薪酬，按日扣除績效工資。5個工作日以上的婚假按日扣除日崗位薪酬和日績效工資。（五）喪假1、員工直系親屬（父母<不包括岳父母>、配偶、子女）死亡時，經(jīng)直接上級批準給假5天，死亡者在外地需員工本人前去料理的，可根據(jù)路程另給往返路程假。2、規(guī)定的喪假及路程假期內(nèi)，員工產(chǎn)生的差旅費用自理。3、喪假5個工作日內(nèi)（含5個工作日）不計扣崗位薪酬，按日扣除績效工資。5個工作日以上的喪假按日扣除日崗位薪酬和日績效工資。（六）產(chǎn)假1、執(zhí)行國家法定假期。2、凡產(chǎn)假或護理假未足規(guī)定天數(shù)，經(jīng)直接上級認可而提前上班者，依基本工資折算發(fā)給補貼。3、產(chǎn)假期間工資由社保所發(fā)放，并執(zhí)行國家相關(guān)規(guī)定。。（七）工傷假1、員工因工傷需休息時，須有醫(yī)療部門診斷和病休證明，經(jīng)集團公司行政管理部確認、總裁批準后方可按工傷假處理。需繼續(xù)休息時要按時交診斷書和病休證明。2、工傷醫(yī)療期內(nèi)集團公司除了承擔法律規(guī)定的醫(yī)療費外另發(fā)放500元/月基本工資。第十四條員工申請各類假期（事假、病假、婚假、喪假、產(chǎn)假、護理假、工傷假）均應填寫《員工請假單》，并附上有關(guān)證明，按相關(guān)審批權(quán)限審批和行政管理部核實后才能休假。若因突發(fā)事件或急病不能先行辦理請假手續(xù)者，應使用電話其它快捷、準確方式向其直接上級請假，并于假后上班兩天內(nèi)補辦相應手續(xù)。第十五條請假手續(xù)的審批（一）員工的婚假、喪假、產(chǎn)假、護理假的申請由直接上級予以核準，行政管理部審核。（二）員工病假、事假、工傷假的核準權(quán)限如下：1、員工請假一天（含）以內(nèi)，由所在中心負責人核準即可；請假三天（含）以內(nèi)，除須經(jīng)中心負責人核準外，還需分管副總裁的核準；超過三天，除中心負責人、分管副總裁批準外，還需報總裁核準；沒有分管副總裁的，直接報總裁核準。2、中心、部門負責人以上人員請假一天（含）以內(nèi)，由集團公司分管副總裁批準；一天以上，由分管副總裁批準、總裁核準。3、集團公司副總裁請假，由總裁批準。（三）員工請假理由不充分，或有礙工作時，上級可酌情不予準假，或縮短假期，或責令改期請假。（四）所有假期申請單辦妥手續(xù)后交由行政管理部審查備案，作為考勤核查的依據(jù)。（五）員工請假先事先選定職務代理人，但需經(jīng)直接上級核準。（六）違反上述規(guī)定的處罰：1、未按請假審批程序規(guī)定辦妥請假手續(xù)而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。2、休假期間未委托工作代理人，視為工作責任心不強，給予警告處分。第十六條上班時間臨時外出工作時間臨時外出的，應將工作委托他人，并告知直接上級。沒有委托和告知而影響工作的，給予警告。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責者，給予警告。第十七條集團公司實行加班補休制度：凡在節(jié)假日或公休日加班的，沒申請領(lǐng)取加班費的，在不影響正常工作時可以補休。補休天數(shù)不超過加班天數(shù)。需要補休的，應填制《補休單》，并依據(jù)病假、事假、工傷假的核準權(quán)限予以審批。第十八條全年沒有缺勤（無遲到、早退現(xiàn)象，全年病事假不超過5個工作日）的，集團公司發(fā)放全勤獎。全勤獎發(fā)放標準為500元/年。第十九條集團公司各下屬子公司考勤管理可參照本制度執(zhí)行，或另行制定相應制度文件，并報集團公司行政管理部備案。第二十條本制度由集團公司行政管理部負責解釋。第二十一條本制度自頒布之日起施行。此前頒布的相關(guān)規(guī)定同時廢止。

員工考勤統(tǒng)計表月份：月部門姓名出勤天數(shù)遲到早退曠工請休假扣款說明：本表由行政管理部負責核準、統(tǒng)計后交集團公司財務部，作為在當月薪資中扣款的依據(jù)。

員工請假單姓名部門（單位）職務崗位編號假別（劃√）病假事假婚假喪假產(chǎn)假工傷假請假事由起止日期簽批部門負責人：分管領(lǐng)導：總裁：

補休單姓名部門（單位）職務崗位編號補休事由起止日期簽批部門負責人：分管領(lǐng)導：總裁：

2.3低值易耗品與辦公用品管理辦法第一條為規(guī)范集團公司低值易耗品與辦公用品管理工作，有效控制低值易耗品與辦公用品的采購、驗收、發(fā)放和使用，制訂本辦法。第二條本制度適用于集團公司本部的低值易耗品與辦公用品管理。第三條集團公司行政管理部負責低值易耗品與辦公用品的控制管理。第四條低值易耗品與辦公用品的界定將單位價值為200元～2000元（含200元、不含2000元）的工具、器具、辦公用具、用品界定為低值易耗品與辦公用品。第五條低值易耗品與辦公用品的分類（一）屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品，如：小型辦公設(shè)備、電器等，參見《固定資產(chǎn)管理辦法》。（二）辦公自動化設(shè)備耗材：如：硒鼓、色帶、墨盒、碳粉、光盤、磁盤、移動存儲設(shè)備、打印紙、復印紙等。（三）一般消耗品，如：簽字筆、白板筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、記事本、復寫紙、檔案袋、標簽、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、書釘?shù)?。（四）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、裝訂機、打孔機、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算器、印泥等。（五）專用低值易耗品與辦公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、電池等。第六條低值易耗品與辦公用品消耗定額（一）屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品：執(zhí)行《固定資產(chǎn)管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。（二）辦公自動化設(shè)備耗材：由行政管理部核實后統(tǒng)一購買。（三）一般消耗品：每人每年不超過100元。（四）耐用消耗品：以舊換新。（五）專用低值易耗品與辦公用品：以舊換新。第七條低值易耗品與辦公用品年度預算集團公司對低值易耗品與辦公用品的消耗實行年度預算制度，年度預算為150－200元/人/年。具體預算根據(jù)各年度工作量進行調(diào)整，由行政管理部提出、總裁同意后在年度預算會議討論通過。第八條低值易耗品與辦公用品的采購（一）低值易耗品與辦公用品原則上由行政管理部統(tǒng)一采購。（二）采購計劃的編制與審批1、每季度最后一個月的25～26日，集團公司各職能部門的負責人將填寫好的《低值易耗品與辦公用品需求計劃表》簽字后交行政管理部。2、行政管理部匯總各職能部門的《低值易耗品與辦公用品需求計劃表》后，于每季度最后一個月的28日填寫《低值易耗品與辦公用品采購申請單》，交企業(yè)管理中心總經(jīng)理審核后，報總裁審批?！掇k公用品需求計劃表》應有“年度總預算”、“上季度累計”、“本季度金額”、“本季度累計及占總預算的比例”等欄目。3、總裁審批后，由行政管理部負責采購。（三）采購1、行政管理部必須建立辦公用品《合格供方名冊》。采購時，必須在辦公用品《合格供方名冊》中選擇。2、部分新、特、進口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供應商處購買時，應將該家補充進辦公用品《合格供方名冊》。3、辦公用品《低值易耗品與合格供方名冊》至少包括大型商場和個體文具專業(yè)批發(fā)商。4、采購前，必須填寫《低值易耗品與辦公用品采購申請單》，經(jīng)總裁審批后方可采購。5、采購時，應在電話上要求送貨，由采購實施人員驗收。除特殊情況，一般不允許用車外出采購。6、必需品、不易采購或耗用量大者應酌量庫存。部門專用或特殊辦公用品，經(jīng)行政管理部經(jīng)理同意后各部門自行采購，采購后到行政管理部辦理入庫和出庫（領(lǐng)用）手續(xù)。7、采購人對采購質(zhì)量負責。辦公用品采購后，由保管人核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后再在發(fā)票背面簽字驗收、入庫。第九條低值易耗品與辦公用品的保管與發(fā)放（一）行政管理部行政主管人員負責對采購的低值易耗品與辦公用品進行登記，并妥善保管。（二）低值易耗品與辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。“個人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打孔機、裝訂機等專用辦公用具。“部門領(lǐng)用”的專用辦公用具由部門負責人或其指定人員負責保管。（三）行政管理部負責建立“低值易耗品與辦公用品登記簿”，對低值易耗品與辦公用品的發(fā)放進行動態(tài)管理。（四）集團公司全體員工應本著厲行節(jié)約的原則使用低值易耗品與辦公用品，能共同使用的盡可能共同使用，能重復利用的盡可能重復利用，嚴禁浪費、丟失、私用。（五）新入職人員由各部門負責人通報行政主管后，新入職人員到行政管理部辦理領(lǐng)用手續(xù)。人員離職時，應將剩余辦公用品一并交部門內(nèi)勤人員。第十條低值易耗品與辦公用品如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償或自購。第十一條低值易耗品與辦公用品嚴禁帶回家私用。第十二條印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政管理部統(tǒng)一印刷、保管。第十三條打印、復印耗材的使用（一）集團公司各部門要節(jié)約使用打印紙。復印時，要嚴格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復印的作廢紙張，由管理員留存。嚴禁打印、復印與工作無關(guān)的資料，嚴禁私用打印、復印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，集團公司按0.5元/頁計費。（二）除了對外報送的文件資料，集團公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。第十四條低值易耗品與辦公用品的攤銷采用全額攤銷法。行政管理部行政主管月末、年末要盤點清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié)構(gòu)合理化并做到帳實相符。第十五條行政管理部行政主管每季度對上季度的低值易耗品與辦公用品的消耗情況進行匯總。如果實際消耗費用超出季度預算的，應分析原因，并進行動態(tài)控制。第十六條每年年底在編制年度預算前，行政管理部行政主管匯總?cè)甑霓k公用品實際耗用量和金額，分析與計劃預算的偏差情況，寫成總結(jié)報告，報行政管理部經(jīng)理留存，并作為編制下一預算年度的依據(jù)。第十七條未盡事宜，本辦法由行政管理部負責解釋。第十八條本辦法自頒布之日施行。

低值易耗品與辦公用品管理流程圖需求計劃需求計劃匯總采購保管審核批準領(lǐng)用表1表2是否批準表4表3NoYes………各部門………行政主管………行政主管………至總裁………行政管理部………各部門

低值易耗品與辦公用品需求計劃表部門：月份個人用品類業(yè)務使用類用品名稱單位單價數(shù)量用品名稱單位單價數(shù)量小計小計年度總預算上月累計本月金額本月累計占總預算的比例申請人部門經(jīng)理低值易耗品與辦公用品采購申請單年月日序號物品名稱用途數(shù)量單價金額備注合計金額行政管理中心意見年月日總裁意見年月日低值易耗品與辦公用品領(lǐng)用登記卡日期物品名稱單位數(shù)量所在部門領(lǐng)用人簽字年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日2.4車輛管理辦法第一章總則第一條為了加強對集團公司的車輛管理，控制管理費用支出，保障集團公司車輛的合理、高效使用，制訂本辦法。第二條本制度適用于集團公司公務車輛及車輛駕駛員的管理。第三條在集團公司未實行車輛使用改革前，集團公司暫不發(fā)放相關(guān)補助。第四條集團公司行政管理部是本制度的主控部門，負責集團公司車輛管理的所有相關(guān)適宜。第五條集團公司各部門、各級人員應遵守本規(guī)定，并積極配合行政管理部的工作。第二章車輛使用管理第六條集團公司為以下職位人員配備專用車輛：1、董事長；2、總裁；3、副總裁。第七條根據(jù)工作需要，集團公司可為部分部門配備部門專用車輛。第八條除了專用車輛外，集團公司的公共車輛統(tǒng)一由行政管理部車隊隊長進行調(diào)度管理。如果公共車輛不能滿足使用要求，車隊隊長可與專用車輛使用人協(xié)調(diào)臨時使用事宜。第九條本集團公司人員因公用車須于事前向行政管理部申請調(diào)派。行政管理部依重要性、緊急程度調(diào)度車輛。不按規(guī)定辦理申請而直接與駕駛員協(xié)調(diào)者，駕駛員有權(quán)拒絕。駕駛員不得擅自出車。第十條每車設(shè)置“車輛行駛記錄”，每日應記載使用人、行駛里程、時間、地點、用途等。車隊隊長每月抽查一次。發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或未記載者主管可提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者應給以處分，并停止其使用權(quán)利。第十一條每車設(shè)置“車輛使用記錄”，駕駛員應及時填寫。車隊隊長檢查記錄情況并于每月初連同行駛記錄表一并轉(zhuǎn)行政管理部經(jīng)理審核。第三章駕駛員管理第十二條駕駛員必須具有駕照，并接受行政管理部的管理。第十三條未經(jīng)行政管理部經(jīng)理允許，駕駛員嚴禁外借公務車。擅自外借者，給予20元/次的罰款。第十四條駕駛員在駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應立即報告，否則最后駕駛員要對由此引發(fā)的后果負責。第十五條駕駛員必須嚴格遵守交通規(guī)則。因違犯交通規(guī)則而罰款的，由駕駛員承擔。因違犯交通規(guī)則而接受培訓教育的，費用由駕駛員承擔。第十六條未經(jīng)行政管理部允許，嚴禁駕駛員公車私用。無論是否允許，駕駛員或其他人員公車私用時違規(guī)、損毀、失竊的，在扣除理賠額后損失全部由使用人負擔。第十七條節(jié)假日及公休日因私用車的，需經(jīng)集團公司主要領(lǐng)導批準。否則，私自出車如發(fā)生違規(guī)、損毀、失竊的，均由使用人負全部責任。第十八條駕駛員應愛護車輛，保持車輛衛(wèi)生、清潔。第四章維修保養(yǎng)第十九條行政管理部應監(jiān)督車輛駕駛員按規(guī)定的時間和行駛里程及時進行車輛的維護保養(yǎng)。第二十條車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進行修理，但無迫切需要或修理費超過500元的，應向行政管理部經(jīng)理請示。除了車輛必須就近維修或必須到特定單位維修外，駕駛員應到指定或特約修護單位對車輛進行維護保養(yǎng)。車輛維修前，行政管理部應委托或指定其它駕駛員進行驗證，并填制《車輛保修申請》。自行修復者，可報銷零件購置費用。第二十一條由于駕駛員未按期保養(yǎng)、審驗車輛，或者因使用不當而致車輛損壞或機件故障，應依情節(jié)輕重，由駕駛員承擔30％的維修費用。第五章車輛費用控制第二十二條維修及維護保養(yǎng)費用由行政管理部經(jīng)理核實“車輛使用記錄”后憑發(fā)票實報實銷。第二十三條車輛憑票加油，車輛使用人及司機在報銷聯(lián)上簽字后在48小時之內(nèi)送財務部。第二十四條保險費（一）行政管理部負責統(tǒng)一辦理集團公司的車輛保險手續(xù)。車輛險種、保險費、保險集團公司選擇等應報經(jīng)總裁同意。（二）保險集團公司返還的禮品、禮金及任何有價物品、證券等均屬集團公司所有，行政管理部必須如實報告。違反者將給予估價金額的1倍的罰款。第二十五條事故處理費發(fā)生交通事故后，駕駛員要及時告知集團公司行政管理部經(jīng)理，由集團公司負責辦理理賠和處理手續(xù)。如需向受害當事人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，行政管理部可酌情要求駕駛員承擔一部分差額費用。第六章附則第二十六條嚴禁無證人員駕駛各種車輛，駕駛員不得將車輛交給無證人員駕駛。無證人員駕駛車輛發(fā)生交通事故的，集團公司給予許可人200元/次的罰款，駕駛?cè)顺袚控熑?。第二十七條未經(jīng)行政管理部同意，駕駛員不得擅自交換車輛。第二十八條對全年安全行車，完成任務，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給予安全行車特別獎1000～2000元。具體數(shù)額由行政管理部研究決定。第二十九條集團公司各下屬子公司的車輛管理可參照本辦法執(zhí)行，或另行制定相應制度文件，并報集團公司行政管理部備案。各子公司應對車輛管理費用進行有效控制；集團公司通過預算和管理費用包干管理對相關(guān)費用進行總體控制。第三十條本制度由行政管理部負責解釋。第三十一條本制度自頒布之日起施行，此前實行的有關(guān)制度同時廢止。

車輛行駛記錄車號：月/日事由地點起止時間行使（KM）使用人說明：本表由駕駛員負責記錄、隨車攜帶，每周末交辦公室留存。車輛使用記錄車號：星期洗車加油記錄車況紀錄修護紀錄汽油機油金額配件外觀操控維修保養(yǎng)內(nèi)容金額加油換油輪胎音響冷氣里程數(shù)里程數(shù)星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日說明：本表由駕駛員負責記錄、隨車攜帶，每周末交辦公室留存。車輛報修單車號車型駕駛員累計行駛里程KM維修申請申請人（駕駛員）：日期：指定的其他駕駛員驗證意見行政管理部經(jīng)理意見簽字：日期：簽字：日期：行駛事故處理報告書駕駛?cè)诵彰嚪N登記號碼底盤號碼事故報告日期對事故的處理及解決方法損壞額（A）對人賠償額對物賠償額治療費自車修理費索賠保險金（B）自賠（A）—（B）=行政管理部意見：總裁意見：2.5檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強對集團公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。第二條本辦法適用于集團公司本部及子公司對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。第三條職責分工（一）行政管理部負責對集團公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和集團公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門、子公司的檔案工作及資料員進行業(yè)務指導和培訓。（一）人力資源部負責對集團公司本部人事檔案的直接管理和子公司人事檔案的備案管理。（二）財務部在遵照本制度和財務檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負責集團公司會計檔案的管理，并接受行政管理部的監(jiān)督、檢查。（三）項目公司負責人負責本項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。（四）各部門、子公司應指定本單位的檔案管理人員（兼）并報集團公司行政管理部備案。（五）各部門、子公司負責人負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條檔案的分類集團公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經(jīng)營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。第二章檔案立卷、歸檔第五條行政管理部及各職能部門、子公司的檔案（資料）管理員應定期（每月一次）進行檔案的收集。第六條立卷歸檔的時間（一）各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門、子公司在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)交行政管理部，由行政管理部負責外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復印件。除了項目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由集團公司行政管理部歸檔。（二）凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在當月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門、子公司檔案管理員應把整理審定完畢的檔案資料移交行政管理部保管。（三）在獲得證照后，除了“稅務登記證”在財務部保存外，集團公司的其它各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等）應在7日內(nèi)交行政管理部保存。各子公司項目的各類批文、證照原件，在項目開工后均須移交行政管理部保存。（四）各項目公司應于項目結(jié)束后向集團公司行政管理部移交各類檔案。（五）移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第七條立卷歸檔的要求（一）歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。（二）案卷要求1、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。3、卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映集團公司業(yè)務的全貌，便于保管和利用。4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。（三）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。（四）影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第三章檔案的保管第八條歸檔后的檔案由行政管理部統(tǒng)一保管。各部門、子公司臨時保管的檔案應設(shè)專用檔案柜，并由行政管理部專職檔案管理員負責保管。第九條檔案資料要按門類和載體進行科學的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解集團公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為集團公司各項業(yè)務的開展提供依據(jù)性資料。第十條行政管理部要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。第十一條檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。第四章檔案的借閱和保密第十二條檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復印一般檔案，應經(jīng)行政管理部經(jīng)理批準；重要檔案（機密文件、證照等），需經(jīng)集團公司總裁批準。第十三條各部門、子公司工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)行政管理部經(jīng)理和原形成檔案的部門負責人批準，方可借閱。第十四條借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應積極配合、協(xié)助，嚴禁擅離崗位。第十五條借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復印。私自復印者，集團公司經(jīng)查證屬實后給予“嚴重警告處分”。預期歸還者，檔案管理人員應及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。第十六條檔案的保密（一）檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證集團公司檔案的絕對安全。（二）檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。（三）合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)，涉及集團公司重要信息的檔案必須由副總裁以上領(lǐng)導簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務的由部門負責人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責人及相關(guān)部門負責人簽字方可借閱。（四）經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。（五）企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。第五章檔案鑒定和移交第十七條集團公司行政管理部檔案管理員、各部門、子公司檔案管理員應按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。第十八條檔案的鑒定工作應在集團公司分管領(lǐng)導的指導下，由集團公司行政管理部和有關(guān)業(yè)務人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第十八條檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應保留一份復印件以備查考。第六章附則第十九條本集團公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。第二十條檔案人員應積極開展檔案編研工作，積極配合集團公司有關(guān)部門編寫大事記、組織機構(gòu)沿革等，為集團公司品牌建設(shè)服務。第二十一條集團公司所屬的各子公司的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。第二十二條本辦法有七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。附件一：文書檔案管理細則附件二：人事檔案管理細則附件三：經(jīng)營檔案管理細則附件四：會計檔案管理細則附件五：工程技術(shù)檔案管理細則附件六：影像檔案管理細則附件七：實物檔案管理細則第二十三條本辦法有行政管理部負責解釋。第二十四條本辦法自頒布之日起施行。

附件一文書檔案管理細則第一條為了進一步加強對文書檔案的管理，特制定本細則。第二條本細則適用于集團公司本部及下屬子公司在工作活動中形成的全部文書檔案的管理。第三條職責（一）行政管理部負責集團公司文書檔案的管理。（二）各職能部門、子公司負責本單位文書檔案的立卷、歸檔、移交工作，并指定專人（秘書）負責保管集團公司下發(fā)的文書檔案。（三）各子公司負責本子公司文書檔案的管理工作，并指定專人（秘書）負責保管集團公司下發(fā)的文書檔案。第四條文件材料的歸檔范圍（一）外單位來的文件材料.：1、政府有關(guān)機構(gòu)召開的重要會議的紀要、決議等。2、政府有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的、針對本單位的或必須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、指示、命令等。3、政府有關(guān)機構(gòu)對本集團公司及下屬子公司檢查工作形成的文件材料。（二）集團公司在工作中形成的文件、資料：1、集團公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等。2、集團公司總裁辦公會、各種專題會議的通知、報告、總結(jié)、總裁講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等。3、集團公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件材料。4、集團公司及各部門、子公司的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報。5、集團公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等。6、已經(jīng)履行完成的集團公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等。7、關(guān)于人事任免的文件材料。8、集團公司合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、計劃、總結(jié)、重要簡報等。（三）下屬子公司報來的專題報告、典型材料、請示等文件材料。第五條文件材料的歸檔時間（一）集團公司各部門、子公司形成的檔案應在文件處理完七日內(nèi)向集團公司行政管理部移交。（二）各子公司形成的文件檔案應于每季度末向行政管理部移交一次。第六條歸檔文件的系統(tǒng)性要求（一）應歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于歸檔范圍的各種形式的檔案以及和檔案有關(guān)的資料都要收集。（二）歸檔要遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、依據(jù)發(fā)文機關(guān)、問題、時間、名稱等特征準確分類立卷，使案卷能正確反映企業(yè)活動的基本面貌。一個部門產(chǎn)生的文件應盡可能集中在一起組卷。上級和下級機關(guān)的文件除與本單位文件有密切聯(lián)系的外，一般不和本單位文件一起組卷。需要長久保管的文件和短期保管的文件應分開立卷。第七條歸檔文件在技術(shù)加工方面的要求（一）案卷封面的各個項目均應填寫清楚、準確，要根據(jù)“檔案材料保管期限規(guī)定”注明案卷的保管期限。（二）卷內(nèi)文件應按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批復在前請示在后。（三）歸檔文件一般應按年度立卷。請示、報告、規(guī)定按簽發(fā)年；年度計劃按開始年；多年總結(jié)按最后年；批轉(zhuǎn)、批復按批轉(zhuǎn)、批復時間立卷。（四）整理好的案卷要逐張編號，填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷內(nèi)備考表”，以上需用打印機或鋼筆字跡填寫。（五）擬寫案卷標題要做到正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，標題的三要素（文件作者、內(nèi)容、名稱）要完整、準確。文字要簡練通順，概括準確，合乎文法，標點要正確，避免文不對題、詞不達意，避免過于抽象籠統(tǒng)或單純堆砌文件標題，一般標題不要超過二、三十字，特殊情況最多不能超過五十字。（六）案卷的裝訂要做到：裝訂前修整文件，對于破損文件材料要進行修補，裝訂線上有文字的要進行裱糊。修補文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大小不一時，要做必要的補貼或折疊。字跡不清楚的重要文件材料要設(shè)法復制清楚。文件分類要反復推敲，確保無疑時再裝訂，以避免因分類不準確造成返工。案卷裝訂要使用線繩或麻繩，去掉原有金屬釘，嚴防裝訂中有損文件字跡現(xiàn)象，裝訂后的案卷應整齊美觀。（七）向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據(jù)案卷重要程度，按照一定次序進行系統(tǒng)的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點無誤后由有關(guān)人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。第八條文書檔案的保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久為十年以上，長期為五年至十年，短期為五年以下。（一）凡是反映集團公司重要職能活動和基本歷史面貌的，需要經(jīng)常利用，具有長遠查考利用價值的檔案，應列為永久保管。（二）凡是反映集團公司工作活動的，在相當長時間內(nèi)需要查考的檔案，應列為長期保管。（三）凡是在較短時間內(nèi)集團公司需要查考的各種文件材料均應列為短期保管。歸檔范圍和保管期限詳見下表：文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表序號歸檔范圍保管期限1與本集團公司業(yè)務有關(guān)的政府主管單位頒發(fā)的指示、命令、條例、規(guī)定等重要的文件材料永久2集團公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等永久或長期3集團公司總裁辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等永久或長期4集團公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件永久或長期5政府有關(guān)的主管部門來我集團公司檢查工作形成的文件材料短期6集團公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等長期7集團公司及各部門、子公司的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報短期8集團公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等短期9集團公司大事記及反映集團公司重要活動的簡報等文件材料長期10集團公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、計劃、總結(jié)、重要簡報等長期11有關(guān)干部任免、人事獎懲的文件材料長期第九條未盡事宜，由集團公司行政管理部負責解釋。第十條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。

附件二人事檔案管理細則第一條為了進一步加強對人事檔案的管理，為考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據(jù)，特制定本細則。第二條本細則適用于集團公司本部及下屬子公司所有員工人事檔案及相關(guān)信息檔案的管理和備案管理。第三條職責（一）人力資源部負責集團公司人事檔案的統(tǒng)一管理。（二）各職能部門、子公司負責向人力資源部提供本單位員工的信息。第四條人事檔案管理的范圍（一）政府人事管理部門規(guī)定的有關(guān)資料；（二）員工在集團公司工作期間的各項信息（包括員工招聘信息、專業(yè)技術(shù)職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓管理信息、解聘信息、社會保險信息及其他有關(guān)信息）的建立、分類、更新、維護、處理、調(diào)用、統(tǒng)計分析等方面的管理。第五條人事檔案的歸檔（一）重要的人事信息，包括任免文件、升降級文件、獎懲文件等，由人力資源部負責歸檔。（二）一般信息的歸檔1、每季度末，員工所在部門、子公司負責按要求把應錄入信息庫的材料送交人力資源部。2、人力資源主管要經(jīng)常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度并提供規(guī)范的信息統(tǒng)計報表文件，不定期或定期地向形成信息的部門、子公司收集應收集錄入的材料。3、人力資源主管對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和重復信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料的部門、子公司，補送材料。形成信息材料的部門、子公司，要按規(guī)定認真、及時辦理。4、人力資源主管對各崗位的員工基本信息、崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓信息、考勤和合同信息、辭職和辭退的變動信息進行相應的處理，并定期出臺人力資源統(tǒng)計報表和分析報告。5、人力資源主管在收到外部信息材料后，一星期內(nèi)須將材料錄入員工檔案。第六條人事檔案信息的鑒別和錄入制度（一）對收集的信息源，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于錄入員工檔案的材料應真實、完整、對象明確，方能錄入信息庫。（二）屬于錄入信息庫范圍的材料不得擅自錄入，應經(jīng)過鑒別，分類予以處理。第七條人事檔案的保密（一）除了集團公司總裁、副總裁、部門負責人及員工的直接上級可以查閱員工的檔案外，其他人員應經(jīng)人力資源部經(jīng)理同意后方可查閱。（二）任何人不得在人事檔案資料中作任何涂改。（三）人事檔案資料不得外借。需要復印的，應經(jīng)人力資源部經(jīng)理同意；必須外借的，應經(jīng)總裁同意。外借的人事檔案資料必須在一個星期內(nèi)歸還。第八條未盡事宜，由集團公司人力資源部負責解釋。第九條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。

附件三經(jīng)營檔案管理細則第一條為了詳實記錄和反映集團公司經(jīng)營管理活動的重要資料和證據(jù)，特制定本細則。第二條本細則適用于集團公司本部及下屬子公司與經(jīng)營相關(guān)的銷售、租賃等活動中的計劃、合同、協(xié)議和各類統(tǒng)計報表及其它有效證件等檔案的管理。不適用于工程發(fā)包合同、采購合同的管理（屬于合同管理的范圍），也不適用于制度、辦法、報表等的管理（屬于文書檔案管理的范圍）第三條職責（一）子公司負責集團公司經(jīng)營檔案的歸檔和移交。（二）集團公司行政管理部負責監(jiān)督本細則的執(zhí)行情況，負責接管子公司移交的經(jīng)營檔案。第四條歸檔時間各子公司經(jīng)營檔案應在合同簽訂后的當月向集團公司檔案室移交。各子公司可保留合同的復件或復印件。第五條檔案要求（一）經(jīng)營檔案的裝具和裝訂方法與文書檔案相同。一份合同為一個立檔單位（一卷）。卷內(nèi)文件按文件的重要程度排序：重要的在前，附件及說明在后。（二）卷內(nèi)文件要逐份編號，用打印或鋼筆字跡填寫卷內(nèi)文件目錄。（三）案卷封面的各個項目均應填寫清楚、準確，標題內(nèi)容、名稱等要完整、準確，文字要簡練通順，標題不要超過三十個字。第六條經(jīng)營檔案的編號開發(fā)以項目名稱為編號，一個樓房號為一個流水號。其他產(chǎn)品以產(chǎn)品名稱和型號為編號。第七條經(jīng)營檔案在移交前，應按照《檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定做好保管工作。第八條經(jīng)營檔案原則上不外借。需要查閱的，可以由檔案管理員協(xié)助查閱；必須外借的，需經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導同意。第九條未盡事宜，由集團公司行政管理部負責解釋。第十條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。

附件四會計檔案管理細則第一條會計檔案是集團公司經(jīng)營管理的重要資料，為了保守集團公司的機密，維護會計檔案的安全與完整，特制訂本制度。第二條本細則適用于集團公司本部各類會計檔案的管理，包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。（三）財務報告類：月報、季報、年度財務報告，包括會計報表、附注及財務狀況說明書，其他財務報告。（四）其它類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、付款簽報及招待費申請單及其他應當保管的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清單、會計檔案保管清單等。第三條職責（一）財務部負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱等管理，嚴防毀損、散失和泄密。（二）集團公司行政管理部負責監(jiān)督本細則的執(zhí)行情況。第四條會計憑證登記完畢后，必須按照分類和編號順序保管，不得散亂、丟失。第五條記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證起止號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。第六條會計檔案的保存（一）財務部應指定專人負責保管會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料按類別、按順序立卷登記有效。（二）會計檔案的保管期為永久保存和定期保存兩類，具體類別和保管年限詳見附表。第七條會計檔案的借用（一）財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定借閱，及時歸還原處，若要查閱入庫檔案必須履行查閱會計檔案登記手續(xù)。（二）集團公司內(nèi)部其他人員若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務管理中心總經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱。（三）外來單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有效證明，并經(jīng)總裁批準后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由。（四）會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，應由檔案管理人員進行復印。第八條會計檔案需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)總裁批準后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由財務管理中心總經(jīng)理共同參加，并在銷毀清冊上簽名，銷毀清冊永久保存。第九條由于集團公司會計人員的變動等需要轉(zhuǎn)交會計檔案時，應辦理轉(zhuǎn)交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接受人簽字。第十條集團下屬子公司的會計檔案由各子公司財務部門遵照本規(guī)定自行保管。集團公司財務部監(jiān)督本規(guī)定的執(zhí)行情況。第十一條未盡事宜，由集團公司財務部負責解釋。第十二條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。附表會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限（年）1記賬憑證及原始憑證152銀行存款余額調(diào)節(jié)表及對賬單53手工會計簿賬154計算機賬簿永久5輔助賬156各種報表37年度會計報表永久（包括文字說明）8會計移交清冊159會計檔案保管清冊永久10會計檔案銷毀清冊永久

附件五工程檔案管理細則第一條工程檔案為工程質(zhì)量驗收的重要組成部分，工程檔案管理是工程管理的重要內(nèi)容之一，也是集團公司檔案管理的重點。為了加強工程檔案的規(guī)范化管理，提高工程管理水平，保證工程質(zhì)量，制定本細則。第二條工程檔案范圍（一）項目開發(fā)前期檔案：1、土地投標“中標通知書”；2、計劃任務書及批復文件；3、建設(shè)用地釘樁成果通知單；4、規(guī)劃設(shè)計任務通知書；5、規(guī)劃設(shè)計條件通知書；6、審定規(guī)劃方案通知及總平面圖；7、人防規(guī)劃總平面圖；8、市政工程方案會議紀要；9、環(huán)境、消防、衛(wèi)生及水、電、煤氣、熱力報裝協(xié)議；10、配套項目（如文教、商業(yè)、綠化、交通等）協(xié)議、合同；11、勘探、測繪、設(shè)計、招投標、監(jiān)理文件；12、建設(shè)項目選址報告及土地、規(guī)劃部門批復；13、建設(shè)規(guī)劃許可證及批準用地范圍圖；14、建設(shè)用地批準許可證及用地圖；15、國有土地使用證；16、有關(guān)拆遷安置協(xié)議、拆遷實施辦法等主要文件；17、拆遷許可證。18、單體工程項目文件19、建設(shè)工程規(guī)劃許可證；20、建設(shè)工程開工許可證；21、建設(shè)工程招投標文件、施工合同、工程結(jié)算；22、建設(shè)工程施工監(jiān)理合同、監(jiān)理計劃及監(jiān)理月報、23、工程監(jiān)督委托書及工程質(zhì)量核驗證書；24、初步設(shè)計報批文件及有關(guān)圖紙；25、工程勘察報告；26、工程技術(shù)交底會議紀要及工程洽商紀錄；27、工程隱檢記錄（基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)）；28、工程竣工備案書；29、人防工程竣工驗收單；30、消防工程竣工驗收單；31、電梯質(zhì)量核驗單；32、工程竣工總結(jié)；33、工程質(zhì)量事故處理；34、工程照片；35、沉降觀測記錄。（二）單體工程施工技術(shù)文件1、施工組織設(shè)計；2、工程設(shè)計交底會議紀要及工程洽商紀錄；3、工程定位放線驗收記錄；4、基礎(chǔ)釬探驗收及基礎(chǔ)處理記錄；5、隱檢記錄（土建、設(shè)備、電器）；6、材料及產(chǎn)品合格證（土建、設(shè)備、電器）；7、原材料復試報告（磚、水泥、鋼材、砂石）；8、試驗報告（砼、砂漿試驗報告及配比單，鋼筋焊接試驗，灰土、素土試驗報告）；9、單位工程質(zhì)量保證資料核查表；10、單位工程質(zhì)量綜合評定表；11、單位工程觀感質(zhì)量評定表；12、全部工程竣工圖；13、電梯開箱驗收記錄、隱檢、試運行及驗收記錄；14、設(shè)備、電氣專業(yè)隱檢、閉水、測試、測壓試驗記錄或報告。（三）項目整體竣工檔案1、竣工總平面圖；2、道路、綠化竣工總平面圖；3、綜合管線竣工圖；4、規(guī)劃建設(shè)總說明。第三條職責分工（一）行政管理部負責監(jiān)督、檢查本細則的執(zhí)行情況，對各項目的工程檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）開發(fā)管理中心負責指導各項目公司工程技術(shù)資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，負責與城建檔案館的業(yè)務聯(lián)系，保證工程檔案符合進館要求。（三）項目公司負責本項目工程技術(shù)資料的收集、整理、立卷、歸檔，負責向城建檔案部門和集團公司行政管理部的移交，標準要達到城建管理部門和集團公司的要求。（四）由集團公司投資開發(fā)的所有項目在項目結(jié)束后均須向集團公司行政管理部移交一套齊全、完整的工程竣工檔案，并負責該項目開發(fā)前期的基建文件的收集、整理、立卷、歸檔工作。第四條工程檔案管理要求（一）在與施工企業(yè)在簽訂施工合同時，應對施工技術(shù)檔案資料的編制和移交期限做出明確規(guī)定。項目公司應在施工技術(shù)資料中按有關(guān)規(guī)定簽署意見，實行監(jiān)理的工程應有監(jiān)理單位簽認認可的資料。（二）工程竣工驗收前，開發(fā)管理中心、項目公司應組織、督促和協(xié)同施工單位檢查施工技術(shù)資料的質(zhì)量，不符合要求的，應限期修改、補齊，直至重做。（三）工程竣工檔案必須真實地反映工程建設(shè)過程及竣工后的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件必須完整、準確、齊全，各種程序責任者的簽字手續(xù)必須齊全，文件字跡清楚。（四）工程竣工檔案要反映開發(fā)項目建設(shè)的全過程，要求歸檔的文件、圖紙必須是原件，保證文件的原始性。（五）編制工程竣工檔案必須采用不褪色的黑色、蘭黑色繪圖、書寫墨水，不得使用紅色墨水、復寫紙、鉛筆和圓珠筆等。（六）編制竣工圖時，要在新藍圖上修改。一張圖紙內(nèi)容變更超過40%時，需重新繪制竣工圖?？⒐D必須整潔，字跡工整、清楚，不得涂改。第五條組卷的基本要求（一）工程竣工檔案組卷，要遵循工程文件材料的自然形成規(guī)律，保持案卷基建文件、施工技術(shù)文件和竣工圖之間的有機聯(lián)系，符合專業(yè)特點，便于保管利用。建設(shè)項目按單項工程組卷，單項工程按先文字、后圖紙；先項目管理性文件，后施工技術(shù)文件。（二）組卷前要詳細檢查文件及圖紙是否齊全。（三）卷內(nèi)文件材料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)材料構(gòu)成而定，順序為：封面、目錄、文件部分、備考、封底。（四）組成的案卷力求美觀、整齊。第六條檔案的裝訂（一）案卷裝訂厚度不超過20mm，裝訂時以案卷下邊為齊。（二）案卷內(nèi)不能有書訂，卷內(nèi)頁要干凈整齊。一冊案卷紙張規(guī)格要統(tǒng)一，頁號編寫在右下角。（三）圖紙折疊前均要按裁圖線裁齊，折疊方式采用圖面向內(nèi)“手風琴風箱式”?？⒐D章要蓋在圖號一側(cè)，竣工圖負責人簽章處不得漏簽。（四）工程竣工檔案的案卷形式為：案卷封面、目錄文件或圖紙、備考表、封底，要求填寫的內(nèi)容要填寫全，字跡工整。甲方卷的案卷目錄要求用打字機填寫。（五）工程竣工檔案要由項目負責人審核，并在案卷備考表簽審意見。第七條工程檔案編碼工程檔案檔號說明GXX—XX—XX—XXX工程檔案代號（項目前兩位漢語拼音）工程檔案代號（項目前兩位漢語拼音）工程類別碼樓號或項目代號冊流水號工程項目分類代碼見附表。第八條在項目工程取得備案書后項目公司向集團公司行政管理部移交一套完整的工程檔案。第九條工程檔案保管、借閱等事宜遵照《檔案管理辦法》及其它檔案管理細則執(zhí)行。第十條未盡事宜，由集團公司行政管理部負責解釋。第十一條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。

附表工程項目分類代碼（一）工程類別代碼建設(shè)項目代碼工程類別代碼建設(shè)項目代碼住宅Z業(yè)務用房YE商業(yè)S商店SD郵局YJ蔬菜SC銀行YH糧店LD辦公室BG日雜RZ照相器材ZX附屬用房F服務業(yè)F鍋爐房GL理發(fā)LF變電室BD洗染XR煤調(diào)站MT修理XL熱力點RL綜合服務ZH泵房BF旅館LG開閉所KB文化教育W配套P學校XX廁所CC托兒所TU自行車棚ZX幼兒園TU居委會JW電影院DY管理用房GL體育用房TY房管所FG醫(yī)療Y醫(yī)院YY門診部MZ工程項目分類代碼（二）工程類別代碼建設(shè)項目代碼工程類別代碼建設(shè)項目代碼配套P其他Q街道辦事處JD拆遷賠償CQ派出所RZ汽車站QZ垃圾樓LJ花房HF綜合ZH電信管線DX電外線DW雨污水YW熱力管線RL上水管線SS市政道路SL小區(qū)道路QL綜合管網(wǎng)GW拆遷檔案CQ前期征地ZD戶口核銷HX

附件六影像檔案管理細則第一條加強集團公司及各子公司影像檔案的管理工作，更好地保護和利用影像檔案信息資源，制定本細則。第二條本細則適用于集團公司及各子公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的所有有保存價值的錄音、錄像、照片等特殊載體的檔案資料。第三條職責分工（一）集團公司行政管理部負責定期將分散在集團公司各部門、各子公司、個人手中具有保存價值的聲像、影像材料收集，負責集中保管集團公司各方面的影像檔案資料。（二）各部門、子公司負責將聲像資料整理、歸檔，向行政管理部移交。臨時需要時，再辦理借閱手續(xù)。第四條影像檔案的歸檔范圍（一）反映重要歷史面貌的影像檔案；（二）各級領(lǐng)導人和著名人物參與本集團公司重要公務活動形成的影像檔案；（三）本集團公司的各種重要會議的影像檔案；（四）開發(fā)項目的影像檔案；（五）本集團公司組織或參加的重要活動的影像檔案；（六）重大事故的影像檔案；（七）集團公司攝制的或反映本集團公司工作活動的專題VCD等。第五條影像檔案的歸檔要求（一）力求是原底片、原件，盡量避免復制件。（二）歸檔材料要齊全完整，照片歸檔時，應同時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要有簡要的文字說明。文字說明包括：事由、時間、地點、人物、背景、拍攝人六要素。（三）歸檔的照片若為普通相機拍攝，應將照片和底片同時歸檔。若為數(shù)碼機拍攝可移交復制文件。第六條影像檔案的整理、鑒定、編目（一）照片檔案的整理、鑒定、編目：照片檔案由底片、照片及文字說明構(gòu)成。其整理方法要符合國標《照片檔案管理規(guī)范》的要求。照片的分類組卷一般按年度－專題分類組卷；照片的編號為案卷號－照片號。（二）錄音、錄像檔案的整理、編目：以盤或盒為保管單位，編號按收集歸檔的時間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號。格式如下：類別代號－順序號。（三）影像檔案的保管和保護檔案室要保持適宜的溫濕度。磁帶保存的適宜溫濕度為：溫度15—25C°，相對濕度45%—60%。保存照片的適宜溫濕度：溫度14—24C°，相對濕度40%—60%。磁帶應豎放，卷繞平整，并注意防光、防塵、防磁。第七條影像檔案的歸檔時間集團公司各部門在形成影像檔案后應在一周內(nèi)向集團公司行政管理部移交。各子公司形成的影像檔案于每季度末向行政管理部移交。第八條借閱影像檔案應經(jīng)行政管理部經(jīng)理審批。第九條未經(jīng)允許，借閱人員嚴禁損壞或私自刻錄、編輯影像資料。違反者，集團公司給予“嚴重警告”處分；損壞檔案資料致使無法恢復的，集團公司酌情給予500元以上的罰款。第十條未盡事宜，由集團公司行政管理部負責解釋。第十一條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。

附件七實物檔案管理細則第一條為了確保對集團公司實物檔案進行有效管理，制定本細則。第二條本細則適用于對集團公司及各子公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中獲得的獎杯、獎旗、證書、舊印章，集團公司及各子公司與外界交往中接受的禮品以及上級領(lǐng)導的題字、書畫等。第三條實物檔案的分類（一）各類證書、證件；（二）獎杯、獎旗、獎章；（三）舊印章；（四）其它類（接受的禮品、紀念品、書畫等）。第四條職責分工（一）以集團公司和子公司名義獲取的實物檔案均由行政管理部統(tǒng)一保管，集團公司、各部門和各子公司各時期的舊印章作廢后由行政管理部統(tǒng)一保管。（二）子公司每季度末向行政管理部移交一次實物檔案保管。子公司實際需要時再辦理借用手續(xù)。第五條各部門、各子公司對集團公司所屬的實物檔案要及時移交到行政管理部，不得以任何理由據(jù)為已有。行政管理部檔案管理員對移交的實物檔案要及時登記，辦好移交手續(xù)。第六條個人在相關(guān)領(lǐng)域中獲獎的各類獎品和獎勵證書，由公司支付評獎費用的，原件交行政管理部保存；由個人支付評獎費用的，將各類獎品的照片和證書的復印件交行政管理部保存。第七條實物檔案的編號組成：類別代碼+實物檔案順序號。第八條實物檔案的保管應做到“八防”。紀念品等有觀賞價值的可放在展柜內(nèi)，舊印章等重要實物要存放在保險柜內(nèi)，由專人保管。第九條實物檔案一般不外借。為方便利用可將實物檔案拍成照片后裝訂成冊。第十條實物檔案的保管期限為長期或永久。第十一條未盡事宜，由集團公司行政管理部負責解釋。第十條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。

文件移交歸檔登記表文件名稱文件編號文件總數(shù)歸檔編號歸檔存放處保密等級保管期限說明：歸檔時間送交人接收人修改變更記錄修改日期更改單號送交人接收人存檔變更記錄

借用檔案登記表文件名稱借用部門、單位借用人借用方式：借閱查閱借閱復?。◤陀〖欠駳w還）借用用途：借用期限歸還時間檔案管理員簽字:行政管理部經(jīng)理簽字：分管領(lǐng)導簽字：

2.6文件管理辦法第一章總則第一條為加強對各類文件的統(tǒng)一管理，減少文件數(shù)量，提高發(fā)文質(zhì)量和組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文件在各項工作中的先導作用，結(jié)合集團公司的實際情況，制訂本辦法。第二條本制度所稱“文件”是指集團公司的所有文本文件和電子文件，包括：1、外來文件；2、集團公司公文文件；3、集團公司管理體系文件；4、工作記錄。第三條本辦法適用于集團公司本部內(nèi)部文件和外來文件的擬定、收發(fā)、保管、作廢等工作的管理。第四條集團公司各類文件由行政管理部歸口管理，其他部門、子公司負責與其業(yè)務有關(guān)的文件的管理。第二章外來文件的管理第五條外來文件包括：（一）法規(guī)性文件，包括國家、省、市頒布的相關(guān)法律、條例、通知以及行業(yè)規(guī)范、標準等。（二）行業(yè)主管部門和相關(guān)單位的來函、來文；（三）商務信函、通知。第六條集團公司各級人員在外出時應注意收集與集團公司及個人業(yè)務有關(guān)法規(guī)性文件。獲得外來文件后，當事人應識別文件的內(nèi)容、性質(zhì)。涉及其它部門、人員業(yè)務的，應主動告知其它部門和個人，并在取回文件后7日內(nèi)將文件原件交集團公司行政管理部，個人可根據(jù)需要保存文件復印件。據(jù)為己有或逾期不報的，集團公司給予口頭警告處分。第七條各部門、子公司每月向行政管理部報送《外來文件登記表》。行政管理部匯總后，以適當方式予以公布，以便外來文件在集團公司的共享利用。第八條集團公司行政管理部應指定專人下載法規(guī)性文件，并根據(jù)文件內(nèi)容打印、分發(fā)給集團公司高層管理人員和有關(guān)部門、子公司負責人。集團公司各部門、子公司負責人應在本單位內(nèi)指定專人下載與本單位職責相關(guān)的法規(guī)性文件，并根據(jù)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)交給行政管理部和相關(guān)領(lǐng)導。第九條文件接收人員在接收行業(yè)主管部門和相關(guān)單位的來函、來文時，應注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀的函件可拒絕簽收。簽收后的來函、來文應在當日內(nèi)交行政管理部，由行政管理部總裁秘書拆封。行政管理部總裁秘書根據(jù)文件內(nèi)容，送交集團公司有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門、子公司，并在《外來文件登記表》上做好登記。第十條文件接收人員在收到各類商務信函后，根據(jù)信封的內(nèi)容分別采取以下處理方式：（一）注明收件人姓名或職務的，應直接交收件人；（二）注明接收部門的，應直接交部門；（三）收件人是集團公司的，全部交行政管理部處理。第十一條任何人員嚴禁拆看其他人員的信函。錯投或誤拆的，應及時轉(zhuǎn)交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究當事人的民事責任。第三章公文文件第十二條公文文件是指以集團公司名義發(fā)出的通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報等。文書文件是集團公司在經(jīng)營管理過程中所形成的具有約束力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹上級方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。第十三條集團公司發(fā)文一般由承辦部門擬稿，行政管理部審核、統(tǒng)一編號，報總裁簽批后發(fā)文。第十四條發(fā)文的用途（一）集團公司內(nèi)部發(fā)文主要用途：1、公布集團公司規(guī)章制度；2、轉(zhuǎn)發(fā)主管部門文件；3、公布集團公司體制機構(gòu)變動或人事任免事項；4、公布集團公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理等工作的決定；5、發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；6、其它有關(guān)集團公司的重大事項。（二）集團公司對外發(fā)文主要用途：1、對行業(yè)主管部門呈報申請、請示報告等；2、同業(yè)務關(guān)系單位聯(lián)系有關(guān)工作聯(lián)系事宜。第十五條發(fā)文程序（一）集團公司各部門需要發(fā)文，應事先向分管副總裁提出申請。（二）分管副總裁同意發(fā)文時，承辦部門根據(jù)實際需要草擬文件初稿，草擬文稿必須從集團公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。（三）文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍