記錄管理制度

記錄管理制度1、目的1.1明確記錄控制管理的方法和準(zhǔn)則，證實(shí)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理活動(dòng)的可追溯性；2、適用范圍本程序適用于本公司一體化管理體系所有相關(guān)的記錄。3、職責(zé)和權(quán)限3.1管理者代表：領(lǐng)導(dǎo)本公司記錄的管理控制。3.2公司領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)本系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)記錄的管理控制。3.3施工安全部：負(fù)責(zé)本公司環(huán)境、職業(yè)健康管理體系記錄的管理控制。3.4技術(shù)質(zhì)量部：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系記錄的管理控制，負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料的歸檔保存。3.5人力資源部：負(fù)責(zé)人事檔案、培訓(xùn)、崗位考核及與本部門(mén)相關(guān)記錄3.6其它部室：負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)記錄的管理控制3.7分公司（直屬項(xiàng)目部）經(jīng)理：負(fù)責(zé)本單位所有工程項(xiàng)目與管理體系相關(guān)記錄的審核監(jiān)督。3.8分公司技術(shù)副經(jīng)理：建立分公司的記錄清單，對(duì)本單位的記錄進(jìn)行搜集、傳遞、編目、管理、歸檔。3.9分公司經(jīng)營(yíng)副經(jīng)理：負(fù)責(zé)分公司工程投標(biāo)、施工合同、工程預(yù)、結(jié)算等方面記錄控制管理。3.10資料員：負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部所有的與一體化管理體系相關(guān)的記錄接收、發(fā)放、整理成冊(cè)歸檔。4、工作程序4.1記錄控制4.1.1策劃二次職能分配后，公司所有在崗管理人員建立本崗位記錄清單；各單位、項(xiàng)目部中負(fù)責(zé)本要素的主責(zé)人建立本單位、本項(xiàng)目部記錄總清單；對(duì)屬本單位的記錄的控制策劃管理辦法，經(jīng)部室、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。4.1.2實(shí)施與總結(jié)4.2記錄的組成、分類(lèi)序號(hào)組成分類(lèi)編、填記人分管部門(mén)保存期限1手冊(cè)和程序文件明確的表格記錄按規(guī)定各程序主控部門(mén)3年2與一體化管理體系有關(guān)的工作記錄記錄人各程序主控部門(mén)3年3與顧客往來(lái)的記錄和資料記錄人各主程序控部門(mén)3年4工程施工資料按規(guī)定技術(shù)質(zhì)量部5年5工程竣工驗(yàn)收備案資料按規(guī)定技術(shù)質(zhì)量部工程設(shè)計(jì)使用年限4.3記錄的一般要求4.3.2記錄應(yīng)盡量使用墨汁、碳素墨水等材料書(shū)寫(xiě)或以電子文本形式。4.3.3最終記錄的所有欄目應(yīng)完整，不應(yīng)留有空白欄，當(dāng)某欄無(wú)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)用斜杠劃去或用文字注明“無(wú)”。4.3.4所有記錄應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)，字跡清晰，字體端正，內(nèi)容完整，項(xiàng)目齊全，真實(shí)準(zhǔn)確地記載質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息，確保所記載活動(dòng)的日期和審核日期的完整性和可追溯性。4.3.5簽字應(yīng)按表格所規(guī)定的人員親筆簽名，不得由他人代簽。4.4記錄的編目整理4.4.1記錄應(yīng)做適當(dāng)?shù)姆诸?lèi)，進(jìn)行編目匯總，填寫(xiě)《記錄目錄》以便于檢索。4.4.2記錄分類(lèi)后，同類(lèi)記錄按時(shí)間順序進(jìn)行唯一性編號(hào)，記錄目錄與記錄內(nèi)容要對(duì)應(yīng)。4.5記錄的標(biāo)識(shí)4.5.1一體化管理體系運(yùn)行記錄的表格按照體系要素的內(nèi)容分別編制，內(nèi)容要齊全完整，保證足夠的使用量。4.5.2各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)記錄表格的登記發(fā)放工作，并要妥善保管。4.6記錄的收集、整理、保管和歸檔4.6.1公司機(jī)關(guān)：每年初，各部門(mén)各崗位搜集整理上年度不再使用的記錄，以部室為單位交綜合辦公室歸檔。4.6.2分公司：負(fù)責(zé)本單位所有項(xiàng)目部記錄資料的審核4.6.2項(xiàng)目部：工程備案驗(yàn)收以后，由項(xiàng)目部資料員收集本項(xiàng)目部所有的與一體化管理體系相關(guān)的記錄送分公司技術(shù)副經(jīng)理審核后，交綜合辦公室歸檔。用來(lái)證明工程質(zhì)量符合規(guī)定的記錄，由項(xiàng)目資料員整理成冊(cè)，在工程竣工后一個(gè)月內(nèi)送公司技術(shù)質(zhì)量部審核歸檔。4.6.3記錄的保存方法應(yīng)便于檢索，保管地點(diǎn)應(yīng)具備防曬、防潮、防蛀等條件。4.6.4記錄在形成、收集和轉(zhuǎn)移過(guò)程中的保護(hù)工作，需有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。記錄在移交前由各部門(mén)負(fù)責(zé)，移交檔案室后由檔案室負(fù)責(zé)。4.7記錄的借/查閱和處理：4.7.1歸綜合辦公室存檔的記錄需要借閱時(shí)，經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人同意后辦理借閱手續(xù)；各部門(mén)存檔的記錄，需要借閱時(shí)，由本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，辦理借閱手續(xù)。4.7.2查閱人員只能當(dāng)場(chǎng)查閱記錄，未經(jīng)許可不得復(fù)制、拍照或帶走，查閱過(guò)程應(yīng)防止污損。4.7.3在任何階段，查閱涉及公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)和有保密規(guī)定的記錄時(shí)，應(yīng)符合保密工作規(guī)定和涉密崗位保密細(xì)則的規(guī)定。4.7.4記錄管理人員應(yīng)作好查閱記錄，并經(jīng)查閱人簽字確認(rèn)。4.7.5記錄保存期限的規(guī)定：1.人力資源部對(duì)人事檔案記錄的保存期比該人員壽命長(zhǎng)五年。2.機(jī)械設(shè)備大修記錄歸入設(shè)備檔案中，與設(shè)備同壽命。3.安全事故處理記錄保存期限為50年，涉及人身傷害的事故記錄，其保存期限執(zhí)行1條。4.工程竣工驗(yàn)收備案資料如《建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、《工程質(zhì)量保修書(shū)》、《建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案證書(shū)》、《施工承包合同》與工程同壽命保存外，施工資料保存期為五年（注：原件均在檔案館，單位存放的為復(fù)印件）。5.與QES體系運(yùn)行過(guò)程有關(guān)的檢查、控制、審核資料等，保存期限為3年；6.文件發(fā)放記錄長(zhǎng)期保存。4.7.6記錄的銷(xiāo)毀：銷(xiāo)毀記錄須由原記錄部門(mén)申請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案室登記后進(jìn)行銷(xiāo)毀。5、相關(guān)文件《建筑工程技術(shù)資料管理規(guī)定》《檔案管理制度》6、記錄附：記錄清單記錄目錄記錄清單部門(mén)（單位）：類(lèi)別：編號(hào)：序號(hào)記錄名稱(chēng)編號(hào)備注編制人：年月日記錄目錄部門(mén)（單位）：類(lèi)別：頁(yè)碼：檔案號(hào)：序號(hào)內(nèi)容摘要編號(hào)記錄人時(shí)間備注記錄管理流程圖單位名稱(chēng)綜合辦公室流程名稱(chēng)記錄管理流程圖層次綜合管理類(lèi)概要公司記錄管理工程施工資料整理、檢索個(gè)人保存移交顧客部門(mén)存檔存檔的記錄到期經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后歸檔；銷(xiāo)毀處理須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案室登記后進(jìn)行銷(xiāo)毀需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)有借閱手續(xù)，借閱的記錄不得翻印、轉(zhuǎn)借或隨意涂改記錄應(yīng)規(guī)定保存期，存檔的記錄由檔案部門(mén)統(tǒng)一按要求存貯、保管應(yīng)有防曬、防潮、防變質(zhì)等措施，制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理、檢索各責(zé)任部門(mén)建檔后移交公司存檔所有記錄按公司記錄控制程序文件的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)識(shí)并由各負(fù)責(zé)部門(mén)收集匯總保存填寫(xiě)來(lái)自供方的記錄，由供方人員按標(biāo)準(zhǔn)要求填寫(xiě)，并提交給公司與顧客往來(lái)的記錄和資料與一體化管理體系有關(guān)的工作記錄手冊(cè)和程序文件明確的表格記錄到期處理復(fù)制借閱保管及保存期保護(hù)條件標(biāo)識(shí)、收集填寫(xiě)組成分類(lèi)記錄工程竣工驗(yàn)收備案資料資料.工程施工資料整理、檢索個(gè)人保存移交顧客部門(mén)存檔存檔的記錄到期經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后歸檔；銷(xiāo)毀處理須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案室登記后進(jìn)行銷(xiāo)毀需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)有借閱手續(xù)，借閱的記錄不得翻印、轉(zhuǎn)借或隨意涂改記錄應(yīng)規(guī)定保存期，存檔的記錄由檔案部門(mén)統(tǒng)一按要求存貯、保管應(yīng)有防曬、防潮、防變質(zhì)等措施，制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理、檢索各責(zé)任部門(mén)建檔后移交公司存檔所有記錄按公司記錄控制程序文件的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)識(shí)并由各負(fù)責(zé)部門(mén)收集匯總保存填寫(xiě)