次形成性考核作業(yè)題目解析

第一次形性考核作業(yè)題目解析《辦公室管理課是中央廣播視大學(xué)為開放教專科現(xiàn)代文員專業(yè)和行政管理專業(yè)開設(shè)的必修課在課程的教學(xué)施過程中們設(shè)計了形成性考核作業(yè)冊安排了四次筆答形式的作業(yè)作業(yè)題目設(shè)計基本思想是望學(xué)生通過教材的閱讀認(rèn)真梳理相關(guān)教學(xué)內(nèi)容通過作業(yè)的完成強(qiáng)化并加深對相關(guān)知識點(diǎn)的認(rèn)識和理解握相關(guān)基本知識和基本技能，能夠?qū)σ恍┲匾獑栴}有一些感性認(rèn)識，進(jìn)而形成一些理性思考。為了使學(xué)生在回答問題后有一個基本參照標(biāo)準(zhǔn)將成性考核作業(yè)冊中的有些問題進(jìn)行了適當(dāng)整理，供同學(xué)們參照使用。必須說明的是，這些要點(diǎn)的整理完全是基于教材的，同學(xué)們的學(xué)習(xí)應(yīng)該回歸教材一定要將自己的學(xué)習(xí)與實(shí)際結(jié)合起來別是那些需要聯(lián)系實(shí)際的題目，同學(xué)們在回答問題時一定要自己動手、動腦?！豆堋芬恍涡院藰I(yè)目析一將公實(shí)工的要容入列格內(nèi)基相的填一中這道問題是針對教材第一章中辦公室實(shí)務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計的要慮是讓同學(xué)們對辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個大致的了解們在填表格內(nèi)容時該意要會“合并同類項”即將內(nèi)容基本相同的在一行中。當(dāng)然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責(zé)任等因素置放在一起未必合適要夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。問題源于教材第一章2點(diǎn)“辦室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”—頁參考性解答：辦室務(wù)作覽序

國一性

國一性

國企（外）號

文書撰寫文書制作

按上司的口頭或書面指示完成信函。復(fù)印資料。

記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。打印文稿及表格。

文書處理檔案管理

在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。檔案管理。

會議組織調(diào)查研究

安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告告。

記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。

信息資料信訪工作接待工作協(xié)調(diào)工作督查工作日程安排

準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報告的資料；收集及整理各種信息。整理并組織好粗略的資料。替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報、打電話。以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。督導(dǎo)一般職員或速記員。替上司定約會并做好記錄；為上司安排旅行或考察。

閱讀并分類信件；日常事務(wù)自動處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的的其的記錄。辦公室管理

通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。

其他臨時交以記記下上司待的事項；辦的事項執(zhí)行上司留在錄機(jī)中的吩咐。替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

執(zhí)行上司交辦事項。外出辦事如銀行郵局等。上面的回答可供參考因?yàn)橛行﹥?nèi)容劃分在一類中似乎不是很妥當(dāng)比如記錄上司指令及會談會內(nèi)容一項，它既以是文書撰寫的內(nèi)容可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務(wù)的內(nèi)容兩則是文書處理的內(nèi)容又外出辦事如行、郵局等工作也可能是“其他臨時交辦的事項”欄中的工作內(nèi)容。二辦用耗主包哪？這個問題教材中有明確的表述是同學(xué)在回答問題時了回答出教材中的有關(guān)內(nèi)容以外還注意在日常辦公室工中著現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的變化有很多新的易耗品出現(xiàn)，教材所列出的項目一定不全，我們應(yīng)當(dāng)予以注意，如墨盒、墨粉等等，當(dāng)然完成作業(yè)可以按照教材內(nèi)容回答即可。問題源于教材第一章5點(diǎn)的“公用品的種類”P20辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（括訂書針孔、裝訂機(jī)（包括裝訂線期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三簡闡文工的個驟相關(guān)如？這個問題主要是通過對文員工作三個步驟的認(rèn)識同學(xué)們對文員實(shí)務(wù)中工作運(yùn)行科學(xué)有效性的認(rèn)識時能夠?qū)€步驟之間的關(guān)系問題有一些概念性的認(rèn)識意一些聯(lián)系的觀點(diǎn)來看待問題就是認(rèn)識到三個步驟不是分開獨(dú)立的是相聯(lián)系形成一個循環(huán)系統(tǒng)。問題源于教材第二章1點(diǎn)“文工作指導(dǎo)思想”P25----P27）文員工作分為三個步驟：計劃、實(shí)施和檢查。1．計劃的步驟，在事情沒有開前要先做好計劃，充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。2．實(shí)施的步驟，是按照計劃從工作的階段，這個階段檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順

序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，是通過評估，究工作是否按照計劃實(shí)施，是否達(dá)到了預(yù)期，要分析計劃和實(shí)績的差異以前進(jìn)過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃付實(shí)施然后檢查結(jié)果圍繞“計劃——實(shí)施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計劃后據(jù)這個計劃去實(shí)施嚴(yán)格檢查其結(jié)果使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學(xué)們在回答這道題目時要意本題一共有兩個小問題僅要闡述文員工作的三個步驟是什么而還要說明三之間的關(guān)系如何案需要自己組織而且要能夠理解自己所回答的問題教材中有相應(yīng)論述同們應(yīng)能夠依據(jù)參考性答案己進(jìn)行相應(yīng)的歸納，能夠用自己的語言組織答案更好。四按“先序處工原，擬份天一工（或務(wù)計書本題主要考核本課程的第二章點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點(diǎn)。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：是否應(yīng)該做的事B.是否做或不做都無所謂的事C.是否不可以做的事？對于A要集精力做，對于B和可從計劃中刪掉。2．對于A類事再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做是并不重要的（第二做要但是并不緊急的事（第三做有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學(xué)們見教材第28的關(guān)鍵是同學(xué)們應(yīng)該盡量結(jié)合自己的工作生活實(shí)際我每個人在自己的工作活安排中都會有自己計劃做的于做的非做不可的一些事情而能夠按照“優(yōu)先順序安排自己的工作并處理事情會大地節(jié)省時間有效利用時間，就會使得工作忙而不亂，井然有序。同學(xué)們在制定計劃書時一定不要抄襲。五從列員作法，意擇種兩，談的作體或此作法認(rèn)。．請方和告法．計方和結(jié)法．受方；．傳方；．進(jìn)方；．變方和駕法．分方與作法本題源于教材第二章3點(diǎn)的“員的工作方法”P32---P39面“受意方法”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。1．簡要說明受意方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖以分為直接受（即領(lǐng)會上司在會議講話文件批示工作部署或與文員談話直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等于文員判斷和領(lǐng)會和接受（即上司在平時隨便交談的情況下與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等受意方法要注意：（）于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（）好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（）意傾聽，用心判斷指示的用意；（）要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（）有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（）受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。2．結(jié)合實(shí)際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時我到一家房地產(chǎn)司當(dāng)文員一天總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介容要包括四個部分——公司的歷史的現(xiàn)狀司硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力而沒有去請示經(jīng)理只憑自己大腦中的記憶寫結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。同學(xué)們在回答這道題的時候以只選擇其中一個或兩個題目進(jìn)行回答答題的思路是首說明所寫方法的基本義個主要依照教材中的表述作答即可答還應(yīng)將方法涉及到的相關(guān)注意事項予以說明意方法要注意的問題法注意的問題等等?；卮饡r還一定要要注意結(jié)合教材系實(shí)際作答既做到簡要說明教材中的相關(guān)知識點(diǎn)又能夠結(jié)合實(shí)際談出自己的體會是個比較典型的理論結(jié)合實(shí)際的題目信們在工作中經(jīng)常會用到這樣一些方法鍵是我們平時可能不會太注意這些方法一將這些方法理論化又會使我們覺得有些不便們是應(yīng)該更為自覺地使用并能夠結(jié)合實(shí)際談出我們自己的一些認(rèn)識。為了幫助同學(xué)學(xué)習(xí)這部分內(nèi)容，下面舉例說說進(jìn)言方法。我是公司一名主管在做了大量工作并經(jīng)過深入的調(diào)查分析后得必要向自己的上司提出一些建議，經(jīng)過反復(fù)思考，在這樣一些時機(jī)下，我應(yīng)該選擇哪個時機(jī)，請大家?guī)兔Τ龀鲋饕?。A.在領(lǐng)午間休息的時候提出。B.首先單地介紹一下你發(fā)現(xiàn)問題，然后在提出自己的見解。C.在員的婚宴上向領(lǐng)導(dǎo)提出。D.直截當(dāng)?shù)靥岢鼋ㄗh。參考答案大數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都有午的習(xí)慣休期間是忌諱被打擾的因此選項A時選擇不恰當(dāng)項C在工婚宴樣喜慶的場合中出工作建議是不適合的還是另選時機(jī)為妙因項也最佳選擇選是和格直爽的領(lǐng)導(dǎo)比較適宜我們應(yīng)該考慮到如果這位領(lǐng)導(dǎo)很愛面子很重禮節(jié)的東西這樣做成功的幾率就很小所以選擇D想不是很合適項案中選擇B應(yīng)是比較恰當(dāng)?shù)倪x既注重了說明自己所發(fā)現(xiàn)的問題，同時也把自己的見解予以表達(dá)四個選項而言和擇時機(jī)不當(dāng)適時適地不當(dāng)，而D項度有所欠缺。下面一段文字材料供同學(xué)們在學(xué)習(xí)進(jìn)言方法時參考：及時給領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)、合理的意見和建議，既是下屬的應(yīng)盡職責(zé)，更是下屬展示才能、贏得上司賞識和器重的一條重要途徑合的建議并不一定能被領(lǐng)導(dǎo)接受和采納，給領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計的部屬也不一定都能得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和重用的鍵就在于要掌握向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言的技巧和方法。一、適銷對路提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導(dǎo)采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否

“對路”是適合領(lǐng)導(dǎo)的“口”。韓非子就曾提出屬能隨便向上司進(jìn)言。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿(mào)然進(jìn)言就會有危險；其二，君主表里不一的事，誰把情況說破，誰就會有危險；其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時，如果把自己的才能全顯露出來，那么即便謀劃成功也不會受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情況，其實(shí)就是由于未對領(lǐng)導(dǎo)的脾性、好惡等進(jìn)行充分掌握所導(dǎo)致的。這其實(shí)就是在告誡我們知固重要而知人則更為重要因?yàn)椋煌念I(lǐng)導(dǎo)具有不同的個性習(xí)和思維方式對特問題有不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運(yùn)響領(lǐng)導(dǎo)對下屬評價此欲做到“百發(fā)百中”先做到“知己知彼”不要學(xué)會“胸中有方”還要學(xué)會“對癥下藥”對導(dǎo)及其領(lǐng)導(dǎo)方式、工作方法有一定的了解。為此，應(yīng)該做到：1.要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)所實(shí)行的方針；2.要洞悉領(lǐng)導(dǎo)的人格和行為；3.要掌握領(lǐng)導(dǎo)對下屬的期待；4.要順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式和工作思路；5.要明了領(lǐng)導(dǎo)的好惡及對問題的看法；6.要理解和體會領(lǐng)導(dǎo)的處境和心情。二準(zhǔn)充向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫，既關(guān)系到建議能否被領(lǐng)導(dǎo)采納，更影響到領(lǐng)導(dǎo)對下屬的評價和看法。因此下不能只是簡單地把自己的意見表達(dá)出來就萬事大吉了要行充分的論證否則會被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為部屬想法簡單幼稚事粗心目光短淺或考慮不周而且這些印象可能會長久地保留在領(lǐng)導(dǎo)的腦際中從而影響下屬今后的發(fā)展考慮縝密細(xì)致的辦事作風(fēng)無疑會增加領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和信任度所下在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言前一定要進(jìn)行深思熟慮的準(zhǔn)備自己的建議能夠經(jīng)得住各種問題的考驗(yàn)。為此，事先要把準(zhǔn)備工作做足：1.要搜集詳實(shí)的數(shù)字和事實(shí)材料來論證自己的建議；2.要充分考慮到各種反對意見。既要吸收其合理性以彌補(bǔ)自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點(diǎn)。3.要對領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問題有所準(zhǔn)備；4.要多準(zhǔn)備幾個方案，以增大領(lǐng)導(dǎo)接受建議的可能性。5.要滿懷信心，憧憬未來。不妨對未來作一預(yù)期，展示自己的建議的光明前景，并對各種可能性做出估計樣僅增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對方案的信心可以表明下屬具有某種長期眼光，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。三見行建議都有時效性，不同的時間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。因此，下屬向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言一定要把握好時機(jī)，做到言當(dāng)其時，不失良機(jī)。1.瞅準(zhǔn)時機(jī)主給領(lǐng)導(dǎo)出主意與領(lǐng)導(dǎo)要求下屬出主意效果截然不同一般來說，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遲遲難以決斷時下提的建議往往比較容易被采用因此下給領(lǐng)導(dǎo)出主意時一定要把握好時機(jī)決性建議前出補(bǔ)救性建議及時出一般性建議經(jīng)常出多出有預(yù)見性建議，少放“馬后炮”。2.選擇場合。盡量選擇一些非正式場合，如茶余飯后，下班途中，會議之后，以非工作角色領(lǐng)心情放松時自己的意見和建議在輕松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。3.察言觀色。人在情緒不佳時，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動大并容易產(chǎn)生過激行為此與人交流時注意對方情感的變化啟我們，在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言時要學(xué)會“察言觀色”，注意領(lǐng)導(dǎo)的反映到熱心不過度善不亂謀，把

握好進(jìn)言的頻率，遇到領(lǐng)導(dǎo)一時不接受自己的建議時，下屬不能固執(zhí)己見。四講策有參謀之心，不得進(jìn)言之法，也會南轅北轍，勞而無功。因此，向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言必須講究方