信息化背景下動物譜系檔案管理的實踐探索

信息化背景下動物譜系檔案管理的實踐探索信息化背景下動物譜系檔案管理的實踐探索

動物檔案是科技檔案的一類，包括動物統(tǒng)計檔案、動物察看記錄、動物譜系檔案等，其中動物譜系檔案是動物檔案不可或缺的組成局部。動物譜系檔案是指反映動物家庭世代成員之間的親緣關(guān)系以及動物個體有關(guān)情況的檔案。筆者所在單位于1906年建園，1908年正式向公眾開放，是國內(nèi)對公眾開放最早的動物園和華北地區(qū)對公眾開放最早的公園，目前飼養(yǎng)展出動物500余種。動物譜系檔案是理清動物親緣關(guān)系，科學調(diào)配動物繁殖，最大限度地保留種群的遺傳多樣性，躲避動物疾病，提高動物存活率，降低動物發(fā)病率、死亡率的重要原始記錄?；诖耍P者以動物譜系檔案管理為例，就其檔案管理的現(xiàn)狀，特別是存在的問題，提出相應的解決對策。

一、動物譜系檔案管理的現(xiàn)狀

動物譜系檔案建立是以動物譜系檔案歸檔范圍為根底，按照科學的分類整理辦法組織形成，同時動物譜系檔案數(shù)字化辦法也具有其自身特點。具體如下：

〔一〕動物譜系檔案的收集機制

動物譜系檔案以單個物種的數(shù)據(jù)資料為記錄對象，形成獨自的物種數(shù)據(jù)記錄體系。主要記錄動物個體的飼養(yǎng)、繁殖、馴化及日常生活的詳細情況。在動物檔案登記表中詳細記錄的內(nèi)容主要有：動物譜系號、中文名、英文名、呼名、學名、動物芯片信息、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況、來源方式、轉(zhuǎn)移、租借、繁殖、飼養(yǎng)管理情況、重大疾病治療記錄、飼養(yǎng)管理根底數(shù)據(jù)、重大疾病治療記錄以及其他需要特別表明的事項等。同時，筆者所在單位進行的科學研究工程以及與其他機構(gòu)合作進行的工程也要有記錄，與其有關(guān)的獲獎情況，如榮獲國家級、市級、區(qū)級、局級頒發(fā)的科學技術(shù)進步成果獎的相關(guān)資料必須存檔。與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈禮品動物的相關(guān)資料也列入歸檔范圍。上述歸檔工作主要波及動物業(yè)務科、飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院三個部門。其中，飼養(yǎng)部門向動物業(yè)務科提交動物飼養(yǎng)檔案，獸醫(yī)院提交相應的病歷，動物業(yè)務科需要將動物飼養(yǎng)檔案、病歷檔案以及其他有保留價值的文件材料合并、組卷，每年四月將上年應歸檔的動物譜系檔案提交檔案室。

〔二〕實行“一物一檔〞的分類整理辦法

以動物綱目科屬種分類為整理依據(jù)，如哺乳綱、鳥綱、爬行綱等。單個物種排序，一般按照時間先后順序排列，如動物入園前后、動物出生前后、年長至年幼等。單個物種歸入一個檔案袋，實行“一物一檔〞〔如大熊貓“丫丫〞建一檔、亞洲象“明明〞建一檔等〕的分類整理辦法。

〔三〕動物譜系檔案的著錄規(guī)范

根據(jù)動物譜系檔案按卷整理的特點，動物譜系檔案設置為檔案案卷庫的著錄模式，需要著錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄。案卷目錄的著錄項設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、案卷題名、起始日期、終止日期、卷內(nèi)文件數(shù)、總頁數(shù)、保管期限、備注。卷內(nèi)目錄的著錄工程設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、卷內(nèi)順序號、責任者、文件標題、成文日期、頁號、保管期限、機構(gòu)、密級、備注。其中檔號表示為：全宗號―目錄號―分類號―所屬科類―案卷號。如09-15-DD-BR-A-10001-001。其中，09為全宗號，15為目錄號，DD-BR-A為分類號〔代表動物檔案-哺乳綱-偶蹄目〕，10001為所屬科類〔代表非洲河馬類〕，001為非洲河馬的個體〔代表非洲河馬“75-1號〞的檔案材料〕。分類號設置為下拉式菜單，可選擇哺乳綱下12個類目、鳥綱下2個類目。

二、動物譜系檔案管理中的利用困境

〔一〕動物譜系檔案收集面臨的困境

一是歸檔不及時。根據(jù)?北京動物園動物飼養(yǎng)展示管理規(guī)定》要求，“每年2月前，飼養(yǎng)部門應編制個體可辨認的，已經(jīng)死亡和輸出的動物清單，報動物業(yè)務科；每年3月前，飼養(yǎng)部門應按照清單向動物業(yè)務科提交相應個體的飼養(yǎng)管理檔案，獸醫(yī)院提交相應的病歷；每年4月前，動物業(yè)務科應將飼養(yǎng)隊和獸醫(yī)院提交的飼養(yǎng)管理和病歷檔案合并、組卷，提交檔案室。〞在動物譜系檔案收集的過程中，經(jīng)常存在飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院向動物業(yè)務科歸檔不及時，動物業(yè)務科不能按時完成向檔案室歸檔的現(xiàn)象。二是收集不完整。目前保留的動物譜系檔案案卷以動物根本登記表、重大疾病治療記錄組卷為主，局部歸檔了與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈禮品動物的相關(guān)資料。但與歸檔動物有關(guān)的科學研究工程以及與其他機構(gòu)合作進行的工程，與其獲獎情況相關(guān)資料保留在獨自的科研檔案里，沒有在動物譜系檔案中做好信息對接。

〔二〕動物譜系檔案著錄信息不準確

在2022年動物譜系檔案數(shù)字化前，筆者所在單位借助紙質(zhì)動物檔案目錄檢索查詢檔案。紙質(zhì)檔案案卷目錄沒有對動物具體的綱目科屬種獨自標注，只用檔號表示綱目科屬種的分類，假設不是檔案管理人員那么無法解讀。案卷目錄查到的每卷檔案案卷題名，也只是簡單登記為“大熊貓‘丫丫’的個體資料〞。

〔三〕動物譜系檔案信息開發(fā)缺乏

由于信息化前動物譜系檔案著錄信息不完善，手工檢索效率低，需要具體的檔案信息必須翻閱檔案實體，很多重要的信息包含在動物譜系檔案中無法查找利用，對于動物飼養(yǎng)人員查找有關(guān)動物的檔案情況，科研人員做工程研究，以及動物統(tǒng)計等工作都帶來困難。

三、信息化背景下動物譜系檔案管理的倡議

〔一〕標準動物譜系檔案收集歸檔機制

借助信息化建設標準動物譜系檔案收集歸檔機制，制定動物譜系檔案利用數(shù)字檔案系統(tǒng)收集歸檔的有關(guān)規(guī)定，著重強調(diào)動物譜系檔案的日常歸檔。具體而言，飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院、動物園業(yè)務科兼職檔案員設置兼職檔案員賬號，利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中兼職檔案員隨時歸檔電子檔案的權(quán)限功能，改變以往一年移交一次動物檔案的歸檔機制。在動物輸出、死亡一個月內(nèi)，由飼養(yǎng)隊首先在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中建立該動物譜系檔案的案卷目錄，將動物的根本情況登記表作為卷內(nèi)文件錄入卷內(nèi)目錄、掃描紙質(zhì)檔案上傳到檔案系統(tǒng)中。獸醫(yī)院那么利用本來已經(jīng)形成電子病歷的優(yōu)勢，在飼養(yǎng)隊已經(jīng)建立該動物譜系檔案的案卷中，著錄相應病歷檔案的卷內(nèi)目錄，再將電子病歷檔案掛接到條目上。最后，動物業(yè)務科在規(guī)定時間檢查飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院的歸檔情況，并補充有關(guān)的動物科研記錄、榮譽記錄、禮品動物交換的電子檔案等。這樣，利用在線歸檔，縮短歸檔時間的同時，也防止歸檔時間過長無法查證的問題。

針對動物譜系檔案歸檔范圍不夠全面的現(xiàn)狀，檔案室聯(lián)合動物業(yè)務部門重新制定動物譜系檔案的歸檔范圍。增加《像照片、與歸檔動物檔案有關(guān)的科學研究工程檔案、獲獎情況，以及與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈禮品動物檔案等相關(guān)條目。此外，檔案室還應組織對動物譜系檔案員進行信息化系統(tǒng)知識的相關(guān)培訓，告知應將科研檔案、文書檔案中波及可以判斷具體動物名稱的相關(guān)科研工程、引進、輸入、借展、治療記錄、死亡報告、參與重大事件形成的資料補充進動物譜系檔案中，以便形成動物個體翔實完整的檔案。

〔二〕完善動物譜系檔案著錄模式

動物譜系檔案紙質(zhì)目錄可以檢索到的信息較少，一般案卷目錄、卷內(nèi)目錄都著錄為如“關(guān)于大熊貓‘丫丫’的材料〞“大熊貓‘丫丫’的動物根本情況表〞“大熊貓‘丫丫’的病歷〞等。根據(jù)動物譜系檔案專業(yè)性和特殊性，筆者認為可以嘗試在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的卷內(nèi)文件目錄中增加動物詳細數(shù)據(jù)的著錄工程。示例，動物譜系號、中文名、英文名、三代血親編號、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況等，這些信息作為題名的補充信息，有助于查找辨識動物，并形成簡單的動物譜系數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計系統(tǒng)。

〔三〕加強動物譜系檔案信息化開發(fā)

首先，依靠信息化建設，建立動物譜系檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，為全園飼養(yǎng)人員、科研人員、技術(shù)人員設立查詢賬戶。通過公園檔案網(wǎng)絡全面掌握檔案室保留的動物檔案信息資源，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實時查詢，將各項動物信息應用到動物飼養(yǎng)、繁殖的實踐工作中，并促進科研成果的形成和轉(zhuǎn)化。其次，通過數(shù)字檔案系統(tǒng)實現(xiàn)更多主題的綜合統(tǒng)計。