企業(yè)檔案工作中的問題及對(duì)策策略

企業(yè)檔案工作中的問題及對(duì)策策略企業(yè)檔案工作中的問題及對(duì)策策略

企業(yè)檔案是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中形成的，記錄著企業(yè)的歷史與開展，它作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的開展具有重要的指導(dǎo)作用。然而，隨著企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的不斷開展，企業(yè)檔案工作也面臨著諸多的問題，示例，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，根底設(shè)施配套不到位，檔案工作人員素質(zhì)不高以及檔案管理混亂等，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重妨礙了企業(yè)檔案管理工作的順利發(fā)展，不利于企業(yè)的進(jìn)一步開展。因此，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的研究具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)檔案工作存在的問題

〔一〕對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)尚未到位

企業(yè)檔案管理工作存在著諸多問題，其中對(duì)企業(yè)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位是較為突出的問題之一。具體表現(xiàn)為下列幾點(diǎn)：第一，局部企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案不夠重視，只是看到了眼前的和直接的利益，而對(duì)企業(yè)檔案的管理比擬無視，甚至有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為了節(jié)省資金，在企業(yè)檔案工作中投入的資金比擬少，這就給企業(yè)檔案管理水平的提高帶來了消極的作用；第二，在新形勢(shì)下，局部檔案行政部門對(duì)企業(yè)檔案管理工作需求不足足夠的認(rèn)識(shí)，沒能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變工作辦法，造成檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及效勞內(nèi)容都《o法作出相應(yīng)的調(diào)整；第三，企業(yè)檔案工作人員對(duì)自身角色的定位比擬含糊，對(duì)自身工作職責(zé)沒有清晰的認(rèn)識(shí)，工作積極性不高，且不足創(chuàng)新精神，工作效果較差，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案資料價(jià)值的有效發(fā)揮。

〔二〕根底設(shè)施配套不到位

目前，許多企業(yè)沒有專門的檔案室，即使有，庫(kù)房條件也非常一般。這種根底設(shè)施配套不到位、硬件軟件設(shè)施比擬落后的情況，在我國(guó)的中小企業(yè)中普遍存在。在庫(kù)房、裝具和設(shè)備上，大多數(shù)企業(yè)的檔案室都不合乎有關(guān)規(guī)范和規(guī)定，溫濕度控制遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到對(duì)檔案愛護(hù)的規(guī)范，庫(kù)房面積狹小，庫(kù)存超量，“八防〞設(shè)備不配套，這是大多數(shù)企業(yè)普遍存在的問題，至于檔案庫(kù)房管理及相關(guān)制度方面更是一片空白。檔案管理的根底設(shè)施配備不到位嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，甚至直接威脅到企業(yè)檔案的平安，可能直接導(dǎo)致檔案資料的嚴(yán)重?fù)p壞。

〔三〕檔案工作人員素質(zhì)不高

檔案工作人員是企業(yè)檔案工作的核心人物，對(duì)于企業(yè)檔案工作的有效發(fā)展具有重要的作用。要想做好企業(yè)檔案工作，就需要檔案工作人員具備專業(yè)的檔案知識(shí)與檔案管理能力，對(duì)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)比擬熟悉。然而，現(xiàn)階段許多企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，主要表現(xiàn)在數(shù)量與質(zhì)量上。從數(shù)量上來說，企業(yè)改制后，各個(gè)單位機(jī)構(gòu)進(jìn)行合并、拆分，人員精簡(jiǎn)，人員頻繁更換，這些使得檔案的收集與整理工作不能夠進(jìn)行有效的銜接，無法持續(xù)、完整的進(jìn)行，導(dǎo)致檔案無法及時(shí)歸檔，甚至有些檔案存在喪失、殘缺的情況，給后續(xù)的查找與利用工作帶來極大的困難。除此之外，許多企業(yè)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作的重視程度不高，這些都會(huì)妨礙企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展；從質(zhì)量上來說，許多企業(yè)的檔案管理人員的文化程度普遍較低，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不足專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件的劃分及保管期限劃分不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案不能夠按時(shí)立卷歸檔。

〔四〕體制有待完善

這在相當(dāng)一局部企業(yè)，特別是中小型企業(yè)當(dāng)中，表現(xiàn)比擬突出。由于制度不健全和執(zhí)行力差等問題，造成了企業(yè)檔案工作責(zé)任劃分不清、管理不標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容不完整等諸多問題，難以滿足企業(yè)在新時(shí)期快速開展的需要。

二、做好企業(yè)檔案工作的對(duì)策

〔一〕提高檔案管理意識(shí)

要想做好企業(yè)檔案工作，就需要提高檔案管理意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的全面開展。具體措施如下：首先，對(duì)各級(jí)檔案部門來說，應(yīng)提高對(duì)企業(yè)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管力度，并根據(jù)新形勢(shì)的要求，不斷轉(zhuǎn)變工作理念與方式，創(chuàng)新工作辦法，為企業(yè)檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的效勞；其次，對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，應(yīng)充沛認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)開展的重要作用，將企業(yè)檔案管理工作列入重要的議事日程，納入工作方案，部署工作，并進(jìn)行定期的檢查。此外，企業(yè)還要為企業(yè)檔案管理提供人力、物力與財(cái)力的支持；第三，對(duì)企業(yè)檔案管理人員來說，企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作人員的教育與培訓(xùn)，提高其對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，加大宣傳力度，提高企業(yè)檔案管理人員的檔案意識(shí)。

〔二〕科學(xué)地界定改革后企業(yè)檔案資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)

企業(yè)經(jīng)過改制后，企業(yè)產(chǎn)權(quán)的所有制性質(zhì)發(fā)生了變化，檔案的所有制性質(zhì)也隨之發(fā)生變化。要科學(xué)地管理企業(yè)的檔案資產(chǎn)，就必須對(duì)企業(yè)改革后的檔案資產(chǎn)的所有權(quán)作出科學(xué)、合理的界定。國(guó)有企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國(guó)家所有，變成混合型的所有制形式。國(guó)家控股的股份公司，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)以國(guó)有為主體。國(guó)有企業(yè)進(jìn)行股份制改組前后形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。國(guó)有企業(yè)被國(guó)有企業(yè)兼并的，兼并后形成的檔案仍歸國(guó)家所有。國(guó)有企業(yè)被集體企業(yè)兼并，兼并后形成的檔案，所有權(quán)歸國(guó)家和集體共有，所有權(quán)與其資產(chǎn)的份額相一致。兼并前后形成的檔案分別建立全宗。國(guó)有企業(yè)被承包、租賃經(jīng)營(yíng)的，因企業(yè)的國(guó)有性質(zhì)不變，所以形成的檔案仍歸國(guó)家所有，承包、租賃前后形成的檔案是一個(gè)有機(jī)整體，應(yīng)作為一個(gè)全宗保管。

〔三〕加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的進(jìn)一步開展，就需要加強(qiáng)企業(yè)檔案隊(duì)伍的建設(shè)。檔案工作人員是企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵，因此，企業(yè)應(yīng)不斷提高企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，確保檔案工作的連續(xù)性與穩(wěn)定性。一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作人員的教育與培訓(xùn)，使檔案工作人員全面掌握檔案知識(shí)，不斷提高專業(yè)技能，提高企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)，徹底改變檔案工作人員素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉的狀況，全面提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平與技術(shù)水平；另一方面，在企業(yè)內(nèi)部建立健全監(jiān)督制約機(jī)制與考核制度，對(duì)企業(yè)檔案工作人員進(jìn)行定期的考核，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)異、表現(xiàn)良好的員工要予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考試成績(jī)不合格者應(yīng)予以相應(yīng)的懲辦，充沛調(diào)發(fā)動(dòng)工工作的積極性，提高工作熱情。

〔四〕創(chuàng)新管理方式

為了推動(dòng)企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步開展，就需要對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，為檔案工作提供高效率的信息效勞。具體從下列幾個(gè)方面進(jìn)行分析：首先，要根據(jù)企業(yè)需求和利用規(guī)律，探索企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的新思路、新辦法，將企業(yè)檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為企業(yè)發(fā)明經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益；其次，要注意發(fā)展編制專題目錄、索引、概要、指南等工作，積極向領(lǐng)導(dǎo)決策部門與生產(chǎn)技術(shù)部門推介檔案信息開發(fā)成果，并在編制過程中采用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)范，以適應(yīng)信息化管理與文檔管理一體化的要求，便于企業(yè)各方面的利用；最后，有針對(duì)性地發(fā)展企業(yè)檔案