OA自動(dòng)化中國(guó)石化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作手冊(cè)

OA自動(dòng)化中國(guó)石化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作手冊(cè)中國(guó)石化總部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)2011年6月目錄一、系統(tǒng)基本情況11.系統(tǒng)簡(jiǎn)介12.業(yè)務(wù)范圍1模塊列表1增改模塊23.用戶與登錄3用戶3系統(tǒng)登錄界面3舊有系統(tǒng)登錄44.客戶端設(shè)置5操作系統(tǒng)5瀏覽器及其設(shè)置5MSOffice8相關(guān)控件和軟件安裝85.技術(shù)支持9二、基本操作91.首頁(yè)布局92.模塊布局113.開(kāi)始業(yè)務(wù)114.表單（稿紙）12表單（稿紙）編輯12文件處理13填寫(xiě)意見(jiàn)15打印表單15機(jī)要箱和條形碼17分發(fā)185.流程22操作界面22流程圖23流程明細(xì)24去向25人員25提交26撤回26駁回26轉(zhuǎn)辦27委托276.查詢28已辦事宜28已讀信息28查詢檢索29三、辦公室文書(shū)291.表單（稿紙）29編號(hào)29文件處理30代填意見(jiàn)31補(bǔ)發(fā)312.流程32文書(shū)撤轉(zhuǎn)32解鎖323.部門(mén)協(xié)作32發(fā)起會(huì)簽32辦理會(huì)簽33反饋部門(mén)意見(jiàn)33結(jié)束會(huì)簽34中止會(huì)簽34會(huì)簽記錄344.收文35業(yè)務(wù)范圍35文件登錄365.日常維護(hù)工作38發(fā)文38收文38一、系統(tǒng)基本情況1.系統(tǒng)簡(jiǎn)介和使用習(xí)慣上基本和前一期保持一致。2.業(yè)務(wù)范圍模塊列表體范圍如下表所示。級(jí)別業(yè)務(wù)主管部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)集團(tuán)公司發(fā)文集團(tuán)公司函發(fā)文集團(tuán)公司黨組發(fā)文公司級(jí)公司發(fā)文辦公廳文件處股份公司發(fā)文股份公司函發(fā)文密字發(fā)文辦公廳通報(bào)集團(tuán)公司行政收文公司收文辦公廳文件處集團(tuán)公司機(jī)要收文股份公司收文領(lǐng)導(dǎo)收文辦公廳總值班室公司黨組領(lǐng)導(dǎo)收文總部機(jī)關(guān)簽報(bào)辦公廳文件處黨組會(huì)議紀(jì)要集團(tuán)辦公會(huì)議紀(jì)要集團(tuán)專業(yè)會(huì)議紀(jì)要集團(tuán)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要辦公廳文件處重要情況通報(bào)股份辦公會(huì)議紀(jì)要股份專業(yè)會(huì)議紀(jì)要股份經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析紀(jì)要信訪工作簡(jiǎn)報(bào)石化財(cái)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)工作簡(jiǎn)報(bào)辦公廳文件處石化統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)報(bào)黨群工作簡(jiǎn)報(bào)物資管理簡(jiǎn)報(bào)集團(tuán)公司會(huì)議通知會(huì)議通知辦公廳總值班室股份公司會(huì)議通知督辦管理辦公廳信息督查處活動(dòng)管理辦公廳總值班室電報(bào)辦公廳文件處辦公廳文件處前期白頭通知模塊合并到本白頭機(jī)要模塊值班日?qǐng)?bào)辦公廳總值班室黨組領(lǐng)導(dǎo)批示辦公廳文件處每周會(huì)議安排辦公廳總值班室部門(mén)發(fā)文部門(mén)部門(mén)函發(fā)文部門(mén)部門(mén)工作表單部門(mén)部門(mén)非正式發(fā)文部門(mén)部門(mén)級(jí)部門(mén)收文部門(mén)部門(mén)簽報(bào)部門(mén)部門(mén)其他采用上述模塊為模板構(gòu)其他辦公模塊建的模塊，如部門(mén)會(huì)議紀(jì)要模塊特殊業(yè)務(wù)制度備案企改部增改模塊改變。編號(hào)模塊主要變化1新增模塊總部機(jī)關(guān)簽報(bào)部機(jī)關(guān)簽報(bào)模塊中。2新增模塊工作表單工作表單是一種企業(yè)內(nèi)部日常工作性質(zhì)的發(fā)文。2發(fā)文增加電子會(huì)簽功能3.簽報(bào)增加電子會(huì)簽功能。4督辦門(mén)反饋辦理情況。5會(huì)議通知議通知，并實(shí)現(xiàn)了流轉(zhuǎn)。6.部門(mén)收文增加了接收電子會(huì)簽、會(huì)議通知的功能7.活動(dòng)管理新增模塊其他模塊在功能與應(yīng)用上也做了不同程度的改進(jìn)和完善。3.用戶與登錄用戶本期辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的用戶將和AD（活動(dòng)目錄）作了有效集成，用戶名和密碼將統(tǒng)一在AD中維護(hù)。因此個(gè)別用戶的用戶名和密碼可能和前期系統(tǒng)有些差異，如果不能正常登錄，請(qǐng)聯(lián)系技術(shù)支持人員。系統(tǒng)登錄界面新系統(tǒng)上線后，總部機(jī)關(guān)人員統(tǒng)一登錄中國(guó)石化總部信息門(mén)戶（網(wǎng)址為0撥打59966000,聯(lián)系IT運(yùn)維支持中心。如下圖所示：錄。如下圖所示：舊有系統(tǒng)登錄期系統(tǒng)。史數(shù)據(jù)，即進(jìn)入前期系統(tǒng)。如下圖所示：4.客戶端設(shè)置操作系統(tǒng)本系統(tǒng)支持的客戶端操作系統(tǒng)包括WindowsXpsp2以上和Windows7。瀏覽器及其設(shè)置1.瀏覽器版本本系統(tǒng)支持的瀏覽器包括IE6及以上版本，包括IE6sp3、IE7、IE8、IE9。2.自動(dòng)設(shè)置瀏覽器為能正常使用本系統(tǒng)的Web控件，需要對(duì)瀏覽器做安全性設(shè)置。總部門(mén)戶首頁(yè)下方“總部信息平臺(tái)公告，名為“IE設(shè)置文件?！癐E設(shè)置文件.reg”該文件自動(dòng)將相關(guān)的瀏覽器設(shè)置項(xiàng)添加到注冊(cè)表文件中，設(shè)置即告成功。3.手工設(shè)置瀏覽器1)打開(kāi)IE瀏覽器，工具－internet選項(xiàng)，選擇“安全”選項(xiàng)如下圖所示：圖12)選擇“受信任的站點(diǎn)－站點(diǎn)”如下圖所示：圖２輸入系統(tǒng)域名，確定即可。3)調(diào)整信任站點(diǎn)的安全級(jí)別為低如下圖所示：MSOffice本系統(tǒng)明確支持的MSOffice包括MSOffice2003、MSOffice2007。相關(guān)控件和軟件安裝本系統(tǒng)需要用到一些Web控件和軟件，包括IndiDocX、書(shū)生閱讀器、條形碼生成器等，用戶客戶端必須正確安裝這些控件和軟件，才能正常運(yùn)行本系統(tǒng)。1.安裝前準(zhǔn)備打開(kāi)IE瀏覽器，工具－internet選項(xiàng)，選擇“安全”－“受信任的站點(diǎn)，點(diǎn)擊自定義級(jí)別，下載未簽名的ActiveX控件設(shè)置為啟用，如下圖2.手工下載安裝IE工下載安裝。如需要請(qǐng)?jiān)谙到y(tǒng)右上角下載相應(yīng)控件，并進(jìn)行安裝。5.技術(shù)支持用戶在使用過(guò)程中，若需要技術(shù)支持，請(qǐng)打技術(shù)支持電話59966000。二、基本操作1.首頁(yè)布局系統(tǒng)首頁(yè)布局如下圖所示：圖11．左側(cè)為應(yīng)用導(dǎo)航包括所有您可以辦理的業(yè)務(wù)，可以查詢的信息和可以使用的功能。每個(gè)部門(mén)和個(gè)人的導(dǎo)航都有所區(qū)別。2．右側(cè)為主信息區(qū)包括待辦信息、待閱信息和公文統(tǒng)計(jì)信息。待辦信息是需要您處理的信息。待閱信息是不需要辦理，僅需要知曉的信息。公文統(tǒng)計(jì)信息列出您所在部門(mén)的文件統(tǒng)計(jì)圖表和文件處理時(shí)效統(tǒng)計(jì)視圖，用于比較和促進(jìn)各部門(mén)、處室的辦文效率。如下圖所示：3．右上角為輔助功能包括首頁(yè)、退出、下載、幫助。2.模塊布局塊內(nèi)導(dǎo)航。如下圖所示：1.待辦文件本模塊中當(dāng)前需要您辦理的文件。每位登錄人員根據(jù)自身權(quán)限看到的內(nèi)容各自不同。2.正辦文件本模塊中正在辦理的文件中您可以查閱的部分。每個(gè)人能看到的內(nèi)容各所有正在辦理的文件。3.辦結(jié)文件本模塊中已經(jīng)辦結(jié)的文件。每個(gè)人能看到的內(nèi)容各自不同，一般人員是3.開(kāi)始業(yè)務(wù)1.辦理在首頁(yè)或者相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，從待辦信息（待辦文件）中，點(diǎn)擊打開(kāi)計(jì)劃處理的文檔，進(jìn)入即可開(kāi)始辦理當(dāng)前業(yè)務(wù)。2.新建在相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，在右上角點(diǎn)擊按鈕，選擇具體業(yè)務(wù)類型，即可創(chuàng)建一個(gè)新業(yè)務(wù)。3.提交到該業(yè)務(wù)。4.保存退出若不想馬上提交給下一個(gè)辦理人，而是保存中間結(jié)果，請(qǐng)點(diǎn)擊按。4.表單（稿紙）新建或者辦理時(shí)打開(kāi)的頁(yè)面稱為表單。表單的基本布局如下：左側(cè)為信息區(qū)，顯示了本文檔的信息，供編輯和處理。右側(cè)為功能區(qū)，包括操作區(qū)和流程處理區(qū)。表單（稿紙）編輯同前期系統(tǒng)，直接在頁(yè)面編輯即可。文件處理公文處理的一項(xiàng)主要工作是編輯Word、Excel等類型的Office文檔，這需要借助于文件控件IndiDocXIndiDocX裝成功后，在表單中控件如圖所示。下面介紹對(duì)文檔的各種處理功能。1.上載要上載文件，點(diǎn)擊。一次可以上載多個(gè)文件。特別注意：盡管上載后已經(jīng)可以進(jìn)行文檔編輯操作，但實(shí)際上您處理的文檔是在本地的文檔，并沒(méi)有上傳到OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁(yè)面中修改到服務(wù)器上。2.文件圖標(biāo)代表特定Word文檔。要對(duì)其進(jìn)行處理，首先要點(diǎn)擊選中該文檔。3.編輯MSWord行編輯。4.修改痕跡Word區(qū)域中狀態(tài)選項(xiàng)中選擇“最終狀態(tài)。若要恢復(fù)到痕跡可見(jiàn)，請(qǐng)選擇“最終：顯示標(biāo)記”5.保存Word要保存編輯結(jié)果，請(qǐng)?jiān)赪ord中點(diǎn)擊后退出。特別注意：盡管修改保存后再打開(kāi)時(shí)，可以看到您的修改已經(jīng)保存，但OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁(yè)面中修改的內(nèi)容一樣，處理后的文檔要在點(diǎn)擊表單右側(cè)操作區(qū)的或者，才會(huì)真正上傳到服務(wù)器上。6.清稿要清除Word檔作為最新文檔，同時(shí)保留一份痕跡文檔以備查證。7.刪除要?jiǎng)h除上傳的文檔，請(qǐng)選中后點(diǎn)擊。請(qǐng)謹(jǐn)慎刪除，刪除了再提交后，被刪除的文件將無(wú)法恢復(fù)。8.放棄修改如果編輯后又想放棄修改，請(qǐng)直接點(diǎn)擊表單右側(cè)操作區(qū)的。這樣，無(wú)論Word輯之前的狀態(tài)。填寫(xiě)意見(jiàn)每個(gè)任務(wù)環(huán)節(jié)能夠填寫(xiě)的意見(jiàn)，預(yù)先由流程配置指定。要填寫(xiě)意見(jiàn)，請(qǐng)點(diǎn)擊操作區(qū)，在彈出的意見(jiàn)窗口中添加意見(jiàn)。單上可能不會(huì)提供相應(yīng)的意見(jiàn)區(qū)，可以到“審批意見(jiàn)”查看，“審批意見(jiàn)”包括了所有的意見(jiàn)。如下圖所示：打印表單提供了標(biāo)準(zhǔn)的打印單，只要點(diǎn)擊相應(yīng)的打印按鈕，即可將標(biāo)準(zhǔn)的表單打印出來(lái)。1.打印單打印單是以各業(yè)務(wù)模塊的紙質(zhì)單據(jù)為樣板設(shè)計(jì)的，通常都是A4紙樣式。當(dāng)據(jù)。下面的打印單是部門(mén)發(fā)文稿紙：2.打印預(yù)覽Web頁(yè)面形式的打印單，不是所見(jiàn)即所得模式，因此不太直觀。如果要想在框點(diǎn)，然后點(diǎn)擊，出現(xiàn)預(yù)覽界面，預(yù)覽界面直觀地表現(xiàn)了打印在紙張上的效果。如下圖所示：也可以打印出來(lái)。3.頁(yè)面設(shè)置腳，可以通過(guò)重新設(shè)置。機(jī)要箱和條形碼換箱系統(tǒng)，并為公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和一些在京單位分配了機(jī)要箱。機(jī)要箱號(hào)是每個(gè)機(jī)要箱在系統(tǒng)中唯一的編碼?？梢园褩l形碼號(hào)轉(zhuǎn)為條形碼打印到紙質(zhì)文檔中，供機(jī)要箱讀取。帶有條形碼的紙質(zhì)文檔。1.生成條形碼所示：2.打印條形碼要跨部門(mén)遞送紙質(zhì)文檔，需要事先將條形碼打印到相應(yīng)的紙質(zhì)辦理單據(jù)上，如發(fā)文稿紙、簽報(bào)稿紙上。系統(tǒng)中的打印單上已經(jīng)附上了條形碼，直接一并打出即可。以先試著打印一張做了標(biāo)記的白紙，以確定稿紙放置的正反和方向。3.投箱換系統(tǒng)執(zhí)行電子投箱，該系統(tǒng)隨即等待您進(jìn)行紙質(zhì)投箱。分發(fā)功能1.設(shè)置附件發(fā)往單位的文件。如下圖所示：圖所示：圖4點(diǎn)擊“批量刪除”按鈕可以將所有發(fā)送單位的附件進(jìn)行統(tǒng)一指定刪除。擊列表中第一個(gè)發(fā)送單位對(duì)應(yīng)的修改按鈕對(duì)附件進(jìn)行增刪，如下圖所示：圖5以上操作完成后點(diǎn)擊“保存返回”按鈕回到主表單。2.分發(fā)工作人員。和辦公室文書(shū)可以再次補(bǔ)發(fā)。點(diǎn)擊，出現(xiàn)如下界面：點(diǎn)擊，出現(xiàn)分發(fā)選擇列表，如下圖所示：發(fā)動(dòng)作，將電子文件發(fā)送到各單位。分發(fā)的結(jié)果列示在表單中“分發(fā)單位”區(qū)。3.回執(zhí)統(tǒng)計(jì)地看到文件分發(fā)和接收的狀態(tài)。4.撤回時(shí)撤回。5.流程根據(jù)預(yù)先的配置，引導(dǎo)您正確提交給下一個(gè)工作人員。操作界面表單右側(cè)是流程操作界面，布局如下圖所示：流程圖業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)過(guò)程。如下圖所示：在上圖中，清楚地標(biāo)示了整體流程、當(dāng)前環(huán)節(jié)、已經(jīng)過(guò)的環(huán)節(jié)。在流程圖上方，點(diǎn)擊，還能動(dòng)態(tài)演示出一步一步的流轉(zhuǎn)過(guò)程。流程圖的圖例如下圖所示：流程明細(xì)流程明細(xì)記錄在左下分區(qū)的“流轉(zhuǎn)信息”中。如下圖所示：去向提交時(shí)，首先選擇去向。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)選擇的去向調(diào)整隨后的信息。人員人員”按鈕，點(diǎn)擊出現(xiàn)人員選擇界面，如下圖所示。提交員的待辦信息中，隨后關(guān)閉窗口。撤回功能中打開(kāi)撤回。如果對(duì)方已經(jīng)開(kāi)始辦理，則不能撤回，系統(tǒng)會(huì)給予提示。駁回功能以點(diǎn)擊按鈕，將工作退回給提交人。系統(tǒng)也可能配置為可以駁回到指定環(huán)節(jié)。轉(zhuǎn)辦功能轉(zhuǎn)辦人。置運(yùn)行。委托辦理任務(wù)轉(zhuǎn)交給受托人辦理。“委托辦理“委托設(shè)置托單上指定受托人、受托時(shí)間，保存即可。6.查詢已辦事宜務(wù)辦理信息”和系統(tǒng)首頁(yè)“待辦信息”相同，“已辦事宜”包括所有本人已經(jīng)辦理但流程尚未已讀信息務(wù)”-“知會(huì)信息”中查看，該模塊包括了所有知會(huì)信息。其中“未讀”和系統(tǒng)查詢檢索索”功能查找文檔。1.快速搜索把所有含有該關(guān)鍵字文檔全部列出。2.高級(jí)搜索視圖右上角“高級(jí)搜索”用于組織復(fù)雜條件查詢。三、辦公室文書(shū)工作性質(zhì)的人員需要掌握的工作。1.表單（稿紙）編號(hào)本期系統(tǒng)編號(hào)方式和前期系統(tǒng)相似。收文類在起始環(huán)節(jié)由系統(tǒng)全自動(dòng)編號(hào)。自動(dòng)給出流水號(hào)。從模塊導(dǎo)航欄導(dǎo)航到編號(hào)配置。如下圖所示：打開(kāi)編號(hào)配置文檔，調(diào)節(jié)代字、流水號(hào)、漏號(hào)，保存退出即可。文件處理本期系統(tǒng)基本繼承了前期系統(tǒng)對(duì)Word文件的處理方式，產(chǎn)生和處理紅頭文“生成SEP”版“脫密“打印，都沒(méi)有改變方式，但改變了聯(lián)合蓋章的實(shí)現(xiàn)方式，增加了“清樣”工作。1.聯(lián)合蓋章和前期系統(tǒng)一樣，聯(lián)合蓋章有兩種操作方式。到同一臺(tái)公文機(jī)的USB口，連續(xù)蓋章。注意操作時(shí)應(yīng)使用【蓋章】按鈕。本期系統(tǒng)改用常規(guī)工作流程實(shí)現(xiàn)了這種聯(lián)合蓋章方式，要下一個(gè)單位聯(lián)合蓋章，2.清樣紅頭的Word版式文件，目的是為了支持文件印刷，即把文件印刷到紅頭文件專用紙上。代填意見(jiàn)型由后臺(tái)配置決定。補(bǔ)發(fā)功能可以繼續(xù)分發(fā)文件，因此不必等到確認(rèn)分發(fā)完成后才結(jié)束流程。2.公文流程文書(shū)撤轉(zhuǎn)書(shū)可以通過(guò)調(diào)整流程。解鎖3.部門(mén)協(xié)作流程圖中。部門(mén)之間是以發(fā)送單據(jù)和反饋結(jié)果來(lái)進(jìn)行協(xié)作的。以部門(mén)會(huì)簽為例，會(huì)簽為例詳述具體操作。發(fā)起會(huì)簽選中的部門(mén)發(fā)送會(huì)簽單，當(dāng)前文檔則進(jìn)入等待反饋狀態(tài)。辦理會(huì)簽轉(zhuǎn)直至形成會(huì)簽意見(jiàn)。反饋部門(mén)意見(jiàn)意見(jiàn)，確定。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將組織好的意見(jiàn)自動(dòng)反饋到發(fā)起部門(mén)的對(duì)應(yīng)文檔中,并進(jìn)入表單中相應(yīng)的位置。結(jié)束會(huì)簽如果全部會(huì)簽部門(mén)都已經(jīng)反饋會(huì)簽意見(jiàn)，當(dāng)前文檔自動(dòng)結(jié)束等待反饋狀態(tài)，恢復(fù)到正常狀態(tài)，繼續(xù)按普通的流程流轉(zhuǎn)。中止會(huì)簽起流程。會(huì)簽記錄在表單的“流轉(zhuǎn)信息”區(qū)，詳細(xì)記錄了會(huì)簽發(fā)起、中止信息。在表單的“審批意見(jiàn)”區(qū)，詳細(xì)記錄了反饋的會(huì)簽意見(jiàn)。4.收文業(yè)務(wù)范圍本期系統(tǒng)中收文業(yè)務(wù)范圍得到進(jìn)一步擴(kuò)大，范圍包括：正式文件非正式文件催辦單督辦單會(huì)簽單會(huì)議通知單位反饋部門(mén)意見(jiàn)。文件登錄辦登錄是本期系統(tǒng)新實(shí)現(xiàn)的方式。1.手工登錄點(diǎn)擊，手工錄入文件信息提交。2.從郵件登錄點(diǎn)擊，選中文檔，選擇“接收類型，然后點(diǎn)